СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача — автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации.
Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.
- СЭД «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота; Нормативные акты и стандарты
- Продукт «из коробки» готов для использования в проектах любого масштаба – от одного рабочего места до десятков тысяч, в том числе с подключением удаленных подразделений и внешних организаций;
- Система может использоваться как для поддержки традиционного делопроизводства, так и для ведения полностью электронного документооборота;
- Система проста и интуитивно понятна: даже пользователи с базовыми навыками владения компьютером быстро осваивают СЭД «ДЕЛО»;
- Надежная защита информации с применением ЭП;
- Легкая и быстрая установка. Система настраивается под структуру и правила делопроизводства организации без программирования, в том числе силами специалистов заказчика;
- Эффективность, надежность и преимущества системы подтверждены опытом успешных внедрений;
- «ДЕЛО» позволяет автоматизировать весь «жизненный цикл» документов (от создания проекта до списания в дело и передачи на архивное хранение) и уже содержит необходимый для этого функционал;
- Удобная и быстрая регистрация любых документов (Входящие/исходящие документы, служебная переписка, обращения граждан, договоры и др.);
- Удобные инструменты для перевода любых документов в электронный вид;
- Автоматизация стандартных процессов исполнения и согласования документов; возможность программирования маршрутов движения документов и бизнес-процессов (Workflow);
- Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах;
- «ДЕЛО» дает возможность организовать юридически значимый электронный документооборот с использованием ЭП и средств криптозащиты;
- «ДЕЛО» поддерживает работу с почтовыми программами: прием и отправка документов по электронной почте доступны из интерфейса системы;
- Возможность веб-доступа в СЭД «ДЕЛО» через подсистему «ДЕЛО-Web»
- Наличие решений для мобильной работы под операционные системы iOS, Windows 7 и Windows 8, а также универсальная подсистема «Мобильный кабинет» для любой мобильной операционной системы;
- Контроль движения документов внутри организации осуществляется на любом этапе их создания или исполнения;
- Развитая система оповещений и уведомлений;
- Мощная поисковая система, позволяющая найти любой документ, зарегистрированный в СЭД, с возможностью полнотекстового поиска документов;
- Система позволяет организовать взаимодействие с МЭДО, СМЭВ, АС «Обращения граждан».
- Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг;
- Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика (например, интеграционное решение «ДЕЛО-1С»);
- Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов;
ЗАКАЗАТЬ ДЕМО
Видео-презентация
Управление документами в СЭД «ДЕЛО»
Источник: medialux.ru
Организация электронного документооборота на примере системы СЭД «ДЕЛО»
Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.
Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
Введение………………………………………………………………………………………….3
1 Глава. Обзор АИС электронного документа…………………………………………………5
1.1. Концепция построения систем автоматизации документооборота 5
1.2. Понятие документооборота. 5
1. 3. Общие требования к системе документооборота 7
2 Глава. Обзор рынка программных средств 8
2.1. Сравнение систем 9
2.2. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………10
2.3. Система электронного документооборота Optima WorkFlow…………………………..13
2.4. Система электронного документооборота LanDocs……………………………………..15
2.5. Система электронного документооборота БОСС-Референт 17
2.6. Система электронного документооборота DIRECTUM. 18
2.7. Система электронного документооборота NauDoc 22
3 Глава. Система «ДЕЛО»……………………………………………………………………. 25
3. 1. Регистрация документов 26
3.3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль) 28
3.4. Кабинеты 30
3.5. Работа с проектами документов 32
3.6. Прием и внешняя рассылка документов 34
3.7. Движение документов внутри организации 36
3.8. Формирование дел 37
3.9. Информационно-справочная работа 38
4 глава. Влияние электронного документооборота на деятельность организации. 42
4.1. Эффект от внедрениея СЭД 43
4.2 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»: 43
Заключение 45
Список использованной литературы………………………………………………………….46
Прикрепленные файлы: 1 файл
Рис 5. Шаблон документа №1
Рис 6. Шаблон документа №2
Электронное хранилище документов (EDM)
- Система NauDoc поддерживает единое хранилище документов. В зависимости от прав, пользователи могут получать доступ к отдельным его папкам.
Рис 7. Электронное хранилище документов
- После помещения документа в систему его можно найти как через иерархию хранения документов, так и через систему поиска;
- NauDoc производит полнотекстовое индексирование всех документов и прилагаемых к документу файлов. Возможен поиск во вложениях следующих форматов: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;
- Результаты поиска выводятся пользователю в виде списка со ссылками на найденные документы, поиск производится только по доступным пользователю документам;
- Расширенная форма поиска позволяет задавать сложные условия поиска;
- Результаты поиска можно сохранить для повторного использования (тем самым создать виртуальный каталог документов).
3 глава. Система «ДЕЛО» 7
Рис.8 Начальное окно «ДЕЛО»
1. Регистрация документов
2. Работа с файлами (электронными документами)
3. Работа с поручениями
4. Кабинеты
5. Работа с проектами документов
6. Прием и внешняя рассылка документов
7. Движение документов внутри организации
8. Формирование дел
9. Информационно-справочная работа
10. Удаленный доступ
3. 1. Регистрация документов
Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.
Рис.9 Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
3.2. Работа с файлами ( электронными документами)
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
Перевод документов из бумажной в электронную форму
Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).
Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.
В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
- расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
- поддержка работы с двусторонним сканером;
- способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
- форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
3.3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)
Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
- резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
- пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
- подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
- проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Рис 10. Окно «Резолюция»
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
Источник: www.referat911.ru
СЭД ДЕЛО
СЭД ДЕЛО — сервис с набором функций для полноценного смешанного (электронного и бумажного) документооборота. Система масштабируется в соответствии с запросами администратора, не требует много ресурсов и интегрируется с федеральными информационными каналами (ЕПГУ, МЭДО, СМЭВ, АС «Обращения Граждан»). Доступна работа в операционных системах Android, iOS и Windows 8.
Программное обеспечение заинтересует представителей компаний различного масштаба, которым необходимо организовать совещания руководства, рабочей группы либо проектной команды. При этом нужные документы находятся в аккаунте организации с назначенными правами доступа, и нет необходимости создавать рассылку. Руководители с помощью решения смогут связываться с подчинёнными по видеосвязи прямо из сервиса.
Опция «Поточное сканирование» позволяет осуществлять перевод служебных документов, корреспонденции и обращений любого размера и формата в электронный вид, а затем регистрировать их. Подсистема «Управление процессами» даёт возможность согласовывать файлы, заранее программируя маршруты адресатов, и контролировать исполнение в иерархических структурах.
Предусмотрена поддержка почтовых программ для регистрации из email, а также отправка данных из интерфейса системы. С помощью отчётных форм сотрудник может просмотреть информацию о статусе исполнения, а система оповещений информирует об изменениях. Сервис предлагает функции поиска по файлам и поручениям, в том числе полнотекстового поиска по содержанию. ДЕЛО можно интегрировать с любыми системами заказчика, включая 1С.
Ключевые особенности
- Регистрация и перевод документов в электронный вид
- Контроль исполнения и отчётность
- Интеграция с другими системами
- Демо-версия по запросу
Видео и скриншоты СЭД ДЕЛО
Тарифы СЭД ДЕЛО
Бесплатный тариф Нет
Пробный период Нет
Цена от 7 200 rub в месяц
стоимость лицензии одного рабочего места на систему «ДЕЛО» под СУБД Microsoft SQL Server при 201-500 рабочих мест
Цена до 13 400 rub в месяц
стоимость лицензии одного рабочего места на систему «ДЕЛО» под СУБД Oracle при 1-5 рабочих мест
Источник: coba.tools