В рамках импортозамещения актуальным является вопрос: требуется ли для функционирования СЭД решения от Microsoft или можно обойтись решениями на основе Linux (или других UNIX-подобных систем)?
Ниже в таблице приведены программы из Единого реестра российского ПО, которые производители позиционируют именно как системы электронного документооборота с наличием таких стандартных функций, как регистрация входящих-исходящих, внутренних документов, контроль поручений и т.д. В обзор не вошли облачные СЭД.
Информация о требованиях к программам и операционным системам, на основе которых функционируют СЭД, взята с сайтов разработчиков. Если в серверной или клиентской части требуются решения от Microsoft, то СЭД отнесена к Windows-зависимым программам.
Обзор проводился GosAdmin в феврале 2019 года.
Windows — 34
Linux — 10
Кроссплатформенные — 10
Нет данных — 4
Источник: gosadmin.ru
Электронный документооборот: программы ЭДО Сбис, ЭДО Контур Диадок, ЭДО Такском
Тема 5. Введение в информационные технологии и информационные системы.
b) с анализа наличия программного обеспечения.
c) с анализа структуры управления организацией
7. Информационная технология обработки данных предназначена для решения:
a) структурированных задач
b) неструктурированных задач
c) частично структурированных задач
8. Экспертные системы предназначены для:
a) анализа данных, содержащихся в базе данных
b) поиска данных по запросу пользователя
c) анализа данных, содержащихся в базе знаний и выдачи рекомендаций по запросу пользователя
9. Искусственный интеллект – это:
a) способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека.
b) интеллект человека в области искусства
c) интеллект, заложенный в робота
10. Информационное моделирование позволяет:
a) определить оптимальную структуру данных для разрабатываемой прикладной программы.
b) выбрать модель компьютера для работы с той или иной информацией.
c) исследовать поведение объекта или процесса без натурных экспериментов и построения материальных моделей
11. База знаний – это:
a) совокупность данных предметной области в экспертной системе
b) совокупность знаний предметной области в экспертной системе
c) совокупность знаний эксперта по конкретному вопросу
12. СУБД это:
a) система управления базой данных
b) совокупность универсальных байтов доступа
c) система усовершенствования безопасности движения
13. Распределенная обработка данных – это:
a) обработка данных, выполняемая на независимых, но связанных между собой компьютерах
b) иерархичная обработка информации
c) обработка данных, выполняемая на ПК
14. Криптография – это:
Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24
a) кодирование графических данных
b) набор символов электронного алфавита
c) передача данных, закодированная специальным алгоритмом
15. Что остается неизменным в ходе информационного моделирования процесса:
a) входные параметры
b) структура информационной модели.
c) выходные параметры.
16. Реляционная база данных — это:
a) совокупность связанных таблиц, каждая из которых имеет фиксированную структуру, и записи которых соответствуют каким-либо однородным событиям или объектам.
b) совокупность всех имеющихся данных, представленных в машинном виде.
c) область памяти программы, в которой хранятся данные.
17. Электронный документ – это:
a) любая текстовая электронная информация, хранимая в исходном формате
b) любая табличная электронная информация, хранимая в исходном формате
c) любая текстовая, табличная, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана
18. Электронный документооборот – это:
a) организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных документов
b) организационно-техническая система, позволяющая быстро выводить на печать любой документ
c) организационно-техническая система, позволяющая пересылать документы между компьютерами
19. Электронно-цифровая подпись:
a) не гарантирует неизменность подписанного документа
b) гарантирует неизменность подписанного документа
c) может изменяться неоднократно
20. Прикладные программы — это:
a) программы, с помощью которых решаются конкретные задачи из каких-либо прикладных областей.
b) программы, прилагающиеся к комплекту поставки персонального компьютера.
c) программы для выполнения служебных операций с файлами и накопителями информации.
21. К какому классу программ относится Электронный документооборот:
a) системные программы
b) прикладные программы
c) инструментальные системы программирования
Источник: cyberpedia.su
Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота как программное обеспечение
Системы электронного документооборота относят к разделу «Офисные приложения» в Классификаторе программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Официальное определение Минкомсвязи – «Программное обеспечение, которое должно предоставлять возможность управления различными видами электронных документов, обеспечивать создание, изменение, хранение, передачу, обмен, согласование, в том числе между различными субъектами, поиск документов на протяжении всего их жизненного цикла».
В РФ два официальных определения электронного документа:
- В законе об информации, IT и защите информации определение электронного документа раскрывается через понятие информации, зафиксированной в цифровой форме и представленной в человеко-читаемом виде, а также пригодной для обработки в информационных системах и рассылки по глобальным/локальным сетям.
- Верховный Суд уточнил, что электронный документ – это такой документ, который изначально был создан и подписан в электронной форме без предварительного составления на бумаге.
Первой задачей систем электронного документооборота (СЭД реже СЭДО) является минимизация количества операций с документами на бумажных и других аналоговых носителях.
Современные СЭД обладают обширным функционалом и связаны с несколькими близкими понятиями:
- Системы автоматизации делопроизводства и/или документооборота (САД, САДД, САДО) обеспечивают регистрацию входящей/исходящей документации, а также учет вынесенных по ней решений и отчетов об исполнении. В САД заносятся полные реквизиты документов и их содержательная часть, которая может быть представлена в формате электронного документа, текстового/табличного файла или оптической копии (образа, скана) бумажного оригинала. САД хранит данные о делах, к которым относится документ, позволяет находить документы по реквизитам, просматривать их полную историю и переходить к связанной с ними информации, создавать архивы. В ряде случаев САД может считаться улучшенным вариантом традиционной системы документооборота, что особенно актуально для компаний, не прошедших цифровизацию. Зачастую функционал САД является частью возможностей СЭД.
- Электронный архив или система хранения электронных документов. Некоторые источники упоминают сходное понятие ERMS (electronic record management systems – системам управления записями). Поскольку многие документы организации являются юридически значимыми, т.е. порождают правовые последствия, к ним предъявляются определенные требования по оформлению и содержанию, которые устанавливаются в нормативно-правовых актах: законах, ГОСТ, постановлениях правительства, приказах министерств и ведомств.
Регламентируется не только составление документов, но и правила их хранения, чтобы обеспечивалась достоверность, сохранность и неизменность документов. В частности, в электронный архив передаются только подлинники. Формально скан-копии бумажной документации, находящиеся в файловом хранилище (не считается архивом), на момент написания этих строк, не имеют юридической силы и не заменяют подлинники. Однако есть законодательные инициативы, связанные с решением этой проблемы.
Рассказывая об электронных архивах, имеет смысл упомянуть о ретроконверсии и потоковом сканировании документов, которые поддерживаются многими СЭД. Ретроконверсия – это промышленная технология оцифровки информации на бумажных носителях с формированием базы данных.
- Электронный документооборот (ЭДО реже СЭДО) – это технология, позволяющая обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами. В отличие от СЭД, которая отвечает за “внутренние взаимодействия” при работе с документами в организации (включая филиалы и партнерские сети), ЭДО предназначена для обеспечения “внешнего” документооборота.
- Система управления электронными документами (EDMS – Electronic Document Management System или DMS), название которой иногда переводят как СЭД, хотя есть более подходящий термин СУД. Её основная функция – управление электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. В связи с EDMS часто упоминаются Workflow-системы. С их помощью автоматизируются не отдельные виды работ, а бизнес-процессы организации в целом. При этом работа пользователя с документами формализована: установлен порядок заполнения документа сотрудниками, есть сроки и этапы обработки документов, контроль исполнителей, напоминания, анализ эффективности и т.д.
- Системы управления корпоративными информационными ресурсами (ECM – Enterprise Content Management) – это совокупность программных и технических решений, которая позволяет поддерживать неструктурированную информацию компании, состоящую из различных типов данных, во время всего её жизненного цикла. Несмотря на то, что в литературе СЭД и ECM довольно часто отождествляются, СЭД можно назвать подсистемой ECM, т.к. документы являются только частью контента, который генерируют компании.
- Система управления бизнес-процессами (BPM-система или BPMS – Business Process Management System) – это совокупность программного обеспечения, которое предназначено для практической реализации концепции процессного управления бизнесом, а также содержит функционал для моделирования процессов компании и автоматизации их исполнения. BPM-системы позволяют контролировать все этапы работ и быстро вносить улучшения.
В основе BPM-концепции лежит понимание компании как системы взаимосвязанных процессов, такая “декомпозиция” помогает сделать работу бизнеса прозрачной, более предсказуемой и управляемой.
На рынке отчетливо прослеживается восходящий тренд на 2023-2024 годы, заключающийся в сращивании функционала СЭД/ECM и BPM-систем в платформы для цифровой трансформации бизнеса.
Этот тип ПО поможет перейти от работы со структурированными данными, что свойственно СЭД, к созданию разнообразных приложений, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.
Описания близких к СЭД систем приведены в порядке повышения их функциональности и сфокусированы на различных аспектах обращения документов. Обилие наименований и разночтений вызвано тем, что представленные на рынке СЭД программные продукты, имеют длительную историю эволюции и в настоящее время включают в себя функционал для выполнения нескольких типов задач.
Возможности СЭД растут. Добавляются опции, а простые сервисы (приложения) объединяются в цифровые платформы. Таким образом, официальное определение СЭД, данное в Минкомсвязи, подходит для всех вышеупомянутых типов программного обеспечения. Однако сейчас СЭД, помимо всего перечисленного в определении, имеют большое количество дополнительных опций.
В настоящее время в Реестре отечественно ПО зарегистрировано порядка 200 программ, относящихся к системам электронного документооборота. К 2024 году многие юридически значимые документы окончательно утратят бумажные носители и полностью перейдут в электронный формат, что станет драйвером роста для рынка СЭД.
Функционал систем электронного документооборота:
- Регистрация и внесение данных, а также поддержка бумажного документооборота.
- Возможности аннотирования документов и совместной работы с ними.
- Инструменты для коммуникации между сотрудниками.
- Мониторинг версий и подверсий документов.
- Работа с файлами различных форматов.
- Хранение электронных документов и оптических копий бумажных документов.
- Поиск и анализ информации.
- Средства автоматизации бизнес-процессов.
- Разграничение доступа к информации и управление правами пользователей для обеспечения достаточного уровня информационной безопасности.
- Управление потоками информации (Workflow): определение маршрутов документов внутри организации, контроль за движением, сроками и исполнением документов.
- Управление проектами и сотрудниками, в том числе постановка задач и контроль их выполнения.
- Интеграция с прикладным программным обеспечением и внешними информационными системами.
Преимущества использования систем электронного документооборота
Ключевые преимущества программного обеспечения, относящегося к системам электронного документооборота:
- Снижение затрат на бумагу, обслуживание копировально-множительной техники, оплату почтовых услуг.
- Уменьшение расходов на хранение архива, т.к. количество бумажных документов сокращается. Оставшиеся незаменимые бумажные документы оцифрованы, а подлинники нужны редко и могут храниться вне офиса.
- Централизованное хранение документов облегчает поиск нужной информации, позволяет отслеживать все версии документов, избегать дублей, устанавливать порядок и сроки обработки /движения документов.
- Экономия времени и удобство согласования, корректировки, подписания документов и соответственно уменьшение количества ошибок и повышение производительности труда.
- Информационная безопасность, т.к. снижается риск утечки информации или ее утраты.
- Прозрачность делопроизводства и контроль за действиями сотрудников, мониторинг исполнения документов и бизнес-процессов компании.
- Уменьшение упущенной выгоды за счет своевременного заключения договоров, а также уменьшение пеней, штрафов и неустоек из-за потерянной/ неправильно оформленной/ несвоевременно подписанной документации.
ТОП – 5 ПО «Систем электронного документооборота»
Основные программы представлены в таблице.
ТОП – 5 ПО «Систем электронного документооборота»
Поддерживает работу с договорами на всех этапах жизненного цикла: подготовка, согласование, контролирование возврата переданных экземпляров, учет сопроводительных документов и срока действия, автопродление, исполнение, расторжение. Поддерживает планирование и исполнение проектных задач, подготовку договоров по шаблону, автозаполнение реквизитов, заключение многосторонних договоров, анализ договорной работы.
Предоставляет возможности по управлению документами: учет входящей и исходящей корреспонденции, электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная).
Потоковое сканирование и штрихкодирование. Архивное хранение и поиск. (У разработчика есть отдельное решение для долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок).
Программа позволяет управлять бизнес-процессами, выстраивая иерархию документов, маршрутизацию и т.д.
Функционал: делопроизводство, подготовка, согласование и управление документами, календарное представление. Реализованы: договорной, юридически значимый и внешний документооборот, постановка задач и контроль исполнения.
Содержит: электронный архив, долговременное хранение документов, отчеты и аналитику. Есть инструменты для управления: замещением должностей, автоматизацией закупок, заседаниями/совещаниями, проектами/портфелями проектов, электронной очередью.
Содержит инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов. Реализованы: юридически значимый и защищенный документооборот, визирование и согласование, электронный архив, постановка задач подразделениям и отдельным сотрудникам, контроль сроков, система напоминаний и календарь, планирование нагрузки сотрудников и подбор исполнителей. Позволяет оценивать эффективность работы каждого сотрудника и делать план-фактный анализ.
Содержит отраслевые решения, а также инструменты для ведения архива и перевода бумажных архивов в электронный вид (сканирования и ретроконверсии).
С основным ПО данной категории можно ознакомиться в нашем каталоге.
Нужно БОЛЬШЕ КЛИЕНТОВ?
Добавьте свою компанию к нам в каталог!
Источник: marketing-tech.ru