Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Преимущества программы ДЕЛО
Для руководителей различных уровней:
- — быстрый поиск документов;
- — отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- — эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
- — сокращение сроков подготовки и согласования документов;
- — удобная работа над проектами документов;
- — получение сводных отчетов и журналов;
- — возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, делопроизводителей:
- — быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
- — отслеживание хода исполнения резолюций;
- — удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
- — журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
- — формирование отчетности.
Характеристики программы ДЕЛО
- — Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
- — Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
- — Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.
- — Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
- — Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
- — Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
- — Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
Программа ДЕЛО – тиражируемый “коробочный” продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.
Подготовка и согласование документов в СЭД «ДЕЛО»
Функциональность программы ДЕЛО
Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
СЭД Дело Амурская область
Работа с входящими и исходящими документами
- — Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
- — Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
- — Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
- — Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
- — Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
- — Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
- — Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними документами организации
Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
- — создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
- — изменение проекта с хранением предыдущих версий;
- — согласование проекта документа;
- — утверждение проекта документа;
- — регистрация документа, созданного на основе проекта;
- — Формирование поручений по документам;
- — Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
- — Контроль прохождения и исполнения документов.
- — Управление доступом к документам.
- — Создание и хранение шаблонов документов.
Обеспечение информационной безопасности
- — Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
- — Протоколирование действий пользователей.
- — Использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование.
Программа ДЕЛО — промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» программа ДЕЛО позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба.
ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства. В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации. Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации.
Соответствие стандартам программы ДЕЛО
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.
Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO):
- — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования;
- — ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов;
- — ГОСТ Р 52294–2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;
- — ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
- — Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);
- — ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
Иным нормативно-методическим документам:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
Состав программы ДЕЛО
Состав и назначение компонентов серверной части программы ДЕЛО:
- — разграничение прав пользователя программы ДЕЛО как к функциям, так и к отдельным объектам системы;
- — контроль доступа пользователя к функциям или объектам программы ДЕЛО в соответствии с назначенными им правами
Таблица 2.2. Состав и назначение компонентов клиентской части программы ДЕЛО:
Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО
Программа ДЕЛО – прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.
Архитектура программы ДЕЛО представлена на рисунке
Программа ДЕЛО, стоимость:
| Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети | |||||
| Количество рабочих мест | 1-5 | 6 — 20 | 21-50 | 51-100 | свыше 100 |
| Цена лицензии за одно рабочее место | 13400 | 12900 | 12500 | 11900 | по запросу |
| Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети | |||||
| Количество рабочих мест | 1 — 5 | 6 — 20 | 21 — 50 | 51 — 100 | свыше 100 |
| Цена лицензии за одно рабочее место | 9500 | 9000 | 8500 | 8000 | по запросу |
Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом.
В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечению гарантийного срока, заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения составляет 20% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период.
Стоимость СУБД не входит в стоимость системы.
Полный прайс-лист можно найти здесь
Источник: docva.ru
АГС_Система_СЭД_ДЕЛО-WEB расширенная. Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства Дело web интерфейс Ставрополь
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Скачать 2.79 Mb.
Система «ДЕЛО»
Инструкция по работе в системе
электронного документооборота и
делопроизводства «Дело»
WEB интерфейс
Ставрополь
2
Вход в систему ДЕЛО через WEB интерфейс
Запустить браузер и набрать адрес
http://delo/delo
Откроется окно ввода логина и пароля
Содержание
Работа в кабинете стр. 3
Создание проектов документов стр. 8
Регистрация документов и проектов документов стр. 17
Отправка документов внешним адресатам стр. 21
Поиск документов стр. 25
3
Работа в кабинете
В окне кабинета есть категории, по которым разделяются записи о поручениях или документах. Наглядно видны сроки по документам – срок подходит или просрочено.
Открывается РК нажатием на регистрационный номер или двойным нажатием в любой области этой РК.
Для возвращения к главному окну, необходимо нажать на надпись
«ДЕЛО-WEB» вверху экрана.
Внимание! При первом запуске, возможно, окно заблокируется.
В верхнем углу появится крестик с сообщением. На него необходимо нажать и выбрать параметр «Всегда показывать всплывающие окно с сайта
«http://delo/delo»
4
В боковом левом меню регистрационной карточки документа отражаются вкладки, в верхней сроке меню — действия, которые можно выполнить над открытой РК.
Если в верхней строке меню нет необходимой команды, ее можно туда добавить с помощью кнопки «Еще», для разового запуска – просто щелкнуть на название команды.
5
Для ввода поручения, нужно выбрать команду «Ввести резолюцию» и заполнить появившееся окно.
Заполняются следующие реквизиты – исполнители («Назначить исполнителей»), и текст поручения. Автор резолюции подставляется автоматически.
Если у поручения есть срок исполнения, его можно поставить на контроль, тогда дополнительно заполняются поля: срок (красная «К» появится автоматически) и поле Контроль. При нажатии «Направить на исполнение», резолюция уйдет Исполнителю в раздел кабинета «Документы на исполнении».
Если поручение контрольное, то запись о нем добавится в раздел
«Контролируемые мною поручения» кабинета Контролера.
Подчиненность резолюции определяется автоматически по указанному автору.
Для записи поручения и отправки исполнителю нажать «Направить на исполнение».
6
Если поручение исполнено, то в карточке необходимо ввести отчет об исполнении, воспользовавшись кнопкой «Ввести отчёт». В появившемся окне заполнить поля: состояние исполнения, дата, комментарий, затем нажать «Записать».
При необходимости добавить файл к отчету пользователя – кнопка
«Добавить файл», указать папку и файл, нажать кнопку «Выбрать».
После записи отчета не контрольные РК уходят из соответствующих папок кабинета. Контрольные РК уходят после закрытия поручения фактической датой и снятия метки «Контрольное».
7
Для закрытия поручения и снятия с контроля, необходимо открыть РК, выбрать функцию «Контроль исполнения» на панели или в подменю «Еще».
Необходимое поручение можно найти во вкладке «Поручения», так же в этой вкладке можно посмотреть весь перечень поручений. Что бы снять поручение с контроля (оно отражается справа), нужно нажать «Контроль исполнения»
В появившемся окне ввести информацию о снятии с контроля: фактическая дата, состояние исполнения и комментарий, нажать записать для того что бы снять с контроля только свое поручение.
В перечне поручений появится информация о фактической дате исполнения и серая буква «К» (что говорит о снятии поручения с контроля).
После исполнения или снятия с контроля записи о документах и поручениях уходят из соответствующих папок кабинета Исполнителя и
Контролера.
8
Создание проектов документов
В главном окне проводится регистрация входящих и исходящих документов. Что бы зарегистрировать документ или проект необходимо нажать на кнопку «Регистрация» и выбрать команду «Регистрировать документ»
Появится окно с выбором группы документов. Выберите необходимую группу нового проекта документа. Откроется регистрационная карточка проекта документа.
Можно использовать один из готовых списков групп документов
Для поиска группы документов в поле «Поиск по перечню», указать название группы документов.
10
Значение из справочника можно выбрать с помощью поисковой строки или в поле слева – найти организацию вручную. После выделить необходимый реквизит галочкой и нажать «Выбрать».
После добавления информации в поля «Корреспондент» заполняется поле «Кому» аналогичным образом.
Если проект является ответом на какой-то документ, то необходимо сделать связку. Выбрать вкладку «Связки», нажать кнопку «Редактировать», выбрать команду «Найти по номеру и связать»
Указать номер документа, вид связки. Для выбора необходимых документов выбрать и связать. После в окне РКПД нажать кнопку
«Сохранить изменения»
11
Далее прикрепляется файл или отсканированный документ с помощью кнопки «Загрузить файл» (белый лист или кнопка «˅»)
Содержимое файла сразу отражается в области справа, если файл был прикреплен ошибочно, его можно удалить через меню «…».
12
При создании электронного документа, в свойствах файла основного документа необходимо указать «Тип файла «Основной».
Для доступа к файлам меню «Управление файлами»
В списке файлов указать тип
Для добавления визирующих/подписывающего в проект открыть вкладку «Визы и подписи», нажать кнопку «Добавить визирующего» или
«Добавить подписывающего»
Указать срок согласования РКПД и нажать «Добавить» или «Направить на визирование»
Для удаления визирующего нажать «Редактировать», выбрать визирующего, нажать (˅) и выбрать «Удалить», отозвать направление на подпись – «Отозвать».
13
После окончания заполнения данных проекта документа необходимо нажать кнопку «Регистрировать» — проект документа будет записан в систему. Внимание – проект не будет зарегистрирован, для регистрации необходимо повторно открыть проект и нажать кнопку «Регистрировать»
(подробнее в разделе «Регистрация документов»)
Внимание — если документ электронный – преобразование файла произойдет во время сохранения проекта!
Визирование / Подписание проекта
Для визирования или подписания проекта документа необходтмо открыть карточку проекта из кабинета или найти поиском, открыть вкладку
«Визы и подписи», выбрать визирующего/подписывающего и нажать кнопку
«Визировать» или «Подписать».
При необходимости добавить измененную версию документа к проекту визирующим, необходимо в окне визирования нажать кнопку «Добавить файл замечаний».
14
Руководитель, которому поступил проект документа, может отправить его на визу своему подчиненному.
В проекте нажать меню «Еще», раздел «Согласование», кнопка
«Добавить визирующего».
Выбрать Руководителя в списке визирующих, нажать «Добавить визирующего».
15
Выбор сотрудника осуществляется обычным образом, проект сразу направляется в кабинет сотрудника
Вложенная виза создается автоматически, проект выглядит следующим образом:
(для показа добавленных сотрудников нажать + рядом с фамилией
)
Свернуто
Развернуто
Для удаления визирующего: ввыбрать визирующего, нажать меню
«Еще», раздел «Согласование», кнопка «Удалить визу/подпись», нажать кнопку.
16
Внимание! Если стоит отметка визы, удалить визирующего нельзя !
Для создания новой версии проекта документа необходимо открыть карточку проекта, нажать кнопку «Новая версия».
Внимание – после создания новой версии проекта документа необходимо снова отправлять на визирование! Вкладка «Визы и подписи», нажать кнопку «Редактировать»:
После того как проект согласован и подписан, его необходимо направить на регистрацию. Для этого используется функция «Направить на регистрацию».
17
Регистрация документов
Регистрация входящих и исходящих документов проводиться в модуле
«Регистрация».
Для регистрации входящего и исходящего документа необходимо нажать на кнопку «Регистрация» и выбрать команду «Регистрировать документ»
Появится новое окно с выбором группы документов. Необходимо щелкнуть на группу, в которой нужно зарегистрировать документ.
Слева находятся настроенные Списки групп документов.
18
Для поиска группы документов – в поле «Поиск по перечню» указать начало названия группы документов.
Исходящие документы обозначаются буквой «И», входящие «В».
Регистрация исходящего документа
Обязательные поля к заполнению: «Состав» (количество листов в документе), «Контрольность», «Содержание», отметка «Оригинал в электронном виде»
(если документ электронный),
«Подписал»,
«Исполнитель».
Добавление подписывающего – кнопка «Добавить» в поле
«Подписал», исполнитель документа – в поле «Исполнитель».
Если адресат и корреспондент добавлены ошибочно – их можно удалить через «˅» кнопкой «Удалить».
Для добавления визирующих открыть вкладку «Визы», нажать кнопку
«Добавить визирующего» и указать дату визирования
19
Если создаваемый документ является ответом на какой-то документ, то необходимо сделать связку. Выбрать вкладку «Связки», выбрать команду
«Найти по номеру и связать»
Указать номер документа, вид связки. Отметить необходимые документы и нажать «Связать».
Для выбора адресата исходящего документа открыть вкладку «Адресаты» и выбрать адресата, первая кнопка организации, вторая граждане, третья сотрудники.
После заполнения необходимых полей документа нажать кнопку «Регистрация».
20
Если корреспонденция использует номенклатуру – появится запрос ввода номенклатуры, нажать «ОК», из справочника выбрать номенклатуру
После выбора номенклатуры еще раз нажать нопку «Регистрация».
После записи документа необъодимо отправить РК выбранным адресатам.
Для внутреннего адресата: меню «˅» — кнопка «Отметить отправку»
21
Отправка документов
Для внешнего адресата отправка электронного документа идет в два этапа.
Первый этап: открыть «Управление файлами» (кнопка выделена), на
«Комплект.ОСНОВНОЙ» поставить галочку «Рассылать».
Второй этап: в окне РК открываем вкладку «Адресаты», указываем вид отправки «E-Mail» или «СЭВ», пример на рисунке. Для отправки нажать кнопку «Подготовить и отправить сообщение по E-mail» или «Подготовить и отправить сообщение по СЭВ», в окне отправки сообщения при отправке по
E-Mai» в поле «Адрес отправки» выбрать «Stavropol_adm» (один раз, потом настройки сохраняться), для отправки по СЭВ ничего не выбирать, в поле
«Кому» отметить адресат, нажать «Отправить».
Появиться сообщение об отправке адресату.
Проверить наличие файла Комплект!
22
Для проверки доставки открыть вкладку «Адресаты» напротив адресата появится отметка «Ждет ответа адресата» или «Документ получен адресатом»
Подробная информация в окне «Уведомления и доклады» или нажать кнопку «Развернуть»
23
Регистрация входящего документа
Обязательные поля к заполнению: «Состав» (количество листов в документе), «Плановая дата», «Контрольность», «Доставка» (способ доставки), «Корреспондент», «Адресат» (поле Кому), «Содержание»,
«Оригинал в электронном виде» (если документ электронный). Для добавления корреспондента – кнопка «Добавить» в поле «Корреспондент», адресат – в поле «Кому».
Если адресат и корреспондент добавлены ошибочно – их можно удалить кнопкой «Удалить» меню «˅».
Файл (отсканированный документ) прикрепляется с помощью кнопки
«Загрузить файл». Содержимое файла сразу отражается в области справа, если файл прикреплен ошибочно, его можно удалить – кнопка «
».
После окончания заполнения данных о документе нажать кнопку
«Регистрировать».
24
Регистрация проекта документа
Открыть карточку проекта из кабинета или найти поиском, нажать кнопку «Еще» один раз щелкнуть на строке «Регистрировать» или поставить галочку напротив строки
«Регистрировать», тогда кнопка будет закреплена в верхней панели команд.
Проверить заполнение документа, наличие штампа электронной подписи и отметки «Оригинал в электронном виде» для электронного документа.
Для записи документа нажать кнопку «Регистрировать» на верхней панели команд, при отмене регистрации – кнопку «Отменить регистрацию».
После записи документ будет автоматически направлен выбранным внутренним адресатам.
25
Поиск документов
Для поиска документов и проектов документов используется разделы главного меню «Поиск» или «Последние поисковые запросы»
Общий вид раздела Поиск
Стандартный запрос для поиска РК – «Основной поиск», с расширенным набором полей – «Расширенный».
Для поиска РК или РКПД заполнить необходимые реквизиты и нажать кнопку «Найти».
Для изменения порядка отображения поиска, нажать кнопку «(…)» и выбрать пункт «Переместить запрос в списке»
26
Для возврата в меню поиска нажать кнопку «Изменить», для формирования файла с перечнем найденных документов – выделить необходимые документы (все – отметка сверху слева) и нажать кнопку
«Печать».
Для настройки своего варианта поискового запроса необходимо создать новый запрос. Внимание – для поиска документов выбрать «Поиск
Документов», «Атрибуты карточки», для поиска поручений – «Поручения».
Для поиска проектов документов – «Поиск проектов документов»
27
Затем выбрать необходимые критерии поиска.
Для поиска по названию можно использовать комбинацию клавиш«Ctrl+F»
Изменить добавленные критерии поиска – кнопка «Добавить/удалить критерии поиска», сохранение созданного поиска – «Сохранить запрос как…», указать имя запроса:
Остальные отметки оставляем как есть.
Источник: topuch.com
1. Рабочая область автоматизированной системы «дело»
После запуска системы «Дело» открывается рабочая область, состоящая из следующих разделов (см. рис.1.1):
- Регистрация документов;
- Кабинеты;
- Поиск документов и личные папки;
- Реестры внешней отправки документов;
- Опись дел;
- Отправка документов.
Рис.1.1. Интерфейс рабочей области системы «ДЕЛО». Коротко рассмотрим каждый из вышеперечисленных разделов. На рисунке 1.2. продемонстрирован пример области раздела «Регистрация документов», а именно, элементы диалогового окна регистрационной карточки (РК) исходящего документа. 
Рис.1.2. Пример диалогового окна «Регистрация документов» Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к кабинетам. Все приписанные к кабинету должностные лица называются владельцами кабинета. Должностное лицо может быть владельцем только одного кабинета. Раздел «Кабинеты» имеет следующие папки: 1. Поступившие 2. На исполнении 3. На контроле 4. У руководства 5. На рассмотрении 6. В дело 7. Управление проектами 8. На визировании 9. На подписи На рисунках 1.3. – 1.6. продемонстрированы примеры области раздела «Кабинеты» папок «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства».
Рис.1.3. Пример диалогового окна папки «Поступившие» 
Рис.1.4. Пример диалогового окна папки «На исполнении» 
Рис.1.5. Пример диалогового окна папки «На контроле» 
Рис.1.6. Пример диалогового окна папки «У руководства» В заголовке окна папки кабинета, помимо ее названия, указывается количество записей, находящихся в этой папке в текущий момент времени, например, «Поступившие (7)», «На исполнении (5)». Список записей оформлен в виде таблицы. В графах таблицы указаны различные реквизиты РК. Состав отображаемых реквизитов и их расположение в таблице определяется пользователем системы при настройке вида папки. В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению. В папке «На исполнении» находятся документы, зарегистрированные в текущем кабинете. В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, владельцев кабинетов. В папке «У руководства» находятся РК всех документов, по которым были составлены проекты резолюций, утверждение которых возложено на владельца текущего кабинета. В папке «На рассмотрении» находятся РК тех документов, к которым был введен проект резолюции, и он еще не рассмотрен руководством. В папке «В дело» хранятся РК документов, подлежащих списанию в дело. Папка «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. Папка «На визировании» содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта. Папка «На подписи» содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта. Внешний вид главного окна функции «Поиск документов и личные папки» при работе в режиме поиска показан на рисунке 1.7. 
Рис.1.7. Интерфейс рабочей области функции «Поиск документов личные папки». Рабочее окно режима «Поиск» состоит из двух частей. В правой части окна формируется запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора, перечень ранее сформированных и сохраненных запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по семантической принадлежности и представлены в виде иерархического дерева. Главное окно функции «Реестры внешней отправки документов» содержит строку меню, панель инструментов и одно из рабочих окон: папку «Неотправленные документы» (см. рис. 1.8.), папку реестров (текущих, закрытых или отправленных) или окно содержимого реестра. 
Рис.1.8. Диалоговое окно функции «Реестры внешней отправки документов». Неотправленный документ может быть включен в один из реестров рассылки. Первоначально РК отсылаемого документа перемещается в реестр из числа текущих реестров. Сортировка документов по текущим реестрам происходит в зависимости от того, к какой категории относится адресат, а также от вида отправки документа. После того, как текущие реестры рассылки сформированы, им определяется статус «закрытых реестров». Факт отправки реестра сопровождается переводом реестра в статус «отправленных реестров». Целью работы с закрытыми реестрами является просмотр состава реестров, редактирование реестров, формирование выходных печатных форм реестров и отслеживание отправки реестра путем его перевода в статус отправленных. Функция «Опись дел» дает возможность просмотреть перечень зарегистрированных в системе РК документов, списанных в дело. На рисунке 1.9. продемонстрировано диалоговое окно «Опись дел» в рабочем режиме. 
Рис.1.9. Диалоговое окно функции «Опись дел» в рабочем режиме. Функция «Отправка документов» предназначена для регистрации отправки документов внешним адресатам и для контроля над поступлением квитанций о регистрации документов, присылаемых от адресатов. Функция работает в двух режимах:
- В режиме «неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов;
- В режиме «контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых от организаций-адресатов.
На рисунке 1.10. продемонстрировано диалоговое окно «Отправка документов» в рабочем режиме. 
Рис.1.10. Диалоговое окно функции «Отправка документов» в рабочем режиме. Из рисунка 1.11 видно, что в рабочей области окна находится перечень отправленных по электронной почте документов, уведомление о регистрации которых еще не получено от адресатов или данное уведомление получено, но еще не обработано в функции «Регистрация документов». 
Рис.1.11. Диалоговое окно функции «Отправка документов» в рабочем режиме.
Источник: studfile.net