С 1 июля 2017 года медицинские учреждения могут оформлять электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) наравне с бумажными больничными. Что представляет собой система взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования электронных больничных? Как этот функционал работает в программах 1С? Рассказываем.
Поправки в положения Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» о введении ЭЛН внесены Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ.
Целью появления электронных листков нетрудоспособности ФСС называет объединение информации по больничным в единую базу, уход от громоздкой системы хранения и обработки данных, а также снижение затрат страхователей. Ну, и экономия бюджетных средств, конечно.
Что получат работодатели от введения электронных больничных
В общем, дивиденды неплохие. Начнем с того, что заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.
Как заполнять электронный больничный?
Во-вторых, бухгалтерам самим не придется руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.
Об ошибочной переплате или недоплате пособия, исправлениях и изменениях информации в больничных можно уже не вспоминать. Понятно уже, что эта работа – нелегкий участок бухгалтерского труда, а перевод больничных в электронный формат его значительно облегчит. Не зря же пилотный проект ФСС в нескольких регионах, где новая система по обмену сведениями для выдачи ЭЛН проходила «обкатку», признан успешным.
Как работает система ЭЛН
Итак, обмен сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству осуществляется с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ (ЕИИС «Соцстрах»). Участниками этой системы являются:
- страховщик – ФСС РФ
- страхователи (работодатели)
- медицинские организации (больницы, поликлиники) и федеральные государственные учреждения (бюро) медико-социальной экспертизы (МСЭ).
Оформлять ЭЛН медицинские организации могут при соблюдении двух условий:
- работник-застрахованное лицо дает на это письменное согласие;
- медицинская организация и страхователь-работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН.
Работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С. В настоящее время электронный листок нетрудоспособности и обмен с органами ФСС реализован в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) с версии 3.1.2.293.
Кроме этого можно открыть личный кабинет на сайте ФСС РФ. В личном кабинете работодатели смогут получать уведомления о поступлении ЭЛН и в электронном виде заполнять данные по больничному со своей стороны (раздел «Заполняется работодателем»).
А для отслеживания движения ЭЛН работниками можно также зарегистрироваться на сайте ФСС РФ в специальном сервисе — кабинете застрахованного лица.
Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН
Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением выглядит следующим образом:
- Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
- Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.
- Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
- Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
- Работодатель по номеру ЭЛН непосредственно из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
- По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)
- Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
- Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
- ФСС частично оплачивает больничный (для регионов «прямых» выплат).
Работа с ЭЛН в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3)
Минимальные требования
- Версия платформы: 8.3.10 или выше.
- Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
- Подключение к «1С-Отчетность» (или подключение сертификата ФСС для ЭЛН). Для пользователей, использующих «1С-Отчетность», настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя).
-
Видеоролико том, как работать с электронными листками нетрудоспособности.
При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию (рис. 1):
- организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- номер листка нетрудоспособности.
После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.
Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя (рис. 2).
Сведения о медицинской организации (рис. 3) будут загружены автоматически.
Для просмотра этих сведений можно нажать на гиперссылку, указанную на рис. 2.
Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС
Реестр ЭЛН можно создать в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 4).
Табличную часть документа можно заполнить по выбранной организации двумя способами:
- по кнопке Заполнить таблица заполняется всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены;
- по кнопке Добавить можно выбрать конкретные ЭЛН, которые необходимо отправить в ФСС.
Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН.
Откроется форма дополнительной информации (рис. 6).
Перед отправкой документ необходимо провести. При проведении документа выполняется проверка заполнения обязательных полей.
Для отправки реестра в ФСС необходимо нажать кнопку Отправить реестр в ФСС (рис. 7).
Если в программе не настроена связь с ФСС, то пользователю будет предложено подключиться к «1С-Отчетности».
Для пользователей, не использующих «1С-Отчетность», возможна настройка сертификата ФСС для ЭЛН вручную.
Электронный больничный будет реализован и в других программах 1С. О сроках см. в «Мониторинге изменений законодательства».
ВИДЕО К СТАТЬЕ:
В ролике демонстрируется, какие настройки сделать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3, чтобы запросить и получить из базы ФСС все данные электронного больничного для расчета пособия по нетрудоспособности.
Источник: buh.ru
Загрузка пособий (ЭЛН) с портала ФСС в систему
С 1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 г. № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Закон дает возможность получать больничные листы в электронном формате.
Электронный листок нетрудоспособности (далее — ЭЛН), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности, оформленном на бумажном бланке. В системе заполнение электронного больничного доступно в разделе ФСС – Пособия ФСС. Сервис использует общую базу сотрудников с отчетностью в ПФР. Введенные данные сохраняются и будут доступны при создании новых документов.
Загрузка больничного с портала ФСС
Для загрузки ЭЛН с портала ФСС выполните следующие действия:
-
Зайдите в раздел ФСС – Пособия ФСС, нажмите на кнопку «загрузить электронный больничный».
В открывшемся окне выберите «Загрузить с портала ФСС», заполните номер больничного листка и СНИЛС сотрудника. Нажмите кнопку «Продолжить».
Выберите сертификат для подписи документа. Нажмите кнопку «Загрузить электронный больничный».
Нажмите на кнопку «Загрузить документы». Сервис загрузит электронный листок, если на портале ФСС у него статус «Закрыт».
После загрузки создается новый документ. Откройте его, нажав на название.
Проверьте данные, которые заполнило медицинское учреждение на вкладках «Общая информация» и «Электронный лист нетрудоспособности».
Перейдите на вкладку «Расчет пособия», чтобы заполнить данные о рассчитанном пособии.
Сохраните данные. Нажмите на кнопку «Проверить и отправить». Если в ЭЛН ошибок нет, выберите сертификат для подписи ЭЛН и нажмите на кнопку «Отправить документ в ФСС».
Загрузка готового файла с электронным больничным
В систему можно загрузить файлы с ЭЛН, которые подготовили в других программах или скачали с портала ФСС.
- Перейдите в «личный кабинет ФСС». Войдите в кабинет страхователя.
- Перейдите в раздел «Электронные листки нетрудоспособности». В открывшемся списке:
- Нажмите «Запросить ЛН», введите номер больничного и СНИЛС сотрудника. Нажмите «Запросить ЛН».
- Нажмите на номер «№ ЛН» чтобы скачать файл в формате XML.
Для загрузки готового файла выполните следующие действия:
-
Зайдите в раздел ФСС – Пособия ФСС, нажмите на кнопку «загрузить электронный больничный».
В открывшемся окне выберите «Загрузить вручную из файла с ЭЛН». Нажмите кнопку «Продолжить», выберите файл, нажмите «Открыть».
Проверьте информацию о загружаемом файле. В одном файле может быть несколько электронных больничных.
.png)
Перед отправкой можно сохранить электронный больничный в формате xml, нажав «Скачать ЭЛН» или открыть в PDF и распечатать, нажав «Распечатать ЭЛН».
Источник: 7405405.ru
Инструкция по настройке в ФСС электронной подписи
Новый Федеральный закон № 86 от 01.05.2017 г. наделил электронные больничные листы (ЭБЛ) полной юридической силой. А с 1 июля 2017 г. пациенты при обращении в медицинское учреждение могут выбрать бумажный или электронный больничный лист. Для оформления ЭБЛ сотрудники больницы должны настроить электронную подпись (ЭЦП), подключиться к электронному документообороту и по новым правилам оформлять и учитывать пособия.
Подготовка к работе
Инструкция по настройке электронной подписи ФСС (Фонд Социального Страхования) включает несколько пунктов:
- регистрацию в системе;
- перераспределение обязанностей;
- уведомление об изменениях в системе.
Работа в системе включает как оформление пособий, так и составление отчетности, и иные операции. А преимущество регистрации в информационной системе ФСС — экономия физических и финансовых средств, а также упрощение рабочего процесса с одновременным повышением его надежности.
Регистрация в системе
Для работы с электронными больничными листами медицинское учреждение должно зарегистрировать личный кабинет в Единой информационной интегрированной системе ФСС (ЕИИС «Соцстрах») на сайте cabinets.fss.ru. Вход в кабинет возможен через личный кабинет юридического лица на госуслугах. Если личного кабинета на портале государственных услуг нет, то его можно создать через Единую Систему Идентификации и Аутентификации (ЕСИА). Для этого нужно:
- Перейти во вкладку «Организации» на сайте esia.gosuslugi.ru.
- Создать учетную запись (подтвержденную) при помощи ЭЦП ФСС, выданной на имя руководителя медицинского учреждения или его уполномоченного лица (необходима нотариальная доверенность).
- Заполнить форму с указанием реквизитов.
После этого можно пройти простую процедуру регистрации в ЕИИС «Соцстрах» и ознакомиться с инструкцией по применению системы. Каждый участник ИС имеет в личном кабинете свои функции:
- для больниц предусмотрена возможность загрузки электронных больничных, подписанных КЭП;
- для бухгалтерии предусмотрена возможность проверять больничные листы сотрудников и получать свежую информацию для начисления пособий;
- для клиентов имеется возможность проверки начисления пособий и правильности заполнения больничных;
- врачи могут оформлять электронные больничные по всем категориям при соблюдении условий, прописанных в ФЗ-63.
К необходимым для оформления больничного листа в электронной форме условиям относят:
- наличие регистрации в автоматизированной системе электронных больничных у медицинского учреждения и работодателя страхователя;
- наличие письменного согласия пациента на выдачу больничного листа в электронной форме.
Перечень данных, необходимых для проведения медико-социальной экспертизы и начисления пособий утверждены в отдельном Постановлении Правительства РФ под номером 1567 от 16.12.2017 г.
Перераспределение обязанностей
Для распределения обязанностей необходимо назначить бухгалтера, отвечающего за работу с ЭБЛ, а также получить для него электронную подпись ФСС. Для работы с электронными больничными ФСС разработал бесплатную и простую программу, которую можно скачать через личный кабинет руководителя организации.
Программа позволяет заполнять, загружать и отправлять в ФСС больничные листы, а регионы с прямыми выплатами дополнительно имеют возможность формировать и отправлять в ФСС реестр. Отличается программа «Экстерн» понятным и удобным интерфейсом, а также встроенной инструкцией по эксплуатации, круглосуточной технической поддержкой и сопоставимостью со всеми операционными системами.
Уведомление об изменениях
После того, как организация подключилась к информационной системе, необходимо уведомить сотрудников о том, что они имеют право оформления больничных листов в электронной форме. Обычно это делается при помощи приказа или рассылки с уведомлением по корпоративной электронной почте.
Для сотрудников преимущество ЭБЛ заключается в:
- простом и быстром оформлении;
- отсутствие риска утери, порчи;
- простоте передачи в бухгалтерию;
- быстроте оплаты.
В регионах с прямыми выплатами ФСС производит оплату больничного листа, предоставленного в электронной форме, за 3 рабочих дня.
Как оформить пособие
Для оформления пособия врач медицинского учреждения должен войти в систему ФСС и сформировать больничный лист. Делается это при помощи внесения необходимой информации или копирования данных из электронной медицинской карты. Дополнительно запрашивается уникальный номер ЭБЛ. Сформированный лист загружается в ЕИИС «Соцстрах».
При выдаче документа врач и медицинское учреждение заверяют его квалифицированной электронной подписью. Сотрудник организации получает только уникальный номер больничного листа, который используется работодателем, ФСС и медицинским учреждением. Номер передается в бухгалтерию для начисления пособия.
Заполнение больничного листа в личном кабинете
По идентификационному номеру бухгалтер найдет в системе больничный лист, а полученные из него данные используются для учета и расчета пособия по болезни. После этого бухгалтер заполняет необходимые данные:
- название организации;
- заработок;
- стаж;
- должность и т.д.
Заполненный больничный лист заверяется квалифицированной электронной подписью организации, а если используется новый сертификат ключа ЭЦП, то необходимо предварительно зарегистрировать его в системе.
Передача данных в ФСС и выплата пособия
После заполнения больничный лист поступает в систему ФСС в течение нескольких секунд. Процесс начисления и выплаты пособия по болезни для разных регионов РФ различаются, т.к. часть регионов участвует в программе «Прямые выплаты». В этом случае пособие выплачивается сотруднику напрямую. В иных случаях пособие выплачивает работодатель.
Зачетная система
Выплата пособий по зачетной системе (через работодателя) происходит по следующей схеме:
Руководитель обязан рассчитать сумму пособия и выплатить его в полной мере в ближайшую зарплату. Также ФЗ предусматривает возможность занесения суммы пособия на счет уплаты взносов социального страхования или возмещение его через ФСС. Для возмещения нужно подойти в офис ФСС и предоставить справку-расчет или заявление соответствующей формы.
Система прямых выплат
Схема прямых выплат выглядит так:
Расчет среднего заработка для начисления пособия происходит в бухгалтерской программе, после чего в течение 3 рабочих дней сумма может быть выплачена за счет работодателя или включена в ближайшую зарплату. Если данные отправляются через интернет, то необходимо подготовить заявление от имени сотрудника в ФСС и отправить его по электронной почте в офис Фонда Соцстрахования.
В чем преимущество электронного больничного листа
Электронные больничные листы должны выдаваться больному по первому требованию согласно последнему законопроекту. В данный момент система ЭБЛ не является обязательной для организаций и не предусматривает штрафов за ее неиспользование, но в дальнейшем ФСС планирует ввести обязательный переход на ЭБЛ.
Преимущества использования больничных в электронной форме:
- меньшее количество ошибок;
- отсутствие злоупотребления;
- экономичность физических и финансовых средств.
При заполнении больничного листа в бумажной форме и врачи, и работодатели допускают ошибки, а при проверке ревизорами ФСС эти ошибки влияют и на сумму пособия, и на сроки его выплаты. Заполнение ЭБЛ сводит количество ошибок к минимуму, т.к. большая часть информации автоматически переносится в бланк, а перед отправкой проходит проверку.
Также в новой системе исключена возможность подделки ЭБЛ, что делает невозможным злоупотребление оформлением больничных и получения пособий. При переходе на ЭБЛ снижается трата времени на:
- передачу данных в офисы ФСС;
- учет бланков строгой отчетности;
- установление подлинности документа;
- хранение ЭБЛ в архиве и его поиск при необходимости.
Дополнительно снижаются траты на бумагу, покупку технического оборудования и его обслуживание.
Работа в единой информационной системе ФСС удобна для медицинских организаций и для работодателей. Преимущество больничных листов в электронной форме в том, что они оформляются в течение нескольких минут и дают возможность получить пособие через 3-10 рабочих дней. Использование ЭБЛ сводит ошибки в заполнении и факт подделки документа строгой отчетности к минимуму. Для работы в системе работодатель должен оформить квалифицированную электронную подпись на имя руководителя или уполномоченного лица и зарегистрироваться в системе ФСС. В личном кабинете каждое из действующих лиц имеет свои возможности, различающиеся ролью и доступными функциями.
Источник: myedo.ru