Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством.
Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.
Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. Пример показан на рисунке.
Форматирование ячеек в VBA (Серия VBA 23)
Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы. Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией «Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена фамилией «Иволгин».
Общие принципы форматирования
Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования . Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.
Операции выделения
Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.
Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка, как показано на рисунке.
Операции копирования и перемещения
Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).
Формат ячеек в Excel
Форматирование текстовой информации
Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.
Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки. .
В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:
- флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
- группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
- поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения — символ).
Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке (ячейки B2:D2).
По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату, а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает ее как число.
В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».
Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках.
Замечание. Следует учитывать, что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.
Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:
- определить область листа, которую будет занимать текст и, либо «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);
- установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
- ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
- отрегулировать высоту области, содержащей текст.
Замечание. В отличие от Word, минимальная высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до нуля.
Форматирование числовой информации
Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки». При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный на рисунке.
Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление.
Контрольные вопросы
- Какие достоинства по вводу данных в ячейки таблицы имеет Excel по сравнению с Word?
- Как автоматизировать нумерацию строк списка? Как автоматизировать вставку в столбец или в строку таблицы целых чисел с постоянным шагом, например, 1, 3, 5, 7, . ?
- Что такое автозаполнение ячеек?
- Как на листе Excel выделить несколько несмежных диапазонов?
- Как переместить выделенную область на текущем листе?
- Как скопировать выделенную область на текущем листе?
- В чем отличие форматирования текстов в Excel от Word?
- В чем особенность ввода последовательности цифр «0983» в ячейку Excel?
- Как в ячейку Excel ввести текст под углом 45 градусов?
- Как начать новый абзац текста в текущей ячейке?
- Как задать нужное количество знаков в десятичной части числа?
- Как выровнять данные в столбце по правому краю, задав при этом постоянный отступ справа?
Источник: www.sites.google.com
Ms Excel. Форматирование ячеек
Форматирование — это изменение внешнего вида текста без изменения содержания. Информация, которая находится в ячейках, может быть представлена в различной форме. Прежде, чем изменить вид информации, необходимо выделить ячейку, блок ячеек или несколько блоков, которые требуется форматировать. Для того чтобы выделить всю строку (столбец), следует щелкнуть «мышью» по заголовку строки (столбца). С целью выделения всей таблицы, необходимо нажать кнопку в верхнем левом углу таблицы, слева и сверху от ячейки А1.
При выделении нескольких несмежных блоков ячеек одновременно, нужно воспользоваться клавишей Ctrl на клавиатуре.
Операции по форматированию информации выполняются либо выбором соответствующих кнопок на панели инструментов, либо командой Формат — Ячейка пункта горизонтального меню. При этом можно изменить как внешний вид данных:
- выравнивание;
- тип шрифта, размер шрифта, начертание;
- цвет фона и цвет текста, (все указанные кнопки находятся на панели инструментов Форматирование);
так и форму представления информации: • в окне команды Формат — Ячейка во вкладке Число можно установить разные форматы для числа. Например, если для числа требуется задать два знака после запятой, нужно выбрать формат «Числовой», установить число десятичных знаков 2 и нажать кнопку «ОК». Для данных типа Дата выбираем строку «Дата», для денежных данных — «Денежный» и т.д. Для изменения формата чисел можно, кроме того, воспользоваться кнопками на панели инструментов «Форматирование»: В том случае если в ячейке вместо числа появится выражение типа 1,2Е+10 (экспоненциальное представление) или знаки «#####», значит, ширина ячейки недостаточна (см. п. 10), необходимо увеличить ширину столбца. Для того чтобы изменить размеры столбца (строки) можно выполнить следующие действия: • установить указатель мыши (указатель примет форму двухсторонней стрелки ) на правую (нижнюю) границу в заголовке столбца (строки) и переместить границу влево или вправо (вверх или вниз);
- дважды щелкнуть по границе столбца в заголовке столбца;
- выделить хотя бы одну ячейку в столбце или в строке, в меню выбрать команду Формат — Столбец — Ширина или Формат — Строка -Высота и указать в соответствующем диалоговом окне нужное значение ширины (высоты). Ширина столбца (строки) измеряется в символах, а высота строки измеряется в пунктах.
Для переноса текста по словам, для поворота текста в ячейке на определенный угол необходимо выделить форматируемые ячейки, войти в меню Формат — Ячейки — Выравниваниеи выбрать команды «Переносить по словам», «Ориентация» / «Надпись» соответственно. Следует отметить ряд полезных операций по форматированию данных:
- сортировка данных в таблице, панель инструментов Стандартная;
- копирование формата из одной ячейки в другую, панель инструментов Стандартная;
- обрамление таблицы, панель инструментов Форматирование.
Копирование информации вMSExcel В том случае, когда необходимо скопировать содержимое одной ячейки в смежные, требуется выделить ячейку с набранной информацией и подвести указатель «мыши» к нижнему правому углу этой ячейки. Курсор примет вид тонкого черного крестика +: Далее необходимо нажать левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, провести курсор вниз (вправо), так чтобы пунктирная линия охватывала ячейки, которые нужно заполнить (столбец или строку соответственно). Указанный метод применяется для автозаполнения однородной информацией. Например, необходимо пронумеровать строки (столбцы). В две смежные ячейки в строке (столбце) требуется ввести числа 1 и 2; выделить блок с этими цифрами и «протянуть» настолько, насколько нужно вправо (вниз), при этом столбцы (строки) нумеруются автоматически. Или, например, записывая слово «январь» и выполняя «Автозаполнение», можно получить все месяцы года. В том случае, если необходимо скопировать данные в несмежные ячейки, требуется воспользоваться буфером обмена либо используя клавишу Ctrl. При копировании данных копируется также и их формат ! Можно передвигать таблицу или часть ее на новое место:
- установить указатель «мыши» на рамку выделенного блока, при этом указатель должен принять форму стрелки;
- нажать левую кнопку «мыши» и, удерживая ее, перетащить рамку на новое место.
Пустые строки (столбцы) вставляются перед текущей ячейкой. С помощью команды Правка — Удалить можно удалить выделенные столбцы и строки. Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользоваться командой Правка — Очистить.
Источник: studfile.net
Изменение формата ячейки
Вы можете применять форматирование ко всей ячейке и данным внутри нее или к группе ячеек. Ячейки можно образно представить в виде рамки рисунка, а данные — в виде рисунка внутри рамки.
Формальные ячейки
- Выделите ячейки.
- Перейдите на ленту, чтобы выделить изменения с помощью параметров Полужирный, Цвет шрифта или Размер шрифта.
Применение стилей Excel
- Выделите ячейки.
- Нажмите Главная >Стили ячеек и выберите стиль.
Изменение стиля Excel
- Выделите ячейки со стилем Excel.
- В разделе Главная >Стили ячеек щелкните правой кнопкой мыши примененный стиль.
- Выберите Изменить >Формат, чтобы внести нужные изменения.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Источник: support.microsoft.com