Где в зуп перенос данных из прежних программ

В самом начале своей работы большинство организаций начинают использовать «1С:Бухгалтерия предприятия». Здесь они ведут кадровый учёт совместно с бухгалтерским. Чем дольше существует организация, тем больше становится штат её сотрудников. Когда количество сотрудников становится уже больше 60, то стандартной программы «1С:БП» уже становится недостаточно.

На данном этапе оптимальным решением является переход на конфигурацию «1С:ЗУП». Переход осуществляется с помощью переноса данных с одной программы в другую.

Какие данные нужно переносить?

В процессе переноса данных с «1С:БП» в «1С:ЗУП» происходит формирование нескольких групп, которые связаны с кадровыми базами.

• О приёме на работу;
• О кадровом переходе;
• Об увольнении.

• Отпуск;
• Отпуск без сохранения заработной платы;
• Больничный лист;
• Начисление заработной платы и взносов.

• Ведомость в кассу;
• Ведомость в банковское учреждение.

Также имеются среди документов:

Перенос данных в ЗУП 3.1

• Исполнительные листы;
• Сведения о налоговых вычетах;
• Справочники «Удержания», «Начисления».

Перенос данных может быть осуществлен без привязки ко времени.

Обратите внимание

Если планируется перенос данных, но в ближайшие дни ждёт сдача отчётности по НДФЛ, то процесс переноса данных стоит отложить. Связано это с тем, что при переносе могут возникнуть некоторые ошибки, а их решение занимает время.

Технический перенос данных из «1С:БП» в «1С:ЗУП»

В программе «1С:ЗУП» имеется специальная опция, которая дает возможность осуществлять перенос данных из других конфигураций 1С. Воспользоваться данной возможностью можно, открыв стандартный помощник в 1С.

Из предложенных вариантов выбираем необходимый.

Данные можно перенести одним из нескольких способов:

• Загрузив данные напрямую из информационной базы (метод подойдёт, если обе базы имеются на одном ПК, и всё можно подключить напрямую);
• Загрузив данные при помощи файлов (метод для тех, у кого прямого доступа к базе нет).

Подробнее разберем варианты.

Загрузка данных из информационной базы

Необходимо выбрать данный метод переноса и нажать кнопку «Далее». После этого необходимо указать базу данных, которая выбрана для переноса. Также нужно ввести имя, пароль (если у выбранной базы нет пользователя, то данный шаг пропускается).

Урок1. Перенос данных из Бухгалтерии 3 в Зарплата и Управление персоналом. Начальная синхронизация

На данном шаге программа самостоятельно установит соединение с указанной базой. Далее программой будет предложено начать осуществление переноса данных. Чтобы начать процесс, нужно нажать кнопку «Загрузить данные».

Если загрузка была пройдена успешно, то появится соответствующее сообщение.

Загрузка данных с использованием файлов

Для начала нужно получить доступ к помощнику выгрузки данных. Чтобы это сделать, необходимо нажать кнопку «Получить помощник выгрузки».

Следующим шагом будет переход в «1С:Предприятие 8» и открытие помощника выгрузки. Необходимо пройти путь «Сервис и настройки» – «Файл» – «Открыть».

После открытия «Помощника» необходимо выбрать папку, в которую будет произведена выгрузка файлов (оптимально – создать новую папку заранее). После выбора папки нужно нажать кнопку «Выполнить выгрузку».

После того как перенос будет осуществлен полностью, в папке, которая была выбрана для выгрузки, появятся все файлы с данными.

Перейдем в «1С:ЗУП» и выберем нужную папку. Далее выполняем загрузку всех данных с помощью кнопки «Загрузить».

После того как данные попадут в «1С:ЗУП» останется лишь проверить их корректность.

Проверка данных после переноса

По завершению переноса данных необходимо проверить корректность всех списков, настроек начислений. Также отдельно нужно проверить и корректность начисления НДФЛ. Разберем наиболее частые ошибки, возникающие в процессе переноса данных.

Проверка справочника «Начисления»

Если в организации помимо заработной платы проводилось также и начисление премий, то нужно проверить правильность переноса всех сведений в «1С:ЗУП». Для начала обратим внимание на раздел «Премия ежемесячная».

В конфигурации «1С:БП» начисление «Премия» находится под кодом 2002. Категория данного дохода располагается в «Прочие доходы от трудовой деятельности».

В новой конфигурации программы 1С начисление «Премия» имеет более широкую структуру. После проведения переноса данных необходимо всё проверить и при необходимости вручную внести изменения.

Нужно проверить флаг «Начисление больше не используется». В новой программе флаг может проставляться в автоматическом режиме.

В «1С:БП» возможности автоматически начислять премии для сотрудников нет. Поэтому все данные о премиях всегда вносятся вручную. В «1С:ЗУП» возможность автоматически вносить начисления и вести учёт премий есть. Поэтому после переноса данных необходимо лишь настроить начисления премии кадровыми документами.

Обратите внимание

Проводить проверку корректности расчёта и назначения НДФЛ с премий нужно за год, в котором проводится перенос.

В поле «Назначение начисления» всегда устанавливается «Прочие начисления и выплаты». На это необходимо обратить внимание. Настройка ставится просто по умолчанию, и она требует исправления.

Перейдем во вкладку «Налоги, взносы, бухучёт». Здесь всегда «Категория дохода» устанавливается по умолчанию (можно заметить категорию – «Прочие доходы от трудовой деятельности»). Также внимание стоит уделить дате удержания НДФЛ с начисления. У всех доходов, которые попадают в данную категорию, дата удержания отмечена днём выплаты, а не днём, когда было произведено начисление.

Разберем данные параметры на примере.

В апреле Петрову был начислен оклад в размере 40 000 рублей. Размер НДФЛ с оклада составил 5 200 рублей. Также в данном месяце сотруднику была начислена премия в размере 8 000 рублей. НДФЛ с премии составил 1 040 рублей.

Ведомость по зарплате провели 5 мая.

Проверим общий отчёт по сотруднику – «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».

Можно заметить, что суммы начислений заработной платы и ведомостей в кассу были разделены на два месяца:

• Окладная часть (40 000 рублей) и НДФЛ по окладу (5 200 рублей) остались в апреле (месяце начислений);
• Премия (8 000 рублей) и НДФЛ по премии (1040 рублей) перешли в месяц выплат (в май).

Вышло так поскольку в «Начисление ЗП» НДФЛ с премии был отражен как «Прочие доходы от трудовой деятельности». Данное отражение вызвало ошибку.

Исправить ошибку можно быстро. Необходимо перейти во вкладку «Премии» и установить флажки, как показано на рисунках:

Далее необходимо осуществить переход к документу «Начисление ЗП». Здесь нужно выбрать начисления и затем нажать «Пересчитать НДФЛ». С данной минуты НДФЛ будет отражаться в роли подвида дохода «Оплата труда».

Далее нужно перечитать ведомость. Чтобы сделать это, нужно воспользоваться кнопкой «Заполнить», как на рисунке:

После всех манипуляций доход будет перенаправлен в месяц начисления. Это можно проверить при помощи «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».

Разберем ситуацию с квартальной, годовой премиями.

Когда переносятся данные с одной конфигурации во вторую, может появиться ошибка в процессе определения начислений, категорий дохода.

Квартальная, годовая премия находятся под кодом «Прочие доходы от трудовой деятельности». Из-за этого эти премии учитываются в месяц выплаты, а не в месяц начисления. Это главное отличие этих видов премий от ежемесячных. Необходимо обязательно проверить корректность этих данных после переноса. Процесс проверки аналогичен тому, который приведён в примере выше.

НДФЛ с документов «Увольнение» и «Больничный»

Разберем на примере. Сотрудник был уволен 17 апреля. Его рассчитали этой же датой.

Сформируем отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» в «1С:БП».

Аналогичный отчёт необходимо сформировать и в «1С:ЗУП».

Выплата при увольнении была разбита на несколько частей:

1. «Оплата по окладу». Код строки 2000 и дата верная.
2. «Компенсация отпуска». Код строки 2013, а дата выплаты отображена днём выплаты заработной платы. Это связано с тем, что другой даты система просто не видит.

Данное расхождение критическим не считается. Да и на самом деле эти две суммы с НДФЛ были отражены в апреле. Сумма за май по итогу будет равна нулю.

Такие же дела и с ситуацией по больничным.

Заработок предыдущих страхователей в документе «Больничный»

«Больничный лист» не переносится со сведениями для расчёта среднего заработка. Разберем ситуацию на примере.

В «1С:БП» был создан «Больничный лист» 5 марта. При этом в организации числится работник с 5 декабря 2021 года.

Чтобы рассчитать средний заработок, нужно внести вручную все данные в «Больничный лист». Далее необходимо осуществить перенос данных в «1С:ЗУП» одним из вышеуказанных способов. После этого, открыв данный документ в программе «1С:ЗУП» можно увидеть, что все данные будут заполнены.

При этом при создании нового документа «Больничный лист» и установке флажка «Учитывать заработок предыдущих страхователей» все данные о начислениях за последние 2 года будут отсутствовать.

Именно поэтому при осуществлении переноса данных из одной конфигурации в другую, необходимо вручную создавать справку с предыдущего места работы. При этом внося все сведения о заработной плате и других начислениях за разные периоды времени.

Как заключение стоит сказать, чтобы окончательно проверить корректность всех перенесенных данных, необходимо проделать определенную процедуру. Нужно произвести начисление зарплаты, создать документы «Отпуск», «Больничный» и в «1С:БП», и в «1С:ЗУП». Данную процедуру необходимо проделать сразу с несколькими сотрудниками. По итогу все цифры нужно сравнить и при обнаружении отличий – исправить ошибки.

Лучше всего за процедурой переноса данных из одной программы в другую обращаться к специалистам. Так как данный процесс хоть и не самый сложный, но очень трудоемкий и требующий пристального внимания. Велик шанс пропустить что-то важное и допустить серьезную ошибку, которая может привести к потере данных.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Источник: www.1cbit.ru

Переход с 1С ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1: инструкция, выбор и сравнение вариантов переноса данных

Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Для перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 разработчиками реализовано два варианта переноса: «рекомендованный» и «полный». Рассмотрим пошаговую инструкцию выполнения переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1, а также основные особенности этих двух вариантов. Отдельно рассмотрим, какие данные не переносятся в ЗУП 3 при переходе с ЗУП 2.5

Переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 — инструкция

Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 необходимо выполнить начальный перенос данных. Так как ЗУП 3 значительно отличается от ЗУП 2.5, то переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.

Для успешного перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 следует выполнить следующую последовательность действий:

«Закрыть» месяц в ЗУП 2.5.
Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.

Важно перед переносом полностью «закрыть» месяц в ЗУП 2.5. Нельзя начать рассчитывать месяц в ЗУП 2.5, а закончить уже в ЗУП 3 – такой возможности не предусмотрено!

Развернуть ПУСТУЮ базу ЗУП 3.

Обновить базы ЗУП 2.5 и ЗУП 3 до актуальных релизов.
Разработчики регулярно устраняют ошибки переноса и дорабатывают перенос, поэтому вероятность получить наиболее корректные результаты переноса выше, если обновить базы до самых актуальных релизов.

В ЗУП 3 в помощнике начальной настройки новой информационной базы указать, что перенос будет производиться из ЗУП 2.5.

Далее указать, как будет производится загрузка данных: прямым подключением к базе или через файлы:
Про возможность загрузки данных через файлы читайте в публикации Перенос данных из ЗУП 2.5/ЗиК 7.7 через файлы (ЗУП 3.1.8)
Далее в статье рассматривается перенос данных прямым подключением к базе.

Для загрузки данных из базы ЗУП 2.5 необходимо указать информационную базу ЗУП 2.5, из которой требуется выполнить перенос данных: Если в базе ЗУП 2.5 был настроен список пользователей, то указать имя пользователя и пароль, под которым будет произведено подключение к ЗУП 2.5 (это должен быть пользователь с полными правами).

На следующем шаге по ссылке Настройка можно выбрать вариант переноса данных: Разработчики реализовали два варианта перехода на ЗУП 3 с ЗУП 2.5:
— так называемый «рекомендованный» перенос – переключатель в положении Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (этот вариант также называется «новый перенос», «перенос остатков»);
— так называемый «полный» перенос — переключатель в положение Использовать начисления предыдущей программы (для этого варианта также можно встретить название «старый перенос»).
Для рекомендованного переноса потребуется указать месяц начала учета в ЗУП 3, для полного переноса – год, начиная с которого в ЗУП 3 будут перенесены все расчетные данные.

Запустить перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

Выбор и сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Выбор варианта переноса данных

Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты , однако и вариант Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

Особенности «рекомендованного» переноса данных

При рекомендованном переносе из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3 (положение переключателя Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты ):

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
• Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
• Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
• Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
• Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).

Что потребуется довнести и настроить вручную:

• Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
• Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.

Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам переход на ЗУП 3 с ЗУП 2.5 выполняется довольно быстро.

Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.

Более подробно тонкости «рекомендованного» переноса данных рассматриваются в публикации «Рекомендованный» перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание».

Особенности «полного» переноса данных

Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы . Это более полный вариант переноса при переходе на ЗУП 3 с ЗУП 2.5. Он предполагает следующий перенос данных:

• Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
• Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
• Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
• Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).

Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.

Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации «Полный перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание».

Сравнительная таблица вариантов переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Данные

Использовать начисления предыдущей программы

Использовать новые возможности

Источник: buhexpert8.ru

Переход с 1С ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекратила поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне важно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.1 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси», поэтому обновление ЗУП 2.5 вполне обосновано.

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
18 июля в 11:00 мск

Перейти на 1С:ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетного периода. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Отметим, что переход может быть осложнен имеющимися доработками в установленной версии. Оценка актуальности доработок и реализация их в новой версии в любом случае невозможна без присутствия специалиста. Обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом, и мы рассчитаем оптимальную стоимость переноса данных в 1С, опираясь на состояние вашей базы.

• Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
• Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
• Осуществить полную проверку данных после переноса;
• Провести настройку учетной политики, настройку обмена данными в 1С 8.3 и начать работу.

Порядок перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

Подготовка базы ЗУП 3.1 к загрузке данных

Подготовка базы ЗУП 3.1 состоит из следующих шагов:

• Создание новой информационной базы ЗУП 3.1
• Настройка стартового помощника
• Выбор варианта переноса данных

Источник: wiseadvice-it.ru