Функции программы управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами – это разнообразные программные средства, предназначенные для решения различных функциональных задач, возникающих при реализации разнообразных проектов.

Необходимость применения программного обеспечения для управления проектами

Современные управленческие процессы отличаются высокой динамичностью, ростом конкретных требований к бизнесу, необходимостью адаптации к новым условиям хозяйствования, растущим уровнем потребительских требований. Обеспечение сбалансированности и технологических возможностей, нормативно-правового регулирования, рыночного спроса и предложения осуществляется за счет применения дифференцированных подходов к управленческому процессу, в том числе в виде управления проектами.

Возрастающая сложность управления приводит к увеличению информационных потоков, которыми необходимо оперировать в рамках осуществления управленческой деятельности. Информация, применяемая в управлении, должна отвечать требованиям достаточности, достоверности и своевременности использования участниками проектного управления.

112 функций системы управления проектами за 12 минут — обучение YouGile

Стратегический подход к развитию хозяйствующих субъектов требует комплексного подхода, подразумевающего качественное совершенствование бизнес-процессов, сопровождаемых внедрением информационных технологий. Современные требования к организации управления проектами предполагают использование информационных технологий в виде программного обеспечения для организации эффективного функционирования.

Замечание 1

Использование программного обеспечение управления проектами способствует росту эффективности управленческих процедур, рациональному распределению временных и материальных ресурсов.

«Функциональные особенности программного обеспечения для управления проектами»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Характеристика функциональных особенностей программного обеспечения управления проектами

Большинство современных систем управления проектами, существующих на рынке, призвано обеспечивать основной набор функций. К числу этих функций относятся следующие:

• во-первых, описание перечня задач, на решение которых направлена реализация проекта, взаимосвязей между задачами и их временных характеристик;
• во-вторых, поддержка информации относительно ресурсной базы и затрат по проекту, назначение затрат и ресурсов в разрезе отдельных работ и задач проектов;
• в-третьих, контроль за процессом выполнения проекта;
• в-четвертых, применение удобных графических средств для характеристики структуры проектов в виде диаграммы Гантта, сетевых графиков, средств создания отчетов.

Описание функциональных особенностей Microsoft Project как программного средства управления проектами

К числу наиболее популярных программных средств, используемых для осуществления управления проектами, относится Microsoft Project. Данный программный комплекс является оптимальным набором программных средств, применяемых для управления проектами в совокупности со стандартным офисным интерфейсом, привычным для большинства пользователей, обладающих навыками работы с Microsoft Office.

110 функций системы управления проектами за 12 минут — обучение YouGile

К основным особенностям данного программного продукта можно отнести следующие:

• во-первых, использование иерархических кодов структур для ресурсов и задач;
• во-вторых, характеристика расходуемых материалов в качестве вида ресурсов;
• в-третьих, наличие индивидуальных календарей для задач;
• в-четвертых, применение графических индикаторов как средства наглядного представления задач;
• в-пятых, применение полей, содержащих формулы вычислений, определяемых пользователями;
• в-шестых, применение основной и вспомогательной шкалы времени;
• в-седьмых, применение шаблонов проектов.

Стандартный выпуск Microsoft Project дает возможность руководителям проектов осуществлять динамическое управление календарными планами, ресурсами, получать информацию относительно состояния проектов и анализировать их данные. Данный программный комплекс содержит интуитивные инструменты, обеспечивающие руководителей и участников проектных групп необходимыми сведениями, способствующими соблюдению сроков проектов и их бюджетов.

Характеристика функциональных особенностей Open Plan как программного обеспечения управления проектами

Система Open Plan содержит в себе средства календарного планирования и контроля, используемые для управления отдельными проектами, сложными проектами и программами в условиях конкретных сроков и бюджетов.

Данная система является частью программных продуктов Welcome, имеющих между собой тесную интеграцию, открытую архитектуру и широкие возможности организации обмена сведениями с иными приложениями. Использование данной системы позволяет обеспечить эффективное функционирование управления проектами в хозяйствующих субъектах, имеющих сложившуюся информационную инфраструктуру.

Основу функционирования данной программы составляет единая система управления проектами за счет интегрированных решений. Сущность данной системы состоит в наличии единого хранилища данных проектов и обеспечении доступа к ним посредством использования различных приложений в зависимости от функциональной роли пользователя. Система работает как в рамках локальных сетей, так и удаленно.

Система Open Plan предоставляет возможность реализации следующих функций календарного планирования:

• во-первых, разработки структурной декомпозиции составных элементов проекта и составления сетевых графиков;
• во-вторых, осуществления расчета и оптимизации календарных планов с учетом ограничений в отношении ресурсного обеспечения;
• в-третьих, разработки графиков ресурсных потребностей проектов;
• в-четвертых, отслеживания хода исполнения работ и сопоставления достигнутых результатов с плановыми показателями;
• в-пятых, формирования отчетности в разрезе отдельных проектов.

Профессиональная версия системы позволяет реализовать функции мультипроектного контроля и планирования, располагает дополнительными полями базы данных проекта, набором типовых процедур обработки данных, отчетов и экранов системы.

Источник: spravochnick.ru

Функции систем управления проектами

Инструментальные средства управления проектом должны поддерживать следующие основные функции:

Комплекс работ, связей и временных характеристик. Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик должны включать:

Описания глобальных параметров планирования проекта

Описание логической структуры комплекса работ

Многоуровневое представление проекта

Назначение временных параметров планирования задач

Поддержка календарей отдельных задач и проекта в целом

Информация о ресурсах и затратах. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта должны обеспечивать решение следующих задач:

Организационная структура исполнителей

Ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат

Поддержка календарей ресурсов

Назначение ресурсов работам

Календарное планирование при ограниченных ресурсах

Контроль за ходом выполнения. Средства контроля за ходом выполнения проекта должны обеспечивать:

Фиксацию плановых параметров расписания проекта в базе данных

Ввод фактических показателей состояния задач

Ввод фактических объемов работ и использования ресурсов

Сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ

Представление структуры проекта, отчетов. Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту в виде:

Диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию)

PERT диаграмма (сетевая диаграмма)

Создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

Дополнительные программные продукты. “Классические” системы календарного планирования, в последнее время, дополняются программными продуктами, которые позволяют:

добавить или улучшить отдельные функции управления проектами, например, анализ рисков, учет рабочего времени исполнителей, расчет расписания при ограниченных ресурсах;

интегрировать системы управления проектами в корпоративные управленческие системы;

настроить универсальное программное обеспечение на специфику управления проектами в конкретной предметной области (например, интеграция со сметными системами для строительных проектов).

Обзор систем управления проектами

К числу наиболее известных систем для управления проектами относятся:

MS Excel. Хорошо подходит для недельного планирования и отчетности.

MS Project 2002. Microsoft Project является на сегодня самой распространенной в мире системой управления проектами. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ. Отличительной особенностью пакета является его простота. Разработчики MS Project не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарного или ресурсного планирования.

Семейство 2002 состоит из следующих продуктов:

MS Project Standard 2002 – рус. Легкая, универсальная система для управления проектами, в том числе для планирования и формирования графиков выполнения проектов. В сочетании с сервером MS Project Server 2002 позволяет наладить коллективную работу над проектом в масштабах рабочей группы на предприятиях разной величины. Пример применения.

MS Project Professional 2002. Новое приложение. Содержит всю функциональность Microsoft Project Standard 2002 и в сочетании с Microsoft Project Server 2002 обеспечивает поддержку коллективной работы над проектами и предоставляет средства анализа и управления проектами и ресурсами в масштабах крупного предприятия.

MS Project Server 2002 – рус. Очередное пополнение в семействе Microsoft .NET Server, которое в сочетании с Microsoft Project Professional и Microsoft Project Standard обеспечивает полноценную поддержку коллективной работы над проектами, а также содержит средства анализа и управления ресурсами в масштабах всего предприятия.

MS Project Web Access 2002. Web-интерфейс, предоставляющий доступ к информации о проектах и средствам анализа для руководителей и членов групп, которым не нужен полный набор функций управления в Microsoft Project. Эти пользователи могут обращаться к информации о проектах через Web-браузер. Поставляется в составе Microsoft Project Server 2002.

Open Plan. ПроизводительWelcomCorp. (США). Дистрибьютор в России ЛАНИТ. Open Plan – полностью руссифицированная система планирования и контроля крупных проектов и программ. Основные отличия системы:

мощные средства ресурсного и стоимостного планирования,

эффективная организация многопользовательской работы и

возможность создания открытого, масштабируемого решения для всего предприятия.

Open Plan поставляется в двух вариантах – Professional и Desktop – каждый из которых отвечает различным потребностям исполнителей, менеджеров и других участников проекта. Подробнее.

Продукты Primavera Systems, Inc. (США). Дистрибьютор в России ПМСОФТ:

Primavera Project Planner. Центральный программный продукт семейства Primavera, Primavera Project Planner (P3) применяется для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах средними и крупными проектами в самых различных областях, хотя наибольшее распространение данный продукт получил в сфере управления строительными и инженерными проектами.

SureTrak Project Manager. Кроме P3, компанией Primavera Systems поставляется облегченная система для УП — SureTrak. Этот полностью русифицированный продукт ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или/и фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с P3 в корпоративной системе управления проектами.

Spider Project. ПроизводительSpiderTechnologiesGroup(Россия). Российская разработка Spider Project отличается мощными алгоритмами планирования использования ограниченных ресурсов и большим количеством дополнительных функций. Система спроектирована с учетом большого практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Spider Project поставляется в двух вариантах – Professional и Desktop.

Project Expert. Производитель Про-Инвест Консалтинг (Россия). Российская разработка Project Expert обеспечивает построение финансовой модели предприятия, анализ финансовой эффективности бизнес-проектов, разработку стратегического плана развития и подготовку бизнес-плана.

1С-Рарус: Управление проектами. 1С-Рарус (Россия). Российская разработка на платформе бухгалтерской системы «1С:Предприятие» версии 7.7 служит для планирования, организации, координации и контроля проектных работ и ресурсов. Типовое решение разработано только средствами и методами программы «1С: Предприятие» и представляет собой дополнение к компоненте «Бухгалтерский учет» программы «1С:Предприятие» версии 7.7. 1С-Рарус:Управление проектами интегрируется с любыми конфигурациями, которые используют компоненту 1C «Бухгалтерский учет».

В статье Stephen Fulkerson «Система календарного планирования» приведены сравнительные характеристики стоимости и основных возможностей ряда коммерческих систем управления проектами.

Источник: studfile.net

Project management

Project management (с англ. проектный менеджмент) — это процесс управления проектами, предполагающий их планирование, организацию и реализацию для достижения поставленных целей в конкретно заданных временных и бюджетных рамках.

Содержание

Зачем нужен проектный менеджмент

Project management позволяет пройти путь от точки А к точке В по наиболее выгодному для компании маршруту. Он помогает сфокусироваться на конкретной цели, правильно распределить ресурсы и своевременно получить желаемый результат. Посмотрите, какие задачи позволяет решать project management:

• управлять целями проекта;
• контролировать бюджет, чтобы избежать незапланированных расходов;
• определять сроки реализации проекта;
• распределять задачи и устанавливать ответственные лица;
• предусматривать возможные риски и заранее выявлять угрозы;
• вести контроль за процессом реализации проекта;
• налаживать эффективную коммуникацию между членами команды для достижения поставленных целей.

Далее вы узнаете о сильных и слабых сторонах проектного менеджмента.

Преимущества и недостатки проектного менеджмента

С помощью проектного менеджмента разрабатывают четкий план действий для достижения целей, управляют коммуникацией между членами команды и отделами, а также синхронизируют их деятельность для повышения эффективности работы. Project management предполагает распределение зон ответственности между сотрудниками согласно их навыкам и разумное использование ресурсов компании.

Проектный менеджмент позволяет контролировать расходы, устанавливать временные рамки, формировать бюджет и предусматривать трудности, которые могут возникнуть в процессе работы.

У проектного менеджмента много плюсов, однако есть и некоторые недостатки:

• повышенная стрессовая нагрузка на руководителя, особенно если он контролирует ряд проектов одновременно, что часто приводит к быстрому выгоранию;
• повышение накладных расходов компании;
• страх менеджера экспериментировать и искать новую, более эффективную методологию управления проектами, что негативно сказывается на результативности;
• слишком жесткое управление проектом, которое не предусматривает адаптацию используемого метода под специфику работы компании, что препятствует прогрессу и творческому мышлению всей команды;
• отсутствие компетентного менеджера проекта и квалифицированной команды.

В следующем разделе вы ознакомитесь с основными функциями проектного менеджмента.

Главные функции проектного менеджмента

Всего выделяют пять основных функций проектного менеджмента.

1. Целеполагание. Заключается в постановке одной или нескольких целей и разработке концепции их достижения.
2. Планирование. Предполагает разработку стратегии и маркетингового плана, распределение ресурсов, определение бюджета и сроков выполнения.
3. Организация. Подразумевает реализацию плана, подготовку команды, обмен информацией.
4. Мотивация. Предполагает внедрение системы для эффективного стимулирования работы каждого члена команды и достижения поставленных целей.
5. Контроль. Заключается в оценке качества выполняемых работ, мониторинге сроков и бюджета, подготовке отчетов.

Читайте дальше и вы узнаете о наиболее популярных методах управления проектами.

Методы управления проектами

Project management предполагает постановку целей, формирование требований к проекту, взаимодействие с командой и всеми задействованными сторонами, контроль рисков, бюджета, ресурсов. Чтобы решить все эти задачи, используют разные подходы.

Единой системы, которая бы идеально подходила под все проекты, не существует. Более того, каждый руководитель находит самый удобный для себя и команды метод управления. Ознакомьтесь с несколькими популярными подходами гибкого управления, которые объединяет философия Agile.

• Scrum. Этот метод управления предполагает, что для реализации проекта необходим скрам-мастер, скрам-команда и владелец продукта. После того, как распределяют роли, приступают к разработке бэклога продукта — постановке задач и распределению их по приоритету. Всю работу разбивают на спринты (этапы), длительность каждого занимает от одной до четырех недель. Подробнее о том, что собой представляет методология scrum, читайте в этой статье.
• Lean. В основе этого метода лежит постоянное стремление компании к устранению всех потерь. Поэтому, систему Lean еще называют «бережливое производство». Компании, использующие этот метод, регулярно совершенствуют рабочие процессы, сокращают временные затраты без потери качества, устраняют лишние задачи, минимизируют брак и прочее.
• Kanban. Один из наиболее простых методов управления, который используют в бизнесе, IT, личных целях и других сферах. Система предполагает разделение рабочего процесса на ряд основных этапов, которые представлены в виде вертикальных колонок. Например, «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Каждую поставленную задачу поэтапно перемещают из одной колонки в другую, пока работа над ней не будет завершена. Чтобы ознакомиться с этим процессом, прочитайте статью «Что такое канбан».

Правильно выбранный и реализованный метод управления помогает сократить время на достижении целей проекта, сэкономить ресурсы компании и команды, повысить эффективность работы. Поэтому, если вы еще не использовали ранее project management, начните его более детальное изучение уже сегодня, чтобы внедрить как можно скорее.

Также искали с «Project management»

• Вендор
• Краудсорсинг
• Канбан
• Зерокодинг
• Точка безубыточности
• Маркетинг взаимоотношений
• Клиринг
• Промышленный маркетинг
• Ликвидность
• Прогноз продаж

Источник: sendpulse.com