Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, способных работать как на отдельных ПЭВМ, как и в условиях вычислительной сети. На их основе с помощью информационных технологий решаются задачи автоматизации деятельности, как отдельных специалистов, так и всей организации в целом, позволяя развивать и интегрировать информационные, вычислительные и телекоммуникационные ресурсы. Обеспечивается их совместное использование на основе ведения больших баз данных, автоматизации электронного документооборота в масштабах одной организации или ведомства и во взаимодействии с глобальными информационными системами.
Сотрудник службы ДОУ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Доминирующее положение на рынке программных продуктов занимает программа Microsoft Word
Как убрать предупреждение о неподлинной версии Microsoft Office. #неподлинная #версия #офис
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ). ЭТ позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. Доминирующее положение на рынке программных продуктов занимает программа Microsoft Excel.
Разнородные по формату данных документы, относящиеся к одному проекту можно собрать в одной подшивке, используя программу Office Binder. К примеру, можно поместить в Office Binder отчет в формате Word, несколько рабочих книг Excel и презентацию в Power Point. Доступ к документам одного проекта значительно упрощается — достаточно запустить файл Office Binder.
Office Binder позволяет печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть все документы, входящие в подшивку.
Microsoft Outlook — настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule+ (персональный менеджер расписаний). Outlook — не просто новая версия этих программ, а принципиально новый тип делового приложения — интегрированный настольный информационный менеджер. Он объединяет следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование; персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы.
Office 2021 VS Office 2016. Какой офис лучше выбрать и установить?
Outlook является эффективной клиентской программой для, связи с Интернетом, предоставляет полный набор функций, которые могут быть использованы как при работе с Microsoft, Exchange Server, так и при непосредственном соединении с поставщиком услуг Интернета. Пользователи Outlook могут посылать и принимать почтовые сообщения через Интернет. С помощью Outlook можно планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook или Schedule+. Используя Outlook, удаленные пользователи могут подсоединяться к Microsoft Exchange Server через Интернет для того, чтобы иметь полный доступ к электронной почте, расписаниям и общим папкам в сети их главного офиса
В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты). Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.
Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта (табл. 1):
— Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office
— SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM
— Microsoft Office фирмы Microsoft
— BackOffice фирмы Microsoft.
Таблица 1 – Интегрированные пакеты для офиса
| Тип программного продукта | Интегрированный пакет | ||
| Borland Office | Lotus SmartSuite | Microsoft Office Professional | |
| Текстовый поцессор | WordPerfect | AmiPro | Word |
| Электронная таблица | Quattro Pro | Lotus 1-2-3 | Excel |
| СУБД | Paradox | Lotus Approach | Access |
| Презентационная графика | Freelance Graphics | PowerPoint | |
| Другие | Organizer | Outlook |
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.
Продукт Microsoft Office является средством реализации задач пользователя в виде клиентских приложений. Продукт BackOffice обеспечивает выполнение задач пользователя на уровне серверных.
Источник: allrefrs.ru
ЛЕКЦИЯ 6. ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ПАКЕТЫ ДЛЯ ОФИСА
Текстовые, графические и табличные процессоры и другие программы для офиса используются самостоятельно, но наблюдается тенденция объединения этих информационных технологий с другими в виде интегрированных пакетов прикладных программ.
Интегрированный пакет прикладных программ — совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.
На одном рабочем месте пользователь, как правило, имеет дело с разнотипной информацией. Использование для обработки каждого типа данных индивидуального программного инструмента усложняет технологический процесс работы, затрудняет пересылку данных для обработки несколькими средствами.
В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу интегрированного пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные программы, перечисленные выше.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
Было разработано много интегрированных пакетов для офиса. Сначала появились интегрированные пакеты, совмещавшие в себе текстовый, табличный и графический процессоры, систему управления базой данных, например, FrameWork, Simphony. Для оболочки Windows был разработан набор технологий Works. Их цель. облегчение перемещения информации между различными приложениями — частями общего пакета.
Далее в интегрированные пакеты были добавлены средства трехмерной графики, менеджер информации, системы электронного распознавания документов, электронной почты и т.д., например, Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время — Corel Office), SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время — подразделение IBM) и др. Из интегрированных офисных программных продуктов отечественной разработки следует отметить комплект программных продуктов «Русский Офис», выпускаемый компанией «Арсеналъ». В нашей стране наибольшую популярность завоевал пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Самое популярное на сайте:
Алгоритм определение водного баланса Подготовить: — установить с пациентом доверительное отношение.
Юридические лица: понятие и виды Юридическое лицо — организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от.
ГРП. Оборудование и схема Газорегуляторные пункты (ГРП) и газорегуляторные установки (ГРУ) предназначены для снижения входного давления газа до заданного.
Технические приемы и элементы игры баскетбол Баскетбол – командная игра, в которую играют 5 человек. Главное в баскетболе – результативный бросок. Именно в нем смысл.
Алгоритм выполнения внутривенного капельного введения лекарственного средства Цель: введение лекарственного средства по назначению врача Оснащение: https://studopedia.ru/1_83958_lektsiya—integrirovannie-paketi-dlya-ofisa.html» target=»_blank»]studopedia.ru[/mask_link]
Автоматизация офиса. Информационные технологии в менеджменте. (Тема 7)
К офисным относятся следующие задачи:
делопроизводство,
управление,
контроль управления,
создание отчетов,
поиск,
ввод и обновление информации,
составление расписаний,
обмен информацией между отделами офиса,
между офисами предприятия и между
предприятиями.
Информационные технологии в
менеджменте
3. Типовые процедуры, выполняемые в офисных задачах
• обработка входящей и исходящей информации
– чтение и ответы на письма,
– написание отчетов, циркуляров и прочей документации,
которая может включать также рисунки и диаграммы
• сбор и последующий анализ данных
– отчетность за определенные периоды времени по
различным подразделениям в соответствии с различными
критериями выбора
• управление расписанием
• хранение поступившей информации
– быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных
Информационные технологии в
менеджменте
4. Условия выполнения офисных задач
• должна быть скоординирована работа
между исполнителями;
• движение документов должно быть по
возможности оптимизировано;
• должна быть предоставлена
возможность взаимодействия
подразделений в рамках предприятия и
предприятий в рамках объединения.
Информационные технологии в
менеджменте
5. Преимущества автоматизированного офиса
Автоматизированный офис
привлекателен для менеджеров всех
уровней управления в фирме т.к.
• поддерживает внутрифирменную связь
персонала,
• предоставляет новые средства
коммуникации с внешним окружением.
Информационные технологии в
менеджменте
6. Информационная технология автоматизированного офиса
Информационная технология
автоматизированного офиса — это
организация и поддержка
коммуникационных процессов как
внутри организации, так и с внешней
средой на базе компьютерных сетей и
других современных средств передачи
и работы с информацией.
Информационные технологии в
менеджменте
7. Преимущества ИТ автоматизации офиса
• Офисные автоматизированные технологии
используются управленцами, специалистами,
секретарями и конторскими служащими, особенно
они привлекательны для группового решения
проблем.
• Они позволяют повысить производительность труда
секретарей и конторских работников и дают им
возможность справляться с возрастающим объемом
работ.
• Однако это преимущество является второстепенным
по сравнению с возможностью использования
автоматизации офиса в качестве инструмента для
решения проблем.
• Улучшение принимаемых менеджерами решений в
результате их более совершенной коммуникации
способно обеспечить экономический рост фирмы.
8. Основные компоненты ИТ автоматизации офиса
Информация из
внешней среды
и других информационных
систем
База данных
Некомпьютерные офисные
технологии
Компьютерные офисные
технологии
Текстовый процессор
Табличный процессор
Электронный календарь
Голосовая почта
Электронная почта
Телеконференция
Компьтерная конференция
Видеотекст
Хранение изображений
Программы управления
Средства оргтехники:
факс
ксерокс
сканер
и т.д.
Конференции:
видео
аудио
Информация для лиц
принимающих решение, и
для передачи во внешнюю
среду
9. Средства, обеспечивающие технологию автоматизации офиса
В настоящее время известно несколько десятков программных
продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических
средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса:
текстовый процессор,
табличный процессор,
электронная почта,
электронный календарь,
аудиопочта,
Компьютерные телеконференции,
вэбинары,
Создание, обработка и хранение изображений,
специализированные программы управленческой деятельности:
– ведения документов,
– контроля за исполнением приказов и т.д.
Информационные технологии в
менеджменте
10. Электронный офис
• Автоматизация офисной деятельности
осуществляется на основе программноаппаратного комплекса, называемого
электронным офисом.
• Электронным офисом называется
программно-аппаратный комплекс,
предназначенный для обработки
документов и автоматизации работы
пользователей в системах управления.
Информационные технологии в
менеджменте
11. Аппаратные средства
В состав автоматизированного офиса входят следующие
аппаратные средства:
• одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть;
• печатающие устройства;
• средства копирования документов;
• сетевое оборудование,
• фотокамеры,
• Планшеты и мобильные устройства,
• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и
графической информации непосредственно с первичных
документов;
• Устройства внешней памяти;
• проекционное оборудование для проведения презентаций.
Информационные технологии в
менеджменте
12. Программные средства
• Основными программными продуктами, входящими в офис,
являются:
• текстовый редактор;
• электронная таблица;
• система управления базами данных
• сетевое программное обеспечение
• Браузер Internet
• Программа электронной почты
• Графический редактор
• Программа распознавания текста
В состав программного обеспечения офиса могут также входить:
• программа анализа и составления расписаний;
• программа электронной презентации;
• программы перевода.
Информационные технологии в
менеджменте
13. Интегрированные пакеты для офиса
В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие
между собой программные продукты.
Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная
таблица и СУБД.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие
офисные продукты, перечисленные выше.
Главной отличительной чертой программ, составляющих
интегрированный пакет, является общий интерфейс
пользователя, позволяющий применять одни и те же (или
похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.
Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов.
Это означает, что документ, созданный в одном приложении,
можно вставить в другое приложение и при необходимости
изменить его.
Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение
пользователей.
Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений,
поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно
ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
Информационные технологии в
менеджменте
14. Интегрированные пакеты
• Интегрированные пакеты представляют собой
набор нескольких программных продуктов,
объединенных в единый удобный инструмент.
Наиболее развитые из них включают в себя
текстовый редактор,
органайзер,
электронную таблицу,
СУБД,
средства поддержки электронной почты,
Программу для публикации
программу создания презентационной графики.
Информационные технологии в
менеджменте
15. Интегрированные пакеты
• Интегрированные пакеты, как правило,
содержат некоторое ядро, обеспечивающее
возможность тесного взаимодействия между
составляющими.
Информационные технологии в
менеджменте
16. Интегрированные пакеты
• Компоненты интегрированных пакетов могут
работать изолированно друг от друга
• Основное достоинство ИП проявляется при
совместном использовании компонентов и их
разумном сочетании.
• Пользователи получают унифицированный
интерфейс, что обеспечивает легкость их
освоения.
Информационные технологии в
менеджменте
17. Отличительные особенности интегрированных пакетов
Полнота информационной технологии для конечного пользователя
Однотипный интерфейс конечного пользователя для всех программ,
входящих в состав ИП:
– Общие команды в меню
– Стандартные пиктограммы одних и тех же функций (сохранение, печать,
проверка орфографии, шрифтовое оформление и т.п.)
– Стандартное построение диалоговых окон и работа с ними
Общий сервис для программ ИП, например:
– Словарь и средства орфографии для проверки правописания
– Построитель диаграмм
– Конвертор данных и др.
Легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами ИП.
Например
– метод OLE
– Единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop)
Единая языковая платформа для разработки макрокоманд,
пользовательских программ. Например, язык Visual Basic.
Возможность создания документов, интегрирующих в себе
возможности различных программ, входящих в состав ИП.
Информационные технологии в
менеджменте
18. Пример: интегрированный пакет для написания книг, содержащих иллюстрации, в который входят:
• текстовый редактор;
• орфографический корректор на 80000 слов (программу
обнаружения орфографических ошибок);
• программу слияния текстов;
• программу формирования оглавлений и составления
указателей;
• автоматический поиск и замену слов и фраз;
• средства телекоммуникации;
• электронную таблицу;
• систему управления базами данных;
• модули графического оформления;
• графический редактор;
• возможность печати сотнями разных шрифтов и т.д.
Информационные технологии в
менеджменте
19. Интегрированный пакет Microsoft Office
В этот мощный профессиональный пакет вошли такие
необходимые программы, как
–
–
–
–
–
текстовый процессор Word ,
электронная таблица Excel,
программа создания презентаций PowerPoint,
СУБД Access,
средство поддержки электронной почты Mail.
• Все части этого пакета составляют единое целое, и
даже внешне все программы выглядят
единообразно, что облегчает как их освоение, так и
ежедневное использование.
Информационные технологии в
менеджменте
20. ИП Microsoft Office характеризуется
• Стандартами выполнения основных операций
обработки:
– Общность пунктов главного меню,
– Общность приемов и технологий выполнения операций
создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов
• Единством принципов конфигурирования и настройки
программ
• Конвертированием форматов хранимых данных
• Заменой главного меню на меню приложения
объектов при их редактировании
Информационные технологии в
менеджменте
21. Пользовательский интерфейс
• Интерфейс – совокупность средств и
правил, которые обеспечивают
взаимодействие устройств, программ и
человека
• Пользовательский интерфейс –
интерфейс, обеспечивающий
взаимодействие пользователя с
персональным компьютером.
Информационные технологии в
менеджменте
22. Пользовательский интерфейс
Пользовательский интерфейс определяет:
– вид, размер и местоположение основного экрана,
– функции обработки, доступные через систему
меню, панели инструментов и т.п.
• Пользовательский интерфейс строится по
типу графического, ориентированного на
среду операционной системы (например,
Windows) интерфейса с развитыми
элементами управления:
– Командные кнопки,
– Выпадающие меню,
– Переключатели и т.п.
Информационные технологии в
менеджменте
23. Возможности совместной работы при создании документов
• Пакет Office преображает процесс редактирования
и рецензирования документа и повышает
эффективность совместной работы, предоставляет
в распоряжение пользователя средства
связи, служба доставки сообщений, вместе
с календарем и контактной информацией;
использование предварительно созданного веб-узла,
основанного на службах SharePoint Team Services,
позволяет увеличить эффективность управления
выполнением групповых проектов и деятельностью
групп
Информационные технологии в
менеджменте
24. Совместная работа над документами
• Send for Review — Office XP Изменения, сделанные несколькими
рецензентами, могут быть объединены в одном документе
после возврата отрецензированного документа автору.
• Разметка (Markup). Изменения, сделанные в Word и
PowerPoint, представляются в виде выносок (callouts),
расположенных в правом поле документа, которые содержат
информацию об изменениях и о том, кто эти изменения сделал.
• Сравнение и слияние (Compare and Merge) — возможность
объединить в одном документе комментарии и исправления,
сделанные разными рецензентами.
• Многопользовательские документы — Microsoft Word
предоставляет нескольким пользователям возможность
одновременной работы над одним документом.
• Проверка формата дает пользователям возможность находить
и исправлять ошибки форматирования документов, созданных в
Microsoft Word.
Информационные технологии в
менеджменте
25. Средства Word, повышающие производительность и эффективность работы членов рабочих групп
1. Создание версий
Ведение истории работы над документом. Возможность точно
определить время, характер и автора изменений, внесенных в
документ. Все сведения о версиях документа хранятся в самом
документе
2. Слияние документов
Объединение всех изменений и примечаний, внесенных несколькими
рецензентами, в один документ с помощью одной операции.
3. Примечания и всплывающие подсказки
Быстрый просмотр на экране примечаний любых рецензентов
непосредственно в документе без открытия отдельной области.
4. Панель рецензирования
Все средства рецензирования документа находятся на
одной панели инструментов: запись и просмотр изменений, вставка и
просмотр примечаний, выделение текста цветом, сохранение версий и
отправка документа по электронной почте.
Информационные технологии в
менеджменте
Источник: ppt-online.org