С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в новый фонд — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР). И те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. Вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР. Он заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.
Каким образом в ЕФС-1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи нового отчета — расскажем в статье.
Что вы узнаете
- Что такое ЕФС-1
- Кто и как должен сдавать ЕФС-1
- Состав отчета ЕФС-1
- В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
- Как и в какие сроки отчитываться за 2022 год
- Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами
- Кто отвечает за подготовку ЕФС-1
- Какие штрафы за ошибки в новой форме
Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.
Как сформировать отчет ЕФС-1 в начале 2023 года?
Какие отчеты будет содержать ЕФС-1
В ЕФС-1 объединили отчеты:
Аналога СЗВ-М в новой форме ЕФС-1 нет. Аналог формы СЗВ-М с отчетности за январь 2023 нужно сдавать в налоговую. Это новый ежемесячный налоговый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». ФНС будет передавать полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст.
431 НК РФ в ред. с 01.01.2023).
Подключить СБИС, чтобы работать с новыми формами отчетности
Когда вступает в силу
Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года отчитывайтесь и подавайте корректировки по прежним формам, а начиная с 2023 — по новой форме ЕФС-1. Например, если вы приняли сотрудника 30 декабря 2022, сдайте по нему СЗВ-ТД не позднее 9 января 2023 по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023, подайте отчет уже по новой форме (ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
Нормативная база
Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.
Официальное полное название отчета: «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Кто и как должен сдавать ЕФС-1
Кто сдает отчет ЕФС-1
ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
- Сотрудники по трудовым договорам.
- Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
Куда подавать отчет ЕФС-1
Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте СФР. Подробнее про новый фонд после объединения ПФР и ФСС мы писали здесь.
Новая форма ЕФС-1 в объединенный социальный фонд с 2023 года
ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет. Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.
В каком виде должен быть отчет ЕФС-1
Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.
Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно. СБИС проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из-за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.
Состав отчета ЕФС-1
Новый отчет состоит из двух разделов:
- Первый содержит сведения персонифицированного учета.
- Второй содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС-1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.
В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.
Какие разделы содержит ЕФС-1
| Титульный лист | Общие сведения о страхователе | Всегда | |
| Раздел 1, подраздел 1 | Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате | Одновременно с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3 | |
| Раздел 1, подраздел 1.1 | Сведения о трудовой деятельности | СЗВ-ТД | Если были кадровые мероприятия, а также заключение/прекращение договора ГПХ |
| Раздел 1, подраздел 1.2 | Сведения о страховом стаже | СЗВ-СТАЖ | Если в отчетном году были работники с особыми условиями исчисления стажа для назначения пенсии |
| Раздел 1, подраздел 1.3 | Сведения о заработной плате работников госучреждений | СИоЗП | Заполняют только госучреждения |
| Раздел 1, подраздел 2 | Основание для отражения периодов работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию | ОДВ-1 (разд. 5) | Одновременно с подразделом 1.2, если в 1.2 есть сотрудники с правом на досрочную пенсию |
| Раздел 1, подраздел 3 | Сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию | ДСВ-3 | Если уплачивались дополнительные пенсионные взносы |
| Раздел 2 | Сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний | 4-ФСС (титульный лист) | Всегда |
| Раздел 2, подраздел 2.1 | Расчет сумм страховых взносов | 4-ФСС (табл. 1) | Всегда |
| Раздел 2, подраздел 2.1.1 | Сведения об облагаемой базе и исчисленных взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для госучреждений | 4-ФСС (табл. 1.1) | Заполняют компании с выделенными СКЕ и госучреждения |
| Раздел 2, подраздел 2.2 | Сведения для исчисления взносов при направлении своих сотрудников для работы в другой компании или ИП | 4-ФСС (табл. 2) | Заполняют только страхователи, направляющие своих сотрудников для работы у другого юрлица или ИП |
| Раздел 2, подраздел 2.3 | Сведения о результатах обязательных медосмотров и специальной оценке условий труда | 4-ФСС (табл. 4) | Всегда |
Специалисты СБИС уже реализовали новую форму ЕФС-1 и сделали ее максимально удобной для заполнения. С 2023 года она будет доступна всем пользователям.
Так будет выглядеть новый отчет ЕФС-1 в СБИС.
Попробовать СБИС Отчетность
В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 форму: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС-1, расписали в следующей таблице.
Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам
На следующий рабочий день: при приеме/увольнении, заключении/прекращении ГПД, приостановлении/возобновлении трудового договора.
Не позднее 25 числа следующего месяца: при получении от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, переводе и остальных кадровых мероприятиях
25 января следующего года.
В некоторых случаях — досрочно, также, как сдавали действовавшие в 2022 году СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Например, в течение 3-х дней нужно отчитаться, если получили запрос из Социального фонда или заявление от работника на единовременную выплату пенсионных накоплений
Срок сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году по разделам для коммерческих компаний и ИП
- Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за март 2023
- Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 1 квартал 2023
- Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за июнь 2023
- Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 2 квартал 2023
- Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за сентябрь 2023
- Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 3 квартал 2023
- Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за декабрь 2023
- Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 4 квартал 2023
- Подразделы 1.2 и 2 раздела 1 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1) за 2023
Чтобы не запутаться в сроках и ничего не пропустить, подключите в СБИС уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов любым удобным способом: на электронную почту, по смс или в Viber.
Получать напоминания о сроках отчетности
Как и в какие сроки отчитываться за 2022 год
За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2023 году заметили ошибку в отчете 4-ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.
Формально за 2022 год нужно отчитываться уже в новый объединенный фонд. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае будете отчитываться по старому адресу.
Сроки сдачи отчетности в фонд в 2023 году за 2022 год
В случае приема/увольнения, приостановления/возобновления трудового договора 30.12.2022
В случае других кадровых мероприятий, а также при получении от работника заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в декабре 2022
Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами
Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС-1, которые с 2023 года заменяют СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, мы расскажем в отдельных статьях. А здесь приведем отличия новой формы от старых.
Титульный лист
- Нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела он свой
- Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
- В течение 2023 года, пока новый фонд налаживает свою работу, нужно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.
Раздел 1
Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):
- Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
- Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).
Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)
- С 2023 года этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.
По договорам ГПХ, заключенным до 01.01.2023 и переходящим на 2023 год, первый раз нужно будет отчитаться только при их прекращении.
- При увольнении сотрудника нужно указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).
Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)
В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:
- Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
- Брали отпуск за свой счет.
- Отстранялись от работы или простаивали.
- Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).
Подраздел 1.3 (СИоЗП)
Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.
Раздел 2 (4-ФСС)
Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС. Изменения такие:
- Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
- В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернулась графа «На начало отчетного периода».
- Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы 4-ФСС).
Кто отвечает за подготовку ЕФС-1
Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС-1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета. Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.
- Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
- Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ-СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.
Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.
В СБИС легко разделить зоны ответственности сотрудников при подготовке разных отчетов. Для этого каждому сотруднику, который участвует в подготовке ЕФС-1, предоставьте свой доступ в кабинет компании, со свои логином и паролем. В зависимости от трудовых обязанностей сотрудника предоставьте ему свои права и ограничения при работе с системой.
Подключить СБИС, чтобы отправлять новый отчет
Какие штрафы за ошибки в новой форме
За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.
Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
500 рублей по каждому застрахованному лицу.
300–500 рублей — штраф на руководителя
Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей.
300–500 (штраф на руководителя)
Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов.
300–500 рублей — штраф на руководителя
Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
С 2023 года есть возможность избежать штрафов за ошибки в сведениях персучета (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1), если сдадите уточненные сведения:
- В течение 5 рабочих дней после того, как получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий.
- До того, как ошибку обнаружит СФР.
Кроме того, появится стимул быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатите штраф в течение 10 календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
Работаете в СБИС и нужна консультация?
Еще не в СБИС? Расскажем о сервисе за 20 минут
Источник: sbis.ru
Раздел 2 ЕФС-1 за 1 квартал 2023 года (вместо 4-ФСС) в программах 1С
С 1 января 2023 года действует постановление ПФР от 31.10.2022 № 245п, которое утвердило форму отчёта ЕФС-1. Аббревиатура «ЕФС» расшифровывается как Единая Форма Сведений. В том числе раздел 2 о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. То есть по взносам на травматизм.
Выбираем организацию и период , нажимаем кнопку «Создать»
По кнопке «Заполнить» отчет автоматически заполнится по данным учетной системы (все начисления за текущий месяц должны быть завершены)
ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ листами для всех страхователей являются:
- Титульный лист;
- Подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»;
- Подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года».
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
*) Для автоматического заполнения данных организации в блоке «Сведения о страхователе» нужно поставить галку «Страхователь представляет отчет ЕФС-1 за себя»
Порядок заполнения всех полей титульного листа прописан в указаниях по заполнению ЕФС-1. В том числе для поля «Номер контактного телефона» предусмотрены специальные правила: указывается городской или мобильный номер телефона с кодом города или оператора сотовой связи — с заполнением цифр в каждой ячейке без применения знаков «тире» и «скобка».
Подраздел 2.1 содержит сведения о суммах выплат и иных вознаграждений, начисленных физлицам за каждый месяц отчетного квартала, на начало отчетного периода и об общем размере начислений за год.
В таблице с расчетом сумм страховых взносов теперь дополнительно указываются суммы на начало отчетного периода.
В подраздел 2.3 включаются сведения об обязательных медосмотрах и результатах спецоценки.
- в заключительных актах медицинской комиссии по результатам периодических медицинских осмотров работников;
- в заключениях по результатам предварительных медицинских осмотров, выданных работникам, прошедшим указанные осмотры за предшествующий год.
Если специальная оценка условий труда страхователем не проводилась, то в графах 4-11 проставляется ноль (0).
ПОДРАЗДЕЛЫ 2.1.1 и 2.2
Подразделы 2.1.1 и 2.2 заполняют только при наличии показателей для них (п.1.11 Порядка заполнения ЕФС-1).
Подраздел. 2.1.1 предназначен для организаций, выделивших подразделения в самостоятельные классификационные единицы – СКЕ, или которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.
Проставьте отметку в поле, соответствующем вашей категории: «СКЕ», «Частичное финансирование» или «Страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям». Далее заполните таблицу с информацией о базе для исчисления и сумме исчисленных взносов.
Подраздел 2.2 – для временно направляющих своих работников по договору о предоставлении труда персонала другому работодателю.
Тут указываются данные принимающей организации, численность таких сотрудников и инвалидов среди них, база для начисления взносов и размер страхового тарифа.
Источник: contact-vc.ru
Формирование ЕФС-1 из документов персучета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3
С 1 января 2023 года применяется единая форма сведений для персонифицированного учета и о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ЕФС-1), утвержденная постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Эксперты 1С рассказывают о формировании Подразделов 1.1 и 1.2, 2 и 3 Раздела 1 новой формы ЕФС-1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
Форма и порядок представления ЕФС-1
С 1 января 2023 года начал работу единый Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социальный фонд России) (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ). В связи с объединением Пенсионного Фонда и Фонда социального страхования, постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п была утверждена новая единая форма сведений для персонифицированного учета и о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ЕФС-1). Новую форму ЕФС-1 необходимо применять с 1 января 2023 года.
Новая форма ЕФС-1 объединила в себе формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС и состоит из:
- Титульного листа;
- Раздела 1 – Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
- Раздела 2 – Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.