В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.
Введение
1. Проектирование рациональной системы документооборота
2. Автоматизация работы с документами
3. Автоматизированные рабочие места
4. Электронные офисные системы
Список литературы
Работа содержит 1 файл
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
«ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
«___» _____________ 2011 г.
1. Проектирование рациональной системы документооборота
2. Автоматизация работы с документами
3. Автоматизированные рабочие места
4. Электронные офисные системы
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.
Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
1. Проектирование рациональной системы документооборота
Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключал возвратное движение самих документов[6].
Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.
В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.
В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.
Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например когда документ от руководителя поступает непосредственно к исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату минуя все инстанции и этапы обработки [6].
Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.
Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.
2. Автоматизация работы с документами
Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождением внутренних документов, а также контроль за их исполнением.
Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.
Источник: www.stud24.ru
Контрольная работа — Возможности использования специализированных программ для осуществления документооборота в современных организациях
деятельности организации. От правильности его построения зависят:
оперативность получения доступа к требуемым документам;
сохранность и доступность информации о деятельности фирмы;
эффективность обработки большого количества документов,
проходящих через организацию;
защита деловой и н ф о р м а ц и и о т н е са нк ц ио н и ро в ан н ог о д ос ту па .
Перечисленные факторы влияют на улучшение качества обслуживания
клиентов, даю т возможность руководителю представить целостную картину
состояния бизнес-процессов, повышают результативность управленческих
решений, увеличивают эф фективность использования человеческих
коммуникационных, инвестиционных и других ресурсов.
Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации
приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить
документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы
работы с документами становятся при этом малоэффективными. Можно
выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с
документами ведется традиционным способом:
документы теряются;
ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
накапливается множество документов, назначение и источник которых
тратится масса рабочего вре мени на поиск нужного документа и
формирование тематической подборки документов;
вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы,
затрачивается время на их повторное создание;
много времени тратится на согласование, утверждение документов и их
отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг
местонахождения документов.
Практика доказывает, что внедрение специализированных программных
продуктов документооборота позволяет решить все эти проблемы. Сегодня
интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с
документами неуклонно растет. В разнообразии предложений на рынке
специализированных программ возникают проблемы выбора системы
потребителем, отличия данных программных средств друг от друга, их
систематизация. Эти и другие вопросы подтолкнули меня к выбору
указанной темы.
Целью настоящей работы является изучение и анализ возможностей
использования специализированных программ для осуществления
документационного оборота в современных организациях.
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
— произвести анализ специализированных программ и систем
электронного документооборота популярных российских разработчиков;
— определить возможности использования систем электронного
документооборота (СЭД) в деятельности современных организаций.
3. Сравнительный анализ программных систем документооборота
для автоматизации организаций.
Деятельность современных предприятий невозможно представить без
применения технических средств. С их появлением изменилась технология
создания и обработки документов.
В настоящее время для рационализации управленческих процессов на
предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные
программные средства, предназначенные для полной или частичной
автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще
для решения различных управленческих и производственных задач
используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное
обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама
приобретает офисные программные прод укты, предназначенные для
автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих
материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.
Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так как
для конкретной организации может быть важна не вся совокупность
потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них.
Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её
оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и
документооборота в конкретной фирме
. При этом целесообразно
сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и
использующимися технологиями делопроизводства фирмы. Требуется также
оценка функциональных характеристик систем по их программной
реализации и стоимостным показателям.
В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд
наиболее интересных систем. Рассм отрим преимущества и достоинства
некоторых из них.
http.//www.eos.ru/ — Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.
Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – ко мплексное
решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства
компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение
полностью электронного документооборота в организации.
Система «ДЕЛО» эф фективно используется как в небольших
коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и
ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный
документооборот любого предприятия, в организации любого типа и
повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это
в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля
и масштаба.
На сегодняшний день программ а электронного документооборота
предприятия «ДЕЛО» – сам ая распространенная в России, она фактически
является отраслевым стандартом.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 3000 компаний, учреждений и
организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих
мест составляет более 280 000. Семнадцать субъектов РФ приняли
программы автоматизации орг анов власти различных уровней на баз е
системы «ДЕЛО».
Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»:
— Поддерживает все основные функции в области документооборота
предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные
отчеты, полноценный поиск, списание в дело.
— Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко
передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.
— Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.
— Быстрый ввод информации, которым отличается программа
документооборота, позволяет работать с большим количеством документов,
затрачивая на это минимум времени.
— Эффективные механизмы разграничения доступа различных
пользователей к документам и функциям системы дают возможность
определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.
— СЭД «Д ЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства
позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного»
делопроизводства к современным технологиям управления виртуальными
документами.
— Масштабируемость – система обладает практически неограниченной
возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно
работают от единиц до тысяч пользователей.
«ЗОЛУШКА» — данная электронная канцелярия создана ЗАО «Научно-
Технологическим Центром Института Развития Москвы» (НТЦ ИРМ)
(www.mdi.ru). «ЗОЛУШКА» осуществляет поддержку управленческой
деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства. К
сожалению, в системе присутствует ограничение: система работает в
промышленном режиме при объеме до 20000 зарег истрированных
документов в год
Программно-технологический комплекс «ЗОЛУШКА» обеспечивает:
— регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой
— регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);
— контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и
по исполнителям;
— выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
— поиск лю бого документа (в том числе ответа и повторного) по любому
известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск
по содержанию (названию) документа;
— формирование истории движения документов;
— организацию доступа к электронным копиям документов;
— разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при
регистрации и контроле исполнения документов.
Система электронного документооборота «ЗОЛУШКА» создает единое
информационное пространство, предоставляющее пользователям средства
совместной работы со всеми документами организации: поступающей и
исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-
распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской –
в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни»
документов система должна поддерживать их архивное хранение или
фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на
государственное хранение.
Разработкой российской компании — Cognitive Technol ogies Ltd
( www.cognitive.ru ) является систем а электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов «Е ВФРАТ», которая предназначена для
построения полноценной системы управления бизнес-процессами и
документами организации
Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ»,
позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой
компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система
рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например,
канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в цело м, так и
в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
http://www.cmdsoft.ru/ — Автоматизированные системы управления предприятием.
Система управления документами «ЕВФРАТ» позволяет
автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в
организациях. Среди них можно выделить:
– регистрацию докум ентов по шаблонам реквизитов, выполненным в
соответствии с действующими нормативными материалами;
– контроль исполнения документов;
– передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки
по электронной почте и др.;
– архивное хранение документов и их графических образов, полученных
путем сканирования;
– поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;
– пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод
на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
ОАО «Центр компьютерных разработок», первые продукты которого
появились на рынке в 1991 году, является создателем единой лини
информационных и программных продуктов «Кодекс». В настоящее время в
компании накоплен богатый опыт разработки и внедрения систем
электронного делопроизводства и систем информационной поддержки
принятия решений. Разработанная данной компанией система электронного
делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в
реальных условиях функционирования бумажного документооборота,
поэтому первая ее задача – поддержка и обслуживание бумажного
документооборота.
Вторая задача, которую она позволяет решить – постепенный переход от
бумажного к электронному документообороту, внедрение технологии
применения штрих-кодов при регистрации входящей документации с
последующим пот оковым сканированием документов и авт оматической
привязкой к соответствующим регистрационным карточкам, использование
электронной цифровой подписи при работе с электронными документами
Источник: www.studmed.ru
Основные принципы автоматизации в сфере ДОУ
Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!
220 700 руб.
Консультации по автоматизации документооборота
Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения
Из статьи узнаете, с чего началась автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ), как регулируется постановка системы и как выбрать инструмент для автоматизации ДОУ на примере создания крупной СЭД с помощью программного решения «1С:Документооборот».
Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой
История механизации и автоматизации ДОУ
Успех предприятия зависит от множества параметров:
- области деятельности предприятия;
- используемой бизнес-модели;
- как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
- как решаются финансовые аспекты работы организации;
- каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.
Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.
В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:
- сферой деятельности,
- функциями организации,
- принятыми правилами решения вопросов,
- характером отношений с контрагентами.
Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.
Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.
Базовые понятия ДОУ
Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Нормативно-методическое регулирование ДОУ
Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:
- правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
- организовать движение документов между сотрудниками организации;
- обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.
Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Основные требования к оформлению документов», локальными нормативными актами организации, в том числе Инструкцией или Положением, или Инструкцией по делопроизводству;
- Положениями Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Постановлением Правительства РФ №477 №Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 12 декабря 2019 № 236.
Инструменты автоматизации ДОУ
Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.
Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.
Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.
Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.
Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.
Управление проектами – управление документами и действиями сотрудников в рамках временного предприятия «Проекта».
Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.
Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.
Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).
Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.
Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ
Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.
Важно учитывать реальные потребности в ДОУ на каждом конкретном предприятии, соотнести их с функциональными возможностями программного обеспечения, понять, насколько «решение из коробки» подходит без доработок под решение бизнес-задач предприятия.
Также важно понимать, что СЭД – это не только настроенный программный продукт, но и хорошо продуманная модель работы людей в Организации, обученные для работы в системе сотрудники, знания, которых выведены на уровень навыка работы в программе. Поэтому это всегда сложный проект «Разработка и создание СЭД для организации».
Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.
На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.
В рамках этой статьи мы будем рассматривать программное решение от крупнейшего российского вендора фирмы «1С» с 20-летней историей и широким спектром самых различных программ для бизнеса и государства. Как пример лидерства хочется отметить использование подавляющим количеством российских предприятий программного продукта «1С:Бухгалтерия предприятия». Нереально сложно найти предприятие, в котором не используется этот программный продукт.
Такой же стратегии «спокойно и планомерно» работать на результат, создать эталонный программный продукт для действительно его массового использования в Российской Федерации и за ее пределами фирма «1С» придерживается и при разработке «1С:Документооборот».
Постановка процессов документооборота
Срез каждого рабочего процесса компании. Рекомендации по оптимизации ресурсов и снижению рисков
Источник: wiseadvice-it.ru