Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Как автоматизировать документооборотом
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании «Электронные офисные системы», реализованный в популярной системе «Дело», заключается в том, что новая технология должна быть преемницей традиционной культуры управления, существующей нормативной базы и сложившейся технологии работы с бумажными документами.
Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Неудивительно, что многие из них в переводе звучат как «электронный архив».
11. Основы документооборота
Отечественная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до исполнения документа. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии «документооборота», встроенные в западные системы, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.
Таким образом, использование западных готовых продуктов для комплексной автоматизации отечественного документооборота невозможно. Именно поэтому ведущие отечественные специалисты занимаются разработкой собственных систем автоматизации отечественного делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и их компонентов.
Традиционные и новые функции системы документооборота
Традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив. Однако, сегодня для создания современной системы документооборота недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются не технические учетно-контрольные функции, а проблемы работы с электронными документами.
Диадок. Сервис электронного документооборота
По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К наиболее важным из них относятся следующие:
- поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;
- распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале — на все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);
- разработка и реализация технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки документа и работу с его проектами;
- создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и между различными организациями. Огромный управленческий эффект — в самой ближайшей перспективе — сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;
- взаимодействие персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, основанное на Web-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной системы электронного документооборота — так называемом документальном портале;
- обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).
Что важно при выборе конкретного решения
Конечно, ключевым фактором выбора системы автоматизации документооборота является ее функциональная полнота: система должна обеспечивать все необходимые для предприятия функции управления как бумажными, так и электронными документами.
В условиях динамично развивающихся организационных структур и возрастающих масштабов документооборота зачастую единственно приемлемым решением с точки зрения времени и средств является готовая к использованию система с промышленной технологией ввода в действие. Несмотря на очевидные достоинства заказных разработок, учитывающих все нюансы требований конкретных организаций, сегодня в большинстве случаев следует отдать предпочтение тиражируемому решению. Дело в том, что заказная система является крайне затратным решением, причем не только и не столько при первоначальной разработке, сколько при дальнейшем обслуживании и развитии.
И, наконец, поскольку системы электронного документооборота уже достаточно широко используются во всех сферах деятельности, то при выборе конкретной системы весьма важно ознакомиться с опытом реализации подобных проектов на аналогичных предприятиях.
Электронный документооборот — вызов времени
Каковы же основные тенденции, связанные с переходом к электронному документообороту?
Автоматизация традиционного бумажного делопроизводства имела целью повышение эффективности работы канцелярии или секретариата организации, в то время как система электронного документооборота предполагает управление документационной деятельностью в масштабе всего предприятия (системы предприятий).
Система электронного документооборота позволяет перейти от контроля за прохождением организационно-распорядительных документов по подразделениям предприятия к организации работы всех специалистов и руководителей над всеми видами документов.
И, наконец, реализация системы электронного документооборота требует перехода от единичных заказных систем и технологий с длительными циклами разработки и внедрения к готовым промышленным решениям «под ключ».
Система документооборота вчера и сегодня
Документы являются информационной основой деятельности предприятия, в них сосредоточено более 80% информационных ресурсов компании. Под системой документооборота (управления документами) в самом широком смысле понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия: их подготовки, согласования, учета, исполнения, контроля и анализа.
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от так называемого делопроизводства — технологической деятельности по их изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий — служб документационного обеспечения управления (ДОУ).
Система автоматизации делопроизводства обычно рассматривалась именно как система автоматизации деятельности этого технологического персонала. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами.
Теперь вместо секретарей-машинисток с помощью персональных компьютеров документы изготавливают сами их авторы, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети — в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота — с момента создания документа до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документооборота как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Система документооборота стала основным инструментом непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, — руководителей.
Составляющие экономического эффекта
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
- прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами);
- эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
- сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
- полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной.
Источник: cs-consult.ru
Функции систем электронного документооборота (СЭД)
Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:
- Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
- Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
- Ведение истории изменений документа.
- Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
- Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
- Аналитические функции.
- Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.
Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.
Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.
По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.
Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота
Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».
Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.
Как выбрать СЭД с нужным функционалом
На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.
Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.
Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.
Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.
Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:
- у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
- разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
- по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).
Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.
Источник: atlas-soft.ru
Понятие и проблемы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют ЭДО, позволяя эффективнее управлять бизнес-процессами, связанными с использованием цифровых бумаг в компании. Внедрение СЭД повышает контроль исполнения задач, сокращает время на поиск, согласование и подписание документов.
Проблемы электронного документооборота
В течение последних нескольких лет рынок СЭД стал одним из самых активно развивающихся сегментов ИТ-индустрии, в том числе за счет инициатив со стороны государства. Однако все еще есть факторы, тормозящие переход на полностью электронное взаимодействие между компаниями, органами власти и сотрудниками предприятий.
— Недоверие пользователей/руководителей организаций к технологиям. Сложности могут возникнуть, если нет четкого понимания, зачем внедрять СЭД, а сотрудники не заинтересованы в получении новых навыков и освоения иных принципов работы (тогда часть сотрудников начнет использовать СЭД, в то время как другая – продолжит работать привычным для них образом, что сводит на нет все усилия по автоматизации). Чтобы избежать саботажа при внедрении, нужно заранее продумать этапы реализации проекта по переходу на ЭДО, заложить время на адаптацию сотрудников к новым бизнес-процессам и их обучение.
— Юридически значимый ЭДО теряет свою эффективность при внедрении «в одиночку». Полноценный электронный документооборот подразумевает, что партнеры организации также должны использовать электронные документы. Если какие-то контрагенты откажутся переходить на ЭДО, придется работать с двумя потоками документов — бумажным и электронным, и вести систему учета движения двух этих потоков. Однако эта проблема имеет временный характер: рынок ЭДО растет, с каждым годом все больше компаний внедряет системы электронного документооборота и пользуется услугами операторов ЭДО, обеспечивающих юридическую значимость цифровых бумаг.
— Ориентация части нормативно-правовых требований на бумажные документы. В некоторых областях делопроизводства до сих пор обязательны бумажные копии документов. Характерный пример — кадры.
Впрочем, 5 мая 2020 года начался пилотный проект, в ходе которого более 40 компаний из ИТ, банковского, телекоммуникационного секторов, а также из ритейла и консалтинга, полностью перешли на юридически значимый ЭДО в части ведения кадровой документации. Перевести бумагу, касающейся трудовых отношений, в цифру участники проекта смогут как с использованием собственных СЭД, так и информационно-аналитической системы «Работа в России». Пилот продлится до 31 марта 2021 года, после чего можно надеяться на изменения в законодательстве и модернизацию делопроизводства.
Кроме трудовых договоров, оформлять и хранить на бумаге нужно, например, формы строгой отчетности, документы, изготовленные на специальных бланках (векселя, удостоверения и пр.) и предназначенные для длительного хранения, которые необходимо направлять в архив. Впрочем, последняя задача должна быть решена к 2022 году — когда будет создано центральное хранилище электронных документов (ЦХЭД). С ЦХЭД связаны ожидания по появлению необходимой нормативной базы, которая снимет ограничения на работу с электронными документами с длительными сроками хранения (50-70 лет) и их передачу в архивы.
— Не все организационные вопросы юридической значимости электронного документооборота решены. В частности, усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) не универсальны: для совершения ряда операций компании может потребоваться покупка нескольких ключей: один – для сдачи отчетности, другой – для работы с Росреестром, третий – для Росалкогольрегулирования, электронных площадок и иных нужд.
Когда компании-партнеры подключены к разным операторам ЭДО, то возникает еще и проблема роуминга — дополнительной платы за пересылку документации между разными операторами. Минфин России обязал операторов ЭДО обеспечить возможность передачи документов между любыми контрагентами, но на практике компании вынуждены подключаться к нескольким операторам сразу для экономии на роуминге. Однако невозможно пользоваться услугами всех действующих в стране операторов и платить все равно приходится.
— ЭДО и использование СЭД повышают требования к информационной безопасности компании: появляются вопросы разделения доступа к электронным документам, обеспечения сохранности и резервирования электронного архива.
Существует вопрос и так называемой компрометации электронной подписи: когда заявитель с поддельной бумажной доверенностью на получение ключа обращается в удостоверяющий центр. Если сотрудники центра не проявят необходимой осторожности, мошенник может получить электронную подпись другого человека. В перспективе законодательно планируется возложить ответственность за компрометацию на сами удостоверяющие центры и ужесточить требования к работе этих организаций.
— Потребуется вникать в технические вопросы и вкладывать дополнительные средства. Нельзя недооценивать сложность выбора СЭД: к этой задаче требуется подойти с особой тщательностью, привлечь для консультации экспертов, ведь в случае выбора системы, которая не обладает необходимым функционалом, организация понесет затраты на доработки или замену СЭД. Компании следует брать в расчет и возможные изменения в требованиях бизнес-подразделений к системе ЭДО: когда сотрудники начнут использование СЭД, может оказаться, что необходимо скорректировать или добавить какие-либо процессы в программе.
Но даже при имеющихся пока барьерах, ответ на вопрос «Нужен ли электронный документооборот?» положительный. Нужен. Главным образом потому, что ЭДО позволяет оптимизировать процессы передачи и согласования документов. Как внутри самой компании, так и при работе с партнерами.
ЭДО позволяет моментально найти необходимые документы и предоставить их контрагентам или государственным ведомствам. СЭД исключает ситуацию с потерей актов или счетов-фактур, которые придется переделывать и тратить тем самым время.
С внедрением ЭДО повышается скорость бизнес-процессов, документы не пылятся в бесконечном ожидании согласования и подписания, потому что их не заметили на столе или подписанта не застали в офисе. Внедрение СЭД также позволит повысить прозрачность бизнес-процессов в компании, снизить финансовые и репутационные риски.
Источник: blogic.ru