Office Groove 2007 — настольное приложение для синхронизации данных, совместной работы и удобного обмена файлами между пользователями и компьютерами без использования электронной почты и онлайн-сервисов. Подробно о программе рассказывает этот демонстрационный ролик.
Программа действительно чудесная, но, как большинство продуктов Microsoft, платная. Однако найдены сразу 2 способа, которые позволяют совершенно легально ей пользоваться с минимальными затратами.
С сайта www.trygroove.com можно скачать 60-дневную полнофункциональную демонстрационную версию, и в течение trial-периода настроить все необходимые рабочие области с любым количеством пользователей и компьютеров. Через 60 дней функциональность Groove станет ограниченной, в этом режиме нельзя будет создавать новые области и добавлять пользователей. Но при этом все существующие связи будут продолжать работать как ни в чем не бывало, поэтому обмен данными будет продолжаться в стандартном режиме.
Корпоративные клиенты тоже могут воспользоваться этой фичей и воспользоваться скидкой 99% при приобретении полноценной версии. По-моему, классное предложение! Хотя скидка почему-то не очень афишируется, так как об этом написано только на партнерском сайте Майкрософт: https://partner.microsoft.com/rus/salesmarketingsection/offerspromos/40088713
Dj Groove (Грув) — Ответ (2000)
- microsoft
- microsoft office
- microsoft office 2007
- office groove
- взаимодействие
- эффективность
- эффективность труда
Источник: habr.com
Microsoft Office Groove
Microsoft Office Groove 2007 — это решение для совместной работы, обеспечивающее динамичное и эффективное взаимодействие распределенных рабочих групп, включающих сотрудников, которые работают в разных организациях и в удаленном или автономном режиме. Использование рабочих областей Groove экономит время, увеличивает производительность и повышает качество коллективной работы. В статье будут рассмотрены основные особенности и преимущества данного решения.
Основные проблемы современной коллективной работы
Современная деловая жизнь предполагает весьма интенсивный обмен информацией между различными участниками бизнес-процессов, нередко охватывающих разные компании в различных странах и разных часовых поясах, мобильных пользователей, иногда работающих за компьютерами разных типов (например, домашним и офисным). Повышение эффективности обмена информацией в таком распределенном коллективе становится насущной потребностью — ведь от нее во многом зависит успешность и эффективность ведения бизнеса.
Рабочая область Groove
С какими задачами чаще всего сталкиваются участники таких распределенных коллективов?
10 глупых вопросов ДИДЖЕЮ | DJ GROOVE
В первую очередь — с организацией доступа к документам общего пользования сотрудников как своей компании, так и компаний-партнеров. Что мы предпринимаем сейчас, когда необходимо предоставить такой доступ партнеру? Пересылаем нужный документ по электронной почте. В результате рано или поздно сталкиваемся с проблемами поиска нужного документа в переписке среди сотен подобных писем, с вопросами контроля версий документов, с проблемами затрат времени на создание и отправку сообщений, с ограничениями, налагаемыми почтовыми серверами на объем и тип вложений, а следовательно, с дополнительными затратами времени на преодоление этих преград. Создание многотомного архива для отправки большого документа несколькими письмами не вызывает сегодня технических трудностей и требует всего несколько минут, но в масштабе компании эти минуты складываются, как правило, в человеко-месяцы труда.
Если сотрудник работает и в офисе, и дома, то рано или поздно он столкнется с проблемой синхронизации документов на рабочем и домашнем компьютерах. Сейчас такие проблемы обычно решаются копированием данных на портативный носитель, но в этом случае возникает риск утечки документов в результате его утери (наглядное тому подтверждение вы можете найти в нашем ежемесячном «Дайджесте событий ИТ-безопасности»).
Наконец, доступ к документам, за которые несет ответственность сотрудник, должен быть возможен и во время его отсутствия на рабочем месте. Это особенно актуально в условиях нашей страны — ведь даже если речь идет о деятельности внутри российского государства, она вполне может охватывать десять часовых поясов.
Перечисленные проблемы — это не просто раздражающий фактор, они мешают эффективному ведению бизнеса, и именно поэтому их следует решать. Этой цели служит Microsoft Office Groove — новый продукт Microsoft, предназначенный для повышения эффективности распределенной коллективной работы.
Microsoft Office Groove: возможности и технические особенности
Применение Microsoft Office Groove позволяет решить географические, временные и организационные проблемы предоставления доступа к документам и совместной работы над ними в распределенных коллективах. Собственно говоря, Groove — это клиентское приложение, которое позволяет группам людей взаимодействовать в защищенном режиме по сети, как будто они находятся вместе, и для этого им не нужно применять ни виртуальные частные сети, ни настроенную распределенную инфраструктуру безопасности.
Данное приложение использует концепцию общих рабочих областей, которые могут быть совместными с рабочими областями Windows Sharepoint Server, но доступ к ним возможен при наличии брандмауэров, защищающих локальные сети участников. В рабочей области Groove могут располагаться структурированные и неструктурированные данные, сведения о присутствии на рабочем месте или в сети различных участников процесса. В это приложение интегрированы различные средства коммуникации, средства оповещения о событиях. Кроме того, можно расширять функциональность Groove за счет дополнений, созданных независимыми производителями и предназначенных для решения различных задач.
Технически работа Groove организована следующим образом. Рабочие области Groove, изначально созданные и расположенные на компьютерах участников, синхронизируются между собой с помощью Relay-серверов в момент подключения их к сети, при этом указанные серверы расположены за пределами локальных сетей участников. После создания локальной рабочей области ее создатель может пригласить участников работы над ней, после чего она становится доступной для приглашенных участников, а ее данные синхронизируются между соответствующими компьютерами, как только участник оказывается подключенным к сети.
Groove предназначен для применения в первую очередь при динамичной проектной деятельности относительно небольших групп в условиях жестких временных ограничений, при неустойчивых интернет-каналах, используемых ими для связи между собой. Однако в том случае, когда участники группы расположены в одном и том же офисе и используют одни и те же бизнес-приложения, они вполне могут обойтись и традиционными файловыми серверами.
Варианты использования и компоненты решения
Применение Groove возможно двумя способами. Первый из них заключается в потреблении услуг, носящих название Groove Enterprise Services и предоставляемых корпорацией Microsoft для небольших компаний и индивидуальных пользователей, и удобен тем, что, будучи пользователем услуги, компания или частное лицо может не заниматься созданием собственной инфраструктуры для синхронизации рабочих областей.
Второй способ заключается в создании собственного, полностью подконтрольного компании решения на основе сервера Office Groove Server 2007, представляющего собой управляемое решение масштаба предприятия. Office Groove Server 2007 состоит из трех основных серверных компонентов: Groove Manager, Groove Relay, Groove DataBridge, — каждый из которых требует отдельного сервера и 64-разрядной операционной системы. Далее мы обсудим назначение этих компонентов.
Компонент Microsoft Office Groove Server Manager предназначен для управления использованием Groove, в том числе созданием и хранением учетных записей на основе LDAP-каталогов, включая Active Directory и каталоги Lotus Notes, для создания доменов Office Groove 2007 и управления политиками безопасности в каждом из них, управления доступом к данным и его аудитом. Этот сервер позволяет настроить правила доступа к Groove (например, для применения Groove только внутри корпоративной сети или как внутри, так и вне корпоративной сети), управлять всеми аспектами широкомасштабного развертывания Office Groove 2007 из единого веб-интерфейса, отслеживать использование, проводить проверки данных и централизованно выполнять архивацию учетных записей пользователей.
Компонент Office Groove Server Relay предназначен для управления доступом и обменом данных. С его помощью осуществляется авторизация пользователей, обмен зашифрованной информацией через открытые порты брандмауэра, временное хранение информации для пользователей Office Groove 2007, работающих в автономном режиме. При этом каждому пользователю может быть назначен один или более серверов Groove Relay.
Microsoft Office Groove Server Data Bridge обеспечивает серверную платформу интеграции и структуру для подключения существующих источников данных к рабочим областям Office Groove 2007. С его помощью можно создавать пользовательские решения для подключения групп, работающих в рабочих областях Groove с «живыми» бизнес-данными из бизнес-приложений, порталов и баз данных, обеспечивать доступ участников рабочих групп проекта к наиболее точным, обновленным данным и синхронизацию данных в системах отдельного участника с последними обновлениями, поступившими от участников группы, а также встраивать логику бизнес-процессов в действия Office Groove 2007 с целью обеспечения автоматического заполнения инструмента или данных и управления жизненным циклом на основе заданных бизнес-правил.
В целом можно отметить, что Microsoft Office Groove позволяет осуществлять эффективное взаимодействие и обмен документами и данными бизнес-приложений с помощью общих рабочих областей между территориально удаленными пользователями, позволяя организовать командную работу, не зависящую от географических и инфраструктурных ограничений, и тем самым повысить эффективность коллективной работы распределенных команд.
- ПК и комплектующие
- Настольные ПК и моноблоки
- Портативные ПК
- Серверы
- Материнские платы
- Корпуса
- Блоки питания
- Оперативная память
- Процессоры
- Графические адаптеры
- Жесткие диски и SSD
- Оптические приводы и носители
- Звуковые карты
- ТВ-тюнеры
- Контроллеры
- Системы охлаждения ПК
- Моддинг
- Аксессуары для ноутбуков
- Принтеры, сканеры, МФУ
- Мониторы и проекторы
- Устройства ввода
- Внешние накопители
- Акустические системы, гарнитуры, наушники
- ИБП
- Веб-камеры
- KVM-оборудование
- Сетевые медиаплееры
- HTPC и мини-компьютеры
- ТВ и системы домашнего кинотеатра
- Технология DLNA
- Средства управления домашней техникой
- Планшеты
- Смартфоны
- Портативные накопители
- Электронные ридеры
- Портативные медиаплееры
- GPS-навигаторы и трекеры
- Носимые гаджеты
- Автомобильные информационно-развлекательные системы
- Зарядные устройства
- Аксессуары для мобильных устройств
- Цифровые фотоаппараты и оптика
- Видеокамеры
- Фотоаксессуары
- Обработка фотографий
- Монтаж видео
- Операционные системы
- Средства разработки
- Офисные программы
- Средства тестирования, мониторинга и диагностики
- Полезные утилиты
- Графические редакторы
- Средства 3D-моделирования
- Веб-браузеры
- Поисковые системы
- Социальные сети
- «Облачные» сервисы
- Сервисы для обмена сообщениями и конференц-связи
- Разработка веб-сайтов
- Мобильный интернет
- Полезные инструменты
- Средства защиты от вредоносного ПО
- Средства управления доступом
- Защита данных
- Проводные сети
- Беспроводные сети
- Сетевая инфраструктура
- Сотовая связь
- IP-телефония
- NAS-накопители
- Средства управления сетями
- Средства удаленного доступа
- Системная интеграция
- Проекты в области образования
- Электронный документооборот
- «Облачные» сервисы для бизнеса
- Технологии виртуализации
| 1999 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2000 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2001 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2002 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2003 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2004 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2005 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2006 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2007 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2008 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2009 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2010 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2011 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2012 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 2013 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Популярные статьи
В настоящем обзоре мы рассмотрим модель моноблока от компании HP, которая является признанным лидером в производстве компьютеров как для домашнего использования, так и для офисов. Моноблок HP 205 G4 22 — модель нового семейства, которая построена на базе процессоров AMD последнего поколения и отличается неплохой производительностью вкупе с привлекательной ценой
Швейцарская компания Logitech G представила беспроводную игровую мышь Logitech G PRO X Superlight. Новинка предназначена для профессиональных киберспортсменов, а слово Superlight в ее названии указывает на малый вес этой модели, который не превышает 63 г. Это почти на четверть меньше по сравнению с анонсированным пару лет тому назад манипулятором Logitech G PRO Wireless
Как показало недавнее исследование Кембриджского университета — количество людей, которые пользуются сегодня криптовалютами, приближается к размеру населения небольшой страны и это только начало, мир меняется. Поэтому компания ASRock разработала и выпустила в продажу весьма необычную материнскую плату — H110 PRO BTC+, которую мы и рассмотрим в этом обзоре
Компания Rapoo анонсировала в Китае беспроводную клавиатуру Ralemo Pre 5 Fabric Edition. Новинка выполнена в формате TKL (без секции цифровых клавиш) и привлекает внимание оригинальным дизайном. Одна из отличительных особенностей этой модели — верхняя панель, обтянутая тканью с меланжевым рисунком
Линейку компьютерных мониторов MSI пополнила модель Optix MAG301 CR2, адресованная любителям игр. Она оборудована ЖК-панелью типа VA со сверхширокоформатным (21:9) экраном изогнутой формы (радиус закругления — 1,5 м). Его размер — 29,5 дюйма по диагонали, разрешение — 2560×1080 пикселов
Каталог продукции компании SilverStone пополнил комплект MS12. Он позволяет создать портативный накопитель на базе стандартного SSD типоразмера M.2 2280 с интерфейсом PCI Express
Компания ADATA Technology анонсировала твердотельные накопители серии XPG Spectrix S20G. Они предназначены для оснащения игровых ПК и, как утверждают их создатели, сочетают высокую производительность и эффектный внешний вид
Линейку видеоадаптеров ASUS на базе графических процессоров NVIDIA пополнила модель GeForce RTX 3070 Turbo (заводской индекс TURBO-RTX3070-8G), предназначенная для оснащения игровых ПК. Одной из особенностей новинки является конструкция системы охлаждения
КомпьютерПресс использует
Источник: compress.ru
Присмотритесь к офисному новичку — Microsoft Groove 2007
Вряд ли будет преувеличением сказать, что главным событием зимнего сезона 2006-2007 гг. на мировом ИТ-рынке станет полное обновление настольной платформы Microsoft: операционной системы Widnows и семейства офисных продуктов — Windows Vista и MS Office
Андрей Колесов
ПАКЕТ РЕАЛИЗУЕТ ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ РЕЖИМ КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ
Вряд ли будет преувеличением сказать, что главным событием зимнего сезона 2006-2007 гг. на мировом ИТ-рынке станет полное обновление настольной платформы Microsoft: операционной системы Widnows и семейства офисных продуктов — Windows Vista и MS Office 2007. Ведь почти все мы, от “простых” пользователей до “крутых” ИТ-профи, имеем дело с этим ПО и, значит, хотя, может быть, и не сразу, а год-два спустя, будем работать с новыми продуктами. Что же касается важности выпуска данных программных продуктов для самой Microsoft, то напомним, что предыдущие версии Windows и Office выпускались соответственно пять лет и три года назад (до этого обновления происходили чаще) и что на долю этого ПО приходится почти 60% объема продаж ее продуктов (в сумме — 25 млрд. долл. в последнем финансовом году) и до 90% прибыли.
Все это сказано для того, чтобы в общих чертах можно было представить объем инноваций, с которыми многие из нас столкнутся уже в начале следующего года. Ведь только в состав Office 2007 входит более полутора десятка клиентских и серверных приложений! Конечно, в основном речь идет об обновлениях уже знакомых нам программ (но на этот раз объем новшеств значительнее, даже по сравнению с двойным переходом 2000 – XP — 2003), но есть там и новички. Самый интересный из них (за свои слова отвечаю!) — Groove 2007.
Собственно, это довольно хорошо известный на ИТ-рынке (но не в России) продукт. Он попал в арсенал Microsoft после приобретения ею весной прошлого года компании Groove Networks. Это ПО (прежнее название — Groove Virtual Office) предназначено для поддержки коллективной работы в рамках динамического группового пространства, в том числе при отсутствии сетевого соединения. Перспективы данного продукта можно себе представить по такой детали: основателем и руководителем Groove Networks является Рей Оззи, создавший в свое время Lotus Notes. Сразу после перехода в Microsoft именно он занял пост главного технического менеджера этой корпорации, а летом 2006 г . фактически возглавил разработку всего ее софта, заменив Билла Гейтса в должности главного архитектора ПО.
Децентрализованная модель групповой работы
Продукты Office System, представляя собой интегрированный набор настольных и серверных приложений, нацелены на решение двух основных задач: обеспечения эффективной индивидуальной деятельности пользователя и поддержки коллективной работы.
Нетрудно заметить, что последние лет пять развитие Office связано в основном со вторым направлением, о чем свидетельствуют появление и расширение серверной составляющей семейства. Здесь, в свою очередь, также можно выделить два варианта взаимодействия людей.
Обмен сообщениями. Во-первых, это электронная почта, за работу с которой отвечают прежде всего Exchange Server (он с нынешнего года “перешел” в ведение подразделения офисного направления Microsoft, а до этого был в группе серверов) и клиентский Outlook. В последние годы эти средства дополняются возможностями обмена мгновенными сообщениями и IP-телефонии (Communications Server и Communicator). Сейчас Microsoft объединяет все эти инструменты в единую коммуникационную платформу Microsoft Unified Communications.
Групповая работа с документами. Тут ключевая роль отводится SharePoint Server, который еще три года назад перекочевал из серверного семейства в офисное, а его “облегченный” вариант SharePoint Serviсes — в состав Windows Server 2003. Именно SharePoint Server как универсальный механизм поддержки коллективной работы и управления информацией должен формировать единое информационное пространство при построении корпоративных информационных систем на базе ПО Microsoft, причем речь тут идет не только об объединении клиентских офисных приложений, но и о решении задач информационной интеграции в других программных продуктах, например в ERP-решениях MS Dymanics. В версии 2007 возможности этого сервера существенно расширены, в частности в нем реализован полноценный механизм workflow. Еще одно важное новшество — формирование на базе SharePoint Server нескольких специализированных серверов поддержки групповой работы, в том числе при использовании электронных таблиц и электронных форм.
Пакет Groove предлагает иной, третий вариант поддержки коллективной работы на основе децентрализованной клиентской архитектуры, которая использует модифицированный вариант прямого взаимодействия между компьютерами “точка — точка” (peer-to-peer). При использовании Groove каждый член команды на своем компьютере имеет точную копию рабочего пространства (workspace) данной группы. Реализуется это с помощью весьма изощренного механизма синхронизации клиентских данных.
Собственно, этот механизм и является, судя по всему, изюминкой продукта, его ноу-хау. Принципиально важно то, что никакой групповой информации на сервере централизованно не хранится, — все данные находятся только на клиентских ПК. Сервер обеспечивает лишь взаимодействие членов команды, управляя очередью передаваемых между клиентами зашифрованных сообщений. Подобная служба на английском языке называется Relay, что можно перевести как “переключатель”, но, возможно, более точным здесь будет слово “эстафета”.
Пользователи могут настраивать режимы обмена данными для оптимизации объема передаваемой информации и загрузки компьютера, но все же основной метод коммуникаций — автоматические push-технологии с использованием механизма предупреждений (alerts).
Для организации Groove-сетей Microsoft предлагает три варианта.
1. Публичная интернет-служба Public Relay, предоставляемая корпорацией. Чтобы подключиться к ней, нужно просто купить коробочный продукт Groove и установить его на клиентский ПК, имеющий доступ в Интернет. Продукт поставляется автономно или в составе комплекта Office 2007 Enterprise Edition.
2. Для организаций, которые хотят создать собственные внутренние сети на основе Groove, сэкономить на клиентских лицензиях, снизить расходы на управление системой и интегрировать Groove в корпоративную ИС, предлагается продукт Groove Server 2007. Он включает три основных компонента. Server Relay выполняет примерно те же функции, что и Public Relay, оптимизируя при этом объемы передаваемых данных. Server Manager обеспечивает развертывание и управление Groove-сети в соответствии с корпоративными политиками. Server Data Bridge отвечает за информационное взаимодействие клиентских приложений Groove с корпоративными базами данных и прикладными системами.
3. Groove Enterprise Services — вариант Groove Server, предназначенный для малых и средних предприятий, в том числе не имеющих собственной серверной инфраструктуры. Его реализует сама Microsoft в режиме Web-хостинга.
Сказав эти общие слова о принципах работы Groove, посмотрим, как продукт выглядит с точки зрения пользователя.
Начало работы
После установки Groove вам нужно создать на сервере свою учетную запись. Если вы купили продукт самостоятельно, то это делается с помощью Groove Account Setup Wizard, если же ваша компания приобрела корпоративную лицензию, то ИТ-менеджер пришлет вам нужную информацию по электронной почте. Вы можете работать со своей учетной записью на разных компьютерах — на ПК в организации и, скажем, на ноутбуке дома. Синхронизация между ними будет выполняться автоматически через Интернет.
По умолчанию приложение запускается автоматически сразу после загрузки Windows и, если вы находитесь в сети, сразу соединяется с сервером и начинает выполнять операции синхронизации в фоновом режиме. Вы же увидите на экране стартовую панель Groove Launchbar (рис. 1).
Рис. 1. Стартовая панель Groove Launchbar. Здесь находятся два главных окна для управления ключевыми ресурсами приложения Workspace list и Contact list
На ней расположены два основных окна, с помощью которых выполняется управление ключевыми ресурсами приложения — набором имеющихся у вас рабочих пространств (Workspace list) и списком контактов (Contact list, встроенная адресная книга Groove). Представление этой информации можно менять: например, контакты можно упорядочить по именам, по их текущему статусу (подключен, вне сети и пр.), по принадлежности к рабочим пространствам, по организациям. Внизу на панели еще находится вспомогательное окно Common Tasks, в котором предлагается динамично изменяемый контекстный список часто выполняемых операций.
Главным элементом Groove является workspace — виртуальное информационное пространство (данные и инструменты для их обработки), в котором трудится та или иная группа людей. Хотя этот термин переводится как “рабочее пространство”, наверное, точнее его суть отражает понятие “проект”, имеющее также такую важную характеристику, как состав команды (рабочей группы).
Но отметим сразу: Groove не является средством управления проектами. Его задача в другом — в информационном обеспечении реализации относительно небольших проектов небольшими же группами. При этом данные группы могут быть территориально распределенными, со слабыми организационными связями, а ее члены — весьма мобильными.
Есть два варианта появления workspace в составе установленного на вашем компьютере пакета Groove — сформировать собственное новое пространство и принять участие в уже реализуемом проекте. Создание workplace выполняется двумя щелчками мыши, при этом можно использовать различные шаблоны для формирования начальной структуры (которую можно потом изменять) пространства.
После создания проекта вы можете приглашать любых людей стать членами этой команды. Приглашения отправляются через систему обмена сообщениями Groove или по обычной электронной почте. Единственное условие для них — иметь на своем компьютере пакет Groove. Вот как это происходило на практике, когда сотрудники московского офиса Microsoft демонстрировали мне возможности пакета.
Мне было отправлено приглашение по электронной почте. Дома я увидел письмо такого содержания: “Если у вас нет пакета Groove, то вы можете установить бесплатную ознакомительную версию (бета), щелкнув на этой ссылке:
Если у вас уже есть пакет, щелкните здесь:
Пакет у меня был установлен, поэтому мое подключение к проекту заняло не более двух минут (но для получения копии workspace нужно, чтобы кто-то из членов группы был в режиме онлайн).
Каждому члену команды присваивается роль (менеджер, участник или гость), которая определяет его права при работе внутри данного информационного пространства. Эти права устанавливаются при отправке приглашения и могут быть изменены в дальнейшем. По умолчанию инициатор проекта получает статус менеджера (он может потом передать свои полномочия другому человеку), остальные члены команды — статус участников. Но приглашать новых членов группы может не только менеджер, но и все участники.
Итак, к реализации некоторого информационного проекта могут быть привлечены любые пользователи ПК, никак не связанные между собой организационно. Встроенная система шифрования обеспечит защиту информации при использовании любых проводных или беспроводных сетей. Доступ к информации будут иметь только те, кто получил приглашение и дал согласие на участие. Никакая “мастер-копия” на сервере не хранится. Все операции по созданию и управлению рабочим пространством выполняются без участия ИТ-администраторов или каких-то ИТ-служб.
Использование рабочего пространства
Теперь посмотрим, что представляет собой рабочее пространство (рис. 2). По сути это автономный офис с собственной файловой системой и встроенными инструментами. Разумеется, при этом вы можете работать с внешними файлами и приложениями, установленными на вашем ПК. Пакет Groove 2007 предоставляет возможность использования более десятка различных инструментов, из которых мы сейчас рассмотрим только основные.
Рис. 2. Общий вид окна рабочего пространства. Его можно настраивать различными способами, в том числе добавляя необходимые для работы инструменты
Средство Files Tool обеспечивает работу с файлами, хранимыми в workspace. Его функции в целом аналогичны функциям Windows Explorer. Собственно для работы с файлами применяются соответствующие приложения, установленные на компьютере пользователя.
После добавления файла в Groove Files Tool каждый член команды может просматривать его содержимое, а в зависимости от назначенной ему роли — и вносить изменения. Когда кто-то редактирует файл, то все сделанные исправления (только исправления!) автоматически передаются на компьютеры всех остальных членов группы. Если другой участник в это же время также корректировал данный документ, то Groove создает две копии файла, с которыми пользователи должны разобраться, контактируя между собой.
Одно из важнейших новшеств Groove 2007 — его интеграция с библиотеками документов SharePoint (через Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services). Это устраняет возможные конфликты при работе с файлами и позволяет публиковать документы в корпоративных хранилищах данных. В новой версии Groove реализована возможность совместного просмотра презентаций PowerPoint 2007.
В отдельную категорию документов в Groove выделены электронные формы. Специализированный инструмент для работы с ними в этом пакете имеется уже давно, но сейчас эти возможности существенно расширены за счет интеграции с Office InfoPath 2007.
Традиционными функциями пакетов поддержки групповой работы являются средства планирования — управление встречами и ведение календаря (Meeting Tool и Calendar Tool, см. рис. 2). Для организации обсуждений внутри рабочей группы служит Discussion Tool. Диалоговый поток может быть представлен в хронологическом порядке или в структуре “тема — ответы” (рис. 3).
Рис. 3. Ведение обсуждений с помощью Groove Discussion Tool
И, наконец, ключевое значение имеет набор инструментов для мониторинга деятельности команды и взаимодействия ее членов в режиме реального времени. Встроенные средства уведомления о присутствии и оповещения членов группы, а также средства для работы в режиме реального времени дают возможность узнать, кто, где, когда и над чем работает, и связаться с членами группы в нужное время (рис. 4).
Рис. 4. Так работает система обозначения присутствия и предупреждений Groove
Для общения с коллегами Groove предлагает собственные механизмы передачи сообщений (текстовых и голосовых) и текстовых диалогов в режиме Сhat. В Groove 2007 эти возможности расширены за счет интеграции с Office Communicator 2007 или 2005, что позволяет, например, общаться по телефону (в том числе через Интернет) и обмениваться мгновенными сообщениями (рис. 5).
Рис. 5. Запускать сеанс обмена мгновенными сообщениями Office Communicator можно непосредственно из рабочей области Groove 2007
Как уже подчеркивалось ранее, изюминкой Groove является механизм синхронизации данных рабочего пространства. Основная идея здесь заключается в том, что приложение автоматически регистрирует изменения и доводит их до членов группы. Все обмены данными выполняются в фоновом режиме.
Пользователи могут работать в оперативном или автономном режиме и не заботиться о том, как и когда изменения будут доставлены другим участникам проекта. Хотя, конечно, наиболее оптимальный вариант, если члены группы будут максимально часто работать в режиме онлайн. В то же время вы можете управлять режимами синхронизации — например, для отдельных файлов можно установить вариант загрузки только по требованию.
Важную роль в обеспечении информационного взаимодействия команды играет также система предупреждений (alerts) об изменениях в рабочем пространстве (рис. 6) — они появляются на экране в виде всплывающих текстовых сообщений в сопровождении звуковых сигналов (получение писем, изменение статуса контактов, модификация отдельных файлов и т. д.).
Рис. 6. Средства осведомленности о присутствии и настраиваемые оповещения помогают следить за различными группами и проектами
Уровень приоритетов предупреждений может определяться автоматически, но у пользователя есть право и самому указать объекты (файлы, инструменты, контакты), об изменении которых ему нужно знать в первую очередь.
Области применения
Вернемся к главному вопросу — для чего нужен продукт Groove?. Вот его видимые достоинства:
● возможность быстро организовать совместную работу без участия ИТ-служб предприятий, пригласив для сотрудничества любых людей, в том числе находящихся за периметром корпоративной сети;
● обеспечение мобильной работы пользователей как в автономном, так и в подключенном режиме;
● автоматическое решение вопросов синхронизации данных внутри группы.
Даже из краткого описания продукта понятны его основные возможности и ограничения. Это не портал коллективной работы, он не годится для длительного хранения данных, не подходит для публикации материалов и решения длительных “процессных” задач.
Groove нацелен на реализацию проектно-ориентированной модели работы относительно небольшими (но весьма “разношерстными”) командами, созданными на ограниченный период времени, со слабо формализованными взаимосвязями и бизнес-процессами. Примеров таких очень много — это может быть и подготовка информационных материалов для проведения презентации нового продукта внутри компании, и работа над научным проектом специалистов из различных организаций и стран.
Из всех вариантов перевода слова “Groove”, наверное, его суть лучше всего отражает такой:“гармонично взаимодействовать”.
Источник: ecm-journal.ru