Исуп что это программа

Информационные системы управления проектами

Любая компания вне зависимости от сферы деятельности и жизненного цикла существования требует осуществления бизнес-процессов. При этом они должны быть отлажены для выживания фирмы в условиях тотальной конкуренции и гибкой предпринимательской среды. Такой же необходимостью является способность предприятия стремительно реагировать на перемены, происходящие в окружающем мире.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Стратегические цели компании обладают единым фундаментом и общими понятиями, обеспечивающими прицельное движение вперед. А информационные системы управления проектами являются инструментом по их достижению. Они учитывают проектные риски, выполняют оптимизацию использования ресурсов, мониторят исполнение стратегических планов, анализируют подлинные показатели и вносят корректировки в ход производимых работ.

Что такое ИСУП и какие выгоды даст ее использование

Выходит, система управления проектами — ключевой компонент системы управления организацией, который ведет к достижению стратегических целей компании. Что же программа из себя представляет, каким образом внедряется и как ее правильно выбрать? Разбираем эти вопросы и выполняем обзор лучших автоматизированных программ в сегодняшней статье.

Системы управления проектами: определение сути

Сперва разберемся, что из себя представляет проектное управление. Информационная система управления проектами (ИСУП) является организационно-технологическим комплексом методических, технических, программных и информационных средств.

Данный инструмент, как правило, направлен на поддержку и повышение эффективности функциональных процессов планирования и управления проектами на основе специализированного программного обеспечения. Он должен обязательно записываться и проводиться на базе общих процессов управления.

Цели системы управления

Такие системы проектного управления были созданы специально для:

• роста результативности персонала предприятия во время выполнения проектной работы;
• усовершенствования качества управления проектами руководствующим составом;
• умножения продуктивности управления проектным портфелем организации.

Таким образом, системы и подсистемы управления помогают выполнять большее количество проектов в указанные сроки и вместе с тем ограничиваются меньшим бюджетированием, несут минимальные затраты.

Задачи ИСУП

Вышеперечисленные цели достигаются благодаря определенным задачам, стоящим перед системами управления. Укажем основные из них:

1. Обеспечение руководителя проектной деятельности инструментами для планирования проекта и мониторинга его выполнения.
2. Предоставление всем членам коллектива, участвующим в проектной деятельности, понятного инструментария, требуемого для реализации задач.
3. Предоставление контролирующего инструмента руководителю отдела или подразделения для качественного распределения и загрузки персонала по проектным и внепроектным заданиям.
4. Предоставление данных руководителю о принятии решений по назначению тех или иных работников на очередные проекты, возможности перераспределения уровня нагруженности.
5. Предоставление подходящего инструмента проектному директору, позволяющего автоматизировать рутину и наладить сквозной мониторинг состояния портфеля реализуемых проектов, возможность отслеживать качество работы руководителей.
6. Обеспечение унитарной панели для контроля всех проектов руководителю предприятия с целью возможности быстрого вмешательства в процесс, проведения аналитики отклонений или принятия решений.
7. Возможность просмотра соответствия портфеля проектов стратегии предприятия акционерам компании.

Основные задачи информационной системы управления проектами позволяют действовать эффективнее, а также качественнее выполнять процессы управления проектами любой компании в зависимости от ее особенностей, структуры и специфики. При этом каждый участник процесса имеет возможность наблюдения и мониторинга.

Виды систем управления

В большинстве случаев классификация систем проектного управления сводится к делению популярных программ на локальные, клиент-серверные и веб-базированные. Некоторые имеют как коробочную, так и облачную версию. Оплата осуществляется либо единоразово, либо по ежемесячной подписке за пользователя.

Небольшим командам, малому бизнесу рекомендуется приобретать не слишком дорогое или условно бесплатное программное обеспечение, расположенное в облаке разработчика. Такие платформы зачастую имеют функционал таск-менеджеров, ведут клиентские базы и успешно занимаются проектами.

Средним, большим и очень крупным предприятиям в России больше подходят коробочные модели с онлайн-системами, управляющими проектами. Их функционал обычно шире, имеет возможность настройки, обеспечивает компанию базовыми нуждами и легко адаптируется под деятельность любой сферы бизнеса.

Области применения системы управления проектами

ИСУП успешно используются в нескольких отраслях. Наибольшего результата они позволяют достичь в таких областях, как девелопмент, строительная и IT-сферы, инженерно-консультационные услуги, промышленность и создание новых продуктов, а также внутренние проекты развития.

Однако и в других сферах бизнеса большинство специальных систем управления проектами легко подстраиваются под отраслевую специфику с помощью расширенного функционала и гибкой кастомизации.

Применение систем проектного управления: какие есть выгоды

У собственников бизнеса может появиться закономерный вопрос: зачем компании информационная система управления проектами? На самом деле, она несет в себе сразу несколько преимуществ:

• сокращает количество проектов, не соответствующих стратегической линии компании;
• повышает ответственность и эффективность использования ресурсов фирмы;
• уменьшает перерасход бюджета;
• снижает процент неудачных проектных мероприятий;
• сводит к минимуму временные затраты проектных офисов и руководителей разработанных проектов.

И помните, что бизнес нуждается только в эффективных инструментах, которые впоследствии могут принести ему выгоду: финансовую, ресурсную или репутационную. Нет смысла заморачиваться насчет софта, только усложняющего работу компании или которым фирма не собирается пользоваться.

Внедрение ИСУП

Качественное внедрение отечественной системы управления проектами в практической деятельности предприятия — крупный и автономный организационный проект. Им необходимо управлять по требованиям правил проектного управления и управления преобразованиями в фирме.

Желательно осуществлять подобный проект по установленному стандарту, последовательно выполняя следующие шаги:

1. Компетентно инициировать создание проекта, установив проектного руководителя, составив рабочую группу и подготовив внутренний план реализации.
2. Включить в границы пилотного проекта единое средство управления (с автоматизацией, единым хранилищем, общей рабочей средой для дискуссий), при этом упростив, а не усложнив управленческие процессы.
3. В ближайшее время получить первоначальные результаты, позволив руководству предприятия удостовериться в правильности выбранного направления, а команде вдохновиться и получить дополнительный заряд мотивации.

Простой способ осуществить этапы правильно — это получить проектный онлайн-портал, позволяющий участникам проекта действовать быстро, в удобном формате, с учетом всех требований, покрывая фундаментальные потребности фирмы в информации по ходу выполнения проектной деятельности.

Системы управления проектами: как правильно выбрать

Таким образом, выбор правильной автоматизированной системы является основной задачей многих компаний, от которой зависит дальнейшее воплощение разработки. Принимать решение следует не бездумно, а опираясь на конкретные характеристики программного обеспечения, его методологии.

Платформа должна иметь простой и интуитивно понятный интерфейс, чтобы сразу запустить основные бизнес-процессы в компании, легко внедряться, не требовать длительного обучения пользователей. В этом случае программа не вызовет сопротивления у сотрудников, а будет принята работниками с благодарностью за упрощение сетевых процессов и высвобождение календарного времени.

Кроме того, функционал платформы должен быть гибким и легким в настройке, чтобы сразу запустить сервис в работу, а не мучиться с программированием и проектированием. В число инструментов должны входить определенные шаблоны, которые способны автоматизировать фундаментальные процессы компании. При этом программа должна иметь возможность дальнейшего корректирования по мере развития компании.

ЛидерТаск — информационная система управления проектами

Современная платформа ЛидерТаск — это инструмент управления корпоративными проектами, который легко и быстро адаптируется под ваши принципы и процессы. С помощью программы появляется возможность планировать проекты и отслеживать задачи, использовать канбан-доски, делегировать поручения, вести клиентскую базу, использовать анализ и мониторинг, создавать рабочие процессы.

Руководителю больше не придется подстраивать бизнес-процессы под ограничения используемого инструмента проектного управления. Наоборот, ЛидерТаск подстроится под нужды менеджмента и технологии компании. Сделает все так, как нужно команде.

Функции сервиса:

• CRM-система с расширенной клиентской базой;
• канбан-доски, визуализация методов;
• напоминания, умные уведомления;
• задачи с функцией древовидности и подзадачами, проекты, чек-листы, списки дел с метками и цветовым оформлением;
• ежедневник, расписание, календарь;
• прикрепление вложений и файлов (изображений, видео, ссылок, текстов и пр.);
• интеллектуальный поиск, фильтрация, сортировка;
• кастомизация настройки;
• индивидуальный и совместный доступ, режим бога;
• интеграция с электронной почтой, сторонними сервисами;
• синхронизация с любыми мобильными устройствами, девайсами, виджетами в браузерах.

Тарифы:

• бесплатный — 0 рублей за пользователя (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рубля в месяц за пользователя (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов — от 7 дней (по договоренности с компанией). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и НКО.

Автоматизированные системы управления проектами соединяют в себе инструменты для выполнения задач в единое целое. Управляют распределенной инфраструктурой, контролируют состояние элементов и систем, предупреждают о вероятных проблемах, планируют и помогают вести учет в коллективе.

Применяйте системы управления проектами в профессиональной практике, чтобы в разы упростить работу бизнес-процессов, увеличить производительность, повысить доход предприятия. Удачи!

Источник: www.leadertask.ru

Как внедрить информационную систему управления проектами, чтобы она «взлетела»?

Если вы приняли решение внедрить систему управления проектами – а особенно, если вы делаете это впервые, то наверняка задаетесь вопросом: как сделать все правильно, минимизировать ошибки, прийти именно к тому результату, который ожидаете?

Мы у себя в компании проходили этот путь с нашими клиентами много десятков раз, и здесь я хочу поделиться хотя бы небольшой частью накопленного опыта.

Прежде всего, нужно понимать, что внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП) существенно отличается от внедрения других классов информационных систем. Если вы внедряете, например, систему биллинга, или финансового учета или систему управления складом – то ваше внедрение в некотором смысле обречено на успех. В определенный момент возврат к прежним инструментам становится невозможным, а без использования нового инструмента бизнес попросту остановится. В итоге внедренная система будет работать, даже если процессы настроены не оптимально, и дефекты латаются на ходу.

С ИСУП все не так однозначно: эффекты от внедрения наступают далеко не сразу, видны не на всех уровнях управления, в умах пользователей возникают сомнения, а нужно ли это все, ведь работали как-то раньше, и неплохо работали.

Именно поэтому систему управления проектами недостаточно установить и настроить. Недостаточно даже обучить пользователей и написать для них инструкции. Что еще можно сделать, чтобы ваши усилия и деньги были потрачены не зря, обсудим ниже.

К чему будем стремиться?

Если настройки и обучения мало, то когда в таком случае можно считать внедрение завершенным?

Критерии успешности вашего проекта могут быть сформулированы по-разному (кстати, обязательно их сформулируйте!), но есть одна, на мой взгляд, обязательная цель: все процессы управления проектами выполняются на регулярной основе и с использованием системы.

Это наша программа-минимум. Более сильный критерий – оптимально выстроенные процессы. А вот признаки, по которым можно определить достижение этой цели:

• настроенные процессы способствуют достижению целей компании;
• пользователи принимают систему и регулярно в ней работают;
• задействован необходимый и достаточный набор инструментов.

Впрочем, все это критерии качества. О других составляющих проектного треугольника тоже забывать не стоит – но тут вы наверняка все знаете.

Что может пойти не так?

Помешать может очень многое, не хватит и десятка таких статей, чтобы перечислить возможные ошибки и препятствия. Рассмотрим хотя бы несколько.

Нет опыта внедрения => нет уверенности в результате

Если вы находитесь именно в той ситуации, когда задача внедрения ИСУП для вас в новинку, не стесняйтесь обращаться к профессионалам. Предпосылки «тут ничего сложного, разбирались и не с таким», «да я в молодости программировал», «в названии моего подразделения есть слово «проектный»», часто бывают ложными.

Команда внедрения должна включать хотя бы одного профессионального руководителя проектов, а зачастую еще и методологов, аналитиков, разработчиков – все зависит от масштабов вашего внедрения.

Вы можете сформировать эту команду из своих сотрудников, можете расширить штат, можете нанять компанию-подрядчика. Но на самом деле эти подходы наверняка придется комбинировать: с вашей стороны в любом случае понадобится как минимум руководитель проекта, да и поставщика программного обеспечения навряд ли получится полностью исключить из проекта.

Система не отвечает вашим ожиданиям

Допустим, вы предполагали, что система даст вам инструмент для оценки рисков методом Монте-Карло, но в какой-то момент узнаете, что в закупленном ПО такой инструмент отсутствует, а доработка либо невозможна, либо увеличивает бюджет проекта вдвое.

Навряд ли есть универсальный способ выхода из этой ситуации, но зато есть простой и надежный способ ее предотвратить: изучите продукт перед его приобретением!

Не всегда целесообразно писать подробное ТЗ. Однако составьте хотя бы простой плоский список из обязательных требований и удостоверьтесь, что они так или иначе закрываются. Как показывает практика, представление об этом обязательном наборе инструментов может быть очень индивидуальным. Нет никакого «золотого стандарта», и даже если вы считаете, что он есть – не поленитесь сверить свое понимание с поставщиком.

Появляются новые требования

Прежде всего, нужно понять, что ваши требования неизбежно будут меняться, как бы тщательно вы ни продумывали их в начале проекта. Поэтому не стоит бороться с их появлением – просто нужно работать с ними таким образом, чтобы сроки и бюджет проекта не увеличивались.

Фиксируйте все появляющиеся требования, но не торопитесь их реализовывать. Прежде всего, сверьте их с целями проекта (ведь вы уже описали их в уставе?): часто случается, что требование кажется полезным и обоснованным, но не приближает команду и компанию к поставленной цели – а, значит, такое требование стоит отложить (возможно, для другого проекта).

Если требование касается удобства работы и не критично для выполнения процесса – вполне возможно, оно вызвано привычками пользователей, предыдущим опытом. Не стоит брать такие в работу незамедлительно – дайте им «вылежаться», с привыканием к новой системе они могут быть отозваны.

Но чем масштабнее ваш проект, тем вероятнее, что появятся по-настоящему критичные изменения. На такой случай заложите в ваш проект внедрения резервы – даже если вы не понимаете на старте, как в точности вы их используете.

Ну и, пожалуй, главное: выбирайте гибкую ИСУП, отдавайте предпочтение системам no-code или low-code, в которых цена реализации новых требований гораздо ниже, а процессы зачастую можно перепроектировать непосредственно в системе «на живую». Кроме того, этот класс систем в большей степени приспособлен к итерационному внедрению, когда система запускается максимально быстро, а функциональность наращивается постепенно.

Помните, что если у вас получится каким-то чудом избежать новых требований в вашем проекте, то они возникнут позже: с завершением проекта жизнь в вашей компании не останавливается, процессы будут изменяться, настроенная система будет терять актуальность. И наши советы наверняка будут востребованы.

Пользователи саботируют систему

Мы уже отметили выше, что вовлечь пользователей в ИСУП несколько сложнее, чем в многие другие информационные системы.

Прежде всего, рядовые исполнители (а иногда и средний менеджмент) не видят выгод от работы в системе лично для себя. Иногда приходится признавать, что для некоторых групп пользователей эти выгоды действительно не очевидны. Продумайте для них аргументацию заранее: может быть, они будут тратить меньше времени на подготовку отчетов, а может быть, получат вспомогательный инструмент, которого раньше не было. А если с аргументацией совсем беда, хотя бы пытайтесь максимально облегчать и упрощать сценарии: если действия в системе не обременительны – то и нет повода сопротивляться.

Отдельно стоит продумать стратегию борьбы с иллюзией необязательности работы в системе. Здесь вам поможет старый добрый административный ресурс. Пригласите в проект менеджера самого высокого уровня, до которого вы сможете дотянуться. В идеале – директора по развитию, ИТ, финансам или генерального директора.

Пусть он выступает на ключевых мероприятиях проекта, а на этапе запуска пусть демонстративно использует систему для контроля проектов, для совещаний и планерок. Если даже вам не удалось вовлечь его как активного пользователя – пусть тогда пользуется отчетами, распечатанными из системы, вызывая неподдельный интерес коллег.

Если сопротивление пользователей возглавляют явные лидеры – пригласите их в команду и уделите им особое внимание. Иногда достаточно выполнить всего одно их мелкое требование из десятка, и они уже будут на вашей стороне.

Система заработала, но ее использование стало снижаться

Чтобы сделать такой вывод, вы должны для начала уметь измерять активность ваших пользователей. Многие системы дают подобные инструменты, не забывайте ими пользоваться.

Чтобы активность не снижалась, не стоит расслабляться на фазе опытной и промышленной эксплуатации. Например, рекомендуем вам организовать активную техническую поддержку. Пусть специалист поддержки (ваш или подрядчика) не просто ждет вопросов пользователей, но задает их сам, рассылая формы обратной связи или регулярно созваниваясь. Желательно, чтобы вопрос формулировался не в виде «все ли у вас в порядке?», но с выяснением деталей и с учетом специфики работы каждого пользователя.

Предметом контроля работы пользователей должны быть не только промежуточные результаты проектов, но и формальное следование процессу: вовремя ли выкладываются уставы проектов, регулярно ли ведется отчетность о статусе, заполнены ли финансовые данные и так далее. На эти параметры часто бывает полезно мотивировать сотрудников материально, особенно на фазе запуска.

О подходах к внедрению

Все знают о противопоставлении водопадной модели планирования проекта и гибкой модели. Также широко известно, что эти модели можно и нужно совмещать, и гибридные методы управления многими признаются как максимально эффективные. Однако каждая компания и, более того, каждый руководитель проекта вкладывают в эти подходы свой собственный смысл и свой собственный набор инструментов.

Мы у себя в компании также делим проекты внедрения на два крупных типа (названия их условны и не претендуют на академическую правильность).

Он подразумевает последовательное выполнение всем известных этапов: обследование, проектирование, настройка/разработка, тестирование, обучение, опытная эксплуатация.

Такие проекты занимают много времени и достаточно затратны с точки зрения бюджета. Существенную долю трудозатрат (иногда более 50%) поглощает документирование. Внутри этапов часто применяется итерационное планирование, однако общая последовательность этапов фиксирована: нельзя приступить к проектированию, пока не закончено обследование и т.д.

Такие проекты имеют право на существование, а иногда просто неизбежны: крупные компании, как правило, имеют четкий стандарт внедрения информационных систем, где прописаны этапы, обязательные документы и форма договора, в котором фиксируются жесткие сроки.

Но в тех случаях, когда жестких правил не определено, мы обычно предлагаем идти другим путем.

Проект делится на типовые функциональные блоки, например, такие:

• сроки и коммуникации (база, без которой не получится стартовать)
• идеи
• риски
• финансы
• ресурсы
• целевые показатели
• предконтрактная деятельность

Блоки запускаются в работу друг за другом, и внутри каждого выполняется такая последовательность работ:

• сбор и обработка данных
• настройка прототипа системы
• обучение пользователей, апробация прототипа
• корректировка и ввод в эксплуатацию

Эта последовательность выполнима в основном для гибких систем, поскольку, как видите, здесь опущены работы по проектированию – предполагается так называемое «лобовое внедрение», то есть применение полученных требований непосредственно к системе с дальнейшей возможностью внести быстрые корректировки.

Блоки работ запускаются в работу последовательно, а результатом каждого блока является система в активной эксплуатации с дополненной функциональностью.

Важно отметить, что если в таком проекте предполагается какой-то объем программирования (доработки бизнес-логики системы, сложные индивидуальные отчеты и дашборды), то это целесообразно переносить на завершающие этапы проектов, после внедрения выбранных типовых функциональных блоков.

Такая технология подойдет тем, кто стремится к быстрому результату: при отсутствии дополнительных ограничений пользователи могут работать в небольшом, но самодостаточном контуре системы менее, чем через месяц.

Вместо заключения

Вы можете внедрять систему сами или с подрядчиком, по водопадной или итерационной модели, но в любом случае вам предстоит серьезный труд. Помните:

• без внедрения – «не взлетит»;
• двигайтесь постепенно, не пытайтесь объять необъятное;
• больше работайте с людьми – от топ-менеджеров до конечных исполнителей.

Илья Едигарьев

директор департамента реализации проектов ГК ADVANTA

Источник: habr.com

Информационная система управления строительными проектами: пора внедрять?

Нет сегодня нужды убеждать специалистов строительной отрасли в полезности применения современных средств управления производственными процессами. Одним из таких инструментов являются автоматизированные информационные системы управления проектами (ИСУП).

Все понимают, что это потенциально эффективный управленческий инструмент. Отрицать очевидное не все решаются, но все ли его используют?

Полагаю, что доля тех, кто применяет реально, на деле современные информационные системы технологии управления в строительстве, относительно невелика.

Можно перечислить целый ряд причин, главные из которых – сложившееся недоверие руководителей к полезности их применения в наших специфических российских условиях, частый неудачный опыт внедрения.

Сказывается дефицит квалифицированных кадров в строительстве, владеющих соответствующими знаниями и навыками.

Вместе с тем, по некоторым оценкам, доходы и доли рынка тех компаний, которые перешли на комплексное применение современных цифровых технологий, растут в 3 раза быстрее, чем у тех, кто остался в прошлом, применяет традиционные системы управления.

Выбор программного продукта – это финальный этап более общего процесса: разработки и внедрения в компании системы управления проектами.

Рассмотрим более детально эту комплексную и важную для повышения эффективности управления строительством проблему.

Заодно ответим на вопрос, почему программное обеспечение как таковое – не панацея от всех бед в управлении строительными проектами.

• 1 Что такое автоматизированная информационная система
• 2 Что такое информационная система управления проектами
• 3 Какие задачи решает ИСУП
• 4 Из каких подсистем состоит ИСУП
• 5 Каково предназначение методологической подсистемы ИСУП
• 6 Каково предназначение организационной подсистемы ИСУП
• 7 Каково предназначение информационной подсистемы ИСУП
• 8 Каково предназначение программной подсистемы ИСУП
• 9 Из каких этапов состоит внедрение ИСУП в организации

• 9.1 Похожие статьи

Что такое автоматизированная информационная система

Автоматизированная информационная система (АИС) – это определенная методология управления (отвечает на вопрос «как управлять?»), организационная структура и персонал («кто управляет?»), специальное оборудование и программное обеспечение («каковы инструменты управления?»).

Этот управленческий комплекс предназначен для сбора и обработки данных, а также хранения и передачи информации заинтересованным пользователям. Информация, в свою очередь, необходима им для принятия управленческих решений.
Таким образом, АИС – это система, которая на основе автоматизированной технологии обработки и получения информации используется для оптимизации процессов управления и информационного обеспечения персонала в конкретной деятельности.

Что такое информационная система управления проектами

Информационные системы управления проектами (ИСУП) – это эффективные инструменты автоматизации управления проектной деятельностью на основе использования специального программного обеспечения.

Основные достоинства, преимущества и условия применения ИСУП:

— возможность системной, на единой методологической, организационной, информационной и программной основе, автоматизации процессов управления на протяжении всего жизненного цикла проекта (планирование, исполнение, мониторинг и контроль процессов);

Автоматизацию как инструмент повышения эффективности управления целесообразно применять, если сложность объекта управления (проекта, программы, портфеля проектов) превышает сложность управляющей системы. В противном случае управляющая система может справляться и без такого дорогостоящего инструмента как автоматизация.

Кроме того, не следует автоматизировать хаос, то есть сложившуюся стихийно практику управления, не опирающуюся на регулярные правила, процедуры, стандарты, иначе получится «автоматизированный хаос»;

— существенное повышение управляемости процессов координации проектной деятельности в условиях мультипроектного управления: управления программами, масштабными проектами и портфелями проектов; — возможность интеграции с другими информационными системами и коммуникациями компании.

Информационная система управления проектами сама по себе не решает проблему повышения эффективности управления проектной деятельностью строительной компании, если прежде не создана система управления как таковая (отсутствует методология проектного управления, не создана организационная структура, адекватная задачам проектного управления, отсутствует система информационного обмена).

Именно здесь обычно кроется причина неудачных попыток внедрения программного обеспечения для управления строительными процессами. Автоматизация сама по себе не решит ни одного вопроса, если прежде не создана и не отлажена система управления проектами в компании. Вы просто выбросите деньги на ветер, полагая, что разработка (покупка) современного программного продукта станет панацеей от всех бед.

Какие задачи решает ИСУП

▪ автоматизация всех процессов управления проектом, составляющих стадии инициации, планирования, исполнения, мониторинга и контроля, закрытия, то есть все этапы и стадии жизненного цикла проекта;

▪ создание единого для всех заинтересованных сторон и участников проекта информационного пространства для сбора, обработки, накопления, интеграции, представления, обмена и хранения информации о проектной деятельности и управления ею;

▪ значительное сокращение времени на осуществление коммуникаций (передачи, получения и обмена информацией) на всех уровнях управления проектной деятельностью в организации;

▪ повышение эффективности (оптимизация) большинства процессов управления проектной деятельностью (прежде всего, процессов принятия управленческих решений: менеджеры получают возможность принимать решения быстрее, на основе более полной и релевантной информации);

▪ повышение управляемости и усиление оперативного контроля проектных процессов за счет:

— улучшения координации деятельности участников проекта и заинтересованных сторон;

— совершенствования механизма обратной связи;

— более четкого определения и разграничения ответственности между участниками проектной деятельности.

▪ повышение согласованности действий при реализации процессов управления деятельностью компании, в том числе между проектной и обычной операционной деятельностью;

▪ обеспечение более надежного прогнозирования и планирования проектной деятельности компании;

▪ повышение оперативности и эффективности управления сложными проектами, программами, портфелями проектов при сохранении и повышении качества управленческих решений и действий.

Из каких подсистем состоит ИСУП

Информационная система управления проектами состоит из 4-х управленческих подсистем:

Указанные подсистемы ИСУП объединяются в единый управленческий комплекс на базе специализированной программной среды.

Таким образом, информационная система управления проектами – это не только и не столько даже программное обеспечение, каким бы продвинутым оно не было.

Это, прежде всего, методология управления проектами плюс временная организационная структура, состоящая из компетентных людей, владеющих методологией, плюс система коммуникаций и обмена управленческой (проектной) информацией и только после этого, программное обеспечение, создающее автоматизированную среду управления проектами.

Каково предназначение методологической подсистемы ИСУП

Методологическая подсистема ИСУП – система установленных в организации стандартов, правил, коммуникаций, процедур управления проектной деятельностью, шаблонов проектных документов, вместе составляющих целостное описание метода управления проектами, принятого в данной организации.

То есть методологическая подсистема ИСУП представляет собой адаптированную к условиям организации модель управления проектами, опираясь на которую, команда управления проектом может обеспечить успешное управление проектами в компании.

Любая методология управления проектами, несмотря на многообразие стандартов и методов, в главном опирается на единую общепризнанную систему базовых принципов.

Их правильное системное применение, как многократно показал накопленный опыт, обеспечивает львиную долю успеха в управлении проектной деятельностью.

Каково предназначение организационной подсистемы ИСУП

Организационная подсистема ИСУП – временная организационная структура, на которую, в соответствии с принятой методологией, возложено выполнение функций управления проектом.

То есть, организационная подсистема представляет собой субъект управления проектом – команду управления проектом (КУП). Члены КУП должны владеть методологией управления проектами, принятой в компании, быть погруженными в информационную среду и уметь применять соответствующее программное обеспечение как технический инструмент управления проектами.

Каково предназначение информационной подсистемы ИСУП

Информационная подсистема ИСУП – действующая в компании система сбора, обработки, накопления, интеграции, представления, обмена и хранения информации по проекту.

То есть, информационная подсистема создает в компании единую информационную среду, в которой информация формируется, накапливается, сохраняется и распространяется между участниками и заинтересованными сторонами проекта.

Каково предназначение программной подсистемы ИСУП

Программная подсистема ИСУП – специальное программное обеспечение, создающее автоматизированную среду управления проектами компании.

То есть, программное обеспечение – инструмент автоматизации управления проектной деятельностью в компании, техническое средство управления.

Из каких этапов состоит внедрение ИСУП в организации

1-й этап: оценка существующей практики управления проектами в компании, потребностей и условий управления проектами в компании (оценка «как есть»);

2-й этап: разработка, на основе проведенной оценки, базовых составляющих концепции (методологической, организационной, информационной подсистем) управления проектами в компании (если таковой не имеется в компании);

3-й этап: выбор (привязка, проектирование) программного обеспечения для компании или проекта;

4-й этап: разработка регламента (метода) функционирования ИСУП в компании (предложение «как должно быть»);

5-й этап: тестирование и настройка ИСУП в конкретных условиях деятельности компании (на базе пилотного проекта);

6-й этап: внедрение ИСУП в деятельность компании.

Таким образом, не спешите тратить деньги и время на приобретение того или иного модного программного обеспечения. Создайте вначале систему управления проектами, обучите людей, обеспечьте реальное применение системы на практике, почувствуйте ее эффективность в сравнении с ручным управлением проектами.

Только после того, как такая система создана, отлажена, приносит реальную пользу и вы понимаете, что автоматизация — это инструмент дальнейшего роста эффективности, вот тогда настало время для внедрения программного продукта.

О том, как выбрать программное обеспечение для управления строительным проектом, читайте на нашем сайте здесь.

Успехов Вам, друзья!

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 18

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Источник: drilling-info.ru

Исуп что это программа

Любая система предназначена для решения каких-то задач. Если мы говорим об автоматизированной системе, то это может быть простая автоматизация рутины, или существенное подспорье для руководителя.

Что такое Система управления проектами

Прежде чем разбираться с вопросом «для чего нужна», я предлагаю определиться с терминами:

• Система — множество взаимосвязанных элементов, обособленное от среды и взаимодействующее с ней, как целое (Ф. И. Перегудов, Ф. П. Тарасенко, «Введение в системный анализ»)
• Система управления проектами (СУП) — Свод организационно-методических правил управления управления проектами в рамках организации.
• Информационная система управления проектами (ИСУП) — программный комплекс (программа) обеспечивающий выполнение организационно-методических правил управления проектами в организации и помогающий принимать решения на основе информации хранящийся в программе.

Таким образом, мы дали определения всем частям. Часто в понятие «Система управления проектами» вкладывают именно «Информационную систему управления проектами», но это ошибка. Какая бы хорошей ни была ИСУП она бесполезна без СУП. Потому, что ИСУП — это только система поддержки принятия решений и автоматизации рутины, но правила принятия решений в Организации должны быть определены.

Для чего нужна Система управления проектами

Система управления проектами (СУП) нужна для определения правил игры. Для того, чтобы все понимали как выполнять проекты, как их планировать и анализировать. Система управления проектами — это свод правил, рекомендаций и регламентов который всем понятен все по нему следуют. А когда все согласны с правилами и правила выполняются без приказов сверху, а потому что «здесь так принято», то появляется Культура организации. Таким образом, Система управления проектами может служить основной для появления Культуры.

Для чего нужна Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (ИСУП) нужна для того чтобы помогать принимать решения на основе показателей. Хорошая ИСУП это не только диаграмма Гантта и графики сгорания объема работ, но еще и подсказки и рекомендации: «Что нужно сделать прямо сейчас».

Можно ли Task-Tracker назвать системой управления проектами? — Можно, если все ваши проекты просты и укладываются в формат «делай быстро и сейчас». На каком-то уровне зрелости организации это действительно так. Однако «проекты» — это в первую очередь про Цели и Стратегию организации. А значит хорошая ИСУП должна давать возможность оценить прогресс достижения целей на стратегическом уровне и принять решений по каждой из них.

Какие функции важны для Информационной системы управления проектами

С точки зрения управления проектам мы выделаем следующие ключевые функции ИСУП:

Планирование проектов

План проекта это программирование организации на выполнения определенного алгоритма действий. Человеческий фактор внесет изменения, но когда есть план — есть точка приложения усилий для корректировки.

Возможности анализа прошлого опыта.

Без анализа опыта мы не заметим корреляции между нашими действиями и результатом и будет наступать на те же «грабли».

Сводная и агрегированная информация.

Простые метрики, прогнозы и рекомендации для принятия решений лучше чем медитация над графиком расписания проекта и расчет отклонений.

Возможность учета ограничений о ресурсам.

Если мы говорим об Организации, то у неё всегда есть ограничения по ресурсам а значит нужно выстраивать (программировать) работу организации так, чтобы получить максимальную прибыль с имеющимися ресурсами.

Возможность посмотреть на те же данные с разных углов, с разной детализацией.

Лес не виден за деревьями. Это значит что нужно не просто «свернуть дерево задач», но и увидеть какую-то принципиально новую информацию о проектах, ресурсах. Часто возникает потребность увидеть «тоже самое но с точки зрения персонала» или «с точки зрения денег». И ИСУП должен отвечать на эти вопросы.

Сквозная информация и интеграция

ИСУП может быть реализован не одной программной системой, а несколькими. то что годится инженеру не подходит менеджеру и наоборот. Но в некоторых случаях это может быть интегрированная система где инженеру будет удобно и руководитель сможет принимать решения.

Фокусировка на важном

Хорошая ИСУП должна помогать принимать решения не только на стратегическом и тактическом уровне, но и в рамках каждого дня. Она должна отвечать на вопросы: «Что мне делать сейчас?», «Что мне делать завтра?»

Перечисленные возможности, конечно же есть в BIPULSE, потому что за каждой возможностью стоит обоснование зачем и когда это нужно. И Добавляя новый функционал мы каждый раз продумываем — «А где нужна эта информация?». Поэтому, наши модули расширений появляются не просто, как кнопка на боковой панели, а как полноценная математика, виджеты, колонки в во всех срезах данных.

И все это для ответа на два вопроса:

1. Что мне как руководителю делать прямо сейчас?
2. Что мне как исполнителю делать прямо сейчас?

Источник: bipulse.ru