До недавнего времени информация, как таковая, не считалась важным активом предприятий и фирм. Управление рассматривалось как индивидуальное искусство межличностного общения, а не как глобальный механизм координации деятельности участников экономических процессов. Сегодня лишь немногие руководители могут позволить себе пренебрежительно относиться к методам работы с информацией. В условиях, когда растет значение информационной составляющей окружающей среды предприятий, полноценное их существование становится невозможным без соответствующих изменений во всех значимых сторонах их жизнедеятельности с точки зрения управляемости и эффективности.
1 Введение 3
2 Характеристика предприятия 5
3 Анализ существующей системы решения задач учета и анализа кадровой деятельности 7
3.1. позиция в организации 7
3.2. существующая технология решения задач 7
3.2.1. Программный продукт 8
3.2.2. Достоинства и недостатки программного продукта 9
4 Анализ кадровой деятельности с использованием Excel 13
Как использовать Представления в Microsoft Excel
Работа состоит из 1 файл
— Выполняет оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок, заполнение трудовых книжек и другой установленной документации по кадрам
— Контролирует составление графиков выходов на работу работников предприятия.
— И другие обязанности, возникающие в процессе работы по указанным функциям.
В ООО «А-Тур-Фастфуд» есть проблема в содержании работы менеджера по персоналу. Заключается она в том, что в организации не отлажена работа с кандидатами на трудоустройство. Менеджер по персоналу зачастую в одиночку проводит собеседования, без какого либо согласования со специалистом искомой специальности.
Какой именно персонал необходим, с какой он должен быть квалификацией, да и, к примеру, его внешние данные никто заранее не устанавливает. Проще говоря он просто не знает «портрета» того кого он ищет. Я считаю, именно поэтому страдают качественные показатели работы.
3.2.1. Программный продукт .
Кадровая деятельность в нашей организации не автоматизирована, поэтому попытаюсь лишь на словах охарактеризовать деятельность менеджера по персоналу.
При найме сотрудника в организацию заключается трудовой договор. Используются два вида договоров бессрочный и срочный. Срочный обычно заключается со студентами, которые решают трудоустроиться на время каникул в ресторанный комплекс. В случае трудоустройства кандидат пишет заявление на принятие в штат, заполняется трудовой договор с испытательным сроком в 2 недели и договор материальной ответственности, К трудовому договору так же предъявляются ксерокопии документов (паспорт, ИНН, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документ об образовании), трудовые и медицинские книжки.
Увольнение сотрудника чаще всего происходит по инициативе работника либо в связи с истечение срока трудового договора. Сотрудник, решивший уволиться по собственному желанию, обязан заранее поставить в известность руководство сроком не позднее чем за 2 недели, этот срок прописан в трудовом договоре организации.
Excel Tip: How To Insert Line Breaks In Cells
3.2.2. Достоинства и недостатки программного продукта .
Я хотела бы рассмотреть современную компьютерную программу, сочетающую в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства – программу кадры «Фараон». Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.
С помощью программы кадры «Фараон» можно:
• Эффективно организовать свою работу
• Развить целостное представление о своей компании
• Оперативно решать поставленные задачи
• Использовать современные компьютерные технологии
• Легко получать любую информацию о персонале
• Вести делопроизводство согласно законодательству
Программа кадры «Фараон» представляет организационную структуру компании в виде иерархического «дерева» (рис.2), отражающего вложенность подразделений и должностей. Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой «перетащить» одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений.
Важной чертой программы кадры «Фараон» является то, что он позволяет в независимых окнах выводить организационные структуры нескольких компаний. Благодаря этому создается удобная среда для управления персоналом холдинга. Например, вы можете принять сотрудника на работу по совместительству, «перетащив» его из окна структуры одной компании в окно структуры другой компании, а также проводить поиск как по одной компании, так и по нескольким компаниям одновременно.
Программа кадры «Фараон» ведет учет работников следующих категорий:
• Кандидаты на работу
• Временно неработающие сотрудники (в декретных отпусках и т.п.)
Понятие личного дела включает в себя анкету сотрудника и набор дополнительных форм. Анкета сотрудника построена в точном соответствии с унифицированной формой Т-2, утвержденной 5 января 2004 г., и при необходимости выводится в Word для распечатывания. Для государственных (муниципальных) организаций, в программе кадры «Фараон» предусмотрено преобразование анкеты в форму «Личная карточка государственного (муниципального) служащего» Т-2 ГС (МС). А для образовательных учреждений подключается форма «Учётная карточка научного, научно-педагогического работника» Т-4.
Для учета информации, не отраженной в форме Т-2, в программе кадры «Фараон» предусмотрены дополнительные формы личного дела. Программа кадры «Фараон» дает вам возможность не ограничивать себя и конструировать произвольные дополнительные формы для учета всей необходимой вам информации (например, карточку учета контрактов, трудовых книжек и т.п.). Помимо этого вы можете приложить к личному делу сотрудника различные документы, а также файлы любого формата, например: фотографию, резюме, отсканированную копию диплома и т.п.
Программа кадры «Фараон» автоматизирует планирование и учет всех операций с сотрудниками. Для универсальности базовая конфигурация системы настроена на автоматизацию следующих операций:
• Прием на работу
• Отпуск без сохранения заработка
• Отпуск по беременности и родам
• Отпуск по уходу за ребенком
• Изменение заработной платы
При этом в программе кадры «Фараон» предусмотрена настройка автоматизации любых кадровых операций в соответствии с принципами управления персоналом вашей организации.
Программа кадры «Фараон» автоматически создает различные кадровые документы. Тексты документов выводятся в Word. Каждый документ создается по шаблону, который автоматически заполняется Фараоном. Используя Word, вы легко можете изменять шаблоны или создавать новые, а также редактировать текст получающихся документов.
В Фараоне предусмотрено создание документов следующих типов:
• Распорядительные документы (приказы, служебные записки . )
• Информационно-справочные документы (справки, контракты, поздравительные открытки, письма, конверты . )
• Организационные документы (должностные инструкции, описания подразделений . )
Анализ кадровой деятельности с использованием Excel
На данный момент многие проблемы кадровой деятельности решаются с помощью программы Excel .
Источник: www.freepapers.ru
Использование MS Excel в расчете экономических результатов деятельности предприятия Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»
РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ / ГОРИЗОНТАЛЬНЫЙ И ВЕРТИКАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ / ПРИКЛАДНОЙ ПРОДУКТ MS EXCEL / БИБЛИОТЕКА ФУНКЦИЙ ПРИКЛАДНОГО ПРОДУКТА MS EXCEL / CALCULATION OF ECONOMIC INDICATORS / HORIZONTAL AND VERTICAL ANALYSIS / АPPLIED PRODUCT MS EXCEL THE MS EXCEL LIBRARY OF FUNCTIONS MS EXCEL
Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Акоева Евгения Николаевна, Акоева Ирина Владимировна
Целью исследования является обоснование необходимости применения прикладного продукта MS Excel для автоматизации расчета экономических показателей деятельности предприятия. Разработаны специальные массивы таблиц позволяющих провести горизонтальный, вертикальный анализ, расчет коэффициентов необходимых для объективной оценки деятельности предприятия. Сделан вывод о целесообразности применения MS Excel для проведения экономических расчетов с целью оптимизации трудозатрат на предприятии.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Акоева Евгения Николаевна, Акоева Ирина Владимировна
Организация применения метода обратной калькуляции (Окончание)
Использование табличного процессора MS Excel при решении задач на рекурсию
Методика решения оптимизационных задач с помощью программного средства MS Excel
Использование финансовых функций MS Excel при составлении отчетности по МСФО
Расчет экономического ущерба от заболеваемости населения
i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
USE MS EXCEL TO CALCULATE THE ECONOMIC RESULTS OF ENTERPRISE ACTIVITY
The aim of the research is justification of a necessity of application of application of MS Excel for automation of calculation of economic indicators of enterprise activity. Special arrays tables allows you to draw horizontal, vertical analysis, the calculation of the coefficients necessary for the objective evaluation of activity of the enterprise. The conclusion about expediency of application MS Excel for carrying out economic calculations with the aim of optimizing labor costs at the company.
Текст научной работы на тему «Использование MS Excel в расчете экономических результатов деятельности предприятия»
«УПРАВЛЕНИЕ В СОЦИАЛЬНЫХ И ЭКОНОМИЧЕСКИХ СИСТЕМАХ»
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MS EXCEL В РАСЧЕТЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Акоева Евгения Николаевна
Акоева Ирина Владимировна
канд. экон. наук, доц. кафедры «Экономики и управления на предприятии» Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического университета), РФ, Республика Северная Осетия-Алания, г. Владикавказ
USE MS EXCEL TO CALCULATE THE ECONOMIC RESULTS OF ENTERPRISE ACTIVITY
senior lecturer of the Department «Informatics » of the North-Caucasian mining and metallurgical Institute (state technological University), Russia, Republic of North Ossetia-Alania, Vladikavkaz
candidate of Economic Sciences, Associate Professor of «Economics and Enterprise Management» of the North Caucasus Mining and Metallurgical
Institute (State Technological University), Russia, Republic of North Ossetia-Alania, Vladikavkaz
Целью исследования является обоснование необходимости применения прикладного продукта MS Excel для автоматизации расчета экономических показателей деятельности предприятия. Разработаны специальные массивы таблиц позволяющих провести горизонтальный, вертикальный анализ, расчет коэффициентов необходимых для объективной оценки деятельности предприятия. Сделан вывод о целесообразности применения MS Excel для проведения экономических расчетов с целью оптимизации трудозатрат на предприятии.
The aim of the research is justification of a necessity of application of application of MS Excel for automation of calculation of economic indicators of enterprise activity. Special arrays tables allows you to draw horizontal, vertical analysis, the calculation of the coefficients necessary for the objective evaluation of activity of the enterprise. The conclusion about expediency of application MS Excel for carrying out economic calculations with the aim of optimizing labor costs at the company.
Ключевые слова: расчет экономических показателей; горизонтальный и вертикальный анализ; прикладной продукт MS Excel; библиотека функций прикладного продукта MS Excel.
Keywords: the calculation of economic indicators; horizontal and vertical analysis; аpplied product MS Excel the MS Excel library of functions MS Excel.
Увеличение объемов информации, необходимость непрерывного учета и своевременного отражения хозяйственных операций обуславливают применение прикладных программных продуктов MS Office для обработки и анализа экономической информации. Данной теме посвящено множество научных трудов, например, Гаращенко А., Ереминой Д.В., Музычкина П.А., Пикуза В., Романовой Ю.Д.
Экономический анализ хозяйственной деятельности как наука представляет собой систему знаний, связанную с исследованием взаимозависимости экономических явлений, выявлением положительных и отрицательных факторов и измерением степени их влияния, резервов, упущенных выгод, изучением тенденций и закономерностей в деятельности организаций.
С переходом к рыночным экономике, предприятия получили самостоятельность в управлении и ведении хозяйства, право распоряжаться ресурсами и результатами труда и одновременно несут всю полноту экономической ответственности за все свои решения
и действия. В таких условиях благополучие и коммерческий успех предприятия полностью зависят от того, насколько эффективна его деятельность.
Экономический результат торговой деятельности, как это принято в международной и отечественной теории и практике, может выражаться тремя основными показателями:
• объемом продаж (в данном случае оборотом розничной торговли);
• доходом (добавленной стоимостью);
Система экономических показателей деятельности торгового предприятия (таблица 1) включает в себя следующие подсистемы:
Экономические показатели деятельности торгового предприятия [2, с. 214]
Оценка финансовой деятельности Оценка торгово-технологической деятельности Оценка использования персонала Оценка Маркетинговых мероприятий Оценка организационно-упр авленческой деятельности
• Коэффи- • Фондоотдача • Производи- • Формиро- • Организаци-
циенты • Соотношение тельность вание ассор- онная структура
ликвидности общей и торговой труда, тиментной управления
• Коэффи- площади измеренная: политики предприятием
циенты • Розничный • оборотом (в • Гибкость о Оптимизация
платежеспособ- оборот на 1 м2 действующих ценообразо- численности
ности торговой и вания работников
• Показатели площади сопоставимых • Доля • Управленче-
деловой • Коэффициент ценах) отчислений на ского персонала
активности сменности • прибылью; рекламную о Информаци-
• Показатели • Коэффициент • доходами деятельность онное обеспе-
рентабельности непрерывности (добавленной о Эффектив- чение (расходы)
работы стоимостью) ность • Система
• предприятия • Средняя хозяйственных Планирования
• Местораспо- заработная связей и др.
ложение плата; • расходы на
торгового • Фондовоору- проведение
предприятия женность маркетинговых
и др. мероприятий
• Доля рынка данного торгового предприятия
Показатели классифицируются по ряду признаков: видам эффекта (результата); видам ресурсов и затрат. Обобщающие показатели построены применительно к экономическому потенциалу (совокупным ресурсам) и функционирующему капиталу (ко всему хозяйственному имуществу), а также к совокупным текущим затратам.
Приведенный перечень показателей достаточно велик, а использование при их расчете инструментов MS Excel способно значительно сократить время затрачиваемое работниками на обработку экономической информации.
В качестве исходных данных были использованы Форма № 1 -бухгалтерский баланс, форма № 2 — отчет о финансовых результатах и другие приложения к балансу. На основании данных отчетности, внесенных в приложение MS Excel и таблиц для расчета экономических показателей был произведен расчет. Пример, таблиц для расчета приведен на рисунке 1.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 L1 L2 а. L4 * N О 1 Р 1 Q | S т и V W X Y
Горизонтальный анализ абсолютное изменение статей АКТИВ Код Примеч. 2011-2010 2012-2011 2013-2012 2014-2013
1. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Нематериальные активы 110 =H3-G3 =13-Ю =J3-I3 =K3-J3
Основные средства 120 =H4-G4 =I4-H4 =J4-I4 =K4-J4
Незавершенное строительство 130 =H5-G5 =I5-H5 =J5-I5 =K5-J5
Доходные вложения в материальные ценности 135 =H6-G6 =I6-H4 =KS-K
Долгосрочные финансовые вложения 140 =H7-G7 =I7-H7 =J7-IT =K7-J7
Отложенные финансовые активы 145 =HS-G8 =I8-H8 =J8-I8 =KS-J8
Прочие внеоборотные активы 150 =H9-G9 =I9-H9 =¡9-19 =K9-J9
ИТОГО по разделу 1 190 =H10-G10 =110-H10 =J10-I10 =K 10-110
а оборотные .«айвы
Запасы 210 =H12-G12 =II2-H12 -112412 =K12-il2
сырье, материалы и другие аналогичные ценности 211 =H14-G14 =I14-H14 =J14-I14 =K14-J14
животные на выращивании и откорме 212 =H15-G15 =I15-H15 =J15-I15 =K15-J15
1 А В С D Е F G
Показатель 2012 2013 2014 2013-2012 2014-2014 Нормативы коэффициентов (*>
3 4 5 Величина собственных оборотных средств, тыс. руб. 239045 329173 56425S =/БЗ*100 =(D3-C3yC3*100
Коэффициент обеспеченности СОС 0,35 0,37 0,31 =(С4-В4>’В4*100 = D4-C4) С4«100 менее 0,1 — кризисное
Коэффициент обеспеченности запасов СОС 0.4-S 0.4S 0.61 =(С5-В5уВ5*100 =(D5-C5)’C5 * 100 0.6-0.S
Б Коэффициент манёвренности 0,43 0.52 0,64 =<С6-В6)’В6*100 =C6*100 оптимум 0,5
7 S 9 Чистые активы 550118 64S065 89013S =(С7 -В 7). «В 7 * 100 =CD7-C7yC7* 100 не менее мин. УК
Коэффициент оборачиваемости обидой 1,44983 6,05215 1.102394 =(С9-В9>’В9*100 =(D9-C9) С9*100
1С 11 12 Коэффициент оборачиваемости запасов 1.985439 2,726424 2,170539 =(С10-В10) ‘В 10* 100 =(P 10-C10>/ С10 * 100 для; пром-сти — 4-8 оборотов в год
Длительность оборота, дни 251,7536 172,1927 331.0975 =(С11-В11>’В11*100 =’Cll*100 желательно сокращение
Коэффициент закрепления ОС 0.6S9736 0.165231 0.907116 =(С12-В12)В12*100 =(P12-C12>C12*100
14 is ie i» Козф фициент об орачиваемости цебиторки 5,799568 10.91787 3,14292 = В14 * 100 =CD14-C14>’C14*100
Длительность погашения де биторки. дни 62.93572 33.43143 116.134 =В15*100 =(D15-C1 SyCl 5 * 100
Доля дебиторской задолженности® ОС,% 24.99893 19.41512 35.07549 =(С16-В16>В16*100 =(D16-C16)’C16*100
Доля сомнительной задолженности в ОС, %
Рисунок 1. Фрагменты таблицы MS Excel для проведения горизонтального анализа и расчета экономических показателей
Как видим приложение предоставляет широкие возможности по обработке бухгалтерских регистров, благодаря чему возможно оптимизировать затраты труда и расходы предприятия. Полученные
результаты расчетов подвергаются дальнейшей обработке, сравниваются с нормативными значениями коэффициентов, выявляются тенденции увеличения или уменьшения показателей и делается вывод об эффективности предприятия.
Функциональность прикладного продукта MS Excel достаточна многообразна, помимо использования встроенных функций и построения собственных формул, есть возможность построения диаграмм различного типа, позволяющих иллюстрировать табличный материал, загружать данные из баз данных, созданных в MS Access, с сервера SQL Server и других источников.
Проведенный краткий анализ возможностей MS Excel дают достаточное представление рациональности использования данного продукта с целью оптимизации затрат предприятия. Одними из главных причин необходимости использования MS Excel являются: доступность данного продукта, наличие большого количества литературы и специальных курсов, позволяющих самостоятельно ознакомиться с возможностями MS Excel, широкий набор инструментов, отвечающий современным тенденциям и позволяющий исследовать деятельность предприятия в полном объеме.
1. Excel в экономических расчетах: Учеб. пособие / П.А. Музычкин, Ю.Д. Романова. — М.: ЭКСМО, 2009. — 304 с.
2. Абрютина М.С. Анализ финансово-экономической деятельности предприятий: учеб. пособ. / М.С. Абрютина, А.В. Грачев. — 2-е изд., испр. — М.: Дело и сервис, 2013. — 256 с.
3. Методические указания к выполнению лабораторных работ: «ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL 2007» / Составители: Е.Н. Акоева, Л.Г. Итазова; «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)» -Владикавказ: «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)». — Изд. «Терек»,2014. -112 с.
4. Пикуза В. Экономические расчеты и бизнес-моделирование в Excel: -СПб.: Питер, 2012. — 400 с.
5. Финансово-экономические расчеты в Excel. — 2-е изд., доп. — М: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2006. — 184 с.
Источник: cyberleninka.ru
Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом
Для наглядного представления работы анализируемой системы необходимо привести практические примеры по данным, сформированным автором и анализ получаемых результатов.
Пояснительная записка к отчету по выполненной курсовой работе должна соответствовать установленным требованиям. В пояснительной записке желательно представление фрагментов экранных заставок, позволяющих наглядно представить очередность и особенности выполнения отдельных процедур и операций при работе с базовой технологией EXCEL. В заключении к проделанной работе необходимо представить основные выводы и рекомендации по применению комплекса при решении различных задач управления бизнесом.
Работа содержит 1 файл
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Калининградский государственный технический университет»
Кафедра Систем Управления и Вычислительной Техники
по Моделированию Экономических Процессов
Вариант 3: «ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ MICROSOFT EXCEL В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ»
Работу принял: Работу выполнил
профессор студент группы 05-ИЭ-2
Арунянц Г.Г. Стальмаков С.М.
Основной целью курсовой работы на тему «Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом» является ознакомление с имеющимися данными по использованию базовой технологии EXCEL при решении задач контроля и управления бизнесом. Конечной формой представления полученных данных является литературный обзор с соответствующим анализом особенностей технологии использования указанного комплекса при решении задач финансового анализа.
Бланк задания
Особенности использования Microsoft Excel в системах
Основной целью курсовой работы является ознакомление с имеющимися данными по использованию базовой технологии EXCEL при решении задач контроля и управления бизнесом.
В качестве источников информации могут служить специализированная литература, информация на соответствующих сайтах Интернета, и другие доступные источники.
Конечной формой представления полученных данных является литературный обзор с соответствующим анализом особенностей технологии использования указанного комплекса при решении задач финансового анализа. Обзор должен быть снабжен результатами анализа положительных и отрицательных сторон применения системы при решении поставленных задач. Желательно представить результаты сравнения рассматриваемого комплекса с другими известными системами, применяемыми для тех же целей (по литературным источникам).
Для наглядного представления работы анализируемой системы необходи мо привести практические примеры по данным, сформированным автором и анализ получаемых результатов.
- Пояснительная записка к отчету по выполненной курсовой работе должна соответствовать установленным требованиям. В пояснительной записке желательно представление фрагментов экранных заставок, позволяющих наглядно представить очередность и особенности выполнения отдельных процедур и операций при работе с базовой технологией EXCEL. В заключении к проделанной работе необходимо представить основные выводы и рекомендации по применению комплекса при решении различных задач управления бизнесом.
Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать управленческий учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками.
В системе принятия решений данные, полученные путём анализа финансового состояния организации, представляют собой один из наиболее существенных элементов. Практически все пользователи данных бухгалтерского учёта и финансовых отчётов в той или иной степени используют методы финансового анализа для принятия решений.
Принимая рискованные решения на производстве, менеджер может привести организацию к банкротству или к тому, что у предприятия будут большие финансовые проблемы. Поэтому в последнее время разрабатывается большое количество программных продуктов, способных анализировать данные бухгалтерского учёта и финансовой отчётности и выводить достаточно точные данные о состоянии дел в организации. Стоимость таких компьютерных программ, как правило, колеблется от 0 до 1000 долларов за программу, причём цена не всегда соответствует качеству – даже бесплатные программы могут давать неплохой результат.
В данной курсовой работе я рассмотрел наиболее известную и распространенную программу в нашей стране — Microsoft Excel, ее основные инструменты и возможности, используемые для управления бизнесом. Также я рассмотрел другие программы для диагностики финансового состояния с целью сравнения их по разным параметрам: начиная от стоимости конкретной программы, возможностью экспортировать данные для анализа из других программ (чаще всего «1С:Предприятие» фирмы «1С»), и заканчивая возможностью представления данных на английском языке. В заключение Курсовой работы я привел практические примеры по данным, мной сформированным и анализ получаемых результатов.
1. Особенности технологии использования Excel
1.1. Обзор Excel 2007
Microsoft Office Excel 2007 является мощным средством, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализи ровать данные и обмениваться ими с другими пользователями, что позволяет принимать более обоснованные решения. Благодаря интерфейсу Microsoft Office Fluent, богатым возможностям графического представления данных и сводным таблицам стало проще создавать профессионально оформленные диаграммы и работать с ними. Office Excel 2007 в сочетании со службами Excel, новой технологией, включенной в Microsoft Office SharePoint Server 2007, предоставляет существенно расширенные возможности по обмену данными с повышенным уровнем безопасности. Теперь можно без опасения передавать конфиденциальные сведения коллегам, клиентам и деловым партнерам. Организовав совместную работу с таблицами при помощи Office Excel 2007 со службами Excel, можно перемещаться по таблицам, сортировать и фильтровать данные, задавать параметры, а также работать со сводными таблицами непосредственно в веб-обозревателе.
Основные особенности Excel 2007:
1) Обмен таблицами и бизнес-данными с другими пользователями
Office Excel 2007 упрощает совместное использование электронных таблиц и деловой информации. Интеграция со службами Excel и новым форматом в Microsoft Office Excel XML позволяет обеспечить более эффективный обмен данными.
Безопасное использование электронных таблиц совместно с другими пользователями с помощью Office Excel 2007 и служб Excel. Службы Excel динамически преобразуют электронную таблицу Excel в формат HTML, чтобы другие пользователи могли получать доступ к этим данным при помощи любого веб-обозревателя. Благодаря высокому уровню надежности клиента Office Excel 2007 пользователи могут использовать службы Excel для перемещения по таблицам, сортировки данных, применения фильтров, ввода параметров и работы с данными непосредственно в веб-обозревателе.
Создание рабочих панелей мониторинга на основе электронных таблиц и предоставление их в совместное пользование на портале. Панели мониторинга на основе веб-обозревателя, создаваемые с использованием электронных таблиц Excel, веб-клиента Excel и сервера Office SharePoint Server 2007, позволяют отслеживать ключевые показатели производительности предприятия.
Сохранение в форматах XPS и PDF для облегчения совместной работы. Преобразование таблиц в форматы XPS и PDF позволяет создавать фиксированные версии файлов для совместного использования.
Повышение эффективности обмена данными благодаря новому формату Excel XML. Новый формат Excel XML позволяет уменьшить размер файлов таблиц и улучшить совместимость с другими источниками данных.
Office Excel 2007 и службы Excel обеспечивают совместное исполь зование электронных таблиц, а также работу с ними в среде веб-обозревателя.(Рис.1)
2) Более эффективное управление бизнес-данными
Office Excel 2007 и службы Excel позволяют управлять электронными таблицами и контролировать их использование на сервере с целью защиты важной деловой информации и обеспечения работы пользователей с самыми новыми данными.
Централизованное управление важными сведениями путем публикации электронных таблиц на сервере Office SharePoint Server 2007 помогает обеспечить работу сотрудников организации только с самой свежей деловой информацией и предотвратить появление нескольких версий одного файла.
Защита конфиденциальных бизнес-данных. Возможности управления отчетностью позволяют обеспечить такую защиту и одновременно гарантировать, что пользователи будут иметь доступ к нужным данным.
Подключение к внешним источникам данных с помощью библиотеки подключений к данным. При помощи библиотеки подключений к данным можно быстро подключить и импортировать данные из внешних источников, таких как базы данных и бизнес-системы. Используя сервер Office SharePoint Server 2007, ИТ-специалисты организации смогут настраивать надежные библиотеки подключений к данным и управлять ими, чтобы пользователи могли безопасно подключать внешние источники данных без посторонней помощи.
Использование механизма вычислений Excel в других приложениях. Использование интерфейса API веб-служб Excel позволяет интегрировать серверные вычисления Excel с другими приложениями.
Использование свободы передвижения с доступом к данным, позволящим создавать электронные таблицы высочайшего качества.
Возможность сосредоточиться на работе. Благодаря новой области задач «Исследования» пользователь может с легкостью находить нужные данные, не выходя из Excel. Эта область задач обеспечивает доступ к электронным словарям, тезаурусам и поисковым веб-узлам непосредственно из Excel, что позволяет быстро находить нужные сведения и включать их в электронные таблицы. Для использования некоторых функций области задач «Исследования» требуется подключение к Интернету.
Поиск справочных материалов. Из областей задач «Приступая к работе» и «Справка» можно получить доступ к службе Microsoft Office Online Assistance на веб-узле Microsoft Office Online, где публикуются справочные материалы и статьи по поддержке, которые регулярно обновляются на основе вопросов, возникающих у пользователей. Для использования некоторых функций этих областей задач требуется подключение к Интернету.
Мобильность. При наличии планшетного компьютера можно вносить рукописные пометки в электронные таблицы Excel 2007 с помощью устройства рукописного ввода. Можно делать заметки или посылать сделанные примечания коллегам.
1.2. Оптимизация Excel 2007 выполнения задач бухгалтерии
Благодаря развитию технологий, сильно изменилась практика ведения бухгалтерского учета. Не отставали и электронные таблицы -основной инструмент финансового учета и анализа современной эпохи.
Неважно, для чего используются электронные таблицы — для контроля над расходами, потоками наличных средств и запасами, для налогового планирования и прогнозирования потребностей в капитале, а может быть, для анализа вариантов аренды и приобретения — в любом случае новейшие функции Microsoft Office Excel 2007 помогают сэкономить время.
1)Совместное использование и сравнение документов
Часто бывает так, что финансовые данные, занесенные в электронные таблицы, используют разные люди. Продавец передает отчет о расходах своему руководителю. Руководитель направляет отчет бухгалтеру, который, возможно, захочет передать его для ознакомления владельцу компании. Приложение Excel 2007 имеет несколько функций, расширяющих возможности совместного использования и сравнения рабочих книг.
2)Смарт-документы расширяют функциональные возможности рабочей книги, динамически реагируя на условия, в которых выполняются действия пользователя. Роль смарт-документов особенно хорошо выполняют формы и шаблоны. То же относится к книгам, которые участвую в этом процессе.
Допустим, в компании установлена процедура заполнения сотрудниками ежегодных отчетов о расходах на основе шаблона Excel. Этот шаблон, превратив его в смарт- документ, можно подключить к базе данных, которая автоматически заносит в шаблон часть необходимых сведений. Завершив этот этап, нажатием кнопки, можно отправить документ к тому, кто ответственен за выполнение следующего этапа процедуры.
Смарт-документы позволяют экономить время, благодаря повторному использованию существующего содержимого. Например, тот, кто занимается выставлением счетов, может при подготовке ежемесячных отчетов заполнить существующую копию формы.
Смарт-документы могут также взаимодействовать с другими приложениями Microsoft Office. Их можно использовать для отправки сообщений электронной почты через Microsoft Outlook, не покидая открытой рабочей книги и не запуская Outlook.
3)Рабочие области для документов упрощают процесс совместной работы над документами, редактирования и изменения документов в реальном времени совместно с другими сотрудниками. Рабочие области для документов занимают веб-узел служб Microsoft Windows Sharepoint , выделенный под один или несколько документов. Обычно рабочая область для документов создается при отправке электронной почты с общим вложением. Отправитель становится администратором рабочей области для документов, а те, кому направлен документ, становятся членами с разрешением вносить содержимое на веб-узел.
Источник: www.stud24.ru