Jira – один из самых универсальных инструментов управления проектами в сферах финансов, разработки программного обеспечения, маркетинг, HR-менеджмента. Этот сервис отлично подходит как для небольших команд, так и для корпоративного использования.
Jira полезен для организации рабочего процесса, набора сотрудников, управления обновлениями политики компании, отслеживания собеседований с кандидатами и брендами, организации мероприятий.
Это отличный инструмент для отслеживания времени и ошибок, а также оценки навыков каждого сотрудника. Он предлагает широкий спектр возможностей для любой команды. Но в этом есть и минус. Во всем функционале легко потеряться, особенно неопытному руководителю. Некачественная организация проекта внутри Jira приводит к запутанному журналу действий, из-за чего даже сотрудники не могут разобраться в целях проекта.
Сегодня речь пойдет не об основах Jira. Они отлично описаны в документации, потому не имеет смысла повторяться. Статья расскажет о некоторых типах рабочего процесса, хитростях использования Jira, частых ошибках и полезных интеграциях.
Демонстрация Jira и Confluence
Многие ненавидят конфигурацию Jira
Одна из главных сложностей Jira заключается в необходимости предварительно настроить сам проект. Создание стандартного рабочего процесса кажется очень простой задачей. Обычно рабочего процесса хватает для небольших проектов. Но через пару месяцев у любого руководителя появиться более масштабный заказ, придется организовывать больше индивидуальных задач.
В такой момент каждый открывает для себя такие вещи, как схемы рабочих процессов, переходы, экраны проблем, разрешения, схемы конфигурации проблем, журнал событий и многое другое, о чем никогда ранее даже не возникало мысли. Это может стать большой трудностью, если руководитель понятия не имеет, как все это связано.
Элементы рабочего процесса, требующие конфигурации. Источник изображения
Обычно, когда компания покупает новый инструмент, они не прилагают дополнительных усилий к настройке. Некоторые даже не думают об обучении своих сотрудников, ошибочно считая, что любой инструмент управления проектами по умолчанию должен быть простым.
Учитывая, что в большинстве случаев руководитель работает над проектами определенного направления, ему не нужно каждый раз создавать уникальные настройки. С этой целью Jira предлагает шаблоны рабочих процессов. Но шаблон не учитывает индивидуальных потребностей.
Как правило, руководитель имеет несколько заготовок для управления проектами. Каждый раз их нужно настраивать. Даже опытному пользователю это может доставить проблем, если он забудет поставить какую-то галочку.
- схема разрешений;
- схема уведомлений;
- схема безопасности вопроса;
- схема типа проблемы (задачи);
- схема экрана проблемы;
- схема конфигурации поля.
Оптимальный рабочий процесс
Правильная организация рабочего процесса в Jira – это практически половина успеха управления проектом. Существуют десятки подходов в зависимости от типов задач, сферы работы, размера команды и других факторов. Сообщество Jira разработало оптимальные шаблоны рабочего процесса для большинства проектов.
Jira Software. Единая платформа для разработчиков ПО
Каскад
Модель хорошо подходит для команд по разработке сайтов. Она получила широкое применение благодаря тому, что соответствует видению клиента относительно создания сайта.
Так, разработчики оценивают этот процесс модульно. Однако клиент считает, что сайт создают постранично. Убедить его в обратном довольно сложно, поскольку модульная оценка сайта основана на технических знаниях.
Каскадная модель рабочего процесса. Источник изображения
Значительно проще было сделать модульный процесс написания сайта на основе постраничной модели. Таким образом, команда разработчиков не отходит от метода модульного программирования, но в любой момент может предоставить клиенту визуальное отображение страницы.
HR процесс
HR-менеджмент играет все более важную роль в развитии компании. Конкуренция на каждое место растет, потому оценивать потенциальных сотрудников намного сложнее. Соответственно, необходим определенный алгоритм работы.
Модель рабочего процесса HR-менеджмента. Источник изображения
Jira предоставляет возможность создать подходящий рабочий процесс. По сути, он чем-то похож на каскад, поскольку имеет последовательность действий. Этот подход позволяет ничего не упустить, получить полную информацию о каждом кандидате, а также детально проанализировать лучших конкурентов.
Трехступенчатый процесс
Этот метод подойдет для большинства мелких проектов. Он является аналогом простой канбан доски и состоит из трех элементов: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово».
Идея заключается в решении задач, не требующих сложного планирования или тестирования. Он позволяет быстро определить исполнителей, установить сроки, но обладает низкой гибкостью. В случае каких-то недоработок указать на ошибки можно лишь путем общения, нежели отметок под задачей.
Большой старт-ап
Этот подход хорош для начинающих проектов с широким охватом, а также для решения корпоративных задач. Он включает в себя большинство элементов рабочего процесса Jira (от журнала действий до тестирования, пользовательской оценки и отслеживания ошибок). Рассчитан на большие команды. В то же время требует больше контроля.
Важно! Наведенные примеры – это лишь наиболее используемые шаблоны, но вариантов существует намного больше. Стоит понимать, что даже при выборе одного из этих подходов необязательно строго его придерживаться. Руководитель может реализовать любую идею касательно расширения рабочего процесса, если видит объективные плюсы.
Хитрости общего пользования
Еще раз: Jira – инструмент управления проектами. Прежде всего он создан для руководителей. Но многие пользователи решают, что такие сервисы по умолчанию должны автоматизировать работу. На самом же деле они лишь упрощают организацию.
Не забывать о простоте
Хороший руководитель тот, который учитывает требования подчиненных. Это действительно так. Но в этом контексте нужно правильно толковать понятия. «Учитывать» не значит «всегда удовлетворять». Что это значит?
Многие пользователи хотят иметь определенный статус для своего раздела. К примеру, разделу «To Do» может соответствовать статус «Открыт», «Повторная работа». Иногда это действительно может быть хорошим подходом, поскольку делает разветвленную сеть и позволяет детальнее отслеживать ход работы.
Но в больших проектах это приводит к сложности и множеству переходов, которые в итоге замедляют работу. Во-первых, руководителю необходимо больше времени, чтобы узнать о прогрессе в конкретной задаче. Во-вторых, участникам проекта труднее следить за решением проблем, от которых зависит их задача.
Вместо этого стоит стремиться к простой масштабируемости. Как это сделать? Проверять прогресс каждой задачи и оценивать, необходимо ли создавать для нее подзадачи или добавлять участников.
Собирайте правильную команду
Допустим, у руководителя в постоянном подчинении 100 человек. Но для успешного выполнения проекта необходимо лишь 40. Стоит ли добавлять всех? Нет. Это как готовка: чем больше поваров на одно блюдо, тем оно получится хуже.
- Собирать наиболее эффективных сотрудников в конкретном направлении.
- Строго придерживаться необходимого количества сотрудников.
Разделяйте задачи и делегируйте полномочия
«Хочешь что-то сделать – сделай это сам» один из худших подходов в работе. Также плохо доверять лишь нескольким членам команды. Потому не стоит бояться передать кому-то часть полномочий в большом проекте. Контролировать ход выполнения будет намного проще.
Принципы делегирования полномочий. Источник изображения
Также, в больших проектах рекомендовано разделять сложные задачи на подзадачи. Во-первых, это создаст четкую структуру рабочего процесса. Во-вторых, ускорит работу, поскольку она будет последовательной. В-третьих, упростит оценку каждого сотрудника.
Умелый руководитель использует сервисы вроде Jira как инструмент-помощник. Плохой руководитель использует его как замену себе, пуская работу на самотек. Но важно помнить, что даже при обращении к таким сервисам принципы управления проектами остаются неизменными.
Несколько трюков для упрощения жизни
Длительное и расширенное использование совершенно любого инструмента дает понять, что иногда отклонение от инструкций повышает эффективность. Кроме того, руководитель осознает, что некоторые функции можно использовать не по назначению. Jira имеет огромный функционал, соответственно насыщена разными трюками.
Своя поисковая система
Поисковые движки повышают рейтинг сайта, который уменьшает количество необходимых кликов для достижения цели (к примеру, покупке товара). Повысьте для себя рейтинг своего проекта, уменьшив количество кликов для перехода к определенным разделам или подзадачам. Как это сделать?
Создание своего поискового движка. Источник изображения
В Chrome добавьте пользовательскую поисковую систему через «Настройки» > «Управление поисковыми системами». В первые две строки стоит указать поисковый запрос (к примеру, это может быть буква «t»), а в последней – соответствующий адрес (к примеру, ссылка на конкретную подзадачу).
Это полезная возможность для больших проектов, когда нужно контролировать много процессов. По такой аналогии работают продукты Adobe. Вместо выбора конкретного действия через панель навигации можно назначить неограниченное количество горячих клавиш. Запомнив их можно намного быстрее достигать цели.
Навигационные ссылки
Для работы над проектом всегда создаются общие чаты в каких-то мессенджерах. Также, многие проекты требуют постоянного отслеживания положения дел компании-заказчика. Можно сделать вкладки в браузере или сохранить постоянную ссылку на рабочем столе. Но Jira позволяет не занимать такими ссылками свое пространство.
Внутри проекта есть опция «Добавить ссылку» и указать URL-адрес, по которому часто переходят все участники проекта. Также туда можно добавить электронный адрес любого контактного лица. Это значительно повысит продуктивность команды.
Доступ к базе данных Jira
Кто сказал, что базы данных – исключительно конфиденциальная информация? В базе хранится все, что связано с действиями на сайте или его сервисе. Руководителю проекта стоит получить доступ к базам Jira. Как это сделать?
Платная услуга. Компания Jira обеспечивает доступ к проекту, с которым связан руководитель. Уровень доступа – «Только для чтения». Зачем это нужно? Что понимать структуру данных, эффективно очищать схемы и проводить аудит по работе над проектом.
Такой доступ раскрывает много загадок и дает руководителю возможность взглянуть на проект под другим углом.
Станьте частью сообщества
Многие забывают, что популярность приложения означает наличие большого и опытного сообщества. А это является одним из лучших и наиболее простых трюков. Почему? Потому что обучение на практике других пользователей дает возможность одним из первых узнавать о трюках, которых даже нет в сети.
Интеграции расширяют возможности
Одна из ключевых хитростей любого инструмента управления проектами – интеграция с другими приложениями. Чем их больше, тем удобнее работать командам. Jira обеспечивает доступ практически ко всем сервисам: Timesheets, Outlook, Adobe, Google, Evernote и т.д. Некоторые из них очень сильно повышают эффективность рабочего процесса.
Скриншоты Usersnap
Один из элементов работы с Jira – создание полноценного отчета о выполнении задачи. Но его оформление может быть не простой задачей. Прежде всего это связанно с необходимостью выполнять сотни простых действий, которые в совокупности занимают много времени. Но эту задачу можно упростить. Один из способов – интеграция с Usersnap.
Отчет о работе с Usersnap. Источник изображения
Для этого необходимо вставить на сайт или его прототип виджет Usersnap. Сделав с его помощью скриншот об ошибке, сотрудник сможет добавлять метаинформацию о сеансе (ОС, версию браузера, используемые технологии и т.д.). Это упростит анализ ошибки. Соответственно, ее исправление также станет легче.
Чаты и Jira
Как руководитель общается с командой при удаленной работе? С помощью чатов. Slack — один из самых известных сервисов для корпоративного использования. Благодаря такой интеграции можно упростить коммуникацию в команде, получать уведомления о всех изменениях непосредственно в Slack, а не на почту, узнавать о новых статусах. Это ускорит решение каждой проблемы.
Интеграция Jira с Hipchat. Источник изображения
Jira обеспечивает интеграцию с большинством чатов, вроде HipChat. Независимо от того, какой чат ваша команда предпочитает, вы всегда можете связать его с проектом.
Github – ключ успешной разработки
Jira стал очень популярным инструментом среди разработчиков программного обеспечения. Такие специалисты практически неразрывно связанны с Github. Благодаря интеграции с Jira команда проекта сможет видеть созданные ветки и коммиты, благодаря чему будет вовремя использовать лучшие практики в написании кода для какого-то приложения.
Интеграция Jira с Github. Источник изображения
Другие инструменты
Jira также можно интегрировать с другими инструментами управления проектами, вроде Trello, или Asana. Если вы работаете над крупным проектом и для выполнения какой-то задачи некоторые сотрудники предпочитают использовать другой инструмент, можно реализовать такую интеграцию. Таким образом, руководитель всегда будет в курсе всех действий, независимо от места их выполнения.
Заключение
Вы недавно узнали о Jira и успели в ней разочароваться? Попробуйте выполнить часть этих трюков и сразу поменяете отношение к сервису. Вы опытный руководитель? Тогда у вас точно есть набор собственных наработок. Как вы используете Jira и какие хитрости вам известны?
И последние 5 копеек от меня лично — будучи менеджером проектом долгое время, зная тонкости в коммуникации между 2-мя сторонами: разработчиками и клиентами, я могу теперь смело сказать, что менеджер проектов — мастер на все руки. Он должен уметь и немного сверстать (если понадобиться), и графику подделать, и клиентами сделать share скрин. Некоторые из этих вещей довольно тривиальные, но вот с дизайном может быть проблема, особенно если предыдущий опыт был совсем другой. но это не беда — наше 3-ех минутное видео поможет Вас быстро ввести в курс дела, и даже делать upsale на дизайне и графике!
Оцените (316 оценки — 4.4 из 5)
Источник: merehead.com
Таск-менеджер Jira. Что нужно знать о софте, который используют в Audi, университете Аризоны и The Daily Telegraph
Семейство продуктов Jira Atlassian — это популярный баг-трекер и система управления проектами и бизнес-процессами. Софт позиционируется как универсальный. Вокруг вендора сформирована экосистема из независимых разработчиков, которые расширяют функциональность базовых программ за счет дополнительных плагинов.
Сейчас для Jira разработано более 1600 разнообразных дополнений, для Jira Service Desk — более 900. Компании могут внедрять эти дополнения силами собственных IT-департаментов, не прибегая к помощи дорогостоящих «внедренцев» и разработчиков.
«Годзилла» для баг-трекинга и управления проектами
Jira вышла на рынок в 2002 году. Разработчик — австралийская компания Atlassian. Название Jira унаследовано от японского слова «Годзира», то есть Годзилла. Имя служит отсылкой к конкурирующему продукту Bugzilla, для замены которого и создавался этот софт.
Изначально основной задачей Jira было отслеживание проблем и ошибок, связанных с программным обеспечением и мобильными приложениями. Вскоре софт стали использовать для автоматизации управления проектной и процессной деятельностью. Сейчас продуктами Jira пользуются более 150 тысяч компаний во всем мире, число членов экосистемы — 2,6 миллиона.
Также
по теме
Почему Jira полюбили agile-манифесторы
Основная аудитория компании — agile-команды разработчиков программного обеспечения. Agile (англ. «проворный») — это методика разработки технологических продуктов, которую придумали программисты в начале нулевых. Благодаря подъему стартап-культуры agile-подход в последние годы стал вирусным во всем мире. Эту методику теперь используют не только маленькие команды, но и внедряют в своих IT-подразделениях большие корпорации.
Что представляет из себя Agile
Суть agile-манифеста — быстрая разработка (иногда экстремально быстрая) программ и продуктов за счет особенной организации рабочего процесса. Минимум бумаг, максимум личного взаимодействия разработчиков друг с другом, подрядчиками и заказчиками, возможность моментально вносить изменения в продукт.
Если в команде инди-разработчиков организовать такой способ работы — не сверхсложная задача, то в компаниях с тысячами сотрудников это возможно только с правильно выстроенной системой управления проектами.
Также
по теме
Каким командам подходит Jira
Jira — это семейство таск-менеджеров, которые, по задумке, можно внедрить в любых компаниях, где ведется разработка продуктов по гибким методикам. Функциональность софта позволяет организовать работу по способам Scrum (англ. «схватка»), когда над проектом работает одна универсальная команда, и Kanban (в переводе с японского — «вывеска»), при условии, что в проекте задействовано несколько узкопрофильных команд.
Как Jira внедрили в Audi…
В центрах исследований и развития Audi работают более 6 тысяч инженеров, дизайнеров, разработчиков программного обеспечения и сотрудников техподдержки, которые взаимодействуют с поставщиками по всему миру. Компания искала способ организовать работу перечисленных сотрудников в одной системе. В то время инженеры Audi уже пользовались Jira, как баг-трекером. Переход на систему управления процессами прошел успешно.
Теперь софт используется для сбора тысяч требований к функциям.
Также
по теме
А конкретнее?
Некоторые команды регистрируют в ней ошибки программного обеспечения, выявленные на тестировании автомобилей. Большинство отделов используют софт для ведения совместных документов, распределения задач, объявлений и протоколов. Audi также интегрирует Jira с устаревшими системами и добавляет функции с помощью дополнительных плагинов из маркетплейса Atlassian.
«Через Jira Software и Confluence (продукты семейства) люди просто сообщают, что им нужно для работы, и мы можем быстро создать проект или панель мониторинга», — говорит Флориан Банзер, бизнес-аналитик Audi.
… и в Arizona State University (ASU)
ASU — крупнейший в США публичный образовательный и исследовательский университет внедрил несколько продуктов Jira, когда столкнулся с проблемами, касающимися стоимости и удобства использования собственного инструмента управления проектами. Затраты на добавление новых пользователей и изолированность старого таск-менеджера угрожали эффективности IT-отдела. В университете протестировали несколько продуктов от разных вендоров и остановились на Jira.
Управление, планирование, визуализация
Сейчас Jira Software Cloud используется в ASU для управления проектами, сетевого администрирования, поддержки клиентов, маркетинговых задач, отслеживания ошибок и отчетности. Confluence Cloud — для планирования проектов и совместной работы, поддержки и учебной документации, обновления статуса проекта. А также в университете используют дополнительные плагины Tempo для визуализации влияния проекта на общую картину, отслеживания времени по задачам и выставления счетов.
«С системами управления процессами Atlassian мы организовали рабочий процесс, который позволяет поддерживать стратегические инициативы университета», — говорит Филипп-Оливье Маршан, менеджер по успеху клиентов ASU.
Как выглядит управление процессами Jira Software.
Визуально Jira Software предлагает использовать одну командную доску для каждого проекта, которая разделена на столбцы (этапы создания продукта) и карточки (по одной на каждую задачу).
Для каждой задачи менеджер позволяет назначать исполнителей, сроки и приоритет, отслеживать выполнение. Можно настроить каждую карточку под собственные потребности: добавить или убрать учет времени, отображать или не отображать связанные карточки, авторов и исполнителей.
… и отчеты в системе
Для контроля задач предусмотрено несколько видов отчетности. Программа, например, может показывать список всех проектов с указанием степени выполненной работы в процентах.
С помощью другого таск-менеджера Jira Core, где предлагается несколько дополнительных возможностей, можно собирать комментарии и статусы всех задач, просматривать отчеты и отслеживать нагрузку сотрудников.
Интеграция с другими сервисами
Jira можно объединять с InVision, Adobe, Slack, Gmail и другими сторонними сервисами. Информацию о проектах также можно интегрировать в Jira Cloud, которая позволяет следить за процессами удаленно.
Мобильное приложение: есть
Не тормозит процессы в agile-командах разработчиков.
Есть возможность внедрять дополнительные плагины, их численность постоянно растет.
Почитать подробнее о системах управления бизнес-процессами можно здесь:
Источник: www.syssoft.ru