Инструкция по работе в программе кэдо роснедра

В настоящее время по стране широко шагает цифровизация, электронные документы при получении государственных услуг стали уже привычными. Электронный кадровый документооборот — еще один этап на пути развития информационного общества. Понятие ЭКДО (или КЭДО) введено в трудовое законодательство в конце 2021 года. За это время часть работодателей уже перешли на ЭКДО, а у остальных еще есть немало вопросов, целесообразно и обязательно ли записаться в КЭДО и что необходимо сделать для его внедрения.

Обязательно ли переходить на КЭДО

Многие работодатели подтверждают, что опыт работы с КЭДО говорит о его значительных преимуществах. Такой метод позволяет удобно хранить документы, быстро обмениваться ими и согласовывать, экономит время и деньги работодателя. Но сразу отметим, что обязанности использовать в организации электронный документооборот для кадрового обмена нет. Это право работодателя (ч. 1 ст.

22.2 ТК РФ).

Для сведения: что такое КЭДО, и зачем это нужно

Возможность выбора есть и у работника. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, обязательно для работодателя получить согласие сотрудников на электронный обмен документами. Сотрудник, или часть сотрудников, вправе отказаться от перехода, тогда с ними продолжится оформление кадровых отношений на бумаге (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ).

Вебинар. КЭДО 2022: инструкция по применению

Исключение сделано для работников без трудового стажа: если они принимаются на работу впервые после 31.12.2021, их согласие на ЭКДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Значимо, что законодательство предусмотрело возможность выбора способов ЭКДО для работодателя (бумажный и электронный), так как часть компаний уже задумывались или уже внедрили электронный обмен, но им требуется для стабильной работы нормативная база. Часть компаний не собирается это делать в силу ряда причин технического или экономического характера.

С 1 сентября 2022 года заработала бесплатная платформа «Работа в России» для электронного документооборота для всех работодателей. Напомним, что государственный портал предоставляет возможность бесплатно размещать работодателям вакансии на работу, а соискателям — резюме. Поиск осуществляется совместно с центрами занятости.

Законодатель обязывает работодателей использовать этот ресурс для поиска работников, если среднесписочная численность организации за последний год превысила 25 человек (п. 3.2 ст. 25 закона № 1032-1 о занятости населения в РФ). Портал ставит своей целью объединение всех участников трудовых отношений на всех этапах их взаимодействия: поиска работы, приема на работу, непосредственно работы, повышения квалификации, увольнения. И, возможно, это удобно, и в будущем ЭКДО станет неотъемлемой и обязательной частью нашей профессиональной жизни.

Как внедрить КЭДО пошагово

В Трудовой кодекс электронный кадровый документооборот введен законом о КЭДО № 377-ФЗ от 22.11.2021. С этой даты он применяется работодателями. Обмен кадровыми документами возможен со всеми работниками, если они дали согласие.

Управление документами в СЭД «ДЕЛО»

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Электронный вид разрешен для большинства кадровых документов, кроме:

• трудовых книжек и СДТ-Р;
• акта о несчастном случае на производстве;
• приказа об увольнении работника;
• документов с инструкцией по охране труда.

Эти документы требуют подписанного бумажного аналога (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Прежде чем начать переход на КЭДО пошагово, учтите, что для работы потребуется информационная система и электронные подписи. Для работника допустимо использование собственной электронной подписи, а если ее нет, расходы на приобретение берет на себя работодатель (ч. 12, 13 ст. 22.2 ТК РФ). Для работы со стороны организации необходимо приобрести усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Трудовое законодательство предусматривает документы, которые подписываются только ею:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• приказ о дисциплинарном взыскании (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).

Для остальных кадровых документов со стороны работодателя предусмотрена неквалифицированная подпись (УНЭП). Но если планируется одна подпись работодателя для кадрового обмена, то предпочтительнее приобрести УКЭП, так как она универсальна. Работник вправе использовать и УКЭП, и неквалифицированные подписи, если они предусмотрены соглашением с работодателем или выданы электронным правительством (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ).

Есть несколько основных этапов перехода на КЭДО:

Этап 1. Выбрать информационную систему для обмена.

Этап 2. Утвердить порядок работы в локальных актах.

Этап 3. Уведомить сотрудников о переходе и получить их согласие.

Этап 1

На первом этапе, этапе выбора системы, законодательство предлагает готовое решение — систему электронного кадрового документооборота на «Работа в России», специальной цифровой платформе.

Электронный кадровый документооборот на портале начал работу с 01.09.2022, в соответствии с п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867.

Плюс такого выбора — минимальные затраты. Система доступна каждой организации, которая зарегистрирует себя и своих работников на портале. Есть несколько видов ЭЦП на «Работа в России», которые поддерживает портал: квалифицированная, неквалифицированная для Госключа и простая через портал Госуслуги. Работники все цифровые подписи сделают через портал Госуслуги, что позволит работодателю сэкономить.

Это прекрасное решение для малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников. Минус такого решения — ограниченные возможности интерфейса и отсутствие интеграции с 1С или другими учетными программами.

Если работодатель выбрал этот общегосударственный портал, все подписи ему создадут бесплатно, но весь персонал необходимо зарегистрировать в системе. Есть простой алгоритм, как настроить КЭДО через «Работа в России»:

1. Зарегистрировать компанию на портале Госуслуги.
2. Заполнить и отправить форму заявки на подключение к КЭДО.
3. Посетить онлайн-встречу о КЭДО в формате видеоконференции с Рострудом.
4. Получить доступ в КЭДО на портале после рассмотрения заявки.

Работодатель вправе выбрать и иную готовую систему или разработать ее самому.

При разработке собственной системы необходимо использовать единые требования к составу и форматам электронных документов, утвержденные Приказом Министерства труда РФ от 20.09.2022 № 578н. Они начали действовать с 01.03.2023 (абз. 13 п. 1 ст. 1 ФЗ от 22.11.2022 № 377).

На сегодняшний день рынок предлагает больше десятка готовых систем КЭДО. Решения дают компании 1С, Контур, Такском, СберКорус, СБИС, VK YR TEK, Ланит, Jump Finance (Тинькофф) и др. Плюсом такого выбора являются широкие возможности систем и в инструментарии, и в сервисном обслуживании. Минус такого решения — оно стоит денег.

В большинстве систем удобный интерфейс, а войти в КЭДО обычно есть возможность как через веб-версию, так и при помощи мобильного приложения. В этих приложениях предусмотрены разные способы настройки доступа, в зависимости от должности сотрудника. Например, руководителям — ко всей системе, начальникам отделов — только к своему подразделению, рядовым сотрудникам — только к собственному личному кабинету. Для удобства каждый сотрудник вправе скачать приложение КЭДО, такая возможность есть практически на любой платформе.

Этап 2

На втором этапе, создание локальных актов, организация, как правило, утверждает положение о кадровом электронном документообороте в организации и о порядке перехода на него (возможно создание отдельного документа). Положение вводят приказом о введении ЭКДО.

Положение о КЭДО составляется в произвольной форме, рекомендуем включить в него следующую информацию:

• общие положения (с какой целью вводится, какие термины и понятия использует, на основе каких нормативных документов создан);
• перечень документов, к которым применяется КЭДО;
• типы электронных ключей для работодателя и работника;
• перечень участников документооборота (перечень лиц, которые действуют со стороны работодателя; работники, давшие согласие на КЭДО; лица, поступающие на работу; перечень тех, кто осуществляет контроль и техническую поддержку);
• описание информационной системы для ведения КЭДО;
• порядок прохождения документов и сроки их подписания;
• случаи обмена документами на бумажном носителе (для работников, кто отказался от ЭКДО, и ситуации отсутствия доступа к информационной системе);
• порядок перехода на ЭКДО (ответственные за переход, сроки введения, порядок инструктажа работников и получения их согласия или несогласия).

Этап 3

На третьем этапе необходимо уведомить сотрудников и получить с них согласие или отказ. Предлагаем примерные образцы уведомления, согласия работника и заявление с его отказом.

• Перевалова Наталья

2022-06-16 09:57:10

Стоит добавить, что информацией об использовании электронной подписи участниками трудовых отношений необходимо дополнить трудовой договор с работниками. Это может быть информация о том, что работодатель несет расходы на ЭЦП, о возможности использовать работниками ранее полученную ЭЦП и порядок признания УНЭП, о последнем пункте очень мало информации, если есть возможность поделиться опытом — пишите.

Источник: ppt.ru

Переход на КЭДО: инструкция

Работодатели вводят электронный кадровый документооборот по собственной инициативе. ЭКДО ускоряет работу и увеличивает производительность. Но схема процесса перевода персонала в КЭДО довольно сложная: работодателю надо внимательно выполнять все необходимые действия.

Кто вправе перейти на КЭДО

КЭДО — кадровый электронный документооборот — позволяет вести основную документацию по кадрам в электронном виде. После перехода на КЭДО работодатели смогут заключать трудовые договоры, оформлять заявления, уведомления, приказы в электронном виде. Распечатывать бумажные версии не требуется.

КЭДО не применяют только для трудовых книжек и СТД-Р, приказов об увольнении, журналов с инструктажем по охране труда и актов о несчастном случае (ст. 22.1 ТК РФ).

Кадровый электродокументооборот вправе применять все работодатели. Но переход на КЭДО в России добровольный: никто не обязывает и не запрещает переходить на электродокументооборот. Процесс обмена электродокументами выглядит так: работодатель и работник обмениваются файлами в системе КЭДО и подписывают их электронной подписью.

Для подписания трудовых договоров, уведомлений об изменении трудовых соглашений, приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Работник сможет подписать эти документы НЭП — неквалифицированной подписью. Все остальные регистры работодатель вправе подписывать неквалифицированной ЭП, а работник — простой электроподписью. Если работнику нужна ЭП (у него нет подписи), ее оформляет работодатель (ст. 22.3 ТК РФ).

С 1 марта 2023 года при создании электродокумента применяются единые требования к их составу и форматам (Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022). Кроме того, для работодателей сделали руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства (Приказ Роструда № 253 от 11.11.2022).

Для сведения: что такое КЭДО и обязательно ли внедрять

Внедрение КЭДО пошагово

Кадровый электродокументооборот ведут в системе ЭКДО — либо собственной учетной программы, настроенной специально для пользователя, либо на портале «Работа в России», бесплатной и доступной всем работодателям (ПП РФ № 867 от 13.05.2022). Для авторизации на портале понадобятся логин и пароль ЕСИА, то есть портала Госуслуги.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.

Опишем переход на КЭДО пошагово для организации-работодателя:

Шаг 1. Определитесь с модулем КЭДО. В системе собственной разработки необходимо предусмотреть такие функции: подписание документов по правилам ТК РФ, хранение кадровой документации, фиксацию факта получения файла всеми сторонами трудовых отношений. Работники используют ту же систему, что и их работодатели. А все расходы на создание и работу в системе ЭКДО несет организация (ст. 22.1 ТК РФ).

Шаг 2. Издайте локальный приказ о внедрении ЭКДО и назначьте ответственного за переход. В таком распоряжении укажите:

• сведения об информационной системе, в которой будете вести электродокументооборот;
• порядок доступа к такой системе;
• документацию, которую переводят в электроформат;
• сроки перехода и уведомления сотрудников о внедрении ЭКДО. Уведомить служащих надо раньше, чем заработает новый формат;
• ответственных лиц.

При издании приказа учитывайте мнение выборного органа профсоюза (ст. 372 ТК РФ).

Шаг 3. Разработайте и утвердите положение о кадровом ЭДО, например, положение о переходе к учетной системе 1С или другому модулю. Пропишите в локальном нормативе порядок такого обмена кадровой документацией. В положении определите:

• сроки подписания работниками электродокументов;
• периодичность подписания;
• порядок инструктажа сотрудников, разъяснение всех вопросов по КЭДО;
• исключения, при которых допускается оформление бумажных документов;
• правила взаимодействия руководства компании с представителями работников, профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Положение тоже утверждают с учетом мнения профсоюза.

Шаг 4. Направьте работникам уведомление о переходе на кадровый электродокументооборот. Необходимо уведомить сотрудников о новых возможностях во взаимодействиях с работодателем и о праве согласиться или отказаться от ЭКДО. Срок уведомления прописывают в приказе о введении кадрового электронного документооборота.

Шаг 5. Получите согласие на переход на КЭДО — обязательно в письменном виде. Сотрудники вправе предоставить согласие в любое время, а без их письменного согласия вести ЭКДО нельзя. Если работник не согласился с новым форматом работы, продолжайте взаимодействовать с ним на старых условиях — подписывать бумажные документы. Попросите его составить письменный отказ (это не обязательное требование).

Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2023 году и у него нет трудового стажа, согласие не требуется (ст. 22.2 ТК РФ). Сразу же переходите с ним на КЭДО.

Работодатель вправе вести реестр со сведениями обо всех отправленных уведомлениях о переходе на электродокументооборот. В реестре отмечают и решение каждого сотрудника — отказ или согласие на кадровый электронный документооборот.

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Источник: gosuchetnik.ru

Краткая инструкция по работе в КЭДО для сотрудников

Для того, чтобы зайти в Диадок перейдите на diadoc.kontur.ru Выберите вход по номеру телефона:

В поле «Телефон» введите номере телефона, указанный при выпуске сертификата.

Введите в специальное поле код, который придет вам в смс на указанный номер.

После ввода кода подтвердите операцию в мобильном приложении DSS.

Произойдет авторегистрация и вы окажетесь на главной странице в Диадоке – список входящих документов.

— Как подписать документ?

Откройте нужный документ, выбрав его в списке документов. Нажмите кнопку «Подписать»

На телефон придет уведомление о том, что нужно подтвердить операцию.

Зайдите в приложение MyDSS на телефоне и нажмите кнопку «Подтвердить». Приложение попросит подтвердить использование сертификата электронной подписи. Нажмите кнопку «Подтвердить» еще раз.

После подтверждения в приложении документ в Диадоке будет подписан и страница обновится.

Если у вас возникли вопросы по содержанию документа, который вы получили или вопросы по оформлению документа, который вы хотите отправить – обратитесь к вашему специалисту по кадрам.

Полезные ссылки:

Мобильное приложение Диадок: Скачать в AppStore или Google Play
Мобильное приложение My DSS: Скачать в AppStore или Google Play

Контакты технической поддержки:

Телефон: 8 800 500 60 56 (время работы 07:00 — 15:00 МСК)

Теперь мы в Инстаграм — присоединяйтесь!

Дорогие друзья, у нас появился аккаунт в популярной соцсети Instagram! Новости, акции, обсуждения самых разных вопросов, обмен опытом, и конечно, общение с Вами. Это то, к чему мы стремимся и хотим воплотить!

г. Москва, Пресненская набережная, 12
ММДЦ «Москва-Сити», башня «Федерация-Восток»

Источник: sbm-msk.ru