Группа компаний Digital Design уже более 25 лет занимается разработкой и внедрением систем электронного документооборота. За это время мы накопили колоссальный опыт и знания о том, зачем компаниям нужны СЭД, какие задачи они могут решить и как правильно внедрить СЭД, чтобы она не только выполняла свои основные функции, но и была базовой платформой для цифровой трансформации бизнеса.
Президент компании Docsvision, входящей в группу компаний Digital Design и являющейся разработчиком одноименной ECM/BPM-платформы, подготовил обучающий курс, который будет полезен как тем, кто первый раз столкнулся с понятием СЭД, так и опытным специалистам. Курс носит учебно-просветительский характер и в нем рассказывается не только о Docsvision, а в общем об электронном документообороте. Курс начинается с общих понятий том, что такое СЭД, зачем она нужна на предприятии, ее месте в инфраструктуре компании и других основ электронного документооборота. В дальнейшем на курсе рассматриваются более узкие темы: способы защиты данных в СЭД, реализации управления бизнес-процессами, архитектуре системы и т. д.
Обучение по работе с СЭД Directum
Межведомственный электронный документооборот
Государственные структуры используют цифровые инструменты для передачи данных внутри ведомства, между собой или сторонним организациям. Для обмена сведениями используются федеральные и региональные системы электронного документооборота (СЭД).
В статье рассмотрим такие понятия, как МЭДО, СЭД, МСЭД, что это за системы, в каких случаях применяются и особенности их подключения.
Что такое СЭД
СЭД — это автоматизированная система документооборота и делопроизводства, включающая прикладное программное и системное обеспечение. Осуществляет передачу внутренних и внешних электронных документов в государственных организациях. Взаимодействие с помощью СЭД подразумевает передачу уведомлений, файлов, документов и их реквизитов.
СЭД создана для того, чтобы:
- автоматизировать процессы регистрации, хранения и обмена документов;
- выдавать и контролировать исполнение поручений по связанным с системой решениями;
- создавать электронный архив документации.
МСЭД: расшифровка и как начать с ней работу
МСЭД — это межведомственная система электронного документооборота, реализованная для государственных структур и исполнительных органов Московской области.
Инструкция по подключению к МСЭД включает в себя три шага:
Организацию подключают в течение двух рабочих дней. Задержка регистрации может быть связана с некорректным заполнением заявки, в связи с чем срок увеличивается на время уточнения сведений.
С помощью специального VPN-клиента выполняется настройка МСЭД. Вход в систему тоже осуществляется через VPN-подключение. Для уточнения информации по заявкам или установке системы можно обратиться в службу технической поддержки по телефону: 8 (498) 602-83-29.
Что такое система МЭДО и для чего она нужна
Система МЭДО — это единая система межведомственного электронного документооборота, которая осуществляет взаимодействие между государственными органами. Иными словами, это межведомственная СЭД федерального уровня.
Управление документами в СЭД «ДЕЛО»
Межведомственный электронный документооборот используется:
- администрацией Президента РФ;
- федеральными органами исполнительной власти;
- органами исполнительной власти субъектов РФ;
- в иных государственных органах и организациях.
Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счёт сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.
Организатором межведомственного электронного документооборота (МЭДО) является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует:
- организационное и методическое обеспечение МЭДО;
- ведение адресных справочников МЭДО;
- создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.
Основной целью МЭДО является увеличение качественных показателей управления в госорганах, достигаемое благодаря снижению временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций.
Главенствующую роль в реализации, внедрении и исполнении МСЭД в России играет Федеральная служба охраны Российской Федерации. Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МСЭД:
- формирование и применение всех технических и технологических баз;
- актуальная защита хранимой и передаваемой информации;
- ведение адресных информационных баз данных;
- координационная и организационная поддержка;
- методическая помощь пользователям.
Взаимодействие между СЭД государственных органов происходит с помощью специализированных шлюзов. Благодаря им участники межведомственного электронного документооборота передают информацию между госструктурами. Каждая СЭД имеет свой адаптер, который приводит отправленные сведения в единый XML-формат.
Этапы внедрения электронного документооборота в организации
Любая компания со временем должна перейти на электронный документооборот. Внедрение ЭДО – это выгодно и целесообразно. Перевод всех документопотоков в цифровую систему позволяет ускорить и повысить эффективность работы всего предприятия, сократить расходы компании и выйти на новый уровень коммуникации с партнерами.
Зачем нужно внедрение ЭДО?
- Хранение, сортировка и редактирование документации в одной программе.
- Защита конфиденциальности информации при помощи шифрования данных и настройки уровня доступа к документам организации.
- Контроль и отслеживание действий сотрудников.
- Оперативное согласование и составление документов.
- Быстрый поиск документации в архиве по ключевым словам.
- Экономия на расходных материалах, канцелярских товаров и услугах курьерской службы.
- Разгрузка бухгалтера, секретаря, юридического и кадрового отделов.
Для внедрения ЭДО понадобится система электронного документооборота (СЭД), которая может быть представлена в виде программы. В ней можно выполнять создание, обмен документов. Современные решения для ЭДО оснащены широким набором функций для работы с договорами и счетами.
Какие преимущества компания получит от внедрения ЭДО?
- Рост производительности и эффективности труда в компании. Цифровая обработка документации позволяет сократить время на передачу документов, а также обеспечить контроль за работой сотрудников. Руководитель сможет в одной программе видеть все операции, произведенные с документами.
- Быстрый доступ к любому документу. Электронный документооборот позволяет осуществлять оперативный поиск нужного элемента, быстро вносить коррективы и уведомлять об этом других сотрудников.
- Снижение количества ошибок, вызванных человеческим фактором. Когда с документами работает электронная система, недочеты и ошибки в документации практически невозможны.
- Сокращение затрат. Компания снижает расходы на бумагу, письменные принадлежности, оргтехнику и другие товары.
- Более эффективное взаимодействие. Возрастает скорость обмена информацией между подразделениями предприятия, а также с партнерами компании.
- Сокращение времени на документооборот. ЭДО дает возможность быстрее создавать, согласовывать и утверждать документы.
- Сокращение расходов на учет и архивное хранение бумаг.
- Повышение защиты данных от несанкционированного доступа и утраты.
Какие проблемы могут возникнуть?
- Негативная реакция сотрудников.
Изменение режима работы может вызвать негатив у персонала, а старшее поколение встретится со сложностями в обучении. Рекомендуем сначала внедрить ЭДО для молодых сотрудников, а для остальных подробно прописать инструктаж или заказать обучающую программу.
- Отсутствие заинтересованности в ЭДО у руководителей компании.
Если директор не будет заинтересован в изменениях, это негативно скажется на мотивации остальных сотрудников.
- Слабая организация структуры.
Если компания часто перестраивает свою структуру, могут возникнуть сложности с коммуникацией внутри предприятия. Из-за этого построить маршрут обмена документации практически невозможно. Нужно начинать с работы со структурой.
- Низкий уровень документооборота.
Если компания небольшая, то у нее может быть не налажено делопроизводство. В этом случае поможет грамотно построенная и удобная для сотрудников система документооборота.
- Партнеры, которые работают с документами бумажного формата.
Если все партнеры предприятия продолжают работать с бумагой, в переходе на ЭДО нет смысла. Придется отправить контрагентам письма с предложением перейти на электронный документооборот и демонстрацией его эффективности.
- Перевод архива в цифровой формат.
Это длительная и кропотливая работа, которую можно поручить сторонней компании.
Анализ текущего документооборота на предприятии
Внедрение ЭДО требует предварительной подготовки. Для начала придется провести анализ существующего документооборота в компании, воспользовавшись услугами аналитика и ИТ-специалиста.
- Найти слабые места в текущем делопроизводстве (утеря документов, дублирование бумаг, длительное время согласования, высокие затраты на расходные материалы и т.д.).
- Найти самый критичный участок бизнес-взаимодействия, который требует наиболее быстрого внедрения ЭДО. В некоторых случаях допустимо локальный переход на цифровой документооборот.
На основе проведенного анализа формируется новая схема обмена документацией, которая должна обеспечивать:
- быстрый и удобный поиск документов;
- оперативный контроль всех этапов работы;
- редактирование и согласование документации;
- иные требования, которые обусловленными особенностями компании.
Положение о внедрении ЭДО на предприятии
Для руководства и персонала будет проще, если будет составлен документ, регламентирующий внедрение электронного документооборота. В положении нужно отразить всю основную информацию, которая касается ЭДО:
- Цели и задачи внедрения.
- Термины и определения, которые нужно знать при использовании СЭД.
- Порядок доступа каждого сотрудника к программе: ответственность и права персонала.
- Инструкция по работе с документами, порядок согласования, обмена и т.д.
- Назначение ответственных лиц за внедрение, настройку программы и обучение работников.
- Сроки работы, правила постановки поручений для сотрудников.
- Классификация документации: порядок хранения документов, наименования файлов и категории.
Официальный ввод ЭДО в компанию
Запуск программы проходит через Приказ. Руководитель должен выпустить документ с указанием даты перехода на электронный документооборот, ответственных сотрудников и подписями персонала.
Запуск ЭДО осуществляется только после того, как все недочеты и ошибки были устранены.
Этапы внедрения электронного документооборота
На начальном этапе ЭДО потребует от руководителя компании небольших издержек в виде затрат на техническое сопровождение и услуги сторонней организации, однако в дальнейшем система принесет гораздо больше прибыли и сэкономит время персонала для выполнения более важных задач, требующих их непосредственного участия.
Если вы внедряете программу на небольшом предприятии, вам нужно выполнить несколько задач:
- Получить сертификат электронной подписи на уполномоченное лицо предприятия.
- Выбрать и заключить договор с аккредитованным ФНС оператором.
- Отправить приглашения контрагентом, которые уже используют цифровое делопроизводство.
- Подключить к вашему ЭДО контрагентов.
Для крупных компаний рекомендуется внедрение программ и обращение за помощью к сторонним организациям с большим опытом.
- Выбор электронной подписи.
Электронная документация бывает формализованной и неформализованной. Вторая не регулируется государственными органами и принимается только с участием человека. К неформализованным документом относятся письма, договора, счета и т.д.
Для формализованных документов утвержден единый регламент передачи, который используют все сотрудники при документообороте. Чтобы закрепить их юридическую силу, используют квалифицированную ЭП. Для обмена с контрагентами использую защищенную подпись.
Если подпись простая и подтверждает факт подписания документа, можно пользоваться неквалифицированной электронной подписью.
- Выбор оператора.
В качестве оператора выступает организация, которая обладает программным обеспечением для реализации обмена документами. Защищенные каналы позволяют передавать информацию безопасно и не бояться, что ее перехватят злоумышленники. Оператор может своевременно вносить изменения в механизмы обмена документацией и форматы документов.
Основные функции оператора:
- уведомление ФНС о том, что юридическое лицо присоединилось к обмену документами;
- проверка электронной подписи на действительность в момент подписания;
- реализация функционального обмена приглашениями между контрагентами.
Без оператора невозможно обмениваться формализованными документами, так как регламент передачи, установленный законодательством, в таком случае соблюдаться не будет.
Удостоверяющий центр занимается созданием и выдачей сертификатов ключей проверки ЭП, а также иными функциями. При выборе УЦ обращайте внимание на наличие аккредитации и правовой статус учреждения.
- Подписание соглашений.
Купить ЭП можно в Удостоверяющим центре. Для этого придется подписать договор и оплатить услугу.
Когда компания регистрируется в системе выбранного оператора, она присоединяется к регламенту работы сервиса. Такой формат работы позволяет не заключать договора с каждым партнером и облегчает процесс внедрения ЭДО.
Помощь во внедрении электронного документооборота в компании «Северсталь ЦЕС»
Наши специалисты проконсультируют вас по поводу электронного документооборота и подскажет, как сделать это быстро, избежав проблем и лишних расходов. Вы можете обратиться к нам любым удобным для вас способом: по телефону, оставив заявку на сайте или написав на электронную почту.
Источник: severstalssc.com