Идиай программа что такое

Аббревиатура EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что в переводе с английского означает «обмен данными в электронной форме». Так называют процесс передачи структурированной цифровой информации, который позволяет организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.

За рубежом первые стандарты EDI появились в 80-х годах прошлого века, в России — в 2004 году, когда они стали востребованы активно развивающимся продуктовым ритейлом.

Использование EDI сообщений даёт организациям и предпринимателям сразу несколько преимуществ:

• у них появляется возможность буквально за несколько кликов «мыши» передавать практически любые данные — заказы, каталоги товаров, руководства по эксплуатации и многое другое;
• сводятся к минимуму влияние человеческого фактора и риск возникновения ошибок — система EDI автоматически выявляет и устраняет их;
• открывается возможность работы с государственными контрольными и учётными системами — Меркурий, Честный знак и ЕГАИС;
• контрагенты получают возможность формировать многочисленные отчёты по хозяйственной деятельности (эта функция становится доступной при внедрении расширенной аналитики);
• значительно ускоряется и упрощается поиск нужной информации в базе данных, а сама она получает надёжную защиту от несанкционированного доступа;
• процесс обмена информацией с контролирующими органами становится более управляемым и прозрачным.

Преимущества существенны, поэтому многие предприниматели, узнав о них, задают вопрос: как подключиться к системе EDI? Для этого нужно обратиться в специализированную компанию-провайдер, которая на платной основе выполнит все необходимые настройки и интерграции и позволит обмениваться электронными данными.

Документооборот. EDI.

Стандарты передачи данных в EDI

Информация в рамках EDI передаётся не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».

Из большого многообразия стандартных EDI сообщений (документов) можно выделить несколько самых распространённых.

• Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ с названием ORDERS. Он наиболее востребован у представителей крупного ритейла, но его применяют и в иных компаниях — складских, транспортных и других. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
• Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ или отказать в его исполнении. Для этого он использует EDI сообщение (документ) ORDRSP. Поставщик вправе расширить стандартную информацию в нём и дополнить её предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
• Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью ещё одного стандартного EDI-документа — PRICAT. Он представляет собой каталог с автоматически обновляющимися сведениями о товарной номенклатуре, ценах, основных характеристиках продукции.
• Счет-фактура. Чтобы в автоматическом режиме сформировать счёт-фактуру для оплаты поставленных товаров, используется такой документ EDI, как INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).
• Уведомление об отгрузки. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа — DESADV. Это — уведомление об успешно состоявшейся отгрузке товаров со склада, которое содержит подробную информацию о поставленной продукции.
• Уведомление о приемке. Покупатель должен проинформировать поставщика о факте получения товаров. Для этого предназначено такое EDI-сообщение, как RECADV.
• Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причинах отказа в их приёмке. У поставщика после получения RETANN возникает обязанность отреагировать и ответить покупателю.

Обратите внимание: приведённый выше перечень стандартных документов EDI — не исчерпывающий. В каждом конкретном случае стороны обмена информацией могут корректировать его, подстраивая под свои нужды.

ЧТО ТАКОЕ EDI: Зачем нужен Электронный Обмен Данными между поставщиком и торговой сетью

ЭДО: понятие, сферы применения

Аббревиатура ЭДО расшифровывается как «электронный документооборот». Так называют способ обмена документами по телекоммуникационным каналам, при котором документация сохраняет полную юридическую силу. Закономерен вопрос: как она обеспечивается, если документы не имеют бумажных версий? Действительно, они представляют собой файлы и не имеют материального воплощения. Для решения этого вопроса используют не собственноручную, а электронную цифровую подпись.

В системе ЭДО цифровая подпись приобретает силу и приравнивается к собственноручной отнюдь не по умолчанию. Для этого она, во-первых, должна иметь так называемый сертификат ключа, причём действительный. Во-вторых, должны соблюдаться все требования, содержащиеся в этом сертификате.

Юридическая сила документов в системе ЭДО была бы поставлена под сомнение, если бы правильность использования электронных подписей контролировали сами участники информационного обмена, и только они. В наши дни и этот вопрос имеет решение. Контроль работы с цифровыми подписями осуществляют сторонние организации — операторы электронного документооборота. Каждая из таких компаний прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе, поэтому имеет право свидетельствовать правильность работы с электронными документами. Из сказанного логично вытекает, что юридически значимый электронный документооборот невозможен без привлечения аккредитованных операторов.

В наши дни ЭДО используется в самых разных сферах деятельности — в частности, в компаниях, поставляющих большие объёмы товаров. Им крайне важно следить за тем, чтобы на складах всегда была продукция, пользующаяся спросом у потребителей. При больших объёмах работы с традиционными бумажными документами делать это было бы сложно. Системы ЭДО, обеспечивая автоматизацию бизнес-процессов, устраняют эту проблему и делают работу поставщика максимально эффективной.

Преимущества внедрения системы ЭДО

Использование в компании системы ЭДО даёт сразу несколько достоинств, недостижимых без неё. В первую очередь нужно вспомнить о человеческом факторе —при ручной обработке бумажных документов сотрудники нередко допускают ошибки. Системы ЭДО с их богатыми возможностями автоматизации многих рутинных процессов позволяют минимизировать человеческий фактор.

Заслуживает внимания рост оборачиваемости капитала, который способен обеспечить ЭДО. Важную роль в этом играет высокая и стабильная скорость обмена финансовой информацией с компаниями – партнёрами и сокращение кассовых разрывов.

Информация на бумажных документах недостаточно хорошо защищена — недоброжелатели могут её скопировать, изменить, уничтожить. В силу того, что система ЭДО делает ненужным использование бумаги, решается и эта проблема — критически важная информация получает надёжную защиту.

Строение системы ЭДО

Современная система электронного документооборота в её классическом представлении состоит из нескольких модулей, тесно связанных друг с другом:

• Модуль ввода данных, который используется для ввода в систему новой информации для создания электронных документов. Он позволяет пополнять систему сведениями с электронной почты, сканеров, по другим каналам.
• Модуль индексации, используемый для регистрации полученной информации и структурирования её в системе.
• Модуль хранения данных, предназначенный для надёжного и безопасного хранения оцифрованных данных, их резервирования и восстановления после аварий.
• Модуль обработки и маршрутизации данных. Документы в современной системе ЭДО движутся по сложным маршрутам, и чтобы организовать этот процесс и сделать его безошибочным, используются модули обработки и маршрутизации.
• Модуль управления доступом, предназначенный для наделения разных сотрудников организации необходимыми правами доступа к электронным документам.
• Модуль интеграции. Современную систему ЭДО можно тесно связать с другими аппаратно-программными комплексами, имеющимися в компании — например, с бухгалтерской платформой или CRM. Для этого используется ещё одна часть системы — модуль интеграции.

Вместе перечисленные блоки при их грамотном внедрении образуют стройный комплекс, который и открывает доступ к перечисленным выше преимуществам.

Проблемы внедрения ЭДО

Системы для организации электронного документооборота активно развиваются, но на этом пути ещё остаётся немало проблем. Одна из них — психологическая и профессиональная неготовность многих сотрудников к полному отказу от использования бумажных документов. Способы решения этой проблемы — проведение тренингов, повышение квалификации, наглядная демонстрация пользы системы ЭДО.

Во многих компаниях наблюдается большая ротация персонала, что также тормозит внедрение электронного документооборота. Не все руководители таких компаний соглашаются на регулярный выпуск новых электронных цифровых подписей, требуемых для участия в процессе ЭДО.

Государство относительно недавно начало активно участвовать в цифровизации процессов документооборота, поэтому и сейчас в нормативной базе сохраняются белые пятна, которые также не способствуют развитию ЭДО в бизнесе.

Отличия между EDI и ЭДО

Теперь мы располагаем всей полнотой информации, чтобы уверенно ответить: EDI и ЭДО — разные системы. Доступен и ответ на вопрос о том, в чём заключаются отличия между ними. Главное из них — в следующем:

• сообщения и документы в системе EDI имеют форму, не утверждённую законодательством — она определяется самими участниками обмена данными;
• документация, передаваемая с помощью системы ЭДО, имеет форму, предусмотренную нормативными актами, и заверяется электронной цифровой подписью. Это придаёт ей юридическую силу и позволяет подавать в налоговые инспекции, суды, другие государственные и муниципальные органы.

Какую из двух систем выбрать? В каждом случае ответ зависит от существующих потребностей компании и особенностей её работы. Оцените эти факторы, и вы сделаете грамотный выбор, а наши специалисты при необходимости помогут вам в этом.

Роль компании «Логика Бизнеса»

Наша компания играет активную роль в цифровой трансформации деловых процессов. Эксперты, входящие в наш штат, оказывают клиентам профессиональную помощь во внедрении юридически значимого электронного документооборота. Для этого мы используем программный комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО» собственной разработки.

В платформе, о которой идёт речь, реализована поддержка усиленной квалифицированной цифровой подписи. Благодаря этому документы, создаваемые и передаваемые с помощью «Логики: ЮЗ ЭДО», сохраняют полную юридическую силу. Это достоинство оценили на уровне государства — программный комплекс внесли в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.

Используя «Логику: ЮЗ ЭДО», вы значительно упростите и ускорите работу с документами, сведёте к минимуму вероятность ошибок. Платформа позволит создавать документацию как в ручном, так и в автоматическом режиме. У неё есть и другие достоинства, о которых вам охотно расскажут специалисты нашей компании. Свяжитесь с нами в любое удобное время!

Источник: blogic.ru

Что такое документооборот EDI

Документооборот EDI — вид электронного документооборота (ЭДО) для ритейла. Он основан на обмене стандартизированными EDI-сообщениями. В обмене участвуют поставщики, заказчики, производители, дистрибьютеры.

Для обмена сообщениями есть специальные системы, разработанные операторами электронного документооборота. Отправлять и получать сообщения по почте или в мессенджере не получится.

Электронный формат при работе с заказами заменяет бумажный. Обмениваться документами на бумаге не нужно — заказать товар, подтвердить поставку, откорректировать ее состав и уведомить о получении можно в EDI-системе.

Зачем использовать edi — электронный документооборот

Крупные торговые сети уже перешли на EDI-обмен, и ждут от своих партнеров того же. Если поставщик планирует сотрудничать с крупнейшими ритейлерами, ему предстоит подключиться к системе. Какие преимущества он получит?

• Снижение затрат на документооборот. Отправлять сообщения дешевле, чем бумажные документы. Выгода особенно заметна при большом объеме заказов.
• Быстрое подтверждение поставки. EDI-сообщения приходят контрагентам мгновенно.
• Понятный учет. Интерфейс системы напоминает электронную почту. Стороны видят каждый шаг поставки: от заказа до получения.
• Возможность интегрировать работу с заказами в учетную систему. Это позволит обмениваться EDI-сообщениями в привычном интерфейсе и в нем же формировать электронный юридически значимые документы.
• Отсутствие бумажных архивов. Если объем документооборота большой, под хранение документов приходится выделять отдельный стеллаж или даже комнату. EDI-технология позволяет хранить все данные по заказам в электронном формате. В любой момент их можно просмотреть, главное — иметь доступ в интернет.
• Минимум ошибок в учете. Между заказом и фактической поставкой могут быть расхождения. При работе на бумаге их сложно отследить и устранить: приходится запрашивать корректные данные и дублировать документы. Электронный формат исключает риск неточностей, а УПД сразу формируется с правильными параметрами.

Как подключиться к документообороту EDI

Подключите электронный документооборот в несколько кликов:

• Зарегистрируйтесь в личном кабинете. Для регистрации нужен ИНН.
• Выберите тариф. Система предложит несколько вариантов — выберите подходящий в зависимости от количества документов, которые планируете отправлять контрагентам.
• Оплатите счет и начните обмениваться сообщениями с контрагентами.

Для работы с веб-версией EDI-системы нужен только доступ в интернет. Если ведете учет в 1С, для полной автоматизации можно интегрировать модуль. Подробнее об этом — в статье «Как внедрить EDI от Docrobot в 1С».

Источник: vc.ru

Что такое EDI-система. Типы EDI-сообщений

Чем больше у вас контрагентов, тем сложнее организовать закупки и отгрузки. Этот ликбез для тех, кто устал от таблиц в Excel, гор бумажных документов и хочет работать проще. Разбираемся в EDI за 10 минут.

Что вы узнаете

• Что такое EDI
• Чем отличается от ЭДО
• Где используется EDI-система
• Типы EDI-сообщений
• Схема работы EDI
• Дополнительные EDI-сообщения
• Преимущества EDI
• Как подключить СБИС EDI

Что такое EDI

EDI — система электронного обмена данными. Она позволяет передавать коммерческую и логистическую информацию. По EDI поставщики и покупатели отправляют заказы, прайсы, счета, уведомления об отгрузках и другие документы.

Чем отличается от ЭДО

Между EDI и ЭДО разница в том, что EDI-документы не имеют юридической силы и строгого формата. Их основная функция — ускорение бизнес-процессов. При ЭДО документы составляют строго по требованиям закона и заверяют квалифицированной электронной подписью. Это делает их юридически значимыми и позволяет предъявить в госорганы.

В СБИС можно совмещать ЭДО и EDI. Так вы ускорите работу по поставкам и обеспечите юридическую значимость электронных документов.

Где используется EDI-система

Если раньше электронные заказы отправляли только крупные торговые сети, то сейчас этим занимаются и небольшие продавцы. EDI-провайдер СБИС выбирают более 70 торговых сетей и поставщиков по всей России.

Типы EDI-сообщений

Существует около 50 типов стандартных сообщений, но на практике их требуется гораздо меньше. Рассмотрим 7 основных.

PRICAT (Price Catalogue) — каталог товаров с ценами и характеристиками. Его отправляет поставщик.

ORDERS (Purchase Order) — заказ на поставку. В нем покупатель перечисляет заказанные товары, их количество, цены, даты и адреса доставки.

ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В нем поставщик подтверждает или корректирует заказ.

DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет при отгрузке и отмечает, сколько каких товаров отгружено и по какой цене.

RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приемке. Покупатель сообщает, сколько и каких товаров получено.

RETANN (Announcement for Returns) — уведомление о возврате с указанием причины. Отправляется покупателем.

INVOIC (Invoice) — черновик УПД. Приходит от поставщика покупателю.

Схема работы EDI

Цепочки взаимодействия между покупателями и поставщиками могут отличаться: зависит от специфики деятельности и категорий товаров. Но примерную схему нарисовать можно.

Самая простая и распространенная цепочка EDI — заказ.

Дополнительные EDI-сообщения

В схеме выше мы показали обычный функционал EDI, где не задействовали сообщения с дополнительными сведениями. Смотрите, что еще можно передать.

RETDES — уведомление об отправке возврата. Покупатель подтверждает факт отправки возвращаемого товара.

RETREC — уведомление о приемке возврата. Поставщик подтверждает получение возвращенного товара.

ALCDES — уведомление об отгрузке алкогольной продукции. Поставщик отправляет вместе с DESADV или после него. ALCDES сообщает дату розлива, код вида алкогольной продукции, страну происхождения, данные лицензии на алкоголь, данные производителя.

DELFOR — график поставок. Покупатель регулярно отправляет поставщику, чтобы тот наперед знал потребности покупателя и мог поставлять заказы в полном объеме без задержек. DELFOR можно отправить по конкретным товарам или адресам доставки.

PARTIN — информация о местах доставки. Продавец отправляет поставщику, чтобы тот своевременно внес данные о контрагенте в свою учетную систему. Отправляется в начале сотрудничества и при каждом изменении реквизитов у продавца.

APERAK — оповещение о статусе документа. Системное сообщение о статусе отправленных ORDRSP и DESADV: принято или найдены ошибки.

Преимущества EDI

1. Документы приходят моментально, и покупатель быстрее оплачивает заказ.
2. Заказчик и поставщик отказываются от бумаги, что исключает потерю и порчу документов.
3. Нет штрафов от налоговой, потому что документы всегда в наличии и без ошибок.
4. Меньше штрафов за недопоставку, так как поставщик в реальном времени сообщает о наличии товаров на складе.
5. Товары поступают без очередей и авралов на приемке.

Как подключить СБИС EDI

1. Зарегистрируйтесь в СБИС и получите квалифицированную электронную подпись. Подойдет любая.
2. Вместе с нашим менеджером оставьте заявку на подключение к торговой сети. Специалист поможет вам сделать это без ошибок.
3. Получите GLN — уникальный идентификатор компании в системе EDI, если у вас его нет.

Подробнее о подключении читайте здесь.

Если хотите работать в своей учетной системе, мы интегрируем СБИС EDI с ней. Интерфейс останется привычный, а функционал расширится.

Источник: sbis.ru