После загрузки Access появляется стартовое окно Access, содержащее окно запуска, которое позволяет открыть существующую БД или создать новую. Выполнение одной из предложенных операций вызывает главное окно Access.
В строке заголовка отображается имя программы (Microsoft Access) и содержатся кнопки для управления окном.
Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, назначение которых – ускоренный вызов команд меню. Access имеет большое количество панелей инструментов, используемых в различных режимах работы. Панели инструментов, соответствующие некоторому режиму, выводятся на экран автоматически при переходе в этот режим или устанавливаются командой
В рабочей области главного окна Access располагается окно БД, состоящее из:
1. Строки заголовка окна БД, в которой всегда отображается имя открытой БД (db1).
2. Панели объектов БД, находящейся в левой части окна БД и позволяющей отображать в рабочей области окна БД объекты нужного типа.
3. Рабочей области окна БД, где изначально содержатся ярлыки, служащие для создания новых объектов БД соответствующего типа.
Отдельные компоненты БД, которые используются для хранения и представления информации, называются объектами. В Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица используется для хранения информации в БД.
Запрос позволяет выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно модифицировать существующие таблицы, а также создавать новые таблицы.
Форма используется для ввода данных в таблицу и для просмотра в заданном формате данных из таблицы или запроса. С ее помощью можно также запустить на выполнение макрос или процедуру.
Отчет предназначен для создания документа на основе данных из таблицы или запроса. Этот документ можно распечатать или включить в документ другого приложения, например, Word или Excel.
Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы, щелчок кнопки или обновление записи.
Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного Microsoft для создания приложений Windows.
Для создания таких объектов, как таблицы, запросы, формы или отчеты можно использовать специальные средства — мастера. Мастер задает пользователю вопросы и создает объект в соответствии с его ответами.
-3-
Настройка рабочей среды в СУБД Access. Параметры настройки.
Осуществить настройку рабочей среды в соответствии с требованиями пользователя можно с помощью команды Сервис/Параметры. Ее результатом является диалоговое окно Параметры с вкладками.
На вкладке Вид имеется возможность включить/выключить отображение: строки состояния, окна запуска, ярлыков для создания новых объектов в окне БД и др.
На вкладке Общие устанавливаются поля страницы при печати документа, порядок сортировки для новых баз данных, звуковое сопровождение при выполнении различных действий и др.
На вкладке Правка и поиск задаются параметры выполнения операций редактирования, поиска и замены. Вкладка Режим таблицы служит для установки параметров таблицы, а также задания анимации при отображении изменений в таблице в связи со вставкой новых столбцов.
Вкладка Таблицы и запросы позволяет установить параметры, используемые по умолчанию в режиме конструктора таблицы и в режиме конструктора запроса. Элементы вкладки Формы и отчеты применяются для установки параметров, действующих по умолчанию в режиме конструктора формы и в режиме конструктора отчета. Вкладка Клавиатура позволяет задать режимы работы при вводе данных с клавиатуры. На вкладке Другие осуществляется сетевая настройка и настройка интерфейса ODBC, имеется возможность конфигурировать программу Access для работы в многопользовательской среде.
-4-
Типы данных, обрабатываемых СУБД Access.
Создавая компьютерную БД, пользователь вводит свои данные в ее поля. При этом он должен прежде описать эти поля согласно требованиям Access: присвоить имена полям, указать их тип и свойства (которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля). Полям присваиваются имена с учетом следующих требований: имя должно содержать не более 64 символов; запрещается использование точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘), квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII от 0 до 31.
В поля БД можно вводить данные следующих типов.
Текстовый. В поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255 символов.
Поле MEMO. Длинный текст (до 65535) символов.
Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Размеры числовых полей — 1, 2, 4, 8, 12 байтов.
Дата/время. Значения даты и времени. Даты из диапазона от 100 по 9999 год.
Денежный. Денежные значения. Их максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от нее.
Счетчик. Уникальные последовательные с шагом 1 номера, автоматически вставляемые при вставке записи в БД.
Логический. Поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.
Поле объекта OLE. Объекты других приложений, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Access.
Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки — путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или интранет.
Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле:
Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения:
· байт — целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);
· целое – целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);
· длинное целое — целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).
Применяются и другие значения: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное.
Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати.
Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков.
Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах.
Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы.
Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе недопустимого значения.
Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк (» «).
Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице.
Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка Unicode.
-5-
Выражения. Операторы.
Выражение — комбинация значений и операторов, дающая определенный результат. Выражения используются при выполнении многих операций Access (например, при определении условий в запросах).
Например, следующее выражение позволяет вывести в запросе разность значений полей «Сумма_Начислено» и «Сумма_Удержано» :
В качестве значений в выражениях используют литералы, константы, функции и идентификаторы.
Литерал — фактическое значение в виде числа, текстовой строки, даты (например, 200, «Беларусь», #02-окт-05#).
Константа — не изменяющееся значение (например,Yes, No, True, False и Null, натуральные числа 0, 1, 2, и т.д.).
Функция – небольшая программа, которая всегда возвращает значение (число или строку символов), являющееся результатом расчетов или выполнения других операций. К функции обращаются по имени, за которым в круглых скобках указывают ее аргументы. Имеются и безаргументные функции, например, Date(). В Access определено множество типов функций: статистические, математические, даты/время, текстовые, финансовые и др.
Идентификатор — ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Например, Forms![]![].DefaultValue (ссылка на свойство DefaultValue элемента управления «Таб_Ном» в форме «Зарплата»). Символ «!» предопределяет ссылку на открытую форму, на открытый отчет или их элемент управления, а символ «.» — на свойства форм, отчетов и элементов управления.
Оператор- операция над значениями. В выражениях могут использоваться четыре типа операторов:
АРИФМЕТИЧЕСКИЕ: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление), % (проценты), ^ (возведение в степень) и др.
ОПЕРАТОРЫ СРАВНЕНИЯ: = (равно), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), (не равно).
ЛОГИЧЕСКИЕ ОПЕРАТОРЫ: AND (логическое умножение), OR (логическое сложение), NOT (логическое отрицание).
ТЕКСТОВЫЙ ОПЕРАТОР: https://stydopedia.ru/2xabee.html» target=»_blank»]stydopedia.ru[/mask_link]
Интерфейс пользователя Access
вкладки документов — таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы отображаются на вкладках в рабочем пространстве окна Access — окне документов. Этот режим работы по умолчанию используется для всех баз данных, созданных с помощью Access 2010. Для того чтобы открывать каждый объект в отдельном окне, как в версиях до Access 2007, следует выбрать соответствующий параметр; строка состояния — полоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить режим представления объекта; мини-панель инструментов — прозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его; панель сообщений — это единое средство вывода всех предупреждений системы безопасности. Отображается, когда в открываемой базе данных имеется любое потенциально опасное выполняемое содержимое.
Представление Backstage
Сразу после запуска Access отображается новый компонент пользовательского интерфейса Access 2010 — представление Backstage с открытой вкладкой Файл (File). Представление Backstage — это место, где можно управлять файлами. В момент открытия здесь доступны команды Создать (New), Открыть (Open), Параметры (Options).
Доступен список недавно использованных последних баз данных, который позволяет быстро выполнить открытие одной из них. Всплывающая подсказка каждой представленной в списке последних баз данных отображает местоположение ее файла — полный путь к нему. Представлены многочисленные шаблоны для создания различных типовых баз данных. Для открытой базы данных при выборе вкладки Файл (File) отображается представление Backstage с командами, применимыми ко всей базе данных, такими как Сохранить и опубликовать (Save Repair, Зашифровать паролем (Encrypt with Password).
Лента
В Access 2010 при открытии базы данных появляется лента (рис. 1.10). При этом на ней отображены четыре стандартные вкладки — Главная (Home), Созда- ние (Create), Внешние данные (External Data) и Работа с базами данных (Database Tools). Вкладки включают логически связанные команды. Однотипные команды вкладки объединены в группы. Название группы представлено под набором команд, составляющих ее.
Название команды на вкладке и ее описание можно просмотреть во всплывающей подсказке, которая отобразится, если задержать на кнопке указатель мыши. Устанавливая курсор на кнопках, с помощью всплывающих подсказок можно найти нужную операцию. Для того чтобы начать ее выполнение, достаточно щелкнуть на кнопке мышью.
| 36 | Глава 1 |
Рис. 1.10. Лента с открытой вкладкой Главная Набор вкладок изменяется при переходе к другому объекту или режиму работы. Например, если открыть таблицу базы данных на ленте появится рядом со стандартными вкладками контекстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools) с двумя вкладками второго уровня Поля (Fields) и Таблица (Datasheet). Команды стандартных вкладок по-прежнему остаются доступными.
Например, щелкнув на команде Форма (Form) вкладки Создание (Create), вы создадите форму, источником записей которой будет выбрана открытая таблица. Access, манипулируя набором встроенных вкладок, обеспечивает удобный интерфейс пользователя при выполнении работ в каждом из объектов базы данных. Эти вкладки выводятся в окне Access по умолчанию в соответствии с текущим режимом работы объекта.
Коллекция
Коллекция — это элемент интерфейса, который отображает группу команд, показывая результат выполнения каждой из них. Смысл состоит в том, чтобы предоставить пользователю возможность по внешнему виду найти и выбрать нужные действия в Access 2010, сосредоточившись на результате, а не на поиске команды. Коллекции различаются по форме и размерам.
Примеры коллекций можно видеть на вкладках конструктора форм и отчетов. На рис. 1.11 приведена коллекция кнопки Темы (Themes). Дополнительную более тонкую настройку внешнего вида формы или отчета можно выполнить, воспользовавшись командами вкладок Формат (Format) и Упо- рядочить (Arrange).
Диалоговые окна
Диалоговые окна выводятся при выполнении некоторых команд для уточнения операции и передачи параметров. При открытом диалоговом окне нельзя перейти к выполнению других действий в данном приложении. Диалоговое окно имеет постоянные размеры, но может быть перемещено в другое место. В некоторых группах вкладок ленты имеются маленькие значки — кнопки вызова диалоговых окон. Нажатие такой кнопки открывает соответствующее диалоговое окно или область задач, предоставляя дополнительные возможности, относящиеся к этой группе.
| Введение в Access 2010 | 37 |
Рис. 1.11. Пример коллекции на вкладке конструктора при работе с макетом формы или отчета
Источник: studfile.net
Пользовательский интерфейс MS Access 2003
Развития вычислительной техники осуществлялось по двум основным направлениям:
· применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов;
· использование средств вычислительной техники в информационных системах.
Информационная система – это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач. На ранних стадиях использования информационных систем применялась файловая модель обработки. В дальнейшем в информационных системах стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации, хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д.
База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для предметной области.
Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.
Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных.
Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.
В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений(англ. relation),т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение(множество однотипных записей объединенных одной темой).
От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.
2.4.2. Система управления базами данных Mіcrosoft Access 2003 и ее основные возможности
Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.
К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:
· Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
· Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
· Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
· Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).
Пользовательский интерфейс MS Access 2003
Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.
После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».
При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».
При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.
В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.
Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.
Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:
· окно базы данных;
1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».
2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.
3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.
4) Окно базы данных имеет:
· панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;
· панель «Объекты»: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули
· область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)
5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.
Источник: allrefrs.ru