Использование программ на предприятии

Инвентаризация — довольно скучный и долгий процесс, требующий от сотрудников внимательности и точности. Ведь даже незначительные ошибки приводят к тому, что теряют имущество компании, дорогую продукцию начинают продавать по заниженной стоимости, или в момент сбора заказа не находят обещанные покупателям товарные позиции. Минимизировать вероятность ошибки и снизить влияние человеческого фактора поможет использование штрихкодов и терминалов сбора данных (ТСД) с предустановленными специальными программами для инвентаризации.

В статье подробно рассмотрим, как выбрать подходящее под ваши задачи техническое решение и автоматизировать процесс учета продукции и основных средств (ОС) на предприятии, какое оборудование и программы контроля использовать для проведения инвентаризации, стоит ли устанавливать сторонний софт или обойтись уже имеющимся товароучетным ПО.

Автоматизируем инвентаризацию в вашей компании! Бесплатная консультация

20 бесплатных сервисов для бизнеса, которые нужно знать, чтобы не платить за то, за что не платят

Функциональность и особенности программ для инвентаризации товара и основных средств (ОС)

С компаниями, работающими в сферах оптовой и розничной торговли, производства продукции или логистики, все предельно ясно, — здесь проводят ревизию товарных остатков с той периодичностью, которую предусматривают внутренние правила предприятия. Это делают для того, чтобы узнать точное количество остатков ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на складе или в торговом зале, выявить пересортицу продукции, подтвердить факт кражи или порчи товара.

Инвентаризация основных средств — обязательная процедура, которую все без исключения организации должны проводить не реже одного раза в три года. При этом для каждой учтенной позиции указывают не только наименование и стоимость, но и материально ответственных лиц, а также место хранения или размещения ОС.

Кроме того, ревизия основных средств предусматривает не только количественный, но и качественный учет. То есть в документах, сформированных после инвентаризации, отражается не только наличие или отсутствие имеющихся ОС, но и их техническое состояние и изменение балансовой стоимости. Особенности инвентаризации основных средств предприятия, а также предъявляемые к ней жесткие требования должны учитываться в программе, которую используют на предприятии при проведении ревизии.

Но прежде чем перейти к отличиям учетного софта для товаров и для ОС, рассмотрим, что в целом должна уметь программа для проведения инвентаризации:

• Ввод, редактирование и сохранение данных — возможность вносить изменения в базу данных (БД) непосредственно в процессе проведения инвентаризации, а не после ее окончания.
• Оперативная идентификация ТМЦ и ОС — полные сведения о продукции или имуществе компании должны отображаться сразу после введения инвентарного номера или считывания штрихкода, RFID-метки.
• Автоматическое формирование инвентаризационных ведомостей и другой предусмотренной документации — программа должна самостоятельно создавать необходимые отчеты, не требуя при этом непосредственного участия пользователя.

Если инвентаризацию проводят несколько сотрудников компании (или кроме учета ТМЦ в этот же момент выполняются другие действия с сохраненными в программе сведениями), то используемое ПО (программное обеспечение) должно позволять одновременно работать с одними и теми же номенклатурами.

Быстрое обучение 1С — урок №1

Urovo DT40

Chainway C66

Newland MT90 Orca

Отличия программ для инвентаризации товаров и для учета ОС

К учету основных средств (фондов) действующие нормативные документы предъявляют более жесткие требования, чем к плановой или внеплановой ревизии товаров на складе, в магазине или на производстве. Следовательно, и программа для учета ОС должна предусматривать проведение инвентаризации в полном соответствии с установленными правилами.

Согласно требованиям, предъявляемым к инвентаризации объектов основных фондов ( Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995* ), при учете ОС в формируемой после проведения инвентаризации документации нужно отображать:

• их балансовую стоимость;
• технические и эксплуатационные характеристики;
• обесценивание и изменение стоимости;
• перевод в другую категорию;
• поступление и списание.

Использование специализированного ПО, которое предусматривает отображение в формируемых документах характеристик объектов основных фондов (ОФ), поможет не упустить важные сведения при учете ОС и точно внести в ведомость необходимые данные.

Проведение инвентаризации с помощью программ от компании Сканпорт

До недавнего времени учет инвентаря и других объектов ОС проводили исключительно вручную без использования программ. Но это занимало большое количество времени и зачастую сопровождалась критическими ошибками из-за необходимости ручной обработки огромного объема информации. Внедрение программных средств учета позволило сократить нагрузку на материально ответственных сотрудников, что привело к экономии их рабочего времени, а также к минимизации возможных неточностей благодаря исключению влияния человеческого фактора на аналитику.

DM.Invent — это программный продукт, разработанный для проведения инвентаризации объектов ОФ в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. Также пользователям ПО доступны систематические бесплатные обновления, которые позволяют соблюдать актуальные требования (предъявляемые к инвентаризации ОС) даже после изменения действующих нормативно-правовых актов.

ПО DM.Invent устанавливают на терминалы сбора данных (ТСД), смартфоны или планшеты под управление ОС Android версии 4.0 и выше, а также интегрируют с товароучетными программами, в том числе с 1C. Возможности DM.Invent:

• многопользовательский доступ — каждый сотрудник входит в программу под своей учетной записью, что позволяет точно отслеживать его действия в приложении;
• учет ТМЦ путем считывания штрихкодов или RFID-меток (при использовании версии DM.Invent RFID), также в ПО предусмотрен ручной ввод инвентарных номеров;
• добавление фотографий объектов основных фондов — это позволяет не только указать причину изменения характеристик ОС, но и прикрепить изображения, подтверждающие это;
• создание и отправка на печать этикеток со штрихкодами или иными данными, при помощи которых на предприятии маркируют объекты учета;
• отображение план-факта учета объектов основных фондов с цветовым выделением активных позиций, что позволяет отслеживать ход проведения инвентаризации;
• назначение мест хранения или установки оборудования и пр., также можно к каждой единице ОС указать разных материально ответственных лиц;
• инвентаризация малоценных объектов учета с возможностью указания их количества;
• «пакетная» передача — выгрузку информации в базу данных (БД) предприятия осуществляют как по Wi-Fi, так и посредством подключения оборудования к ПК или ноутбуку через USB-порт.

При использовании программы для инвентаризации товара или объектов ОС, промаркированных RFID-метками, пользователи могут искать интересующие их объекты учета с помощью звукового или визуального оповещения: чем ближе подойти к нужному идентификатору, тем интенсивнее станут сигналы.

Еще одно программное решение от компании Сканпорт — ПО DataMobile. Подходит как для инвентаризации продукции или ОС, так и для автоматизации складского учета в целом. Программа позволяет:

• вести учет ТМЦ по серийным номера, штрихкодам или RFID-меткам (в версии DataMobile RFID);
• идентифицировать продукцию и проверять соответствие информации о ней;
• организовывать адресное хранение товаров;
• следить за приемкой, отпуском и перемещением товарных позиций;
• формировать отчетную документацию по заданным шаблонам, а также редактировать их непосредственно в ТСД;
• следить за комплектацией товаров при отгрузке и/или хранении;
• учитывать несколько штрихкодов на одной продукции;
• добавлять непосредственно из терминала новые товарные позиции в номенклатуру товароучетного ПО;
• загружать шаблоны этикеток, формировать идентификаторы и отправлять их на печать с ТСД.

ПО DataMobile представлено в нескольких версиях: Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite и Online. Каждая из них имеет свой набор функций, который соответствует предприятиям с определенными типовыми задачами. К примеру, для инвентаризации и анализа работы большого склада потребуется расширенная версия программы, в то время как для магазина формата «у дома» будет достаточно DataMobile Стандарт.

Кроме того, компания Сканпорт предлагает готовые решения для автоматизации учета алкогольной продукции — DataMobile ЕГАИС, маркированных товаров — DataMobile Маркировка, продукции с RFID-метками — DataMobile RFID.

Программные решения DataMobile и DM.Invent имеют параметрические настройки и не требуют от пользователя знаний основ программирования или других специфических навыков. Для того чтобы начать работать с ПО, достаточно поставить «галочки» возле нужных параметров и сохранить внесенные изменения.

Подскажем, какая версия DataMobile подойдет под ваш бизнес.

Какие программы и оборудование нужны для инвентаризации склада

Автоматизация учета ТМЦ на складе, в магазине, в торговом центре или на другом предприятии — это, по сути, замена ручной сверки идентификаторов продукции или ОС на их считывание и проверку при помощи мобильных устройств (ТСД, смартфонов, планшетов и пр.). Следовательно, только программного обеспечения для внедрения подобных решений будет недостаточно.

Если в целом рассматривать, как сделать инвентаризацию автоматизированной, то говорить нужно не только о специализированных программах, но и об оборудовании, которое позволит это ПО применять. Этапы внедрения системы автоматизированного учета ТМЦ:

1. Создание БД. В базу данных вносят все объекты, которые подлежат учету на предприятии. Это могут быть как основные средства и малоценные товарные позиции, так и поступающая или производимая продукция.
2. Маркировка. Если в компании еще нет базы данных маркированных ТМЦ, то именно нанесение идентификаторов на все нужные объекты будет самым трудозатратным этапом внедрения автоматизированного учета.
3. Сканирование идентификаторов. На этом этапе нужно считать все штрихкоды или RFID-метки (если именно они используются для маркировки) и удостовериться, что фактическая информация соответствуют сведениям в БД.

Для того чтобы точно выполнить все перечисленные этапы, кроме сервера, на котором будет храниться база данных, понадобится ТСД или считыватель кодов, подключенный к смартфону или планшету, и принтер для печати этикеток (если используется штрихкодирование). Для работы с RFID-метками потребуются сами радиочастотные идентификаторы с предварительно внесенной в них информацией и специальные считыватели.

После создания базы данных и маркировки всех ТМЦ для считывания и работы с информаций нужно на ТСД или другое мобильное устройство установить специализированное ПО, которое будет сверять коды с информацией из БД.

Если на предприятии много однотипных объектов ОФ, то для их маркировки зачастую используют RFID-метки. Это позволяет за секунды считывать все радиочастотные идентификаторы с объектов в помещении и значительно экономить время при проведении инвентаризации.

Как выбрать программу для инвентаризации на устройство с ОС Андроид

Сначала нужно определиться, какое оборудование будет использоваться на предприятии. Только после этого переходить к поиску способного работать с выбранными устройствами ПО, которое облегчит и ускорит учет ТМЦ.

Одно из преимуществ программ для инвентаризации, устанавливаемых на устройства под управления ОС Андроид, — возможность применения как на смартфонах, так и на ТСД. Благодаря этому на начальных этапах работы компании вы можете приобрести лишь интересующее ПО и установить его на собственный мобильный телефон или планшет, а с развитием бизнеса — купить подходящий по параметрам ТСД на базе ОС Android и переустановить на него выбранный софт. В этом случае не придется два раза покупать ПО и после смены оборудования повторно разбираться в настройках нового приложения. При выборе софта обратите внимание на следующие характеристики:

• Скорость и качество считывания штрихкодов. Учитывайте, что сканирование идентификаторов с помощью камеры смартфона занимает больше времени, чем при использовании ТСД и специальных считывателей.
• Способ учета товарных позиций и объектов ОФ. Режим потокового сканирования предусматривает считывание идентификаторов с каждой единицы продукции или оборудования. Возможность ручного учета позволяет самостоятельно вводить количество идентичных товаров или основных средств.
• Способ выгрузки собранной информации. При больших объемах работы важна простота и скорость обмена данными между ТСД или смартфоном, БД и товароучетной программой (при ее использовании). Кроме того, форматы файлов, с которыми работает каждый из программных элементов, должны совпадать.
• Язык интерфейса. Даже если владелец бизнеса свободно говорит и читает на английском, приобретать все равно стоит русифицированное ПО. В противном случае велика вероятность, что ответственный за проведение инвентаризации сотрудник не сможет разобраться с управлением и настройкой программы.
• Техническая поддержка пользователей. Важно, чтобы разработчики приложения предоставляли возможность связаться с ними по телефону, электронной почте или другим способом. Это облегчит настройку ПО и поможет оперативно решать проблемы, возникающие в процессе работы с новым софтом.

Если вы планируете использовать для ревизии ТМЦ смартфон с подключенным к нему внешним сканером, то убедитесь, что программа позволяет это сделать. Учитывайте, что некоторые продукты можно использовать только с USB-считывателями или со сканерами, подключенными через Bluetooth.

Источник: scanport.ru

X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2018

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ В ФИНАНСОВОЙ РАБОТЕ РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Шевня М.С. 1
1 Южный федеральный университет, Ростов-на-Дону
Работа в формате PDF

Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF

Проведен анализ исследований программных продуктов для автоматизации финансовой работы предприятий. Выявлены особенности российского потребителя на рынке программ для финансового менеджмента, рассмотрены наиболее популярные варианты.

Ключевые слова: Финансы, финансовый менеджмент, автоматизация, программные продукты, Феникс, Парус, Галактика, 1С

Финансовый менеджмент предприятия (фирмы, корпорации) представляет собой сложный процесс управления денежными потоками, отношениями, ресурсами и т.д. Ключевая роль финансов в экономике предприятий выделяет функции управления ими в самостоятельную сферу деятельности. Эффективность финансовой работы достигается комплексной взаимосвязью всех функций и стадий процесса управления предприятием, которые не могут быть реализованы без информационных технологий. Организация технологий финансового менеджмента должна учитывать системность, а также ситуационную специфику управления финансами.

Наиболее слабым звеном во всех объектах финансового менеджмента является организация сводной системы управленческого учета, в частности, стратегического планирования, взаимоувязки стратегических и текущих планов; расчета финансового и операционного рычагов, точек безубыточности и потоков денежных средств; анализа и оценки управления оборотным капиталом, анализа информации по уровню издержек основных конкурентов. Следует отметить, что должен учитываться весь набор показателей, как поступающих из внешних источников, так и формируемых внутри предприятия. Среди показателей, формирующихся внутренними источниками, необходимо отметить те, что характеризуют финансовое состояние и результаты финансовой деятельности по объекту в целом; финансовые результаты деятельности отдельных подразделений объекта, и нормативно-плановые показатели, связанные с финансовым развитием фирмы.

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. Разработка и создание информационных систем является первоочередной задачей автоматизации управления финансами на любом предприятии. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку информационных систем, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой. Развитие информационных технологий привело к тому, что информационным системам приходится постоянно модернизироваться, изменяться в сфере законодательства, бухгалтерского учета, анализа финансовых показателей и прочее.

Автоматизация управления финансами позволяет значительно повысить качество работы, ускорить ее, в частности, по следующим направлениям:

1. Бизнес-процессы управления финансами содержат большое количество рутинных расчетов (сведение исходных данных подразделений в текущем финансовом планировании, расчет остатков денежных средств в Платежном календ ре и т.п.), ручное выполнение которых требует значительного времени и порождает ошибки. Автоматизация позволит устранить ошибки расчетов и сократить их сроки.

2. В процессе текущего финансового планирования производится подбор вариантов, перепланирование связанных показателей, коррекция связанных планов; при ручной работе часто не остается времени для нахождения оптимального варианта, планирование останавливается на первом непротиворечивом плане. Автоматизация, снизив время подготовки варианта, позволит выработать множество вариантов и провести их сравнительный анализ.

3. Процесс управления задолженностью в связи с большим объемом анализируемых данных по договорам часто ограничивается “посмертным” анализом фактического состояния расчетов с контрагентами за прошедший период; автоматизация, в числе прочего, учета договоров позволит делать прогноз состояния задолженности и вырабатывать превентивные меры по его улучшению.

4. Оперативное планирование и управление платежами при ручной работе из-за большого числа пересчетов часто ограничиваются заданием и контролем лимитов оплаты на небольшой период, например неделю; не ведется, как правило, и ежедневный пересчет Платежного календаря с анализом дней потери ликвидности и оптимизацией. Автоматизация позволит поднять этот процесс на гораздо более высокий уровень.

В целом, автоматизация управления финансами дает руководителю мощный инструмент прогнозирования, выбора вариантов и анализа будущего финансового состояния предприятия, мониторинга его текущего состояния для принятия своевременных и адекватных управленческих решений.

В настоящее время при решении задач фундаментального анализа специалисты вынуждены использовать несколько типов программных продуктов. Среди программных продуктов финансового анализа наибольшее развитие получили программы итогового и прогнозного финансового анализа. Программные продукты, используемые в качестве инструментария содействия финансовых решений, можно разбить на следующие группы:

комплексные системы управления предприятиями;

пакеты для решения задач фундаментального анализа;

пакеты для решения задач технического анализа;

статистические и математические пакеты программ;

системы искусственного интеллекта (ИИ).

Следует заметить, что такое деление крайне условно, так как одни программные средства смогут сочетать в себе свойства и возможности сразу нескольких выделенных групп, а другие могут быть ориентированными на реализацию лишь ограниченных специализированных задач.

Наиболее используемыми являются комплексные системы управления предприятием. Они нацелены на применение в однотипных вычислительных сетях, реализованы на базе структуры «клиент-сервер», позволяют обрабатывать информацию в режиме настоящего времени большому числу пользователей, обладают качественным графическим интерфейсом, реализуют интеграцию с другими известными программными продуктами на степени обмена данными. Программное обеспечение аналогичных систем обязательно включает особые модули или подсистемы, обеспечивающие помощь в управления финансами предприятий. Это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения, которым охвачено несколько тысяч фирм.

К таким специализированным программным продуктам можно отнести:

1. Корпоративную информационную систему «Флагман» − разработка российской компании «ИНФОСОФТ». Предназначена для комплексной автоматизации управления предприятиями, холдингами, корпорациями. Система состоит из контуров определенного целевого назначения, в состав которых входят функциональные подсистемы и программные модули:

финансово-экономическое управление − стратегическое и оперативное

планирования бизнеса на уровне предприятия;

логистика − управление сбытом, складом и снабжением на уровне предприятия;

управление производством − оперативное управление материальным производством и услугами;

управление персоналом − управление трудовыми ресурсами предприятия;

бухгалтерский учет и анализ − бухгалтерский учет и анализ финансово-экономической деятельности предприятия, корпорации, холдинга;

контроллинг − управление себестоимостью продукции и услуг; информация для управленческого учета;

управление информационными ресурсами − управление работой информационной системы «Флагман».

2. Многопользовательская сетевая комплексная система «Галактика» создана для управления деятельностью предприятия. Решает задачи анализа рынка производителей товаров и услуг, календарно-сетевого и финансового планирования, материально-технического снабжения и сбыта (управления закупками и продажами), управления производством и проектами, бухгалтерского учета, анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, управления персоналом, планирования рекламной кампании и анализа ее эффективности, маркетингового анализа товарооборота и задачи документооборота.

3. Система управления «Парус» − это комплексная система автоматизации управления, разработанная корпорацией «Парус». Система характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной их интеграции на уровне единой базы данных и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации. Состав приложений (модулей) Системы управления «ПАРУС» и их функциональное объединение в подсистемы обусловлено объективным наличием четырех основных бизнес-направлений (бизнес-сфер) деятельности предприятия:

управление финансами − финансовое планирование, бухгалтерский учет, консолидация;

маркетинг и логистика − маркетинг (клиенты), закупки, склад, реализация, магазин;

управление производством − учет затрат и калькуляция себестоимости, технико-экономическое планирование, техническая подготовка производства;

управление персоналом − учет персонала, табельный учет рабочего времени, расчет заработной платы.

4.Система программ «1С:Предприятие 8.0» − основной продукт деловой ориентации фирмы «1С» и ее партнеров. Включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Применяется в самых разнообразных областях:

автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т. д.

поддержка оперативного управления предприятием;

автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

расчет зарплаты и управление персоналом;

другие области применения.

По существу, «1С:Предприятие 8.0» − индустриальный стандарт автоматизации в России. За последние годы эта система стала одной из наиболее распространенных объектов взаимодействия системы финансового менеджмента и IT-индустрии. Технологические и архитектурные решения «1С:Предприятия» во многом предвосхитили общемировые тенденции развития бизнес-систем, многие не имеют известных аналогов. К концу 2004 г. платформа «1С:Предприятие» версии 8.0 вышла на проектную мощность, выпущена линейка прикладных решений, а также новое прикладное решение «Управление производственным предприятием».

Система программ «1С:Предприятие 8.0»состоит из трех частей и включает в себя платформу, прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц и конечный результат – внедрения. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу. В настоящее время более 700 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие».

Использование проблемно- ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов. Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Типовые прикладные решения фирмы «1С» предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления предприятий. При разработке типовых прикладных решений учитывались как современные международные методики управления (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и реальные потребности предприятий, не укладывающиеся в стандартный набор функциональности этих методик, а также опыт успешной автоматизации, накопленный фирмой «1С» и партнерским сообществом. Для использования на российских предприятиях фирма «1С» предлагает следующие типовые тиражные прикладные решения:

«Зарплата и Управление персоналом»,

«Управление производственным предприятием».

Наиболее полную реализацию функциональных возможностей системы программ «1С:Предприятие 8.0» представляет прикладное решение «Управление производственным предприятием».

Внедрения прикладных решений могут выполняться силами партнеров-внедренцев или IT-специалистами заказчика. Такой порядок внедрения позволяет учесть особенности деятельности конкретного предприятия или специальные пожелания заказчика: • выбрать оптимальный вариант автоматизации в точном соответствии с потреб- ностями предприятия; • проводить поэтапную автоматизацию, исходя из приоритетов решаемых задач, допустимых сроков и затрат на внедрение на базе одной и той же системы, получая реальную отдачу на каждом шаге, с минимальными затратами времени и средств; • значительно упростить обучение пользователей и администрирование системы; • развивать систему по мере роста потребностей предприятия, не останавливая при этом ее эксплуатации.

Для подготовки высококвалифицированных, востребованных на рынке труда специалистов важно учитывать современность информационных продуктов, занимаемую ими долю рынка, разнообразные области применения. Исходя из вышеизложенного материала можно сделать вывод, что специализированный программный продукт «1С:Предприятие 8.0» отвечает всем необходимым требованиям.

В заключение можно сделать вывод, что рынок программных продуктов нацелен на универсальные решения, предлагающие пользователю автоматизацию бизнес-процессов, иногда добавляя к этому функции анализа и стратегического планирования. Таким образом, дальнейшее совершенствование существующих и создание новых аналитических программных продуктов по анализу финансового состояния деятельности связаны с развитием методики анализа финансовой отчетности, разработкой новых методических подходов к проведению финансового анализа на основе использования более широкой информационной базы, включающей в себя данные как бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, так и статистическую и другую внеучетную информацию.

Н.М. Нейф ,Т.В. Трескова «Использование информационных технологий в финансовом менеджменте», Экономические науки, 2010г

Петров М. В., «Информационные технологии как инструмент управления финансового директора», 2002г

О.Г. Тарабина, «Применение специализированных программных продуктов в процессе обучения студентов экономических специальностей вузов», Вестник Омского государственного педагогического университета, 2006г

Андреева А.К, под. ред. Мамонтовой Е.А., «Программные продукты для автоматизации финансовой деятельности», Научные записки молодых исследователей № 1/2015

Источник: scienceforum.ru

Разработка проекта по внедрению программного обеспечения в деятельность организации

Вакорин, М. П. Разработка проекта по внедрению программного обеспечения в деятельность организации / М. П. Вакорин, А. И. Корнев. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2023. — № 10 (457). — С. 4-6. — URL: https://moluch.ru/archive/457/100713/ (дата обращения: 25.06.2023).

В статье будут рассмотрены основные проблемы, возникающие при внедрении ПО, а также будут предложены этапы для качественного внедрения нового программного продукта в деятельность организации.

Ключевые слова: внедрение, программное обеспечение, управление проектами, проект.

Ежегодно компании теряют огромное количество своих средств из-за неудачного внедрения программного обеспечения (ПО), однако большую часть этих денег можно было бы сэкономить, если заранее уделять время на планирование этого процесса.

Независимо от размера компании, внедрение ПО — это сложная задача, требующая тщательного планирования и исполнения. Даже самое лучшее программное обеспечение будет бесполезным без надлежащего тестирования, оценки и управления процесса, поэтому очень важно иметь тщательный план до его начала.

Стоит прояснить, что внедрение ПО — это процесс принятия и интеграции программного приложения в системы и рабочие процессы вашей компании. Это может быть как простое программное обеспечение для работы с документами, например, «МойОфис», так и программное обеспечение, необходимое для складского учета или для цепочки поставок. Процесс внедрения может также применяться к обновлениям ПО или значительным модернизациям его функционала.

В основном некачественное внедрение может привести к непредвиденным простоям, которые будут стоить вам дополнительных средств в виде недополученных доходов и высокие зарплаты, выплачиваемые при низкой производительности труда. Например, если ваши сотрудники не могут понять, как использовать новое программное обеспечение из-за плохой конфигурации или интеграции, они могут разработать обходные пути, которые будут менее точными или эффективными.

Помимо упущенной выгоды, некачественное внедрение может привести к потере данных и уязвимостям в системе безопасности, которые могут быть использованы и привести к взлому ваших систем.

Так, после выбора ПО и выбора команды по внедрению — будь то ваш ИТ отдел или сторонняя организация — вам понадобится план, чтобы убедиться, что все пройдет гладко и что инвестиции в выбранное программное обеспечение окупятся. Заранее разработав процессы, вы сможете избежать любых неожиданностей, минимизировать риск неудачи и организовать надлежащее обучение, чтобы вся ваша компания смогла воспользоваться всеми преимуществами нового программного продукта.

Рис. 1. 6 шагов для успешного внедрения ПО

Успешное внедрение ПО начинается с четкого определения необходимых изменений и качества процессов. Выделяют шесть шагов (рис. 1), которые необходимо выполнить, чтобы ваш проект внедрения ПО прошел гладко:

1. Определение границ внедрения проекта.
2. Границы внедрения проекта — это подробная дорожная карта, в которой описаны все задачи, необходимые для выполнения в рамках проекта. Вы также можете использовать границы для управления ожиданиями, планирования сроков выполнения каждого этапа и предотвращения проблем путем перечисления возможных проблем, чтобы вы могли устранить их заранее. Они также могут помочь свести к минимуму изменение объема работ, которое может привести к путанице и срыву сроков.
3. Назначение руководителей для управления процессом внедрения.
4. Коммуникация является важной частью успешного внедрения программного продукта. Назначив владельцев команд, вы сможете определить, кому какие обязанности необходимо выполнять, чтобы ничего не упустить. Эти руководители будут знать, как лучше обойти возможные проблемы, и понимать, как определенные команды будут использовать программное обеспечение. Они также могут продумать весь процесс внедрения и проработать все нюансы, прежде чем заходить слишком далеко.

Вам нужно будет определить, кто будет отвечать за каждый этап, и кто должен быть задействован на этапах планирования и после внедрения. Обычно выбор членов команды осуществляется в соответствии с их опытом и задачами. Вы можете назначить сотрудников с глубокими знаниями каждой части процесса и в соответствии с областью их компетенции. Например, в команду по внедрению могут входить сотрудники ИТ отдела, инженерного отдела, отдела управления проектами, а также отдела обучения и развития.

Сложность внедрения выбранного вами ПО определит, сколько человек вам потребуется в команде. Например, крупным компаниям с более сложным программным продуктом может потребоваться большая команда для успешного внедрения. С другой стороны, небольшие организации часто могут обойтись всего несколькими участниками.

1. Проверка нового ПО в тестовой среде.
2. Для успешного внедрения ПО в вашу систему вам необходимо провести тестирование, чтобы убедиться, что оно совместимо с вашими текущими системами и работает так, как задумано. Чем больше испытаний вы проведете, тем больше шансов на успех внедрения.
3. Тестовая среда — это виртуальное пространство, работающее точно так же, как ваша текущая система, но полностью отделенное от нее, чтобы ее действия не влияли на работу предприятия. Эта среда тестирования позволяет вам создавать, запускать и тестировать новое ПО, чтобы убедиться в его совместимости и выявить ошибки или любые функции, которые работают неправильно.
4. Создание тестовой среды требует дополнительного времени, но она необходима для того, чтобы защитить вашу действующую систему от сбоев. Иногда может возникнуть желание развернуть простую часть ПО, не опробовав ее сначала в тестовой среде. Тем не менее, даже простое программное обеспечение может вывести из строя ваши текущие системы в случае серьезной несовместимости, поэтому не стоит рисковать.
5. Создание программы адаптации и обучения сотрудников.
6. Внедрение программного обеспечения часто рассматривается только с технической стороны, однако и подготовка вашей команды является важной частью процесса. Параллельно с внедрением создавайте программы обучения и адаптации сотрудников, чтобы избежать простоев после того, как ПО будет готово к использованию.
7. Проведите тестирование для каждой команды, чтобы убедиться, что они знают, как правильно использовать новое ПО для своих конкретных задач.
8. Установка и интеграция нового ПО.
9. Теперь пришло время выполнить работы по установке и интеграции.
10. Именно на данном этапе ваши сотрудники начнут использовать новое программное обеспечение. Если развертывание требует отключения существующих систем, разверните новое программное обеспечение в нерабочее время, когда в систему входит наименьшее количество сотрудников, и предупредите сотрудников заранее.
11. Если ваше программное обеспечение требует создания новых учетных записей или входа в систему, обязательно разошлите инструкции по созданию учетных записей и входу в систему непосредственно перед запуском или одновременно с ним. Кроме того, полезно разослать напоминания хотя бы за несколько дней до запуска, чтобы исключить любые неожиданности.
12. Сбор обратной связи.
13. Важно разработать процесс обратной связи как часть процесса внедрения, чтобы можно было выявить любые сбои, ошибки и другие проблемы после запуска ПО в эксплуатацию. Ранняя обратная связь позволит вам решить проблемы до того, как они получат широкое распространение, поэтому начинайте запрашивать ее, пока сотрудники обучаются работе с ПО.
14. Процесс получения отзывов от каждого сотрудника, использующего ваше новое ПО, может показаться сложной задачей, но для выявления общих проблем обычно достаточно короткого опроса по электронной почте. Вы можете запросить обратную связь по отделам или на индивидуальной основе.
15. Независимо от метода, который вы используете для сбора отзывов, ваша команда по внедрению должна иметь открытую линию связи с сотрудниками для оказания поддержки и решения любых возникающих вопросов.

Таким образом, качественное внедрение программы — процесс трудоемкий и сложный. Затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров. Причем, доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке.

1. Нетесова, О. Ю. Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — 4-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 178 с. — (Высшее образование). — ISBN 978–5–534–15926–4. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/510292 (дата обращения: 10.03.2023).
2. Производственный менеджмент. Теория и практика в 2 ч. Часть 1: учебник для вузов / И. Н. Иванов [и др.]; под редакцией И. Н. Иванова. — 2-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 376 с. — (Высшее образование). — ISBN 978–5–534–15029–2. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/514463 (дата обращения: 12.03.2023).
3. Walker, Royce Software Project Management: A Unified Framework / Royce Walker. — 1st Edition. — Addison-Wesley Professional, 1998. — 438 c. — Текст: непосредственный.

Основные термины (генерируются автоматически): программное обеспечение, успешное внедрение, внедрение, тестовая среда, обратная связь, программный продукт, система, сотрудник, ваша команда, ваша компания.

Источник: moluch.ru