Использование программы Microsoft excel в профессиональной деятельности

Краткое определение и понятие электронной таблицы Excel.

Краткое описание возможностей Excel.

Описание «полезности» Excel для практической деятельности психолога.

Основная часть

Электронные таблицы Excel. Их использование в профессиональной деятельности.

Редактор электронных таблиц Excel является самым популярным приложением пакета Microsoft Office. Именно данный редактор позволяет нам без особых усилий создавать и редактировать всевозможные таблицы данных, обрабатывать, сортировать и фильтровать значения введённых данных, создавать всевозможные презентации информации, строить различные наглядные графики и диаграммы; именно excel позволяет сокращать множество рутинных операций, и в то же время производить сложные расчёты с использованием различных видов функций (финансовых, математических, логических, аналитических и пр.)

Итак, что же представляет собой электронная таблица: Таблица – это совокупность данных, которые систематизированы и разнесены по графам (по строкам и столбцам). Элемент таблицы, находящийся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. Основное достоинство электронных таблиц заключается в простоте использования средств обработки данных. Работа с электронными таблицами, не требуя о пользователя специальной подготовки, представляет средства анализа данных и создания формул расчёта.

Вебинар: «Использование MS Word и MS Excel в профессиональной деятельности педагога»

В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, дату и время, формулы, рисунки, диаграммы и т.д. С данными можно производить операции при помощи специальных функций.

При запуске Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные. Так, в одной книге, например, можно разместить данные тестирования по разным людям. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, на пересечении которых расположены ячейки, непосредственно хранящие информацию.

Кроме операций над собственными данными Excel позволяет выполнять импорт данных из других приложений и источников.

Вводимая информация может быть обработана с помощью таких средств:

• построение графиков и диаграмм;
• создание сводных таблиц, которые упрощают представление сложных данных;
• группировка данных, чтобы затем при необходимости эти данные можно было свернуть или развернуть;
• автоматического расчёта промежуточных и общих итогов;
• формирования данных, в том числе с использованием различных стилей и тем, а также условного форматирования;
• различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
• получения выборки данных, удовлетворяющих определённым критериям, посредством сортировки и фильтрации;
• использования наборов потенциально готовых результатов, которые при работе с документами значительно упрощают работу пользователя.

Так чем же Excel может быть полезным в деятельности психолога? Можно с полной уверенностью сказать, что возможности Excel для психолога обширны и разнообразным, так как данная программа позволяет:

«Профессиональное использование программы Microsoft Excel»

• автоматизировать отдельные этапы подготовки отчёта, обработки тестов с помощью отдельных функций, например, автоматическое определение тех или иных уровней, включая «группу риска», на основе введённой информации;
• создавать готовые системы тестирования и обработки результатов тестирования, применяя группы функций.

Итак, рассмотрим некоторые отдельные возможности автоматизации деятельности психолога с помощью различных функций, заложенных в Microsoft Excel:

— Excel позволяет автоматически сравнивать ответы участников тестирования с ключом и присваивать на основании сравнения соответствующие баллы;

— Excel дает возможность производить автоматический подсчёт суммы баллов (за счёт суммирования всех ответов по определённому показателю или по тексту в целом). Так, например, программа позволяет подсчитывать итоговый балл как по уровню выраженности тревожности в рабочем коллективе в целом, так и по отдельным параметрам: страху быть уволенным, страху быть депремированным или страху невыполнения порученных обязанностей. Кроме того, есть возможность определить и общий бал по шкале лжи, если есть такая необходимость;

— Excel способен автоматически присваивать тот или иной уровень выраженности определённых параметров на основе имеющегося числового значения;

— Excel позволяет определять среднее значение по выборке, рассчитывать процентную представленность тех или иных уровней, значений, факторов и другие функции, необходимые для проведения статистического анализа;

— Excel позволяет автоматически представлять результаты диагностики в графической форме: в виде графиков, диаграмм;

— Excel позволяет автоматически структурировать данные по различным категориям, в том числе формировать «группы риска»;

— с помощью Excel можно составлять всевозможные рейтинги, например рейтинг лидера коллектива;

— Excel представляет различные возможности автоматического оформления данных, например окрашивание определённых ячеек;

— Excel дает возможность формировать в автоматическом режиме итоговые отчёты по выборке;

— Excel позволяет в автоматическом режиме формировать индивидуальные протоколы на каждого сотрудника. Так, благодаря функции «Индекс» появляется возможность, меняя только его порядковый номер в списке, автоматически получать индивидуальный протокол по итогам прохождения теста тем или иным субъектом.

Знание Excel, просто необходимо психологу так как разработано довольно много инструментов деятельности психолога, реализация которых требует знания данного продукта. Так, к примеру, существует более 40 психологических методик (психодиагностические методики – это специфические психологические средства. Поскольку их используют в практических целях, они должны быть качественными настолько, насколько это возможно, чтобы исключить ошибки в диагнозе. Поэтому к психодиагностическим методикам предъявляются особые требования, они разрабатываются по определенным правилам и проверяются по ряду критериев), реализуемых с помощью электронных таблиц Excel. Приведём примеры вышеуказанных методик:

1. Методика MMPI (минимульт) (Excel)
2. Тест Басса и томаса (диагностика конфликтности) (Excel)
3. Методика Басса-Дарки (диагностика агресивности) (Excel)
4. Тест Кеттелла (форма С) (Excel)
5. Методика Лири (Excel)
6. Комплекс методик Лири-Шмишек-Штур (Excel)
7. Методика личностного дифференциала (Excel)
8. Методика А.Н. Лутошкина «Эмоциональная цветопись» (Excel)
9. Тест Роджерса (ценностные ориентации) (Excel)
10. Тест СЖО (смысло-жизненные ориентации) (Excel)
11. Социометрия (Excel)
12. Тест-опросник самоотношения Столина (Excel)
13. Методика Фанталовой, направленная на определение уровня соотношения «ценности» и «доступности» в реальных жизненных сферах (Excel)
14. Тест Томаса (Excel)
15. Шкала тревоги Спилбергера (Excel)
16. Диагностика акцентуации Шмишека (Excel)
17. Комплекс тестов: диагностика акцентуаций Шмишека и Экспертная оценка стиля организаторской деятельности (модифицированный вариант А Н Лутошкина символической оценки стиля или почерка организаторской деятельности) (Excel)
18. Методика Карьерные якоря Э.Шейна (Excel)
19. Диагностика состояния агрессии Басса-Дарки (Excel)
20. Диагностика мотивации в работе по Херцбергу (Excel)
21. ИТО-Индивидуальный типологический опросник Л.Н. Собчик (Excel)
22. Корректурная проба Бурдона (Excel)
23. Методика диагностики уровня эмоционального выгорания В.В.Бойко (Excel)
24. Модифицированная форма B опросника FPI (Excel)
25. Морфологический тест жизненных ценностей (Excel)
26. Обработка социометрических исследований (Excel)
27. Определение согласованности семейных ценностей и ролевых установок в супружеской паре (Excel)
28. Опросник для оценки проявлений профессиональной дезадаптации (Excel)
29. Опросник личностных ориентации Э. Шострома (Excel)
30. Опросник диагностики межличностных отношений (Excel)
31. Опросник диагностики невротических расстройств (ОНР — BVNK) (Excel)
32. Опросник терминальных ценностей (И. Г. Сенин) (Excel)
33. Самоактуализационный тест (САТ) (Excel)
34. Теппинг-тест (Excel)
35. Тест Басса-Дарки_Диагностика профессиональной мотивации (Excel)
36. Тест Кеттелла (105) (Excel)
37. Тест Кеттелла (187) (Excel)
38. Определение типа личности и вероятностных расстройств данного типа (Дж. Олдхэм, Л. Морис) (Excel)
39. Тест Пирамида потребностей личности по Маслоу (Excel)
40. Тест Смекала-Кучера (диагностика направленности личности) (Excel)
41. Многоуровневый личностный опросник Адаптивность (МЛО) (Excel)
42. Диагностика интеллекта (Excel)
43. Построение графика по тесту MMPI (566) (Excel)
44. Тест диагностики Акцентуации 13f чертова дюжина (Excel)
45. Тест психологических защит Гребенникова (Excel)
46. Тест Формула темперамента (Excel)
47. Тест измерения креативности по Вильямсу (Excel)
48. Автоматизация создания и обработки учебных тестов в MS Excel (Excel)

Видя такую массу существующих методик, вопрос о необходимости освоения психологами электронных таблиц, отпадает сам по себе, приходит чёткое понимание того, что нужно не только знать, но и постоянно отслеживать и изучать весь постоянно расширяющийся спектр возможностей и инструментов Excel.

Итак, какие же плюсы дает использование электронных таблиц Excel профессиональной деятельности психолога и почему можно смело сказать что Excel стоит на службе у психологов:

1. Сокращение затрат:

• исключить необходимость распечатки бланков (экономия бумаги).;
• сократить рабочее время, затрачиваемое на обработку результатов (экономия человеко-часов;
• оптимизировать деятельность, сократив повторяющиеся, рутинные, малопродуктивные операции: один раз затратив определенное время на разработку инструментария, можно сэкономить силы в последующем;
• минимизировать время обследуемых;
• снизить вероятность ошибок за счет нивелирования влияния «человеческого фактора»;
• повысить собственную «мобильность»: данные в электронной форме легко переносить на сменных носителях, отправлять по почте и т. д.
• повысить «управляемость» процессом диагностики: автоматизированный процесс можно гибко изменять, корректировать, настраивать с учетом изменившихся обстоятельств (и просто — «под себя»).

2. Получение возможности управления процессом тестирования:

• видоизменять «неработающие вопросы» (при соответствующей подготовке), добавлять нужные;
• понимать, как проходит тестирование, контролировать ход процесса;
• видоизменять, разрабатывать новые варианты отчетов, диаграмм, таблиц и т. д.
• гибко подходить к анализу данных — по каждому испытуемому, по отдельным группам, по компании в целом;
• не тратить время на ответы на традиционные вопросы новичков: «Как обрабатывать результаты?» — лучше всего, если они «сами» будут обрабатываться.

На самом деле, подобная работа не так уж сложна, ее вполне по силам освоить любому опытному пользователю компьютера — не обязательно быть программистом.

Источник: www.referat911.ru

Использование MS Excel в профессиональной деятельности

Приложение 5 Карточка 5. Выбор программы MS Excel. Microsoft Excel является широко распространенной компьютерной программой, с помощью которой производятся расчеты, составляются таблицы и диаграммы, вычисляются простые и сложные функции. Эта программа входит в пакет Microsoft Office.

Электронная таблица является основным средством, которая используется для обработки и анализа цифровой информации с помощью средств вычислительной техники, Особенность программы заключается в том, что она позволяет осуществлять сложные расчеты. То есть в процессе вычисления одновременно можно оперировать данными, которые располагаются в разных зонах электронной таблицы и при этом связаны определенной зависимостью.

Выполнение таких расчетов осуществляется благодаря возможности введения различных формул в ячейки таблицы. После выполнения вычисления результат будет отображаться в ячейке с формулой. В доступном диапазоне формул находятся разные функции – от сложения и вычитания до вычислений, связанных с финансами или статистикой.

Excel может применяться при выполнении финансовых расчетов, учете и контроле кадрового состава той или иной организации, в построении и обновлении графиков, которые основаны на введенных числах, что делает эту программу популярной среди бухгалтеров и экономистов. При этом программа отличается понятным интерфейсом и удобством использования. Microsoft Word.

Является одной из самых востребованных программ современности, из используемых в офисной работе. Будучи текстовым редактором, она позволяет существенно облегчить работу по написанию текстов. Ведение корреспонденции, обработка текста, создание деловой и официальной переписки – все это стало проще проводить благодаря Microsoft Word.

Выгодными особенностями программы являются ее функциональность и простота использования, благодаря чему даже неопытный пользователь способен легко разобраться в ней. Microsoft Word обеспечивает простое и удобное форматирование текстового файла за счет продуманных инструментов и понятного интерфейса.

Благодаря широкому спектру функций текстовый процессор Microsoft Word напоминает настольную издательскую систему. Среди функциональных возможностей программы можно отметить: ­ наличие целого ряда шрифтов разного размера и начертания символов; ­ наличие способов выделения текста; ­ возможность установить параметры абзацев, междустрочные интервалы; ­ возможность проведения автоматической проверки правописания, подбора синонимов; ­ автоматическая нумерация страниц и переносы слов на новую строку; ­ возможность создания таблиц и гипертекста со ссылками и многое другое.

Таким образом, программа Microsoft Word – это самый удобный вариант для создания текста и его последующего форматирования с возможностью гибкой настройки шрифта, стиля написания, оформления самой страницы. Microsoft Access. Относится к системам управления базами данных, ориентированными на рядовых потребителей.

Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с базой данной: создание, редактирование и обработка данных. Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки. Работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность.

Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access: ­ таблицы ­ главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов ­ это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы ­ поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы; ­ формы ­ вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться.

Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных; ­ запросы ­ результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде; ­ отчеты ­ документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах; ­ схема ­ описание архитектуры связей многотабличной базы данных; ­ макросы и модули ­ объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться. Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA ­ встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.

Использование MS Excel в профессиональной деятельности

Использование MS Excel в профессиональной деятельности

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

Источник: znanio.ru

ТОП возможностей Excel для бизнеса

Зачем современному бизнесу, в распоряжении которого десятки вариантов «умных» систем автоматизации, обучать свой персонал использованию Microsoft Excel? Казалось бы, сама программа едва ли не ровесник компьютера, и давно обрела статус некоего улучшенного калькулятора. На смену ей пришли многие другие узкоспециализированные программы.

И здесь сразу пять «НО» в пользу старого-доброго Excel:

1. именно Excel, а не его многочисленные аналоги, установлен практически в каждом офисе по всему миру и потому не будет проблем в обмене данными с партнёрами по бизнесу;
2. приложение гораздо доступнее большинства альтернатив, цена которых далеко не всегда оправдывает их эффективность (а если добавить платные обновления, маленькому бизнесу становится совсем невыгодно их применять);
3. если использовать электронные таблицы правильно, их возможности становятся куда шире, чем даже у самого «умного» калькулятора;
4. приложение отлично интегрируется с популярными майкрософтовскими «коллегами»: MS Project, Power BI, а его функционал резко возрастает путём подключения дополнительных надстроек: Power Query, Power Pivot и DAX.
5. и наконец Excel популярен — ему обучают в школах и ВУЗах, большой выбор курсов повышения квалификации и наконец обилие форумов и видеоуроков в Интернет, посвященных этой программе — так что проблем с компетентностью кадров точно не будет.

На деле грамотное использование программы даёт не только быстрый подсчёт важных цифр. Это система автоматизации процессов, органайзер, способ перехода на электронный документооборот, ПО для профессионального анализа в одном «лице».

Как предприятие может использовать знания, которые даёт программа обучения MS Excel? Зависит от содержания этой программы и задач этого предприятия. Предлагаем рассмотреть самые востребованные способы «приложения» знаний MS Excel в корпоративном секторе.

Хранение данных в Microsoft Excel

Самый очевидный вариант использования возможностей Excel – обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.

Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.

Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.

Наглядность и визуализация данных

Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но вначале стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel – его встроенных возможностях облекать данные в нужные формы. Таблицы – первичные (сбор информации) и сводные – в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.

Кроме наглядности, MS Excel даёт ещё и визуализацию – представление данных в графических формах: графиках; диаграммах – простых, комбинированных, саморасширяющихся; гистограммах.

Очень удобно именно для бизнеса, что Excel связан с другим модулем из пакета Microsoft Office – PowerPoint. В него для презентации на итоговом корпоративном собрании или представления начальству можно переносить готовые таблицы, графические данные. Причём взаимная интеграция программ оставляет возможность сохранить связи между источником и готовой презентацией, когда при изменении данных в таблицах Excel они автоматически актуализируются и в PowerPoint.

Потенциал Excel в сфере менеджмента

Все 4 функции классического менеджмента можно реализовать, используя инструменты Excel:

1. Планирование – через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа – менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро, это очень важная опция.
2. Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов – всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel от учебного центра «Альянс».
3. Мотивация – ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
4. Контроль. С помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями – сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.

В списке наиболее полезных менеджеру опций Excel – выборка и проверка данных. Первая реализована через фильтры (в том числе расширенные) в таблицах, а также через сами сводные таблицы.

Проверку данных можно установить на ячейки. И снизить вероятность ошибки в расчётах, не прилагая никаких усилий (не говоря о финансовых вложениях), просто уменьшив вероятность неправильного ввода информации.

Аналитические возможности MS Excel

Наконец, обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Потому что программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:

• она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
• консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
• подводит итоги за секунды;
• применяет логические функции (не нужно для стандартных расчётов каждый раз вводить вручную формулы).

В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчёты и перенос информации осуществляет программа, у которой не бывает «посмотрела не туда»).

А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически. То есть за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро, это буквально спасает. В остальных случаях (если торопиться особо некуда) это все равно важно, потому что даёт объективное конкурентное преимущество.

Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют (просто потому что не умеют):

• тенденция;
• рост;
• скользящее среднее;
• линия тренда;
• предсказ.

Можно строить прогнозы на определённый период (анализировать перспективы инвестиционного проекта, например), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.

Возможности VBA для автоматизации

Что есть автоматизация? Это делегирование машине рутинных повторяющихся функций на основании динамически вводимых данных. Плюс, организация сообщения между подразделениями фирмы, которые эти данные вводят.

Здесь есть инструменты для реализации всех перечисленных задач. Макросы создаваемые в Excel позволяют использовать его как связующее звено между разными отделами предприятия.

VBA и макросы применяются как способ обработки по-настоящему больших объемов информации в считанные минуты. Исключив ошибки и сняв с персонала до 80% рутинной работы.

Использование в области защиты информации

Наконец, защита корпоративных данных – одна из приоритетных задач современного бизнеса. В Excel эта возможность тоже реализована. Приложение позволяет запаролить папки и даже отдельные ячейки таблиц. Или предоставить доступ к заполнению ячеек конкретным сотрудникам, согласно лимитам их полномочий.

Исходя из сказанного, становится очевидным — приобретение для организации всего лишь одной (далеко не самой дорогой) офисной программы, потенциально заменяет покупку многочисленных узкоспециализированных приложений. Чаще всего корень проблем не в моральном устаревании Excel, а в неумении персонала компании им пользоваться. А с данной проблемой отлично справляются опытные преподаватели курсов «Альянс», уже много лет обучающие Excel сотрудников организаций по всей России.

Источник: kursy.courses