Ведение кадрового делопроизводства актуально для компаний, в которых есть хотя бы один наемный работник. По закону работодатели обязаны оформлять множество документов на протяжении времени, пока сотрудник является частью организации. Трудоустройство должно начинаться с приказа о приеме на работу и заканчиваться распоряжением об увольнении.
Попробовать бесплатно
Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле
На объем и сложность документооборота влияет количество сотрудников, специфика деятельности, организационно-правовая форма предприятия и другие факторы. Автоматизация кадрового делопроизводства актуальна и для компаний, и для разработчиков ПО.
В статье вы узнаете о программах для ведения кадрового учета или для HRM, т.е. управления персоналом, а также о причинах востребованности этих продуктов в бизнес-сегменте.
Функции программ для отдела кадров
Ядро практически каждой программы для ведения кадрового учета состоит из структуры организации и штатного расписания, которое содержит информацию о графике работы, количестве ставок, условиях труда и его оплаты. На уровне ниже — данные о сотрудниках. Они включают личную информацию, сведения об образовании, составе семьи и т.д.
Программа обучения «Кадровое администрирование»
Рисунок 1. Принцип работы программ для кадрового документооборота
События в жизни предприятия, которые касаются кадрового делопроизводства, должны быть документально оформлены. Зарплата персонала как важная часть расходов компании напрямую зависит от отпусков, больничных и т.д. Их оформление необходимо, чтобы корректировать начисления и выплаты. Документы остаются в базе данных для аналитики и отчетности в госорганах и различных фондах.
Преимущества ПО для ведения кадрового учета
Цифровизация в России коснулась всех сфер жизни, в том числе кадрового учета. Например, сегодня можно оформлять электронные больничные листы. Также компании могут сдавать отчетность без посещения отделений госорганов. Кроме того, в 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки.
Сегодня ведение отчетности в цифровом виде — это не добровольный выбор, а обязанность организаций. Упростить кадровый учет помогает автоматизация процессов.
Чтобы оценить, какие преимущества дает автоматизированный кадровый учет и расчет зарплаты в «1С:ЗУП», можно ознакомиться с реальными кейсами.
Экономия времени при выполнении рутинных процессов
В небольшой компании, где текучесть кадров не превышает норму, а новые позиции появляются достаточно редко, доверить ведение документооборота можно любому сотруднику. Выполнение этой обязанности не будет требовать значительных временных затрат. На крупных предприятиях ситуация складывается по-другому.
Например, на машиностроительном заводе, где количество сотрудников превышает 500 человек, половине персонала может понадобиться в течение недели пройти квалификационные курсы. Работникам из разных цехов потребуется отметка в личном деле, которая подтверждает получение нового разряда. Кроме того, руководству будет нужно выпустить распоряжение для бухгалтерии о повышении тарифной ставки для тех, кто прошел курсы. Ручное выполнение таких процедур занимает примерно 2 рабочих дня, а при использовании ПО для кадрового делопроизводства — около часа.
Электронный кадровый документооборот (КЭДО) — Елена Пономарева
Обеспечение порядка и контроля
Специальные программы помогают упорядочить процессы в отделе кадров, без чего автоматизация не имеет смысла. При применении кадрового ПО информация о сотрудниках хранится в системе, доступ к которой ограничен. Получить необходимые данные можно с помощью отчетов. Например, в строительстве и промышленности важно мониторить сроки действия удостоверений и других документов, которые выдают госорганы.
Расчет заработной платы
Общая цель кадровиков и бухгалтеров — правильно рассчитывать зарплату и своевременно ее выдавать. Если работники не берут отпуска, не уходят на больничные и получают фиксированный оклад, то для расчетов достаточно таблицы в Excel, однако в реальности такого не бывает.
Например, автопарк автоматизировал кадровое делопроизводство из-за перехода на усложненную систему оплаты труда для водителей автобусов. В таком случае нужно рассчитывать зарплату с учетом нескольких факторов. В утреннее время водители работают в соответствии со 2 классом вредности, после обеда — классом 3.2. Кроме того, нужно учитывать простои по вине автопарка. Без ПО отделу кадров придется тратить на сложные расчеты слишком много времени.
Программные продукты для ведения кадрового учета
Большинство российских организаций используют программы, которые разработаны компанией «1С». Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» — флагманский продукт в области кадрового документооборота. Однако рынок предлагает и другие программы. Наиболее востребованные из них следует рассмотреть более подробно.
Модуль «Кадры» от компании «Парус»
Разработчики продукта предлагают функционал только для кадрового учета. Модуль позволяет:
- составлять штатное расписание и создавать структуру предприятия;
- вести учет внештатных подразделений;
- принимать сотрудников на работу и назначать их на должности;
- вести журнал отпусков и больничных;
- хранить личные данные сотрудников;
- вести учет переводов и перемещений;
- собирать кадровую отчетность;
- вести учет аттестаций и квалификационных категорий.
Рисунок 2. Модуль «Кадры»
- ориентированность на специфику госслужбы;
- возможность использования модуля «Зарплата» для расчета заработной платы.
- отсутствие модуля для управления сотрудниками;
- устаревший интерфейс.
«БОСС-Кадровик»
Это российский продукт, который позволяет вести кадровый учет, рассчитывать зарплату и автоматизировать управление персоналом.
- расчет зарплаты;
- обучение персонала;
- аттестация и оценка сотрудников;
- ведение отчетности по кадрам и зарплате;
- охрана труда;
- формирование мотивации;
- планирование, подбор и учет сотрудников;
- создание кадрового резерва.
Рисунок 3. «БОСС-Кадровик»
- широкий HRM-функционал для управления сотрудниками;
- интеграция с приложениями Microsoft Office.
- ограниченный функционал расчета зарплаты;
- небольшой пользовательский опыт из-за редкого применения на предприятиях.
Navision HR
Это полноценное HRM-решение. Использование этого ПО позволяет:
- подбирать сотрудников;
- вести учет кадровых документов и перемещений;
- регистрировать информацию о работниках;
- рассчитывать зарплату;
- вести учет рабочего времени;
- формировать кадровые отчеты.
Рисунок 4. Интерфейс программы
Преимущества Navision HR:
- полный набор функций для кадрового учета и расчета зарплаты;
- синхронизация с приложениями Microsoft;
- современный интерфейс.
- ограниченное подбором сотрудников количество процессов управления персоналом;
- наличие только базовых документов для кадрового учета;
- необходимость интеграции с дополнительными модулями для предоставления данных в госорганы;
- расходы на внедрение и применение зарубежного ПО.
SAP HCM
Этот продукт учитывает потребности кадровиков и расчетчиков. SAP HCM позволяет:
- подбирать сотрудников и развивать персонал;
- составлять штатное расписание и создавать структуру предприятия;
- вести кадровый учет с помощью основных документов;
- создавать систему мотивации и KPI;
- рассчитывать зарплату;
- проводить кадровую аналитику и собирать отчетность.
Рисунок 5. Интерфейс SAP HCM
Основное преимущество ПО — возможность создать общую автоматизированную систему при условии того, что все процессы в компании базируются на SAP.
Недостатки SAP HCM:
- сфокусированность на HR-процессах вместо регламентированного кадрового учета;
- замедленное реагирование на изменения в законодательстве РФ.
Почему кадровики предпочитают «1С»
При создании «1С:ЗУП» были учтены особенности законодательства РФ и методов работы отечественных отделов кадров. Флагманский продукт линейки — версия КОРП — позволяет не только вести кадровый учет и рассчитывать зарплату, но и управлять сотрудниками. Кроме того, можно использовать «1С:ЗУП 8.3 ПРОФ» и другие версии ПО. При своевременном обновлении программа быстро реагирует на изменения в законодательстве, что позволяет применять только актуальные формы документов для кадрового учета.
С помощью «1С:ЗУП» можно принимать сотрудников на работу, формировать кадровые документы, начислять зарплату и т.д. Программа сохраняет историю действий без синхронизации с другими сервисами и потерь информации.
Преимущество «1С:ЗУП» — реализация всех возможностей в одном продукте.
Рисунок 6. Прием сотрудников на работу, в том числе списком
Рисунок 7. Увольнение с окончательным расчетом
Благодаря кадровым переводам в программе можно сразу изменять условия начисления зарплаты, включать или исключать работников из резерва и т.д. Это облегчает задачи кадровика и помогает ему помнить о корректировках.
Рисунок 8. Кадровые переводы
В программе можно создавать любые виды отпусков: основной, неоплачиваемый, ученический и др.
Рисунок 9. Операции с отпусками и больничными
Любые операции с отпусками можно провести с помощью одного документа.
Рисунок 10. Создание отпуска
Также программа позволяет работать с бумажными и электронными больничными.
Рисунок 11. Операции с листками нетрудоспособности
Штатное расписание содержит информацию о позициях в компании.
Рисунок 12. Штатное расписание
Рисунок 13. Позиции в штатном расписании
Четко регламентированная управленческая структура организации помогает оперативно проводить учет кадров и рассчитывать расходы на персонал. Это актуально, если предприятие ведет учет по возникновению затрат.
Рисунок 14. Структура предприятия
Рисунок 15. Аттестация персонала
Рисунок 16. Операции с квалификационными разрядами
Рисунок 17. Учет простоев и отсутствий работников
Чтобы создавать и отправлять электронные отчеты в госорганы, не нужно выходить из программы. В «1С:ЗУП» встроен сервис, который поддерживает использование ЭЦП.
Рисунок 18. Отчетность
Информация о сотрудниках вместе с оформленными на них кадровыми документами хранится в персональных карточках.
Рисунок 19. База данных
Это экономит время и минимизирует риски ошибок при распечатке форм Т-2, приема на работу, ученического договора и т.д. Программа позволяет подключать печатные формы трудового договора и других локальных нормативных актов делопроизводства в компании.
Рисунок 20. Печатные формы
«1С:ЗУП» предлагает широкие возможности по формированию кадровой аналитики и отчетности.
Рисунок 21. Отчет по трудовой деятельности
Рисунок 22. Отчет по кадровым изменениям внутри компании
«1С:ЗУП» — это не только множество функций и гибкие настройки. Преимущество программы заключается в массовом внедрении, которое дает большой пользовательский опыт. У «1С:ЗУП» понятный интерфейс, благодаря чему с ней удобно работать сотрудникам из разных отделов.
Автоматизация кадрового учета в «1С» значительно упрощает работу HR-специалиста. Применение ПО избавляет от рутины, исключает вероятность ошибок и повышает результативность отдела кадров.
Источник: xn--80aidjgwzd.xn--p1ai
Современное программное обеспечение кадрового делопроизводства: сравнительный анализ
Шигапова, Л. С. Современное программное обеспечение кадрового делопроизводства: сравнительный анализ / Л. С. Шигапова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2022. — № 51 (446). — С. 399-401. — URL: https://moluch.ru/archive/446/98188/ (дата обращения: 14.06.2023).
В статье приводится сравнительный анализ наиболее распространенных в России программных продуктов, используемых в организациях для автоматизации процессов кадрового делопроизводства.
Ключевые слова: кадровое делопроизводство, программное обеспечение, анализ, персонал, документооборот.
В современной России кадровое делопроизводство — это обязательное направление в деятельности компании в области управления персоналом. Работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство, состоящее из Трудового кодекса РФ, Федеральных законов и множества иных нормативно-правовых актов. Большое количество факторов влияет на объем кадрового документооборота. К числу наиболее значимых факторов относятся: сфера деятельности организации и её организационно-правовая форма, численность сотрудников, наличие филиалов и представительств, сложность организационной структуры и кадровой службы и направлений ее деятельности и многое другое. В связи с этим для большинства предприятий актуальной становится автоматизация процессов управления персоналом (постановка задач, движение персонала, начисление заработной платы, ведение отчетности и другое).
На данный момент существует множество различных программных продуктов, которые позволяют автоматизировать ведение кадрового делопроизводства. Для сравнительного анализа были выбраны следующие программы:
1) СБИС Управление персоналом (далее, СБИС) — это программное обеспечение для управления персоналом, который позволяет вести учёт рабочего времени, управлять мотивацией и вычислять КПЭ (ключевой показатель эффективности) сотрудников, рассчитывать заработную плату и многие другие задачи [1].
2) 1С: Зарплата и управление персоналом (далее, 1С) — это программа для расчёта заработной платы сотрудников и ведения кадровой политики с учётом требований законодательства Российской Федерации [2].
3) Контур. Персонал (далее, Контур) — это корпоративная программа для управления персоналом и осуществления кадрового делопроизводства в компаниях с различной численностью сотрудников. [3].
4) БОСС-Кадровик — это система для управления персоналом, которая сочетает в себе традиционный кадровый учет и самые последние методы управления кадрами компании [4].
Для более подробного и наглядного анализа данных программных продуктов была составлена сравнительная таблица 1.
Источник: moluch.ru
Системы кадрового делопроизводства (КДП)
Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП, англ. Staff Records Management Systems, SRM) – это программное обеспечения для ведения необходимой информации о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников. Такие системы обеспечивают ведение необходимых сведений в соответствие с законодательством страны.
Чтобы претендовать на включение в категорию систем кадрового делопроизводства, программный продукт должен:
- Обеспечение автоматизации процессов кадрового делопроизводства.
- Возможность ведения электронного кадрового учёта и планирования кадрового потенциала.
- Генерация документов и формирование отчётов по требованию государственных органов и внутренних нужд организации.
- Учёт и контроль над процессом приема и увольнения сотрудников.
- Организация и учёт трудовых отношений и управление персоналом.
- Возможность хранения и обработки конфиденциальной информации о персонале.
- Поддержка нормативной базы, обеспечивающей соответствие проводимых операций законодательству.
Читать далее
Сравнение Системы кадрового делопроизводства (КДП)
Выбрать по критериям:
Системы кадрового делопроизводства (КДП)
Подходит для
Специалист
Малый бизнес
Средний бизнес
Корпорация
Администрирование
Импорт/экспорт данных
Многопользовательский доступ
Наличие API
Отчётность и аналитика
Тарификация
Ежемесячная оплата
Ежегодная оплата
Единовременная оплата
Оплата потребления
По запросу
Развёртывание
Сервер предприятия
Мобильное устройство
Персональный компьютер
Облако (SaaS)
Графический интерфейс
Веб-браузер
Поддержка языков
Азербайджанский
Белорусский
Бенгальский
Болгарский
Венгерский
Вьетнамский
Грузинский
Индонезийский
Итальянский
Каталонский
Латвийский
Монгольский
Нидерландский
Норвежский
Персидский
Португальский
Украинский
Французский
Хорватский
Английский
Нет продуктов
Руководство по покупке Системы кадрового делопроизводства
1. Что такое Системы кадрового делопроизводства
Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП, англ. Staff Records Management Systems, SRM) – это программное обеспечения для ведения необходимой информации о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников. Такие системы обеспечивают ведение необходимых сведений в соответствие с законодательством страны.
2. Зачем бизнесу Системы кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство — это последовательность действий и процедур, которые необходимы для надлежащей организации работы с кадровыми документами и делами (досье) сотрудников предприятия.
В рамках данного процесса выполняется подбор персонала, заключение трудовых договоров, ведение кадрового учёта и документооборота, контроль за сроками действия договоров и соблюдением законодательства в области труда и кадрового делопроизводства.
Процесс кадрового делопроизводства является чрезвычайно важным для корректного функционирования компании и поддержания высокого уровня её эффективности.
3. Образцовые примеры Системы кадрового делопроизводства
Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:
Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт
4. Назначение и цели использования Системы кадрового делопроизводства
Системы кадрового делопроизводствапредназначены для управления кадровым делами компании и хранения информации о сотрудниках. Они могут включать в себя следующие функции:
- Регистрация информации о каждом сотруднике, включая данные о персональных данных, контактной информации, квалификации, опыте работы, должностных обязанностях и т.д.
- Ведение статистики кадрового состава компании по различным параметрам, таким как возраст, пол, образование, стаж работы, и т.д.
- Учет рабочего времени сотрудников, включая отпуска, больничные листы и другие временные отсутствия.
- Обработка и отслеживание заявок на прием на работу, перевод или увольнение сотрудников.
- Подготовка и формирование документов по кадровым вопросам, таких как трудовые договоры, приказы о назначении на должность, договоры об обучении и т.д.
- Поддержка электронной обработки и обмена документацией, связанной с кадровым делопроизводством.
Таким образом, системы кадрового делопроизводства позволяют компаниям эффективно управлять своим кадровым составом, упрощая рутинные процессы и повышая эффективность работы отдела кадров, что в свою очередь влияет на общую эффективность бизнеса.
5. Обзор основных функций и возможностей Системы кадрового делопроизводства
Администрирование Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе. Импорт/экспорт данных Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.
Многопользовательский доступ Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.
Наличие API Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ).
Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией. Отчётность и аналитика Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.
6. Выгоды, преимущества и польза от применения Системы кадрового делопроизводства
Применение системы кадрового делопроизводства может принести следующие полезные эффекты:
- Упрощение и автоматизация процессов управления кадровыми данными, что повышает эффективность и точность работы предприятия.
- Лучшая организация процессов оформления найма, обучения, оценки, увольнения и других кадровых операций, что сокращает время выполнения всех процедур.
- Возможность ускорения взаимодействий между сотрудниками и сокращения времени на обработку документации.
- Уменьшение риска обнаружения ошибок и предотвращения нарушений законодательства в отношении кадровых вопросов.
- Улучшение доступа к информации о персонале и образовании навыков, что упрощает планирование карьеры, развитие и повышение работников.
Одним словом, система кадрового делопроизводства упрощает работу компании с кадрами, объединяет массив информации в одном месте и ускоряет процессы, что положительно влияет на бизнес-процессы.
7. Отличительные черты Системы кадрового делопроизводства
Чтобы претендовать на включение в категорию систем кадрового делопроизводства, программный продукт должен:
- Обеспечение автоматизации процессов кадрового делопроизводства.
- Возможность ведения электронного кадрового учёта и планирования кадрового потенциала.
- Генерация документов и формирование отчётов по требованию государственных органов и внутренних нужд организации.
- Учёт и контроль над процессом приема и увольнения сотрудников.
- Организация и учёт трудовых отношений и управление персоналом.
- Возможность хранения и обработки конфиденциальной информации о персонале.
- Поддержка нормативной базы, обеспечивающей соответствие проводимых операций законодательству.
Источник: soware.ru