Gtd программа что это

Getting Things Done

Чтобы организовать свои дела на работе или в личных задачах нам потребуются различные методы и подходы. Это могут быть разные методы: метод ABC, Диаграмма Гантта, метод квадрата Эйзенхауэра, стандартные методы (определение важных и второстепенных задач), любые другие методы, или же метод Getting Things Done, о котором мы хотим рассказать и раскрыть в этой статье.

Система GTD

Созданная Девидом Алленом для завершения дел. По этой теме он написал свою книгу, которая вышла в 2001 году. Смысл GTD заключается в том, чтобы освободить голову от запоминания текущих задач. Если раскрывать тему этого метода, то у него имеются отличия, если его начать сравнивать с классическим подходом к организации дел. Основной принцип GTD: контроль и ведение задач, в то время, как обычно, мы применяем принцип определения приоритетных заданий.

GTD начинается со старта планирования и разбирает задачи по схожим темам. Использование метода GTD с помощью записной книжки — мы исключаем, принесет это массу неудобств, поэтому будем использовать планировщик LeaderTask.

Как привести дела в порядок? Что такое GTD? ГТД в работе

А теперь подробнее: для начала мы создадим весь список текущих задач. Сделать это в LeaderTask легко.

Когда список задач готов, переходим в расширения «GTD ассистент», которое находится в нижней стороне окна навигатора или в Меню> Инструменты > Расширения ЛидерТаск. Перед нами откроется окно, которое предоставит нам информацию, как нам начать работу с задачами. Нажимаем >начать разбор. После этого программа будет по порядку разбирать каждую задачу по алгоритму и предлагать варианты действий с задачами. Первое, что спросит программа, к какому из вариантов принадлежит задача:

• к задачам
• к заметке
• или лишнее (мусор)

Если выбираете вариант > задача, программа спросит, сколько времени займет выполнение задачи, и исходя от ответа, будет вести дальше свой алгоритм.

Если задача занимает меньше 2-х минут, то начать ее выполнение можно сейчас и после этого завершать задачу.

Задача была небольшая и разобрались мы с ней быстро, перейдем к следующей задаче.

Как привести дела в порядок – метод GTD

При переходе к новому заданию из списка, первые вопросы будут одинаковые, но все поменяется после ответа на тему времени выполнения задачи.

Отвечаем «Больше», если выполнение задачи занимает более 2-х минут и видим другие предложенные варианты.

Если шагов для задачи требуется много, система GTD предлагает переместить задачу в проект или оставить на текущем месте.

Далее уточняется вопрос исполнения задачи.

После выбора исполнителя вам будет предложен вариант:

• отложить задачу или установить текущую дату выполнения задания

После этого, в таком же окне появится кнопка перейти к следующему заданию:

• «Следующая задача»

При каждой новой задаче необходимо будет выбрать один из трех вариантов, так алгоритм будет всегда, пока задач не останется совсем:

До этого мы выбирали вариант > задачи, сейчас мы ответим иначе > заметки

Заметки, как и большие задачи, предлагают переместить в проекты (предложенный вариант или выбрать свой)

Выбрали, нажали кнопку «Ок» и переходим к следующим задачам, если задач больше нет — в окне увидите сообщение о том, что все задачи завершены.

Алгоритм в системе GTD, который поможет быстро навести порядок в текущих делах.

GTD программа используется для выработки времени на другие дела, поскольку если использовать данный метод, можно компенсировать время и тратить его на новые задачи.

Если подробностей, как пользоваться методом GTD, было недостаточно, можете просмотреть детали здесь:

Источник: www.leadertask.ru

GTD: краткий обзор системы

GTD (Getting Things Done) — это система , разработанная американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. В ее основе лежат два принципа:

1. Хранить текущие дела не в голове, а на внешнем носителе: в блокноте, ежедневнике или электронном органайзере.
2. Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.

Впервые система GTD была описана Дэвидом Алленом в 2001 году в одноименной книге «Getting Things Done» («Доведение дел до конца»). Книга почти сразу стала бестселлером и полностью изменила прежние подходы к . Она выдержала множество переизданий на 23 языках, а журнал «Time» (самый популярный в США) назвал ее лучшей десятилетия.

У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.

Система GTD базируется на трех моделях:

• Управление рабочим процессом.
• Шесть уровней обзоров.
• Естественное планирование.

Рассмотрим их по порядку.

Управление рабочим процессом

Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:

1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.

Для фиксации входящих можно использовать любые накопители информации («инбоксы»): блокнот, , диктофон, лотки для бумаг Главное, чтобы они регулярно опустошались, а их содержимое обрабатывалось.

2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:

Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.

3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):

• «Проекты»: дела, для выполнения которых требуется больше одного действия. Например: ремонт на кухне, создание сайта, подготовка к празднованию Нового года. Иными словами, это все краткосрочные результаты, которых необходимо достичь.
• «Следующие действия»: одиночные задачи и первоочередные шаги для дел из списка «Проекты». Для удобства их обычно группируют по контекстам («Дела по дому», «Магазин», «Офис», «Звонки»).
• «В ожидании». Здесь хранятся дела, которые пока не требуют активных действий: делегированные задачи или задачи, требующие появления особых условий.
• «Может быть / »: дела, мечты и желания, которые пока не актуальны. Например: записаться на курсы рисования, съездить в Прагу, прочитать книгу.
• «Календарь». Сюда заносятся только «жесткие задачи» — дела, которые нужно выполнить в определенный день или в определенное время. Остальные дела рекомендуется держать в списке «Следующих действий».
• «Документы и информация»: идеи, заметки, справки, документы и тому подобное. Система хранения информации должна быть логичной и интуитивно понятной. Сегодня такие хранилища удобнее создавать на компьютере или в специальных , вроде Evernote.
• «Долгосрочные цели и ценности». С этим списком периодически сверяются в процессе планирования.
• «Материалы по проектам»: планы, графики, справки, организационные диаграммы и прочая информация, необходимая для выполнения задач.

4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.

• Ежедневно (несколько раз в день): выполнять задачи из списков «Следующие действия» и «Календарь» и своевременно отмечать их выполнение.
• Как можно чаще: просматривать список «Проекты», добавлять в него новые проекты и при необходимости дописывать к проектам следующие действия.
• Еженедельно: проводить ревизию основных списков и поддерживать их в актуальном состоянии. Вот так выглядит список рекомендуемых мероприятий для еженедельного обзора:

О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.

5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.

Шесть уровней обзоров

Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:

1. Текущие дела (ежедневно). Все дела, которые нужно выполнить в настоящее время: купить продукты, позвонить клиенту, полить клумбу
2. Текущие проекты (еженедельно). Результаты, которых мы хотим достичь в ближайшее время: посетить врача, переехать в новый офис, отремонтировать гараж, съездить на конференцию.
3. Сферы жизни и текущие обязанности (ежемесячно). Сюда выходят здоровье, финансы, семья, быт, должностные обязанности (например, увеличение продаж), саморазвитие, творчество и тому подобное. Этот обзор помогает взглянуть на свои проекты и добавить то, что по причине было упущено.
4. Цели на ближайшие 1–2 года (ежеквартально). Результаты, которых мы хотим достичь в разных сферах жизни за это время.
5. Цели на 3–5 лет (ежегодно). Цели, которые подразумевают глобальные изменения в жизни или в работе.
6. Вся жизнь (ежегодно или реже). Это ответы на глобальные вопросы: «Для чего я живу?», «Какую пользу приносит людям моя компания?», «Какова моя главная цель?». Ответы помогают правильно сформулировать долгосрочные цели и выбрать средства для их достижения.

Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.

Естественное планирование

Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.

Естественное планирование состоит из пяти этапов:

1. Определение целей и принципов. Зачем все это делать? В чем цель этой деятельности? Каких принципов (стандартов) я собираюсь придерживаться для ее достижения?
2. Видение результатов. Каким я вижу результат проекта в случае его успешного завершения?
3. Мозговой штурм. Собрать как можно больше идей, касающихся проекта.
4. Организация. Составить план достижения цели: определить этапы работы, подпроекты, последовательность действий, приоритеты
5. Следующее действие. Каким будет первый шаг? Определить дальнейшие действия по проекту или по каждой из его составляющих.

(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).

Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.

Заключение

Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.

Однако система редко используется в чистом виде ( как у Дэвида Аллена). Обычно каждый человек хоть немного, но подстраивает ее под себя: использует свой алгоритм обработки входящих, свою систему списков или свою систему обзоров. Кроме того, в разных органайзерах элементы GTD могут быть реализованы .

В целом же система GTD оказала огромное влияние на облик современного . Многие ее принципы и техники («освобождение головы», обработка входящих, обзоры) сегодня стали общепризнанными, а системы, которые появились позднее (например, Agile Results), так или иначе, опираются на элементы GTD.

Источник: time-blog.ru

Что такое GTD и какие из лучших приложений GTD

Что может быть лучше, чем выполнять запланированные задачи из вашего списка дел вовремя и получать чувство выполненного долга в конце дня? А также признание того, что работа, которую вы проделали в течение дня, была сделана качественно и качественно? Оказывается, чувство выполненного долга на работе может помочь людям почувствовать, что они прогрессируют в своей работе.

Таким образом, существует ряд приложений и программного обеспечения для повышения производительности, которые, как утверждается, предлагают легкость в выполнении всей вашей работы как в личной, так и в профессиональной жизни. Однако не многим из них удается облегчить вашу рабочую нагрузку — если, конечно, вы не используете одно из приложений и программного обеспечения на основе GTD.

Но что такое методология GTD и какие приложения GTD можно использовать для повышения производительности. Вот руководство, отвечающее на все такие вопросы.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Что такое GTD?

GTD, или Getting Things Done, — это методология управления временем и продуктивностью, которая помогает выполнять задачи и уложиться в сроки эффективным и действенным образом. Он был разработан Дэвидом Алленом, американским консультантом по продуктивности, который подчеркивает, что «ум нужен для того, чтобы иметь идеи, а не хранить их».

Цель системы GTD — выбросить из головы задачи, списки дел и расписания и сосредоточиться на выполнении большего с легкостью. Таким образом, вы можете разбить задачи на действенные шаги и выполнять их, а не тратить время на составление списка задач (или дел).

Методология GTD включает в себя последовательность шагов, которые необходимо выполнить, чтобы лучше управлять своими задачами и стать продуктивными. Они включают:

1. Захват

Как следует из названия, захват включает в себя извлечение вещей из вашей головы и записи о них, чтобы ваш разум был свободен от всего беспорядка, и вы могли сосредоточиться на расстановке приоритетов в задачах, которые помогут вам достичь ваших целей.

2. Уточнить

С изложением ваших мыслей следующий шаг в методологии GTD включает прояснение этих мыслей и идей для определения действий. Таким образом, у вас всегда есть четкое различие между задачами, которые можно выполнить, и задачами, не требующими выполнения, что имеет жизненно важное значение для определения вашего подхода к достижению целей.

3. Организуйте

После того, как вы зафиксировали свои мысли и прояснили свои действия, следующим шагом будет их организация, чтобы упростить ваш подход к выполнению этих действий. Организация — это категоризация ваших действий и их приоритетность таким образом, чтобы вы могли действовать более эффективно.

4. Размышляйте

Чтобы в полной мере использовать систему продуктивности GTD, важно периодически проверять, что находится в вашей повестке дня, чтобы вы знали о действиях, которые вы выполнили, и о тех, которые еще не завершены.

5. Вовлекайтесь

Конечным шагом в методологии GTD является вовлечение и выполнение всех перечисленных действий, необходимых для достижения ваших целей. Поскольку все должно быть сделано, вам необходимо расставить приоритеты задач по важности и усердно работать, чтобы не отставать от дедлайнов.

Лучшие приложения GTD

Теперь, когда вы узнали, что такое методология GTD и идея, лежащая в основе ее работы, вот некоторые из лучших приложений GTD, которые вы можете использовать для улучшения рабочего процесса и повышения производительности.

1. Контроль хаоса

Chaos Control — персональный диспетчер задач на основе GTD. Он расставляет приоритеты в действиях, чтобы уменьшить ненужный беспорядок и беспокойство, и, в свою очередь, позволяет вам сосредоточиться на том, что важно в вашей повестке дня. Будучи разработанным на основе GTD программным обеспечением, Chaos Control предлагает ряд функций, дополняющих методологию GTD. Таким образом, вы можете организовывать свои действия и управлять ими, а также добавлять контексты — дополнительную информацию — для большей ясности в свой проект и связанные с ним задачи.

Помимо этих важных функций GTD, Chaos Control также предоставляет возможность синхронизировать все ваши записи на разных устройствах, на которых вы используете программное обеспечение. Кроме того, он даже позволяет автоматически экспортировать записи из календаря Chaos Control в предпочтительное приложение календаря между Google Calendar и iCloud Calendar.

Планы: Бесплатно, платно (23,59 доллара в год)

2. nTask

nTask — еще одно популярное программное обеспечение для управления задачами, основанное на системе продуктивности GTD. В нем есть все основные функции, которые могут понадобиться для организации ваших проектов (или задач) и управления ими, поэтому вы можете просто сосредоточиться на выполнении действий. Одна из лучших особенностей nTask заключается в том, что она позволяет вам сотрудничать с другими членами команды и назначать им задачи. Таким образом, вы сможете эффективно сотрудничать со всеми членами вашей команды.

При работе с командами nTask предлагает выделенные рабочие пространства, чтобы все было организовано, с возможностью устанавливать роли и разрешения, еще больше улучшая взаимодействие в команде. Кроме того, платформа также включает программное обеспечение для встреч на борту, которое можно использовать для обсуждения повестки дня и любых действий или решений, которые необходимо принять.

Планы: бесплатно, платно (2,99 доллара в месяц)

3. Firetask

Firetask — это приложение для управления задачами, с которым легко начать работу. Он использует принципы методологии GTD Дэвида Аллена и сочетает их с основными функциями управления задачами, чтобы вы могли лучше управлять своими задачами и подходить к ним в зависимости от их приоритета. Одна интересная особенность Firetask заключается в том, что вы можете классифицировать задачи как выполняемые, делегируемые или редко выполняемые, что помогает лучше различать задачи.

Основываясь на GTD, вы можете пользоваться всеми полезными элементами методологии GTD в Firetask. Это означает, что вы можете добавлять контекст к своим задачам и периодически просматривать их, чтобы вы всегда знали, чего вы достигли и что в ближайшее время. Кроме того, FireTask также поддерживает вложения ссылок, категоризацию по цвету и значкам для категоризации задач и проектов, облачную синхронизацию и интеграцию со встроенным календарем, контактами и приложениями для напоминаний.

Планы: Бесплатно, платно (13,99 $)

4. OmniFocus

OmniFocus — еще один популярный инструмент управления задачами на основе GTD. Основная идея программного обеспечения — укротить хаос и сосредоточиться на нужных задачах в нужное время. И все, что он делает, чтобы помочь вам в этом, — это упростить процесс захвата задач, чтобы вы могли оставаться организованными и приступить к работе. Кроме того, интеграция с устройствами Apple упрощает захват задач из любого места.

С помощью OmniFocus вы можете быстро определить, как выглядит неделя для вас, перечислив все предстоящие проекты с указанием сроков их выполнения и тегов. А встроенный список дел поможет вам отслеживать ваши приоритеты и представит вам задачи, которые вам нужно выполнить дальше. Как и большинство кроссплатформенных диспетчеров задач, OmniFocus также имеет встроенную функцию синхронизации, которая автоматически синхронизирует все ваши проекты и задачи на разных устройствах.

Планы: Бесплатно (14-дневная бесплатная пробная версия), платно (9,99 долларов США в месяц)

5. EasyThings

FacileThings — это мощный диспетчер задач, который объединяет все преимущества системы повышения производительности GTD в простое в использовании программное обеспечение. Как и любое другое приложение для управления задачами на основе GTD в списке, FacileThings также позволяет вам организовать и эффективно управлять своими задачами в одном месте. Таким образом, вы можете обратиться к выполнению задач и сосредоточиться на их выполнении.

С FacileThings вы получаете поддержку интеграции со службами повышения производительности, такими как Evernote, Outlook Calendar, Google Calendar, Google Drive и другие. Итак, если вы используете какие-либо из этих сервисов, вы можете интегрировать их с FacileThings, чтобы воспользоваться его функциями. Кроме того, вы также получаете статистику для отслеживания всей вашей активности, которая позволяет вам проверять текущий прогресс и при необходимости улучшать рабочий процесс.

Планы: Бесплатно (30-дневная пробная версия), Платно (7 долларов в месяц в течение 1 года)

Вышеупомянутые — одни из лучших систем управления задачами на основе GTD (приложения / программное обеспечение), которые вы можете использовать для улучшения работы и повышения производительности.

Сказав это, однако, подчеркивая, как методология GTD может оказаться эффективной при отслеживании проектов и управлении вашими задачами, мы никоим образом не делаем вывод о том, что все службы управления задачами и текущими делами, не относящиеся к GTD, являются неэффективными. Вместо этого мы просто предполагаем, что приложения на основе GTD с большей вероятностью помогут вам в достижении ваших целей, поскольку они делают упор на действиях, а не на простом создании заметок и повторном их повторении.

Поделиться ссылкой:

• Нажмите, чтобы поделиться на Twitter (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы открыть на Facebook (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться на Reddit (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться записями на Pinterest (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться записями на Pocket (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться в Telegram (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться в WhatsApp (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться в Skype (Открывается в новом окне)

Источник: miiledi.ru

Как не утонуть в потоке задач

Когда у тебя много задач, сложно не нервничать и делать всё слаженно. Чтобы работать на результат и повышать личную эффективность, можно использовать различные методики. Например, Getting Things Done или GTD.

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Но в последнее время у меня резко выросла загрузка на проектах, задач стало больше, только вот работоспособность снизилась.

Дело в том, что при всём эволюционном превосходстве человека, как вида, наши возможности довольно ограничены. Особенно много ограничений у нас в голове. И одно из самых серьёзных — пропускная способность нашего мозга. Нам кажется, что мы все такие умные-разумные, можем делать кучу всего одновременно, решать задачи параллельно, обрабатывать огромные массивы информации, но это не так.

В одной из предыдущих статей мы проводили аналогию между мозгом и компьютером — и там, и там есть что-то типа оперативной памяти, которая решает большинство повседневных задач. Увеличить её нельзя, поэтому в определённый момент, когда задач становится слишком много, мы теряемся, скачем между задачами, берёмся за самые простые дела (их проще сделать, а значит проще добыть дофамин — гормон радости), а сложные и важные — откладываем на потом. Единственный способ ситуацию разрулить — научиться оптимизировать работу с оперативной памятью. Я люблю подходить к проблемам системно, поэтому решила изучить GTD.

Что такое GTD

GTD (или Getting Things Done) буквально переводится, как «доведение дел до завершения». Это методика управления задачами, которую около 20 лет назад в одноимённой книге описал бизнес-тренер Дэвид Аллен. GTD помогает освободить мозг, систематизировать все мысли и задачи, распределить их по сегментам, сфокусироваться на актуальном и важном, а на неважное временно забить.

Главные принципы GTD

Ключевая идея GTD в том, чтобы хранить максимум информации вне головы (таким образом разгрузить мозг) и регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов, без которых GTD в принципе невозможен.

Всё записывай

Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от стикеров до заметок в телефоне. Главное — носитель должен быть один, чтобы не приходилось думать, а где там у тебя что записано. Вот это место, куда ты будешь скидывать все новые задачи, называется Inbox (или «Входящие»).

Выбирай, что проще

Фиксировать мысли и задачи нужно максимально удобным способом. Кому-то проще пользоваться стикерами или ежедневником, а кому-то — всё выписывать в таск-менеджер (кстати, WEEEK для этого идеально подходит). Найди формат, который удобен именно для тебя.

Важна дисциплина

Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь. Потом будешь разбирать Inbox и распределять задачи по спискам, дням и неделям. Для всего этого нужна дисциплина. Я поначалу очень страдала — было непривычно выписывать всё регулярно. Но я втянулась.

Списки, списки, списки

Одна из важных составляющих GTD — это списки задач. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список). Но для начала можешь выделить два основных — «Первоочередные действия» и «Когда-нибудь».

В первый список из Inbox будешь переносить важные и срочные задачи, а во второй — неважные и несрочные (чтобы определить, какие задачи куда нужно перенести, воспользуйся матрицей Эйзенхауэра). Потом можешь эти большие списки делить на более мелкие, по контексту. Задачи в списках нужно постоянно пересматривать — от ненужных избавляться, а нужным повышать приоритет.

Не разрывайся на между задачами

Держи свой разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно. Выделяй самые приоритетные задачи и решай по одной за раз.

Добавляй документы

Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки и т. д. Её нужно тоже фиксировать вместе с задачами, желательно на том же носителе, чтобы было легче оперативно к ней вернуться. Именно поэтому таск-менеджеры подходят для GTD лучше всего.

Как работать по методике GTD

На первый взгляд GTD может показаться запутанной методикой, но это не так. По сути, вся работа с задачами проходит в два этапа:

1. Сбор

Сначала выпиши все мысли и задачи в Inbox Когда у тебя несколько проектов и везде «горят дедлайны», сложно всё запоминать и последовательно решать. GTD поможет подойти к процессу работы более системно и без лишних нервов.

Если только начинаешь работу по GTD, этап сбора съест много времени (придётся выписать всё-всё, что накопилось к этому моменту). Но потом будет попроще — просто в течение дня выписывай всё важное, что приходит в голову.

2. Обработка

В течение дня периодически разбирай Inbox — в конце дня он должен быть пуст, иначе, рано или поздно, ты потеряешь контроль над потоком задач. Проанализируй задачи и выдели приоритетные, которые нужно выполнить в ближайшее время. Для этого по каждой задаче ответь себе на вопросы:

• Что это за задача?
• Как её решить?
• Сколько времени она займёт?

Ответы на вопросы помогут все задачи разделить на сегменты:

• задачи, которые займут меньше двух минут, можно сделать сразу («Ответить на такое-то письмо» и т. п.);
• задачи, которые требуют много времени, нужно попытаться кому-нибудь делегировать;
• задачи, которые требуют много времени, но которые нельзя никому делегировать, нужно отложить.

Для сортировки задач можешь использовать вот такую схему:

Когда ответишь на вопросы и разделишь задачи по приоритету (раскидаешь их по спискам «Первоочередное» и «Когда-нибудь» или кому-то делегируешь), можешь разделить их ещё и по контексту — какие задачи можно решить дома, какие в офисе, а какие при встрече с друзьями и так далее.

У многих задач будут дедлайны, хотя бы примерные. Если пользуешься таск-менеджером, указывай у задач сроки. В противном случае можешь использовать календарь — выписывать туда задачи на этапе обработки. Оба способа позволят дополнительно разгрузить мозг, а не запоминать все даты и бояться что-то пропустить.

Для меня GTD — не просто методика по решению задач и составлению расписания. Это стиль жизни, когда ты никогда не переживаешь о невыполненных задачах, травмируя психику — здесь все размеренно и последовательно, ты думаешь только о самом важном и никогда не забываешь о каких-то дедлайнах, ведь у тебя «все ходы записаны».

Источник: weeek.net

Методология GTD: что это, зачем нужна и как работает

Методика повышения личной эффективности GTD была создана американским бизнес-консультантом Дэвидом Алленом. Аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», что в переводе на русский означает «завершение начатых дел».

Методология GTD помогает не только планировать дела, но и доводить их до конца. Система позволяет систематизировать данные, видеть этапы достижения намеченных целей и заканчивать начатые проекты. При помощи данной технологии человек любой профессии независимо от сложности выполняемых задач сможет успевать больше.

В этой статье рассмотрим принципы GTD и поговорим о приложениях, подходящих для GTD-планирования.

Как работает методология GTD

Среди базовых принципов работы системы Getting Things Done можно назвать следующие:

• Не стоит держать никакие задачи в голове – все нужно фиксировать. Чтобы освободить мозг от запоминания избыточной информации, следует записывать дела любой сложности и срочности, включая бытовую рутину и задачи, кажущиеся незначительными. Для записей можно воспользоваться блокнотом или специальным приложением и такой список всегда нужно держать под рукой.
• Рекомендуется составлять несколько списков, но хранить их в одном месте. К примеру, вы можете составить ряд списков по каждому из рабочих проектов, перечень домашних дел, списки для изучения, написать перечисление идей и возможных проектов на будущее.
• Необходимо сделать перечисление заданий и действий максимально наглядным. Ваша задача – сделать заметки легко воспринимаемыми. Обходитесь без лишнего многословия и ненужных сокращений, которые сложно расшифровать.
• Для каждого пункта в списке необходимо искать решение и указывать конкретный срок выполнения. При использовании таск-менеджеров можно добавить напоминания. В один момент времени следует сосредоточиться только на одной задаче, которую выполняете сейчас, не допуская отвлечения внимания на посторонние мысли.
• Выделяйте подзадачи для объемных планов, делите их на простые этапы. Так вы сможете систематизировать информацию и повысите эффективность рабочих процессов.
• После того, как все задачи будут организованы, приступайте к их выполнению. Выбирайте дело из нужной категории, обдумайте, какие конкретные шаги от вас требуются, и начинайте работу. Так вы сможете реализовать крупные проекты.
• Списки дел следует периодически обновлять, так как часть задач может терять актуальность, а какие-то из них могут быть перенесены на будущее.

Схема рабочего процесса, организованного по методу GTD, выглядит так:

Важно определить, что вы будете делать с каждой из входящих задач. Не стоит расставлять приоритеты, пока вы не поймете, что именно следует предпринять.

Чтобы правильно разделить задачи, вам необходимо ответить на вопросы: что за задача стоит перед вами, каким должен быть результат, требуются ли от вас какие-то действия и, если да, сколько времени они займут?

Если задачу можно выполнить всего за пару минут, например, вам нужно сделать телефонный звонок или ответить на email, выполните ее сразу. В случае, когда на завершение дела требуется больше времени, стоит разбить его на долгосрочный проект, состоящий из нескольких этапов.

Если задача не слишком важна или есть кто-то, кто справится с ней лучше, можете передать ее кому-либо из подчиненных. После делегирования задача отправляется в лист ожидания.

Если вы уверены, что только вы сами лучше всех можете справиться с делом, но оно потребует много времени для выполнения, можно отложить его, занеся задачу в «Календарь» либо в блок «Следующие действия». В «Календарь» следует вносить задачи, привязанные к определенным датам или ко времени. К «Следующим действиям» относятся все дела, к которым нужно будет вернуться, как только на них появится время. Используйте напоминания, чтобы не забыть о подобных задачах.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Сервисы для работы по методу GTD

Мы разобрались, что такое GTD и как работает данная методология. В заключение перечислим несколько сервисов, облегчающих GTD-планирование:

Evernote – приложение предназначено для создания и хранения заметок. Сервис позволяет собрать все проекты в одной системе, быстро фиксировать поступающие задачи и брать их под контроль. Программа доступна как на ПК, так и на мобильном телефоне. Имеет функции создания и распределения задач внутри заметок, настройки сроков и напоминаний, маркировки важных дел флажками.

Trello – программа для управления проектами, рабочими процессами и заданиями любых типов. Пользователь может создавать разные доски, составлять списки задач, отмечать этапы прогресса, прикреплять документы. Есть возможность подключения к спискам заданий других пользователей данного сервиса.

MyLifeOrganized – гибкий планировщик задач, позволяющий сфокусироваться на самых важных задачах на сегодня. Приложение удобно в управлении: вы можете менять порядок выполнения заданий при помощи простого перетаскивания или реорганизовать задачи в дерево. Создание иерархии позволяет разбить задачу на несколько подзадач. Сервис синхронизирует все ваши устройства, чтобы задачи и проекты постоянно находились в актуальном состоянии.

Any.do – простое приложение для планирования задач, составления списков и настройки напоминаний. Программа автоматически синхронизируется со всеми устройствами пользователя, что дает возможность получить доступ к своему списку дел в любой момент.

Источник: timeweb.com