В процесс управления предприятием все интенсивнее внедряются автоматизированные информационные системы (АИС). Такая тенденция последних лет охватывает все отрасли хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет тоже стал объектом автоматизации.
Причина в организации его документооборота: он формализованнее, а способы и методы систематизации данных унифицированнее, чем у прочих структурных элементов любой компании. Применение АИС расширяет горизонты эффективности бухгалтерского учета, а автоматическое выполнение стандартных задач лишь улучшает качество его ведения. Информационные технологии разрабатываются для всех юридических лиц, включая ИП, а окончательный выбор зависит от задач и интенсивности хозяйственной деятельности компании. С их помощью сведения подаются быстро и в удобном для восприятия виде, ускоряется обмен информацией, повышается презентабельность итоговых отчетов. АИС позволяют выйти на новый, более эффективный уровень ведения бухгалтерского учета юридических лиц, улучшая его, в зависимости от решений руководства, целиком или отдельными аспектами.
Программа автоматизации бухгалтерского учета 1UZ
Преимущества автоматизации бухгалтерского учета
- Упорядочение бухгалтерского учета. Ручная выборка оборотов по одному из многочисленных субсчетов занимает несколько часов. Автоматизация позволяет получить ее нажатием двух клавиш вывода данных на экран и распечатки.
- Увеличение объема исходных данных для принятия взвешенных управленческих решений. Бухгалтерская программа выдает аналитику по счетам в нескольких разрезах.
- Уменьшение количества ошибок. Ключевой фактор, поскольку сокращает размер издержек по оплате пеней и штрафов, чья причина в небрежности и невнимательности.
- Оперативность. При традиционном учете специалисты вынуждены делать проводки с задержкой, вызванной большим объемом первичной документации. В этой же связи квартальная и годовая отчетность сдается в крайний срок. С введением АИС уважительных причин для опоздания не остается.
- Экономичность. Практика показала, что обновление старых бухгалтерских параметров, среди которых форма первичных документов, план и типовая корреспонденция счетов, позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица без применения рискованных и противозаконных схем.
- Распределение информационной базы. Большие компании часто имеют сложную структуру своих представительств и подразделений (магазины, филиалы, склады, пункты приема заказов), не объединяемых локальной сетью. АИС обеспечивают условия работы с разрозненными информационными базами, созданными с учетом структурной специфики юридического лица, а также обеспечивают:
- полную или частичную синхронизацию данных,
- индивидуальный подход и способ для изменения параметров,
- большое количество автономных информационных баз,
- настройку структуры синхронизируемых сведений.
Отсутствие перечисленных преобразований в компании сигнализирует о псевдоавтоматизации, и означает, что персонал не освоил преимущества современных технологий. Последствия этого удручающи – работы становится все больше, а начальство справедливо негодует, не понимая, зачем были израсходованы деньги на компьютерное оборудование, программное обеспечение и его внедрение.
Автоматизация магазина за 30 минут
Критерии выбора программы по автоматизации бухгалтерского учета
В нынешних условиях рыночной экономики руководителям приходится контролировать все финансово-хозяйственные аспекты функционирования компании. Опираясь на результаты обработки информации, принимаются те или иные управленческие решения, взвешенность которых зависит от качества систематизирования исходных данных. Отсутствие достоверных сведений может привести к серьезным убыткам организации. Поэтому крайне важно выбрать качественное, отвечающее всем требованиям компании программное обеспечение.
Существует несколько основных критериев выбора оптимальной и недорогой бухгалтерской программы:
- Простота в освоении и эксплуатации. Существенная технологическая нагрузка на сотрудников бухгалтерии зачастую не оставляет им времени на дополнительное образование или компьютерные курсы. Программа должна обладать интерфейсом с достаточным уровнем адаптивности и интуитивно понятными правилами работы в ней. Полезные информационные технологии облегчают, а не усложняют бухгалтерский труд.
- Логико-арифметическая увязка параметров. Критерий обеспечения целостности базы данных, а также достоверности и полноты сведений отчетной документации.
- Пропускная способность. Обуславливается сравнительно большим объемом входящих сведений, необходимостью их своевременной обработки, передачи и хранения.
Хорошая АИС позволяет качественно вести учет независимо от масштаба и программно-аппаратной платформы. Она надежна в эксплуатации. Под этим понимается ее защищенность от вероятных сбоев и неумышленной порчи информации. Важно, чтобы поврежденная база оперативно восстанавливалась, а функционирование системы быстро возобновлялась.
От того, какой репутацией обладает фирма-производитель, зависит уровень гарантийного сервисного обслуживания. Необходимо помнить то, что за советом придется обратиться не один раз.
В техническом плане бухгалтерские программы должны, как минимум, правильно выполнять арифметические расчеты, заполнять и распечатывать первичную и отчетную документацию, корректно переносить сведения из одной печатной формы в другую, и предоставлять доступ к архивным сведениям предыдущих месяцев.
Подготовка к внедрению АИС
Подготовка к автоматизации бухгалтерского учета начинается задолго до внедрения программного обеспечения (ПО), и объединяет несколько этапов:
- Оптимизация.
- Определение ее масштаба.
- Выбор задачи.
- Приобретение ПО и соответствующей техники.
Оптимизация
Современные АИС весьма восприимчивы к специфике компаний. Для их настройки необходимо лишь правильно определиться с исходными параметрами. Перед приобретением ПО осуществляется полный анализ системы бухгалтерского учета компании:
- план счетов,
- используемый анализ,
- первичная документация,
- форма учетных регистров.
По ходу оптимизации выявляются слабые места для увеличения эффективности системной работы в будущем. Большинство фирм, внедряющих АИС, не уделяет этому этапу должного внимания, и переносят старые проблемы в обновленную среду.
Определение масштаба автоматизации
На втором этапе подготовки выясняется объем автоматизации бухгалтерии и порядок переноса в электронную базу выбранных разделов учета. Вопрос актуален лишь для больших организаций, поскольку малые компании сразу предоставляют всю информацию о делах фирмы.
Постановка задачи
Заключается в определении списка документов и регистров, нужных юридическому лицу, которые будет предоставлять автоматизированный бухгалтерский учет, а также требований к ним.
При стандартных настройках АИС выдает:
- первичную документацию,
- регистры,
- данные для внутренних нужд фирмы,
- бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и прочим платежам.
Выбор ПО и техники
Итоги оптимизации, порядок и масштаб автоматизации, постановка задачи – необходимые условия окончательного выбора бухгалтерской программы. В другом случае может случиться, что приобретенная ранее АИС не обладает нужными функциями для эффективной обработки данных. Это чревато незапланированными тратами на новую программу.
Вопрос выбора техники не включен в бухгалтерские обязанности, однако весьма важен для всех. Компьютер выбирается по следующим критериям:
- установленное бухгалтерское ПО. Для одних АИС требуется больше ресурсов, другим меньше. Для сетевых информационных технологий компьютер должен быть мощнее,
- количество операций. Чем интенсивнее хозяйственная деятельность компании, тем больше проводок вводится в ПО. Обработка большого объема данных требует значительных ресурсов, следовательно, на большом предприятии должен быть компьютер помощнее.
Запуск процесса автоматизации бухгалтерского учета
Полноценное прохождение подготовки к внедрению АИС может означать лишь одно – компания готова выйти на более высокий уровень своего развития. Когда программное обеспечение приобретено, решены все технические вопросы, можно приступать к работе с ней. Внедрение осуществляется собственными силами или с помощью специализированной сторонней организации. Второй вариант дороже, однако стоит того, поскольку требует сравнительно много времени и усилий квалифицированных и опытных мастеров.
В целом, стандартная процедура внедрения выглядит следующим образом:
- Ввод параметров настройки плана счетов, выбранного по итогам оптимизации учета, в результате постановки задачи, ориентируясь на общую специфику организации.
- Настройка стандартных для фирмы проводок. Их выбор тоже зависит от параметров хозяйственной деятельности компании.
- Введение форм первичной документации, определяемых по критериям постановки задачи.
- Настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности так, чтобы она формировалась автоматически ежеквартально.
При завершении настройки проводится тестирование, по результатам которого следует приступить к выполнению работы.
Прогресс сделает свое дело, а время внесет свои коррективы:
- бывает, что вид хозяйственной деятельности фирмы меняется, что обязательно влечет за собой перенастройку плана счетов, форм первичной документации или автоматических проводок стандартных операций фирмы,
- временами меняются формы бухгалтерской и налоговой отчетности. В этой связи приходится донастраивать их на новый лад. Как правило, фирмы-производители отслеживают подобные нововведения и своевременно предлагают своим клиентам новые бланки. Такой оперативности, впрочем, не приходится ждать в регионах, поскольку московские разработчики не могут отследить все изменения на местных уровнях.
Эта обязанность ожидаемо возлагается на бухгалтера, который несет прямую ответственность за достоверность и правильность подачи соответствующей отчетной документации в контролирующие государственный органы. Освоение нехитрых приемов работы в АИС дает дополнительный импульс для развития его карьеры и повышения уровня квалификации.
Источник: xn--80ajpfhbgomfh1b.xn--p1ai
Дипломная работа — Автоматизация учета на предприятии
напрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.
С развитием прогресса и компьютерного рынка программного
обеспечения, на предприятии появилась необходимость создания
программного продукта способного сократить человеческие затраты и
усилия, а главное оперативно выдавать результат необходимый работнику, а
также заменить большие архивы на структурированное хранение в
электронном виде.
Для данной системы важным фактором являются технические
характеристики оборудования (объемы и скорости накопителей информации,
типы процессоров) – от этого зависит результат и производительность такой
системы. Еще одним важ ным фактором является как хорошо организованная
база данных, так и сам пользовательский интерфейс.
О своевременности и актуальности рассм атриваемой проблемы
говорит тот ф акт, что большую часть своего врем ени зав.складом и отдел
закупок тратят на оформление различной документации и отчетов.
Поэтому в настоящее время все более актуальным становится
автоматизация видов деятельности людей путем создания
№ докум. Подпись Изм. Лист Дата
ВСЭИ.230100-06ДП33.04 ПЗ
специализированных информационных систем на базе электронной
вычислительной техники. В данном диплом ном проекте разработана
информационная система для учета движения товаров на складе ООО
«Торнадо Киров». Эта программа увеличивает оперативность работы
сотрудников склада, отдела закупок, позволяет быстро занести в компьютер
нужную информацию и дать развернутый ответ о любом товаре (поступление
товара, расход товара, наличие товара на складе и т.д.). Она уменьшает
работу с бумагами сотрудников организации, храня большие объемы
информации в базе данных, в которой можно быстро найти любую
интересующую информацию всего за несколько секунд.
Источник: www.studmed.ru
Автоматизация управленческого учета на предприятии
Какие задачи решает автоматизация управленческого учета и как это влияет на выбор программы
#управленческий_учет
#автоматизация
#оперативный_учет
#финансовый_учет
Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, ориентирован на решение внутренних задач. Задач может быть много и они отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, а также от приоритетов руководства. Поэтому логично, что управленческий учет тоже может быть разным для каждого бизнеса. Тем не менее в контексте автоматизации выделяют два вида учета: управленческий оперативный учет и управленческий финансовый учет.
Отличия видов управленческого учета
- Управленческий оперативный учет Пример управленческого оперативного учета можно увидеть в кассовом зале супермаркета. Здесь специализированная программа позволяет учитывать проданные товары в режиме реального времени, контролировать остатки на складах, заносить данные о скидках, бонусах, и планировать закупки. При необходимости менеджеры по продажам могут выставлять счета и контролировать их оплату и исполнение.
- Управленческий финансовый учет Представим себе бизнес, который разбит на несколько юридических лиц. Собственник при этом один и ему нужно знать, как в бизнесе идут дела. Программа финансового учета поможет консолидировать информацию о бизнесе, формировать финансовую отчетность и видеть рентабельность направлений деятельности или проектов. Кроме того появится возможность составлять бюджеты и управлять деньгами компании.
Виды управленческого учета отличаются друг от друга не только целями, но и ориентацией на разных пользователей. Управленческий оперативный учет используют менеджеры по продажам, маркетологи и кладовщики, а управленческий финансовый учет — финансовые менеджеры, директора и собственники.
Автоматизация управленческого учета на 1С
Распространенным решением для автоматизации управленческого учета в России являются продукты 1С. На базе этой платформы под каждый вид учета созданы свои программы. Известным примером для ведения оперативного учета является 1С:Торговля. На базе этой программы свои бизнес-процессы автоматизируют прежде всего торговые компании. А вот 1С:Управляющий является классическим примером программы для автоматизации финансового учета.
Первым делом надо автоматизировать бизнес-процессы, от которых напрямую зависит благополучие компании. Поэтому начинают с автоматизации управленческого оперативного учета. Когда же предприятие вырастает до определенного уровня, возникает потребность в финансовом директоре и в специальной программе управленческого финансового учета.
Можно ли автоматизировать сразу всё?
Многим хочется найти комплексную программу, которая подошла бы и менеджеру по продажам, и финансовому директору, и даже бухгалтеру. Такие решения действительно есть, их называют ERP-системами. Как показывает практика, работать в этих системах нелегко из-за обилия функций и связей, а процесс автоматизации обходится дорого. Другими словами, в неумелых руках затраты на внедрение системы часто превышают экономический эффект от ее использования.
Автоматизация управленческого оперативного учета
Операционная деятельность
С помощью программ управленческого оперативного учета автоматизируют основную операционную деятельность, которая напрямую связана с производством продукции, продажей товаров или услуг. И чем лучше оптимизированы основные бизнес-процессы, тем эффективнее компания будет работать и приносить доход.
Важно понимать, что инвестиционная и финансовая деятельность компании находится за рамками задач оперативного учета. Это уже прерогатива программ финансового учета.
Своя программа для каждой сферы бизнеса
Не секрет, что бизнес-процессы отличаются от отрасли к отрасли, так что случае с оперативным учетом нельзя назвать какой-то один программный продукт, подходящий каждому бизнесу. Свои инструменты нужны в любой сфере: торговля, логистика и грузоперевозки, ЖКХ, фитнес и медицина, охранные услуги. Очевидно, что логика ведения учета в этих отраслях принципиально разная, а значит функционал программ должен отличаться.
Чем больше информации о клиентах, тем лучше
В оперативном учете, в отличие от финансового, важна не точность, а объем данных. Для сбора информации о клиентах существуют CRM-системы, которые должны быть либо в самой учетной программе, либо взаимодействовать с ней.
Для оперативного учета зачастую важна информация о дне рождении, возрасте, профессии, увлечениях и семейном положении заказчиков. Современные программы позволяют накапливать эти данные, чтобы с их помощью улучшать продажи, повысить продуктивность менеджеров и получить конкурентное преимущество компании на рынке.
Управленческий оперативный учет позволяет превратить беспорядочную толпу сотрудников в эффективный трудовой коллектив, где каждый знает, что ему делать и генерирует выручку.
Автоматизация управленческого финансового учета
Финансовый учет
Каким бы видом бизнеса не занималась компания, у нее всегда будут доходы и расходы. Точно так же у каждого предприятия есть активы и пассивы, и денежные операции через кассу или банк. В этом плане компании всегда похожи между собой, поэтому и финансовый учет для всех одинаковый. Это главным образом отличает его от оперативного учета.
От автоматизации управленческого финансового учета зависит качество работы финансовых менеджеров. Именно в их зоне ответственности находится внутренний учет, который ориентирован на топ-менеджмент и собственников бизнеса.
Учет в интересах руководителей и собственников
Финансовый учет может быть не только управленческим, но и бухгалтерским. Бухучет регламентирован законодательством, а информация в нем предназначена для внешнего потребителя, то есть для фискальных органов. В противоположность этому, управленческий финансовый учет ориентирован на внутренних потребителей. В данном случае это собственники и руководители, которым нужно контролировать свой бизнес.
Финансовая отчетность для контроля за бизнесом
Чтобы объективно оценить состояние бизнеса, руководителю нужно регулярно обращаться к итоговой финансовой отчетности. К ней относятся отчеты Cashflow, Финансовые результаты и Управленческий баланс.
Отчет о финансовых результатах показывает насколько рентабельны направления деятельности компании и ее подразделения. С помощью отчета о денежных потоках можно контролировать поступления и платежи денег в разных аналитических разрезах, а Управленческий баланс необходим, чтобы следить за активами и пассивами предприятия.
Финансовый учет можно сравнить с навигатором, с помощью которого руководитель задает направления развития компании и контролирует достижение бизнес-целей.
Оперативное финансовое планирование
В контексте автоматизации управленческого учета нужно отдельно упомянуть оперативное планирование денежных средств или оперативное финансовое планирование. Как видно из названия, такой вид планирования можно отнести как к оперативному, так и к финансовому учету.
Для оперативного планирования денежных средств существует два инструмента: система казначейских заявок и платежный календарь. Казначейство позволяет упорядочить заявки на оплату нужд компании, а также наладить процесс их согласования и утверждения. Платежный календарь помогает распределять заявки по датам и таким образом обходить «кассовые разрывы».
Какую программу лучше использовать для финансового планирования
Выбор программы для финансового планирования всегда зависит от специфики деятельности компании. Например, в проектном бизнесе процесс планирования поступлений и платежей обычно завязан на менеджерах проектов, которые составляют заявки в программе управленческого оперативного учета. Поэтому финансовому директору будет удобнее обрабатывать заявки в той же программе.
Другая ситуация может возникнуть на предприятии, которое не ведет проектную деятельность. Здесь нет необходимости заниматься планированием поступлений и платежей под каждый проект, так что гораздо удобнее, чтобы менеджеры заполняли заявки в программе управленческого финансового учета, где работает финдиректор.
Как взаимодействуют программы внутри предприятия
Очевидно, что вручную заносить дублирующие данные в несколько разных программ является плохой идеей. Более правильным и эффективным способом для этого является импорт из других программ. При этом процесс импорта проще наладить, если все программы работают в рамках одной платформы, как в случае с продуктами 1С.
Выше мы говорили о различиях программ для автоматизации управленческого учета. Далее обсудим их взаимодействие между собой, а также с программой бухгалтерского учета.
Синхронизация данных (двусторонний обмен)
Существует два способа взаимодействия конфигураций между собой: двусторонний и односторонний. Двусторонний обмен принято называть «синхронизацией». В этом случае две программы работают автономно и в определенный момент синхронизируются для обмена информацией между собой.
К примеру, в 1С:Управление торговлей заносят нового контрагента и благодаря обмену данными контрагент появляется в базе 1С:Бухгалтерии. А если бухгалтер переименует контрагента, его наименование в 1С:Торговле автоматически изменится при следующей синхронизации.
Импорт данных (односторонняя передача данных)
Синхронизация не подойдет в ситуации, когда данные из бухучета выгружают в программу управленческого учета. В этой программе данные редактируются и дополняются операциями, которые не проходят по бухучету. В этом случае нельзя допустить, чтобы измененные данные выгрузились обратно в бухгалтерскую программу.
Поэтому при переносе данных из бухучета в программу управленческого учета, как правило, актуален импорт, а не синхронизация. При импорте передача данных осуществляется только в одну сторону, так что отредактированные данные не будут автоматически перенесены в бухгалтерскую программу.
Как часто производится импорт данных
В программу управленческого финансового учета данные импортируют, чтобы получить итоговую отчетность и в частности реальные данные по прибыли. Для этого необходимо учитывать все доходы и расходы. Но в нашей стране расходы по аренде, зарплате и налогам относятся к месяцу в целом, в отличие от Европы, где эти платежи могут быть еженедельными. Соответственно в наших реалиях корректно определить прибыль невозможно чаще, чем за месяц.
Корректно определить прибыль в России возможно не чаще одного раза в месяц. Поэтому рекомендуется импортировать данные в программу финансового учета только по истечении отчетного месяца в программе-источнике.
Источник: ru-systems.ru