Флит менеджмент
Флит менеджмент – это комплекс услуг, который предусматривает передачу собственного парка во внешнее управление с целью обеспечения эффективной работы деятельности автопарка и оптимизации расходов на его обслуживание.
Многие компании по различным причинам передают автопарк на аутсорсинг (операционный лизинг). Такое решение имеет ряд преимуществ: сокращение числа сотрудников в штатном расписании, снижение административной, финансовой и налоговой нагрузки, оптимизация документооборота, обеспечение гибкости в управлении персоналом и транспортом, необходимость сосредоточиться на основном направлении бизнеса и др.
Major Profi в рамках оперативного лизинга предлагает полное управление автопарком от покупки до продажи. Флит менеджмент может включать в себя широкий спектр услуг по выбору клиента и в зависимости от бюджета, который планируется выделять на обслуживание автопарка:
- финансирование автомобилей,
- транспорта или получают данные о техническом состоянии устройства. Например, об уровне топлива в бензобаке или скорости авто.
3. Приёмник спутниковых сигналов определяет координаты авто. Модуль хранения записывает их. Когда машина возвращается в автопарк, флит-менеджер может скачать эти данные. Так ведётся офлайн-контроль.
Но чаще используется онлайн-управление. В таком случае модуль передачи с помощью беспроводной связи передаёт данные на устройство флит-менеджеру. Таким принимающим устройством может быть стационарный компьютер, планшет или мобильный телефон. В первом случае данные будут фиксироваться в CRM типа 1C, во втором — в приложении.
Есть спутниковые и наземные способы передачи данных. Спутниковая связь стоит дороже, но работает эффективнее, если автомобиль уезжает за сотни километров, а менеджер должен получать данные без перебоев, чтобы быстро реагировать на ситуацию. Например, если водитель превышает скорость, диспетчер может выслать предупреждение или удалённо ограничить скорость авто.
Какое оборудование помогает контролировать автопарк
С помощью спутникового оборудования флит-менеджер может удалённо отслеживать техническое состояние автомобиля, поведение водителя и местоположение машины.
Чтобы отследить механику, устанавливают датчики на разные части автомобиля. Таким образом флит-менеджер может отслеживать:
— уровень и расход топлива. Некоторые программы мониторинга сравнивают реальный слив топлива и фактический. Если данные не соответствуют, у флит-менеджера есть основания проверить водителя на нецелевое расходование топлива;
— давление в шинах,
— температуру в рефрижераторе,
— открывание дверей или капота,
— факт и силу удара,
и другие подобные параметры.
Отслеживать поведение водителя можно с помощью:
— ключа идентификации. Как правило, это ключ-таблетка, на который записан личный код-номер водителя. Машина не заведётся, пока не приложить этот ключ. Данные сразу передаются в базу, где автоматически записывается связь: в каком автомобиле находится конкретный водитель.
— трекеры со встроенным акселерометром. Флит-менеджер может составить мнение о манере вождения на основе того, как часто водитель разгоняется и превышает скорость, насколько резко тормозит, какие маневры совершает.
Если управляющий отмечает, что водитель часто нарушает правила или делает опасные маневры, то он может отправить сотрудника на корректирующее обучение или уволить его. И наоборот, поощрять водителей, которые соблюдают правила и аккуратно относятся к своим обязанностям.
К бортовому устройству можно подсоединить также тревожную кнопку. В случае чрезвычайной ситуации водитель быстро отправит сигнал тревоги диспетчеру. В свою очередь, диспетчер может оперативно связаться с водителем или на расстоянии управлять авто: например, снизить скорость или запретить движение.
Положение автомобиля отслеживают с помощью ГЛОНАСС-трекеров и терминалов.
Отслеживать положение авто может не только менеджер. К бортовому устройству можно подключить RFID-метки, и тогда авто будет без задержек проезжать шлагбаумы, которые считают метку и откроются, когда приблизится автомобиль. Радиометки в автомобиле передают данные на ворота, таким образом автоматически идёт учёт въезжающих и выезжающих машин.
Программное обеспечение: как данные попадают флит-менеджеру и как помогают управлять автопарком
Данные с бортового модуля попадают на устройство флит-менеджера. Сервером может быть один компьютер с программным обеспечением. Для автопарка в несколько тысяч машин понадобится несколько серверов с разными задачами. Также активно развивается разработка мобильных приложений fleet management.
Программа фиксирует данные, которые поступают с датчиков. Таким образом, бортовой журнал формируется автоматически. Флит-менеджер значительно экономит время на заполнение путевых листов и документации вручную.
Пример заполнения бортового журнала в системе ITOB
Также с помощью ПО управляющий может:
— создавать путевые листы — по одному или пакетно;
— планировать маршруты, а затем контролировать, как водители соблюдают их;
— находить машину, которая ближе других находится к заданной точке. Таким образом обрабатывать заказы на транспорт;
— контролировать расчёты водителя и заказчика;
— отслеживать эффективность водителей, вести учёт времени, рассчитывать зарплату. Наказывать или поощрять сотрудников на основе объективных данных;
— контролировать техническое состояние автомобилей. Вовремя проводить ТО, ремонт, замену машин;
— управлять бюджетом автопарка.
В некоторых программах настроена интеграция с бухгалтерией и другими продуктами 1С. В этом случае у флит-менеджера снижается нагрузка по ведению документации: часть функций переходит в автоматический режим.
Fleet management в мобильных приложениях
Существующие программы для флит-менеджеров в основном работают на стационарных компьютерах. Это не всегда удобно. Диспетчеру приходится неотлучно находиться в одной точке, могут возникнуть перебои на серверах.
Подобные проблемы поможет решить мобильное приложение. Менеджер может находиться в любом месте, следить за актуальным положением авто и оперативно решать вопросы.
Похожую задачу компания Surf решала, когда разрабатывала внутрикорпоративные приложения «Курьер» и «Маршрут» для книжного магазина «Лабиринт». Нужно было оптимизировать доставку заказов. С запуском приложения:
— курьеры успевают сделать на 20% больше доставок. Приложение выстраивает маршруты до клиента с учётом пробок и времени, которое нужно потратить на выдачу;
— отчёты о доставках автоматически попадают к руководству. Стало известно положение каждого курьера в конкретное время. На основе данных появилась система мотивации сотрудников;
— сократился документооборот. Курьерские листы стали формироваться внутри приложения. Сотруднику не приходится приезжать в офис за документами. Плюс появилась существенная экономия на бумаге и расходных материалах;
— сократилось время на выдачу заказов. Клиенты стали получать уведомления о статусе заказа, появилась возможность расплачиваться, приложив карту к мобильному телефону курьера;
— сократились расходы на оборудование. Сотрудники устанавливают приложение на личный телефон при поступлении на работу.
В приложении курьер меняет статусы заказов, фиксирует выдачу или отказ от товара и обновляет маршрут. Можно изменить дату доставки, оформить частичный возврат, изменить график работы
Позже Surf разработал аналогичное приложение для водителей, доставляющих грузы в пункты самовывоза «Лабиринта».
Для руководителей крупных компаний важно получать ключевые данные о работе отдела, в том числе автопарка. Но данные в приложении для флит-менеджера и директора должны различаться. Руководителю нужны агрегированные данные, по которым он может быстро проанализировать ситуацию по автопарку в целом. Флит-менеджеру важно владеть информацией о каждой машине автопарка, чтобы он мог точечно принимать решения. В этом может помочь разделение ролей в мобильном приложении.
Подобное решение Surf реализовал в кастомной ERP-системе, которую мы разработали для KFC. Система учитывает разные роли в команде ресторана:
- Член команды — линейный сотрудник ресторана. Это кассиры и сотрудники, которые отвечают за приготовление блюд на разных станциях на кухне.
- Менеджер смены ресторана управляет сменой, выполняет задачи по ежедневной рутине: проверяет состояние оборудования, готовность к смене, наличие и сроки годности продуктов, чистоту. Отвечает за достижение краткосрочных целей смены (соблюдение скорости обслуживания, выполнение плана по продажам).
- Директор ресторана управляет рестораном в целом, отвечает за достижение целей по ресторану, планирует расписание работы сотрудников, задает планы продаж на смену, назначает задачи для менеджера смены.
- Территориальный управляющий управляет группой из нескольких ресторанов и отвечает за достижение KPI и соответствие ресторанов стандартам франшизы, назначает задачи директору ресторана, проводит в ресторане регулярные проверки с заполнением чек-листов.
- Маркет-менеджер — это senior менеджер, в ведении которого находятся десятки ресторанов.
Для каждой роли предусмотрены разные уровни доступа к функциям системы и информации: сотрудник видит только то, что необходимо для его работы, и ничего лишнего. Например, территориальный управляющий может посмотреть статистику выполнения KPI по нескольким ресторанам, назначить активности в календаре. Директор ресторана может планировать расписание работы сотрудников и посмотреть личную информацию по каждому в анкете. Рядовые члены команды не имеют доступа к системе DSR, но могут видеть статистику работы ресторана, планы и цели на информационной панели, которая висит в ресторане.
Директора ресторанов и территориальные управляющие могут установить приложение DSR на личные телефоны, отслеживать показатели удалённо и корректировать работу ресторана в режиме реального времени.
Также система автоматически формирует оптимальное расписание с учетом плана продаж и истории финансовых показателей.
Источник: vc.ru
Как флит менеджер решает задачи по управлению и контролю автопарка?
Владение автомобилем, на первый взгляд, кажется в современном мире уже обыденной и простой вещью, не требующей специализированных навыков и знаний, но на самом деле каждый водитель — это ответственный специалист, несущий ответственность за свое транспортное средство и окружающих его людей. Но если водитель — это профессия, а не просто владение своей собственной машиной, ответственность возрастает в разы. И лучше всего разделить эту ответственность с профессионалом. Сейчас для такой задачи существует новая специализация — флит-менеджмент (fleet management).
Fleet-management — управление автопарком. Это комплекс мер, позволяющий устранить и минимизировать риски, связанные с вложениями в транспортные средства, повысить эффективность и производительность, а также снизить общие затраты.
Раньше, людей отвечающих за корпоративный автотранспорт называли руководителями автопарка, однако профессия «Fleet-manager» стала набирать всю большую популярность в крупных городах СНГ, дополняя и автоматизируя систему управления транспортными средствами.
Специалист в этой сфере обладает качественным набором навыков для управления крупными автопарками с целью повышения эффективности использования ресурсов компании.
Флит-менеджер занимается ведением автопарка с самых начал — от первичной регистрации и учета транспорта до итогового контроля логистики, администрирования и последующей замены транспортных средств автопарка по мере выхода их из срока эксплуатации.
Как обычно проходит среднестатистическая работа автопарка в России на данный момент?
Многие автопарки, даже довольно крупные, по старинке пользуются традиционными средствами администрирования организацией — это стандартная бумажная документация и эксель-таблицы. С такой структурой бывает довольно легко упустить весомые детали, что впоследствии сказывается на результативности показателей компании. Флит-менеджер является тем самым человеком, который может помочь компании выйти на новый уровень, используя уже имеющиеся у предприятия ресурсы.
Для компаний с автопарком всегда актуальны проблемы:
Управление автопарком является лишь дополнительной функцией в большом количестве компаний, а значит, бюджет на развитие транспортного отдела сильно ограничен. Расходы на обучение и развитие персонала, мотивацию, совершенствование инфраструктуры минимальны
Внутренний транспортный отдел играет второстепенную сервисную роль, поэтому оценить его эффективность проблематично
Отсутствие IT-решений делает невозможным внедрение мер по оптимизации затрат. Вопросы экономного расхода топлива, бережной эксплуатации и обслуживания машин отодвигаются на второй план, поскольку на это не хватает ресурсов
Чем же занимается fleet-manager, как управляющий автопарком?
Fleet-менеджмент контролирует следующие аспекты:
Формирование
автопарка
Техническое обслуживание и ремонт
ГСМ и топливные карты
Страхование и платные услуги
Автоматизация
и мониторинг
Фонд оплаты труда водителей
Обучение водителей
Управление
бюджетомЧто происходит после?
Дальше происходит работа с персоналом, за которым впоследствии будет закреплена техника. Жизнь человека — ресурс куда более ценный, чем транспортные средства и их комплектующие, поэтому следующим этапом работы флит-менеджера является обеспечение комфортной работы с техникой и ответственностью за сохранность здоровья сотрудников.
Что подразумевается под безопасностью водителей и людей, которые будут работать с ТС? В первую очередь, автомобиль должен обеспечить сохранность здоровья водителя и обладать как минимум двумя подушками безопасности. Должна быть установлена система курсовой устойчивости и ABS. Флит-менеджер формирует все требования к безопасности автомобиля и заносит их в транспортную политику, которая будет необходима при покупке новых транспортных средств в организацию. Если ТС не будет соответствовать требованиям безопасности, прописанным в документах, то ее покупку могут забраковать.
Водитель в том числе должен обладать определенными компетенциями для безопасной работы с ТС. Флит-менеджер не может допускать к вождению автомобилем водителя, стаж которого менее трех лет. Такая мера также помогает компании сэкономить время на обучение «зеленых» водителей, особенно это может быть опасно при вождении специализированной корпоративной техники. Не все компании могут позволить себе так тщательно отбирать кандидатов на должность, поэтому в некоторых случаях отбор кадров может быть более гибким, все это согласовывается флит-менеджером с руководством и отделом кадров.
Флит-менеджер может устроить профессиональный отбор кадров, если требования к сотрудникам серьезные. Например, нанять профессионального инструктора, который будет тестировать водителя на должность, при этом тестирование будет включать в себя не столько оценку навыков вождения и парковки, сколько адекватность поведения водителя на дороге, его стрессоустойчивость и умение реагировать на неприятности на дорогах, потому как многие ДТП случаются именно из-за неумения адекватно отреагировать на чрезвычайную ситуацию на дорогах. Также менеджер автопарка может повышать квалификацию сотрудников путем проведения образовательных мероприятий, таких как тренинги по вождению или проверку знаний правил ПДД.
Флит-менеджер контролирует все вопросы по страховым случаям, если машина попала в ДТП, регулирует административные и правовые вопросы и ведет аналитику по таким случаям — если выяснится, что частые ДТП происходят по вине водителя, то менеджер должен будет вынести на обсуждение замену сотрудника или применение к нему санкций.
Источник: zavgar.online