Электронная система управления офисом любой организации предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:
— программа анализа и составления расписаний;
— программа обслуживания факс-модема;
— сетевое программное обеспечение;
Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:
— система управления базой данных;
— графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
8:00 Информационная технология
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:
— Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);
— Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);
— Microsoft Office фирмы Microsoft..
Назначение офисных программных пакетов — обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании — Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).
Существуют несколько популярных комплектаций интегрированного офисного пакета Microsoft Office, поставляемых в различных вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета Microsoft Office относятся:
— Word — текстовый процессор;
— Excel — табличный процессор;
— Access — система управления базами данных;
— PowerPoint — система подготовки презентаций;
— Outlook — менеджер персональной информации;
Как убрать предупреждение о неподлинной версии Microsoft Office. #неподлинная #версия #офис
— Front Page — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
— PhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;
— Publisher — настольная издательская система;
— Small Business Tools—специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;
— Internet Explorer — броузер (обозреватель веб-страниц).
Цель занятия: приобретение практических навыков работы с офисными программами пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Обработка заданий с выдачей результата исследований в виде презентации.
План выполнения лабораторной работы
— Постановка проблемы (в формате Word);
— Формирование массива исходных данных, (в форматах: Word, Excel);
— Обработка данных (в формате Excel);
— Представление полученных результатов в виде диаграмм, схем;
— Формирование полученных результатов в виде презентации (PowerPoint).
Задания для выполнения на занятии
1. Сформировать задачу (согласовать с преподавателем);
2. Запустить MS Word;
3. Отобразить сформированную задачу в виде текста, таблицы;
4. Запустить MS Excel;
5. Обработать массив данных;
6. На основе полученных данных сформировать диаграммы;
7. Сформировать иллюстрированное заключение (Word);
8. Подготовить отчёт в виде презентации (PowerPoint).
Источник: poisk-ru.ru
Интегрированные пакеты для офисов
Для автоматизированной поддержки делопроизводства используются интегрированные пакеты офисных систем, которые включают в себя текстовые процессоры, электронные таблицы, СУБД, электронную почту, графические системы, системы документооборота, системы-планировщики.
Интегрированный пакет состоит из взаимодействующих между собой программных продуктов. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица, СУБД.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне программ. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.
Microsoft Office обеспечивает автоматизацию работы и поддержку пользователя, имеет инструменты для работы в сети Internet, программные элементы ассистенты (Office Assistent, Office Art). Office Assistent помогает быстро найти ответы на большинство возникающих вопросов и в случае необходимости подсказывает, как выполняется та или иная операция. Office Art создает красочные заголовки и надписи, использует трехмерную графику, тени, цвета, разворачивает текст по любой оси, растягивает его в любом направлении.
В Microsoft Office входят также Office Binder и Outlook. Office Binder обеспечивает пользователя инструментом, позволяющим в одной папке собрать несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или одному проекту, печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Microsoft Outlook – это настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule + (персональный менеджер расписания). Он объединяет следующие функции: электронная почта, персональный календарь и групповое планирование, персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы. Возможности Outlook:
— Предварительный просмотр. Выводятся первые три строки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности;
— Автоматическое распознавание даты. Outlook автоматически преобразует текстовые описания даты (например первая среда октября) в календарную дату;
— Автоматическая проверка имен. Outlook проверяет набранный адрес почтового сообщения в адресной книге;
— Автоматическое ведение журнала. Менеджер автоматически функционирует все действия (письма, телефонные звонки, документы, встречи), связанные с определенными людьми, организациями или проектами;
— Флажок для сообщения. Чтобы позднее вернуться к важному письму, его можно пометить красным флажком. В указанное время на экране появится напоминание о том, что данное письмо нужно прочесть, написать на него ответ или выполнить какие – либо другие действия;
— Отзыв сообщений. Менеджер позволяет отозвать назад уже отправленное сообщение, если оно еще не было прочитано получателем. Пользователи также могут заменять отправленное сообщение другим.
3.4. Основные элементы автоматизации электронного документа
Основными текстовыми объектами электронных документов являются абзацы и приравненные к ним элементы списков и ячейки таблиц. Помимо содержания, абзацы обладают свойствами, определяющими оформление.
Совокупность настроек сохраняют в виде автономного информационного объекта, называемого стилем. Основное свойство стиля – уникальное имя. Документ может содержать сколько угодно стилей, задающих равносильное оформление абзацев, но не может содержать двух стилей с одинаковым именем.
Таким образом, применение стилей дает следующие преимущества:
— устанавливает разделение труда между авторами и дизайнерами: авторы работают с текстами, а дизайнеры – со стилями;
— обеспечивает систематичность и последовательность в оформлении документов;
— открывает возможность многократного использования удачных стилей для оформления новых документов;
— повышает производительность труда посредством автоматизации оформления документов;
— содействует повышению эффективности документооборота.
Принцип единства функционального оформления. Основные функциональные элементы документа представлены его объектами. К ним относятся абзацы текста, заголовки разделов, элементы списков и таблиц. Элементы, имеющие различающиеся функции, должны оформляться по-разному, а элементы, имеющие одинаковые функции, должны иметь одинаковое оформление.
В этом состоит принцип единства функционального оформления документа. Он позволяет наглядно выразить структуру документа, подчеркнуть важнейшие положения документа, упростить работу с документами.
Шаблоны документов. Документ в объектной модели не может быть «пустым». В момент создания документ приобретает структуру и наполняется объектами-заготовками, не имеющими содержания, но имеющими оформление «по умолчанию». Оформление задается стилями.
Таким образом, объектная модель предполагает разработку документа, начиная с автоматического создания некоего каркаса, не имеющего содержания, но имеющего структуру и скрытое оформление. Этот каркас называется шаблоном документа. Если документы имеют разную структуру и разное оформление, то их разработку начинают с выбора(разработки) разных шаблонов.
Особенно часто шаблоны используют при работе с юридическими документами, поскольку они имеют четкую структуру: реквизиты, преамбулу, фабулу и заключение. Кроме того, многие юридические документы имеют строго определенные формы. Это позволяет создавать шаблоны, в которые достаточно вносить небольшие изменения и дополнения при изготовлении конкретного документа.
3.5. Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Одним из атрибутов и средством защиты электронного документа может служить электронная цифровая подпись (электронная подпись).
ЭЦП — функционально аналогична обычной рукописной подписи и обладает достоинством:
— удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись,
— не дает самому этому лицу (владельцу подписи) возможность отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом,
— гарантирует целостность подписанного текста.
ЭЦП – небольшое количество дополнительной цифровой информации, передаваемой вместе с подписанным текстом.
Производятся две процедуры при установке ЭЦП: формирование ЭЦП (используется секретный ключ отправителя сообщения), проверка ЭЦП (открытый ключ отправителя).
Процедура формирования ЭЦП
Абонент генерирует пару ключей – секретный и открытый. Открытый ключ вычисляется из парного к нему секретного ключа. Открытый ключ рассылается или публикуется в сети для остальных абонентов (доступен в общем ресурсе).
1. вычисляется хеш-функция текста (сжимает текст в хеш-код, который характеризует весь текст в целом),
2. шифруется хеш-код секретным ключом, т.е. создается цифровая подпись для текста,
3. сообщение (текст, файл) и ЭЦП отправляются получателю,
4. процедура проверки ЭЦП
получатель расшифровывает хеш-код открытым ключом отправителя и вычисляет хеш-код сообщения самостоятельно, сравнивая их,
5. при совпадении хеш-кодов (полученного и сформированного) делается вывод о подлинности ЭЦП. Иначе либо подпись подделана, либо сообщение изменено в процессе пересылки.
ЭЦП – уникальное число, зависящее от документа и секретного ключа абонента и содержит дополнительную информацию, однозначно идентифицирующую автора подписанного документа.
Эта информация и обеспечивает целостность. Содержит дату подписания, номер секретного ключа, срок окончания, информацию о лице, подписавшем файл, имя открытого ключа.
Преимущества: невозможно подделать ЭЦП пользователя без знания его секретного ключа. Следовательно, необходима защита закрытого (секретного) ключа от несанкционированного доступа.
Механизм цифровой электронной подписи основан на алгоритмах асимметричного шифровании, формирует подпись отправителя и позволяет опознать её получателю.
Механизмы контроля доступа осуществляют проверку полномочий объектов ИТ (программ и пользователей) на доступ к ресурсам сети.
Система регистрации и учета информации отвечает за ведение регистрационного журнала, перекрывает каналы утечки информации, фиксирует все осуществленные и неосуществленные попытки доступа к данным и программам.
Механизмы обеспечения целостности информации устанавливают соответствие между передаваемой информацией и принятой.
Механизмы аутентификации проверка правильности введенной пользователем регистрационной информации для входа в систему.
Механизмы подстановки трафика или подстановки текста реализуют засекречивание потока данных.
Механизмы управления маршрутизацией обеспечивают выбор маршрутов движения информации по сети таким образом, чтобы исключить передачу секретных сведений по небезопасным, физически ненадежным каналам.
Механизмы арбитража обеспечивают подтверждение характеристик данных, передаваемых между объектами ИТ третьей стороной (арбитром).
Контрольные вопросы:
1. Что такое документооборот? Чем отличается от него электронный документооборот?
2. Дайте понятие системы электронного документооборота. Приведите примеры СЭД.
3. Что автоматизируют в СЭД?
4. Что собой представляет электронный офис? Каковы его основные функции?
5. Что собой представляют интегрированные пакеты для офисов? Какое программное обеспечение входит в стандартный пакет? Приведите примеры.
6. Дайте определение терминам – стиль и шаблон документа.
7. Для чего в электронном документе устанавливают электронную подпись? Как формируется ЭЦП? Какими свойствами обладает?
Литература по теме: [20,23,25-27,29-33,35-38].
Источник: megaobuchalka.ru
4.6. ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ПАКЕТЫ ДЛЯ ОФИСОВ
В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты).
Главной отличительной чертой программ, составляющих ин-тегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта (табл. 4.3): • Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office;. • SmartSuite фирмы Lotos Development (в настоящее время под-разделение IBM;. • Microsoft Office фирмы Microsoft. Таблица 4.3.
Интегрированные пакеты для офиса Тип программного продукта Интегрированный пакет Borland Office Lotus SmartSuite Microsoft Office Professional Текстовый процессор WordPerfect AmiPro Word Электронная таблица Quattro Pro Lotus 1-2-3 Excel СУБД Paradox Lotus Approach Access Презентационная графика Нет Freelance Graphics PowerPoint Другие Нет Organizer Schedule Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office. Microsoft Office 97 объединяет удобные и простые в использовании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автоматизацию работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения регулярных повседневных задач.
Семейство Microsoft Office 97 обладает широкой встроенной поддержкой технологий Интернета. В результате Microsoft Office 97 является наилучшим набором инструментов для создания и управления интранет-документами, а также для осуществления быстрого и удобного доступа к данным в интранет-сетях. Office 97 разработан с учетом необходимости обеспечить поль-зователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей — возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений Microsoft Office 97. В последнее время в составе Microsoft Office 97 появились новые программные элементы — ассистенты. Office Assistant.
При работе со сложным программным обеспечением серьезной проблемой является поиск информации о выполнении той или иной операции. Чтобы обеспечить пользователя Microsoft Office 97 простой и удобной системой помощи, в новую версию Microsoft Office был включен уникальный элемент — Office Assistant.
Он помогает быстро найти ответы на большинство возникающих вопросов и в случае необходимости подсказывает, как выполняется та или иная операция, и даже предлагает помощь в организации более эффективной работы. Office Assistant удачно вписывается в интерфейс Microsoft Office. Office Art. При составлении документа часто возникает проблема оформления заголовка.
Когда необходим нетривиальный дизайн, выделение важности написанного, используют Office Art. С iro помощью создают красочные заголовки и надписи, используют трехмерную графику, тени, цвета, разворачивают текст по любой оси, изгибают его по прихотливой кривой или растягивают в любом направлении.
Отличительной особенностью нового Office Art является то, что он доступен во всех приложениях семейства Microsoft Office. Новые панели инструментов. В Microsoft Office 97 реализованы новые панели инструментов, отличающиеся от панелей, привычных пользователям Microsoft Office версий 95 и 4.x.
Новые панели реагируют на движение указателя мыши по полю каждой кнопки (нововведение, впервые появившееся в Microsoft Internet Explorer 3.0 и одобренное пользователями), В Microsoft Office 97 панели инструментов являются таким же общим компонентом для разных приложений, как Office Art или механизм проверки орфографии. Будучи установленными единожды, они используются всеми приложениями Microsoft Office 97, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку оперативной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений. Элементы меню снабжены пиктограммами, что облегчает их восприятие. Office Binder. Его назначение — обеспечить пользователя инст-рументом, позволяющим в одной папке собрать несколько разно-родных документов, относящихся к одной теме или одному проекту.
К примеру, можно поместить в Office Binder отчёт в формате Word, несколько рабочих книг Excel и презентацию в Power Point. Доступ к документам одного проекта значительно упрощается — достаточно запустить файл Office Binder. Office Binder позволяет печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов.
Новый Office Binder включает функцию интегрированного предварительного просмотра перед печатью. В режиме предвари-тельного просмотра можно просмотреть все документы, входящие в подшивку. Microsoft Outlook — настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент элек-тронной почты) и Microsoft Schedule+ (персональный менеджер расписаний).
Outlook — не просто новая версия этих программ, а Принципиально новый тип делового приложения — интегрированный настольный информационный менеджер. Он объединяет следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование; персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, фай- , лов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы.
Outlook входит в состав Microsoft Exchange Server 5.0, Microsoft Office 97, а также существует как отдельный продукт. Outlook тщательно спроектирован с учетом эргономики и спе-цифики труда в современном офисе.. Множество удобных возмож-ностей делают его использование особенно приятным. • Предварительный просмотр.
Выводятся первые три строчки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности. • Автоматическое распознавание даты. Outlook автоматически преобразует текстовое описание даты (например, «первая среда февраля») в календарную дату («1 апреля 1998»). • Автоматическая проверка имен. Outlook проверяет набранный адрес почтового сообщения в адресной книге. Неправильные имена подчеркиваются волнистой красной линией.
Автоматическая проверка адреса уменьшает число ошибок в адресном поле и позволяет убедить-ся, что сообщения направляются правильному адресату. • Автоматическое ведение журнала. Мененджер автоматически фиксирует все действия (письма, телефонные звонки, документы, встречи), связанные с определенными людьми, организациями или проектами. • Флажок для сообщения.
Чтобы позднее вернуться к важному письму, его можно пометить красным флажком. В указанное время на экране появится напоминание о том, что данное письмо нужно прочесть, написать на него ответ или выполнить какие-либо другие действия. • Отзыв сообщений. Менеджер позволяет отозвать назад уже отправленное сообщение, если оно еще не было прочитано полу-чателем.
Пользователи также могут заменять отправленное сообщение другим. • Менеджер контактов. Из Outlook мсркно набрать телефонный номер (и записать звонок в журнал), послать почтовое сообщение, факс, перейти на личную Web-страницу.
Outlook является эффективной клиентской программой для связи с Интернетом, предоставляет полный набор функций, которые могут быть использованы как при работе с Microsoft Exchange Server, так и при непосредственном соединении с поставщиком услуг Интернета. Пользователи Outlook могут посылать и принимать почтовые сообщения через Интернет. С помощью Outlook можно планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook или Schedule+. Используя Outlook, удаленные пользователи могут подсоединяться к Microsoft Exchange Server через Интернет для того, чтобы иметь полный доступ к электронной почте, расписаниям и общим папкам в сети их главного офиса.
Источник: all-sci.net