Ряд документов приобретает юридическую силу только после их утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти (управления).
Утверждение оформляется реквизитом «гриф утверждения», который проставляется на документе и придает его содержанию нормативный характер.
Документы могут утверждаться двумя способами, имеющими одинаковую силу. Во-первых, это — утверждение должностными лицами: руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений и др., полномочия которых установлены внутренними нормативными актами. Во-вторых, это — издание специального распорядительного документа (приказа, протокола и т. п.). Последний способ практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или действия по внедрению утверждаемого документа.
Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ (название
Как в Ворде сделать шапку | Требования к оформлению документов
организации входит в наименование должности), его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия и даты утверждения, например:
При утверждении документа приказом, протоколом, решением и т. п. гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер, например:
или
Слово УТВЕРЖДЕН(а, о, ы) должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Например, устав — УТВЕРЖДЕН, программа — УТВЕРЖДЕНА, штатное расписание — УТВЕРЖДЕНО, правила — УТВЕРЖДЕНЫ
Допускается центровать элементы относительно самой длиной строки, например:
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа над текстом или на титульном листе, если утверждаемый документ его имеет.
При утверждении документа несколькими должностными лицами или распорядительными документами нескольких организаций грифы утверждения располагают на одном уровне симметрично слева и справа, например:
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 5.
Воспользуйтесь поиском по сайту:
studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.014 с) .
Источник: studopedia.org
Гриф утверждения документа
Гриф утверждения является особым способом введения документа в действие, придания ему юридической силы.
Вебинар «Конструктор рабочих программ: плюсы и минусы онлайн-сервиса»
Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия.
Гриф утверждения: оформление
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати.
Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставов, положений, регламентов, штатных расписаний, инструкций, правил и т.д.
17. Резолюция
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).
На документе не должно быть более четырёх резолюций.
Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста. Поручение формулируется неопределённой формой глагола с прямым дополнением.
Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может включать надпись «В дело».
Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
Отметка о контроле
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается в верхнем правом углу первого листа документа.
Текст документа
Содержание управленческих действий в документах передаётся через текст, который является основной частью документа.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Реквизит 16 – гриф утверждения документа
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Термика» Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. 4
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Термика» Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5
Коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009
Технический директор ЗАО «Термика» Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. 6
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Источник: studfile.net