Ключевые слова: АВТОМАТИЗАЦИЯ; БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ; ОТЧЕТНОСТЬ; БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОГРАММЫ; AUTOMATION; ACCOUNTING; REPORTING; ACCOUNTING SOFTWARE.
Аннотация: В статье рассмотрена актуальность процессов автоматизации для эффективного ведения бизнеса. Описаны основные автоматизированные бухгалтерские программы, применяемые российскими предприятиями. Обоснованы положительные стороны автоматизации бухгалтерского учета.
Автоматизация бухгалтерского учёта является одной из важных составляющих процесса организации и ведении бухгалтерского учёта в любой отросли экономической деятельности. Автоматизация повышает качество и эффективность управления предприятиями, снижает вероятность ошибок и временные затраты персонала, и как следствие – способствует увеличению количества обрабатываемых бухгалтерских операций [1, 2].
Выбор оптимальной автоматизированной системы бухучета способствует не только сокращению издержек фирмы, но и повышению качества учетных данных и отчетности [9]. В свою очередь, качественно подготовленная, достоверная отчетность, соответствующая требованиям ее составления, способствует повышению инвестиционной привлекательности фирмы [10].
Особенности бухгалтерского учета в США
Автоматизация бухгалтерского учета — неотъемлемый элемент современного бизнеса, так как с момента внедрения науки и техники роль автоматизации приобретает важное значение в ведении бухгалтерского учета для любого предприятия [3].
Так, благодаря автоматизации:
— повышается эффективность управления предприятием;
— возрастает качество ведения бухучета;
— гарантируется сокращение числа ошибок и т.д.
При использовании автоматизации учета происходит улучшение процесса производства и ведения бизнеса. В свою очередь, развитие современных информационных технологий и их широкое применение в экономической практике способствуют правильной организации бухгалтерского учета [4].
В настоящее время применяется множество программ по автоматизации бухгалтерского учета, такие как: 1C:Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер, Парус-бухгалтерия, БЭСТ и другие. Рассмотрим кратко некоторые из них.
Программу «1С:Бухгалтерия» применяют для автоматизации бухучета и налогового учета, в т.ч. для подготовки обязательной отчетности в организации. В системе «Парус-бухгалтерия» ведется учет документов финансово-хозяйственной деятельности организации, отражаются данные о хозяйственных операциях на счетах бухучета, производится получение внутренней и внешней отчетности. «Инфо-бухгалтер» используется для автоматизированного ведения всех разделов бухучета: операций по банку и кассе; основным средствам и нематериальным активам; материалам; учету в оптово-розничной торговле; учету валютных операций; для расчетов с подотчетными лицами; расчетов по зарплате; кадровому учету. Программа «БЭСТ» позволяет автоматизировать учет предприятий торговли, производства, сферы услуг, а так же бюджетных организаций.
Наибольшее распространение в отечественной учетной практике получили программы «1С:Бухгалтерия» и «ИНФО-Бухгалтер». Для предприятий со специфической формой построения бухгалтерского учета более удобным будет использование программу «Парус-бухгалтерия». А для предприятий оптовой торговли наиболее подходящей является программа «БЭСТ» [6].
Основы бухгалтерского учета понятно за 10 минут
Более подробно рассмотрим особенности системы «1С:Бухгалтерия».
Данная программа используется для ведения бухучета в различных сферах: оптовой и розничной торговле, в производстве, в строительстве и т.д. Система ведет учет по следующим разделам [8]:
— банковские операции и кассовые операции;
— расчеты с контрагентами;
— основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА);
— торговые операции, в т.ч. в розничной и комиссионной торговле;
— основные и вспомогательные производства, полуфабрикаты;
— зарплата, кадровый и персонифицированный учет.
Программа автоматически выполняет завершение операций месяца, готовит регламентированную отчетность, формирует стандартные бухгалтерские отчеты с широкими возможностями их настройки и механизмом расшифровки показателей. Данное программное обеспечение осуществляет взаимодействие с другими конфигурациями (с такими как «1С:Зарплата и Управление Персоналом» и «1С:Управление торговлей» по средствам применения механизма обмена данными.
«Инфо-бухгалтер» разработана с учетом современных технологий в области бухгалтерского программного обеспечения. Программа автоматизирует бухучет и налоговый учет, в т.ч. в ней автоматически формируются все отчетные документы, разработанные в соответствии с требованиями ФНС. Стоимость, например, «Инфо-Бухгалтер» составляет от 9700 руб. (при первоначальной покупке). Сетевая версия на 2 рабочих места идет по цене 10900 руб.
Система ведет учет по следующим разделам [7]:
— ОС и НМА;
— упрощенная система налогообложения (УСН);
— расчеты с контрагентами;
— косвенные расходы;
— НДС;
— зарплата, кадры и персонифицированный учет;
— налог на прибыль (налоговый учет);
— деятельность, облагаемая ЕНВД;
— доходы и расходы индивидуальных предпринимателей (ИП) — плательщиков НДФЛ;
— банковские и кассовые операции (блок «денежные средства»);
— заключительные операции месяца.
Программа осуществляет загрузку классификаторов и курса валют, контролирует проводимые операции и, тем самым, исключает ошибочные ситуации. Система управляет доступом к учетным данным. Работа осуществляется с распределенными информационными базами, имеется возможность использовать торговое оборудование.
«БЭСТ» подразделяют на:
— «Автоматизация малых и средних предприятий», где автоматизация производится в рамках комплексной системы «БЭСТ-5 — Информационная система управления предприятием». Система обеспечена развитыми и гибкими средствами регистрации хозяйственных операций в оперативном режиме — при одновременном их отражении в бухучете, налоговом и управленческом учете. Программа автоматизирует значительную часть бизнес-процессов предприятия и обеспечивает их адекватное представление в виде набора взаимосвязанных документов. Имеет возможности прямой регистрации данных по каждому виду учета. Кроме стандартных планов счетов (которые входят в поставку системы) имеется возможность создания и настройки своих собственные планов счетов.
— «Автоматизация небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей» — предлагает решение для автоматизации учета указанных субъектов, работающих в сфере торговли и предоставления услуг («БЭСТ-5. Мой бизнес»). Программа обеспечивает ведение бухучета и налогового учета по УСН или общей системе налогообложения, включая ЕНВД, производит формирование и печать первичных документов до подготовки отчетности предприятия. В системе автоматизирована разноска данных оперативного учета по счетам бухучета и налогового учета (документ — проводки) с записью в книгу хозяйственных операций. Обрабатывает сведения касающиеся движения имущества, начисления и выдачи заработной платы, других финансовых операций.
Важную роль в обеспечении качества учетной информации играет применение современных технических, программных (профессиональные бухгалтерские программные продукты) и информационно-консультационных ресурсов. Применение перечисленных ресурсов, проявляющееся, в основном, в автоматизации бухгалтерского учета, повышает качество учетной информации, является объективной необходимостью и относится к одному из методов повышения эффективности управленческих процессов [5].
Главными задачами автоматизации бухгалтерского учёта является:
— функциональные аспекты бухгалтерской системы;
— точные арифметические расчеты;
— обеспечение подготовки, заполнения, проверки и распечатки первичных и отчетных документов;
— осуществление безошибочных переносных данных;
— производительность накопления итогов и исчисление процентов произвольных степеней сложности;
— обеспечивать обращение к данным и отчетам за предыдущие периоды.
Для выполнения всех выше перечисленных задач, система должна располагать единой базой по текущему состоянию бухучёта на предприятии, которая обязательно должна соответствовать структуре плана счетов, основным параметрам настройкам системы. Так же должен быть единый архив всех данных для удобства получения любых сведений об учёте предприятия.
Автоматизация бухгалтерского учета
Ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях.
Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для исключения арифметических ошибок, автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.
Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Такая программа должна существенно облегчить работу бухгалтера, быть простой и удобной в использовании.
Практика показывает, что выбор программы — это еще не самый главный выбор, который должен сделать бухгалтер, решившийся на автоматизацию своего труда. Не менее важен вопрос выбора фирмы, у которой будет приобретена бухгалтерская программа. Ведь зачастую сэкономив некоторую сумму и связавшись с фирмой однодневкой бухгалтер оказывается один на один с непонятной, а потому бесполезной программой.
Очевидно, что абсолютно универсальных бухгалтерских программ не бывает, поэтому кроме покупки обязательно должен следовать этап внедрения программы, то есть настройки ее на особенности учета на конкретном предприятии. Внедрение — наиболее важный этап в процессе автоматизации бухгалтерского учета, ведь если программа работает не так как требуется, то само ее приобретение теряет всякий смысл. Внедрением должен заниматься высококвалифицированный специалист, знающий не только возможности программы, но и обязательно владеющий знаниями бухгалтерского учета.
Следующий, наиболее долговременный, если не сказать, постоянный, этап автоматизации — это последующее сопровождение. Всем известно, что при работе с компьютерными программами часто возникает необходимость в грамотной консультации, или, в связи с изменениями в законодательстве, требуются срочные доработки в программе. Бухгалтер должен быть уверен, что ему всегда помогут квалифицированные специалисты.
Поэтому приобретая программу, нужно обращать внимание не только на ее стоимость, но и на авторитет фирмы-продавца, ведь бухгалтер должен рассчитывать на долгосрочное сотрудничество.
Самый лучший вариант — это, конечно, когда всеми этапами автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, начиная от покупки компьютеров, монтажа локальной сети, подбора оптимального программного обеспечения и завершая долгосрочным сопровождением и техническим обслуживанием, занимается одна единственная серьезная фирма.
Финансово-учетная система должна не только обеспечить руководство информацией для поддержки принятия решений, но и обеспечить надежный бухгалтерский учет в соответствии со стандартами РСБУ.
Целями автоматизации бухгалтерского учета является:
· снижение непроизводственных расходов персонала на коммуникации за счет использования общей базы данных;
· повышение производительности труда персонала за счет сокращения объема рутинной работы при составлении и печати периодических отчетов и справок, при выполнении различных расчетов;
· повышение эффективности вводу информации в систему и исключения двойного ввода данных в систему управленческого и бухгалтерского учета;
· снижение вероятности ошибок и расхождений данных учета за счет распределения мест ввода информации, использования единой базы данных и надежных алгоритмов контроля корректности вводимых данных;
· создание предпосылок для повышения эффективности планирования и управления деятельностью предприятия;
· улучшение условий труда руководителей и исполнителей и др.
Оптимальная система автоматизации должна решать следующие основные задачи:
— Подготовка первичных документов (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, счета, счета-фактуры, договора, акты, письма, приказы, авансовые отчеты и т.д.)
— Создание произвольного количество планов счетов с глубокой аналитикой;
— Гибкую настройку типовых хозяйственных операций бухгалтерского и управленческого учета.
— Ведение журналов хозяйственных операций, журналов-ордеров, ведомостей и других учетных регистров;
— Поддержку принятых в бухгалтерском учете механизмов расчета себестоимости, курсовой и суммовой разницы, стандартные виды отчетности и возможности настройки алгоритмов расчета налогов и отражения их в учете.
На данный момент на российском рынке представлено огромное количество систем автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и форм собственности. Наиболее распространенной программами являются 1С: Бухгалтерия, Парус, Инфо-Бухгалтер и пр.
Естественно, что среди программ автоматизации бухгалтерского учета (ПАБУ) лидирующее положение занимают отечественные ПАБУ. Это одна из немногих областей на рынке программного обеспечения, где существует практически полное импортозамещение. Так как отечественные ПАБУ разрабатываются и оперативно обновляются в соответствии с последними изменениями отечественного законодательства. Отечественные разработчики всегда осуществляют оперативную поддержку и сопровождение своих программ на местах, что бывает трудно осуществить иностранным разработчикам.
Также не последнюю роль играет и ценовой фактор – иностранные системы как правило дороже отечественных систем по стоимости внедрения и обслуживания. Использование универсальных инструментальных сред, таких например как Excel, для создания ПАБУ ограничивается стоимостью лицензионного ПО и малым процентом стандартизации разработок, и применимо лишь как дополнительное средство или в виде “скорой помощи”, при отсутствии комплексного решения.
Реальное положение дел на рынке ПАБУ позволяет говорить о существовании небольшого числа широко распространенных программ, ставших стандартом де-факто. Сейчас уходит в прошлое так называемая “лоскутная” автоматизация – отдельные прикладные программы, написанные местными разработчиками для решения частных задач, так как в них либо отсутствует комплексность, либо затраты на разработку превышают стоимость внедрения и поддержки массовых программ. Многие коллективы таких разработчиков, понимающие современные тенденции развития рынка ПАБУ, и имея опыт внедрения и разработки прикладных решений, переходят к передовым программам в этой области, становясь дилерами ведущих фирм разработчиков.
Общая, относительная стандартизация – ведущих ПАБУ всего около десяти, облегчает и упрощает работу во всех звеньях производственного процесса. Большинство автоматизированных бухгалтерий также используют именно эти программы. Проверяющие и контролирующие организации, такие как Государственная Налоговая Служба и Пенсионный Фонд РФ, аудиторские и консалтинговые фирмы, используют и рекомендуют эти программы.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
6. Автоматизация бухгалтерского учета
6.1 Понятие и применение автоматизированного бухучета
Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее. Кроме того, подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем, если бы это делалось работником вручную.
Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом.
Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.
Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации – совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
Автоматизированный бухучет – это бухучет, основанный на широком использовании современной вычислительной техники и обеспечивающий автоматизированное выполнение функций бухучета в системе управления.
В системе управления бухучет выполняет три функции:
- функциональная;
- информационная;
- контрольно-аналитическая;
- Получение информации, которая необходима для выполнения возложенных на бухучет задач по руководству хозяйственной деятельностью предприятия и для составления форм годовой и периодической бухгалтерской отчетности.
- Использование передовых методов учета.
- Повышение оперативности и качества учета.
- Улучшение организации и сокращение трудоемкости ведения учета.
- Повышение производительности труда бухгалтерских работников.
- Наиболее полное использование возможностей современной вычислительной техники для обработки учетной информации.
Источник: studfile.net