Инструкция по программе делопроизводство

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.

1.3. Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) — обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с учредителями, государственными организациями, общественными предприятиями, родителями, поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед техникумом.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

Документооборот в делопроизводстве

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.

2. Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее — инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

• ДП директора;
• ДП учебной части;
• ДП бухгалтерии;
• ДП административно-хозяйственной части;
• ДП дополнительного образования;
• ДП методического кабинета;
• ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

• составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
• подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
• оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
• ведение деловой переписки;
• составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.

• Входящие документы — создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
• Исходящие документы — создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
• Внутренние документы — создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

• прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
• регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
• организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
• регистрация и прохождение внутренних документов;
• контроль исполнения документов.

3. Организация работ с входящей документацией

3.1. Исполнение включает:

• прием входящей документации;
• регистрацию документа и его визирование директором;
• доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;

3.2. Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.

3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.

3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.

4. Организация работ с исходящей документацией

4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.

5. Постановка документов на контроль

5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.

5.2. Контроль исполнения включает:

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
• без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
• архивные документы — не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6. Организация контроля исполнения документа

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7. Учет и обобщение результатов контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8. Рассмотрение результатов контроля

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

• о переносе (продлении) срока исполнения;
• о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
• об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

9. Организация приема телефонограмм

9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.

9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.

9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.

10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума

10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи

11.1. Организация отправки факсимильного и электронного сообщения включает:

• подготовку исполнителем документа к отправке;
• обработка и отправка документа;
• фиксирование результативности факсимильных и электронных сообщений.

11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.

11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.

11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

11.6. Отправка факсимильного сообщения при затруднительной передаче осуществляется многократно в течение дня, а по необходимости, переносится на следующий день.

11.7. Если по техническим причинам факсимильное сообщение не может быть отправлено в течение 2-х рабочих дней со дня подготовки, секретарь должен уведомить об этом исполнителя. В этом случае документ может быть отправлен по почте.

11.8. Оформление результатов отправки факсимильных и электронных сообщений.

11.9. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящих факсимильных и электронных сообщений, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки.

12. Прием факсимильных и электронных сообщений

12.1. Организация приема факсимильных и электронных сообщений включает:

• прием сообщений с помощью факсимильного аппарата и компьютера;
• оформление и учет факсимильных и электронных сообщений;
• доведение до исполнителя.

12.2. Прием факсимильных и электронных сообщений осуществляется секретарем в рабочем порядке с помощью факсимильного аппарата и компьютера.

12.3. Все распечатанные входящие факсимильные и электронные сообщения регистрируются в журнале регистрации входящих факсимильных и электронных сообщений.

12.4. Секретарь по договоренности с руководителями подразделений может удалять накопленные сообщения не чаще одного раза в месяц.

12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.

12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.

12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.

13. Организация телефонных междугородних переговоров

13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.

13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.

13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.

14. Организация и хранение документов

14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.

14.2. Организация хранения документов включает в себя:

• составление и ведение номенклатуры дел;
• формирование и оформление дел;
• проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.

14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.

Источник: tuvaktep.ru

Инструкция по делопроизводству в организации

Инструкция по делопроизводству в организации поможет наладить документооборот и дисциплинировать персонал. Работники станут ответственнее относиться к бумагам, перестанут нарушать сроки регистрации корреспонденции и совершать прочие ошибки, влияющие на качественную работу предприятия. Что представляет собой инструкция по делопроизводству и как ее составить, читайте в нашей статье.

• Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна
• Как составить инструкцию по делопроизводству?

• Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции
• Шаг 2. Изучите отобранные материалы
• Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству
• Шаг 4. Согласуйте проект с руководством

Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна

Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.

В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.

С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать.

В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.

И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.

Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.

Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК).

Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.

Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.

Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».

Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.

Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.

О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.

Как составить инструкцию по делопроизводству?

Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.

Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции

Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.

Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении.

Шаг 2. Изучите отобранные материалы

Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.

Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:

• примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
• национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.

Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.

Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору. Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.

После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.

Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству

Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.

Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции.

Общие положения

С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.

Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.

Оформление документа

В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.

Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.

Регистрация входящих и исходящих документов

Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.

Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.

Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.

К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.

Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.

Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги.

Передача документов в архив

Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс — все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.

Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.

Шаг 4. Согласуйте проект с руководством

Подводим итоги

Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Инструкция по делопроизводству в организации: образец

Чем лучше будет отлажена работа с документами, тем меньше будут ошибаться сотрудники отдела кадров и делопроизводители. Чтобы правильно организовать составление, обработку и передачу документов, нужна инструкция по делопроизводству в организации в 2023 году, которая утверждается руководителем компании.

Образец инструкции по делопроизводству в компании

Инструкция по делопроизводству (ИПД) регулирует работу сотрудников, в должностные обязанности которых входит взаимодействие с документами. Соблюдение ее положений позволяет придерживаться единообразия в создании, обработке, подготовке, оформлении бумаг организации, с учетом особенностей ее деятельности. В инструкции прописываются общие нюансы оформления реквизитов, основной и других частей. Это позволяет работникам быстро обрабатывать и вовремя исполнять документы. От правильного взаимодействия сотрудников с бумагами зависит бесперебойность работы компании и своевременность принятия решений руководством.

Когда обязательна ИПД?

ИПД представляет собой локальный нормативный акт организации и числится в ее учетной политике. Этот вид документа разрабатывается согласно общероссийским стандартам. При этом в нем содержится уникальная технологическая последовательность обработки документации, присущая определенной компании. Это позволяет фирме оформлять документы по общим нормам, но с учетом особенностей работы.

Инструкция по делопроизводству обеспечивает единообразное взаимодействие с документами, однако по общему правилу, она не обязательна. При этом ИПД может называться также «Положением по делопроизводству» .

Важно! Наличие инструкции обязательно для государственных учреждений и организаций.

Поскольку делопроизводство в фирме, особенно большой, проходит по нескольким направлениям, в ней может быть разработано несколько ИПД. Это позволяет не создавать один большой документ, в котором содержатся разноплановые требования, а разбить его на несколько маленьких. Так, в компании может быть инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Работодатель вправе отдельно оформить и утвердить инструкцию по электронному делопроизводству, так как электронный документооборот сейчас применяется повсеместно.

На основе чего разрабатывается ИПД

• примерная инструкция по делопроизводству в гос. организациях, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.18 г. № 44;
• методические рекомендации, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 24.12.20 г. № 199.

При создании ИПД можно опираться на типовые инструкции, применяемые разными ведомствами гос. власти.

Важно! Инструкция оформляется по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Какие разделы должны быть в ИПД?

Действующие методические указания включают три части:

1. Общие положения.
2. Последовательность разработки, утверждения, внесения изменений в ИПД.
3. Содержание и структура ИПД.

Для сотрудника, составляющего инструкцию в компании, важнее всего третья часть, так как в ней находятся конкретные указания по содержанию и структуре ИПД.

Конечно, не нужно прямо следовать методическим рекомендациям. Они служат лишь базисом для составления инструкции, которую надо адаптировать под свою организацию.

Так, типовая ИПД для компании, в которой ведется и бумажный, и электронный документооборот, может включать такие разделы:

1) Общие положения:

• назначение ИПД;
• цель разработки документа;
• сфера использования;
• правовое регулирование разработки ИПД;
• порядок применения ИПД;
• какие акты регламентируют задачи, права, ответственность и обязанность делопроизводителя.

Вам также будет интересно:

2) Основные термины (можно взять из ГОСТ Р 7.0.8-2013 и разделе 3.2 Методических рекомендаций ).

3) Создание, оформление документов (бланков, реквизитов, внутренних документов организации). Состав документов.

4) Нюансы создания и оформления определенных видов документов (приказов, распоряжений, положений, инструкций, правил, методических рекомендаций, протоколов совещаний, служебной переписки и других).

5) Правила организации документооборота:

• прием, первоначальная обработка входящих и исходящих документов;
• рассмотрение документов руководителем и доведение их содержания до исполнителей;
• алгоритм отправки документов;
• порядок регистрации исходящих документов;
• порядок регистрации, прохождения внутренних документов;
• порядок регистрации входящих документов;
• организация работы с документами в подразделениях организации;
• анализ и учет объемов документооборота;
• разработка, ведение номенклатуры дел;
• создание дел и их хранение;
• подготовка документов к помещению в архив;
• уничтожение документов и дел после окончания сроков их хранения;
• передача дел в архив.

Вам также будет интересно:

6) Порядок электронного документооборота:

• создание, обработка, хранение, использование электронных документов;
• алгоритм регистрации, отправки, получения электронных документов.

7) Работа с документами исполнителей:

• обработка и сбор информации для создания документов;
• создание проекта документа и приложений к нему;
• согласование проекта с заинтересованными сотрудниками;
• внесение в проект коррективов согласно замечаниям, полученным при согласовании;
• передача проекта документа на подпись директора (гендиректора);
• установление места хранения документа или его копии, проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел;
• порядок работы с документами в подразделениях организации.

8) Правила учета, хранения, использования бланков, печатей, штампов:

• учет печатей, штампов;
• учет бланков документов.

Порядок составления ИПД

Чтобы составить ИПД, проще всего воспользоваться таким алгоритмом:

1. Издать приказ о разработке ИПД. Директор компании должен назначить сотрудника, отвечающего за разработку документа, и установить срок выполнения поручения. Обычно ИПД создает начальник службы по делопроизводству. В небольшой организации эта обязанность может быть возложена на работника отдела кадров или секретаря руководителя.
2. Составить перечень актуальных нормативных актов, стандартов, регулирующих делопроизводство и устанавливающих требования к оформлению документов. Ознакомиться с выбранными материалами. Проанализировать структуру организации, как в ней идет документооборот, составить его график.
3. Создать проект ИПД по делопроизводству в организации.
4. Согласовать проект с начальниками подразделений, принимающих участие в документообороте. Проанализировать замечания и скорректировать проект.
5. Передать документ на ознакомление и подпись директору. Он издает приказ об утверждении ИПД.
6. Ввести ИПД в действие. Для этого разослать ее в подразделения, ознакомить с ней работников под роспись.

Что учесть при составлении ИПД?

Как правило, ответственный сотрудник скачивает примерную инструкцию по ведению делопроизводства в организации из интернета. Однако она не учитывает всех особенностей делопроизводства в организации. К тому же, изменились требования к оформлению и созданию документов. Они затронули, в том числе, оформление титульных листов, бланков. К сожалению, примеры из интернета не всегда это учитывают.

Важно! В ИПД нужно вписывать все организационно-распорядительные документы и этапы работы с ними. То, какие еще документы нужно указать в ИПД, можно решить самостоятельно, в зависимости от фактического состава документации компании. Как правило, кадровые, бухгалтерские и конфиденциальные бумаги есть в любой фирме.

Документы, содержащие гос. тайну, в обычных компаниях отсутствуют. Следовательно, их не нужно указывать в инструкции. Составитель может внести в ИПД любые положения, однако они должны соответствовать работе компании.

Советы по созданию ИПД в Word:

1. Названия разделов оформлять путем выделения заголовками (через меню «Стиль»). Это поможет сделать документ удобным для чтения.
2. Использовать гиперссылки, чтобы быстро переходить к необходимым разделам документа в электронном виде.
3. Сохранить документ из Word в формате PDF, чтобы ссылки работали (нужно выбрать тип документа PDF во время сохранения).

Какие приложения должны быть у ИПД?

Обычно инструкцию дополняют приложения — образцы документов, перечень которых зависит от деятельности организации. Так, к документу могут прилагаться образцы:

• положения;
• приказа;
• распоряжения;
• протокола;
• делового письма;
• акта проверки технического состояния;
• докладной записки.

Кроме того, приложениями к ИПД могут выступать:

• примерный перечень утверждаемых документов;
• примерный перечень документов, заверяемых печатью компании;
• примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.

Для удобства можно скачать образец с приложениями, однако нужно учитывать, что готовый документ должен подходить под специфику организации.

Итоги

Таким образом, инструкция по делопроизводству в ООО позволяет систематизировать и правильно организовать работу с документами. В нее могут быть включены разделы из типового образца, но информация должна быть скорректирована с учетом деятельности компании.

Работодатель вправе утвердить несколько разноплановых инструкций, чтобы не составлять один большой документ, содержащий обобщенные сведения. Это особенно актуально для больших компаний и в связи с повсеместным использованием электронного документооборота, для которого допускается сделать отдельную ИПД.

Источник: lawabc.ru