Годовая комплексная программа закупок что это

Годовая комплексная программа закупок (далее ГКПЗ) ОАО «СО ЕЭС» на 2010 год:

• разработана в соответствии с Положением о порядке проведения регламентированных закупок товаров, работ, услуг для нужд ОАО «СО ЕЭС» (третья редакция), утвержденным решением Совета директоров ОАО «СО ЕЭС» от 11 ноября 2010 года (протокол № 96 );
• утверждена решением Правления ОАО «СО ЕЭС» от 08.12.2009 (протокол № 365);
• включает регламентированные закупки планируемого периода и предусматривает предмет, объем, способ и сроки проведения таких закупок.

• Открыть ГКПЗ на 2010 год 207 кБ

Источник: www.so-ups.ru

ГКПЗ: что это такое и где ее искать

Расшифровка аббревиатуры ГКПЗ — годовая комплексная программа закупок. Ее используют заказчики, работающие по 223-ФЗ. Рассказываем про нее.

1С:ERP Урок 34. Закупки. Заказы поставщикам

Что такое ГКПЗ

Это документ, который используют в своей закупочной деятельности в основном крупные компании, корпорации, естественные монополисты. Он используется с целью удовлетворения потребностей филиалов, структурных подразделений и отдельных сотрудников во время формирования плана. Программа формируется на основании различных локальных актов, регулирующих функционирование организации и утверждается руководящими органами заказчика посредством издания соответствующего приказа. Вот пример приказа об утверждении годовой программы:

Проведение закупок осуществляется в соответствии с утвержденной годовой программой. Документ составляется на срок не менее одного года. По общему правилу, в нее следует включать все процедуры, которые планируется проводить в течение срока ее действия. Не допускается проведение процедуры без ее включения в годовую программу, однако допускается ее изменение после публикации в случае возникновения такой необходимости. К примеру, необходимость внесения изменений связана с наличием срочной потребности в продукции вследствие непреодолимой силы, чрезвычайных обстоятельств, и такие обстоятельства не позволяют в регламентированные сроки включить такую закупку в программу и провести ее в установленном порядке.

На основании утвержденной программы формируется план закупок, который размещается в Единой информационной системе в соответствии с формой, утвержденной нормативными актами правительства РФ. Правила формирования плана и требования к нему утверждены Постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932.

Обратите внимание, запрещается включать в план тендеры, предметом которых являются ТРУ, составляющие гостайну, и лоты, связанные с гособоронзаказом для обеспечения обороны и безопасности РФ. К последним относят создание, модернизацию, поставку, ремонт, сервисное обслуживание и утилизацию вооружения, военной и специальной техники.

По результатам закупочной деятельности в организации ежеквартально формируется сводный отчет об исполнении ГКПЗ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как планировать закупки по 223-ФЗ без ошибок и нарушений. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

В ГКПЗ отражается следующая информация о закупках:

• функциональное направление сметы затрат, инвестиционной программы, территориальный инвестиционный проект;
• номер инвестиционной или сметной работы;
• № закупки по ГКПЗ;
• наименование ответственного подразделения — подразделение, для нужд которого проводится тендер;
• наименование контрагента;
• планируемая цена лота;
• время начала поставок — месяц, в течение которого планируется начало исполнения обязательств по договору, заключенному с победителем;
• время окончания поставок — месяц, в течение которого планируется оформление акта сдачи-приемки работ;
• обоснование применения способа закупки.

Заполните последовательно все столбцы и графы таблицы по принципу одна строчка — одна процедура. Утвердите заполненный документ подписью уполномоченного на это лица. Если внутренней документацией предприятия установлен иной порядок утверждения, произведите все необходимые действия.

Где искать ГКПЗ

1. Заходим на сайт компании.

2. В соответствующем разделе находим вкладку «Анонсирование закупок».

3. Скачиваем интересующий нас файл.

• заполняем план-график закупок на следующий год по 44-ФЗ;
• как связаны план-график по 44-ФЗ и план ФХД;
• как утвердить план-график госзакупок на год;
• размещаем в ЕИС план-график закупок.

Источник: goscontract.info

От ручной сборки потребностей до формирования ГКПЗ: проблемы планирования закупок

Крупные компании по-разному справляются с потоком заказов от филиалов, структурных подразделений и отдельных сотрудников во время формирования плана закупок или ГКПЗ, годового (главного) консолидированного плана закупок. Самый распространенный способ — загрузка отдела снабжения сверх норматива. Снабженцы отвечают заведением нового Excel-файла и начинают работать по выходным. В результате на одну закупку они могут потратить до двух месяцев — даже если примерно один и тот же объем одних и тех же товаров поставляется ежегодно.

Проблемы планирования закупок

Ручная сборка — не для закупок

Работа закупочного отдела в ручном режиме почти всегда предполагает ошибки даже на этапе сбора потребностей. Собрать информацию со всех подразделений сложно. Особенно если они удалены друг от друга или находятся в разных часовых поясах.

Да, можно не вести сбор потребностей филиалов и департаментов в Excel, а создать доступный заинтересованным сотрудникам документ где-нибудь в облаке. Пусть это будет Google Таблица с доступом по приглашению главного закупщика компании. Казалось бы — это решение: в свое рабочее время представители филиалов и отделов спокойно вносят перечни товаров и услуг. Только не всегда понятно, что каждый из них имеет в виду: удаленная работа в одном документе совсем не предполагает унификации смыслов: «гуляют» не только единицы измерения, но и наименования одних и тех же позиций. Так попытки внедрить категорийный менеджмент в работу закупочного отдела терпят крах.

А в другом часовом поясе филиалы простаивают…

Ошибки подстерегают закупочный отдел и на этапе сведения потребностей в единый список. Отследить их либо невозможно, либо очень сложно. Даже если по умолчанию уточнять каждый пункт собранных заказов от товарищей на местах. При этом закупочный отдел столкнется с теми же проблемами, что и при сборе потребностей: нет ответственных сотрудников, разница во времени работы. Чем больше структурных подразделений, сотрудников и производственных линий, тем больше ошибок:

• Потери заявленных для закупки позиций по дороге от сбора заявок до ГКПЗ — из-за скрытой кем-то случайно строки в Excel или потерянной бумажки, попавшего в спам письма или не сделанного вовремя звонка.
• Включение в заказ не тех товаров и услуг или не в том объеме — каждый заявитель измеряет объем поставки в своих единицах, которые не унифицированы с другими.
• Включение в план потребностей, которые невозможно удовлетворить — товара нет среди предложений, услугу никто не оказывает.

Собрать и не потерять заявки — это еще не все

Предположим, что заявки проверены дважды, в них нет ошибок, запросы филиалов и отделов уточнены. Пора приступать к формированию лотов. В условиях, когда объем ГКПЗ не превышает нескольких десятков наименований, это легко. Но уже 100-200 товарных позиций собирать в лоты вручную тяжело, а если их больше, то можно просто не успеть.

Нормой становится сбор годового комплексного плана закупок за 2-3 месяца. В особо сложных случаях обработка одной товарной категории или лота занимает такое же время: об этом компании «Фогсофт» рассказал директор по закупкам одной из крупных телеком-компаний.

Средства на закупки

На этапе планирования существует два взаимосвязанных потока: деньги на закупки, которые приходят на нужные счета не сразу, и график, по которому их предстоит тратить. Разница между доступной суммой и стоимостью поставки/поставок в каждый момент может быть существенной — и совсем не в пользу бюджета.

Управление закупками iTender SRM

Система управления закупками на предприятии, iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.

Документирование закупок: в поисках новых дедлайнов

Документирование закупок на этапе планирования в норме представляет собой триптих стандартизированных документов:

• Заявки на закупку — форма, в которой собираются потребности (она же может быть и черновиком закупки).
• План закупок — консолидированный список потребностей.
• План-график — лотированные потребности, для которых определены сроки закупок.

Формализовать и унифицировать документы, чтобы отразить в них суть бизнес-процесса закупки, несложно. Но даже если с документами все хорошо, остается проблема: нужно следить за сроками публикации закупок — даже если план-график в полном порядке. Даже несколько десятков закупок уже создают вал напоминаний в приложении для тайм-менеджмента ответственного за публикацию или в его рабочем мессенджере. Если же лотов сотни и тысячи — в ручном режиме отследить дедлайны по их публикации невозможно.

Что еще мешает планированию

Любой этап закупочной деятельности — включая планирование — обусловлен прежде всего потребностью организации в товарно-материальных ценностях. Причем как текущей, так и прогнозируемой. А значит, план не формируется в пустоте, на него динамически влияет множество факторов.

Мы формируем ГКПЗ на фоне того, что решать, что и сколько закупать, нужно в ситуации, когда ведутся текущие поставки. А в график вклиниваются срочные запросы, реализовать которые нужно было вчера. Мелочи, вроде нелотированных запросов, порядка тоже не добавляют. Как и отсутствие ответов на вопросы:

• Есть ли место на складе под то, что будет прибывать по закупкам.
• Осталось ли хоть что-то с момента реализации последнего годового плана.
• Если что-то осталось — а не пора ли провести инвентаризацию и посмотреть, в каком оно состоянии.
• Готовы ли поставщики работать по старым ценам.

Факторов, которые либо тормозят формирование ГПКЗ, либо провоцируют появление в нем ошибок — десятки. Остается придумать один-единственный способ, чтобы с ними справиться — решение, которое могло бы автоматизировать рутинные процессы закупок и свести человеческий фактор в работе к минимуму.

Источник: fogsoft.ru