В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.
Более подробно в этом реферате будет представлено приложение MS Word и Excel, их функции и возможности.
Введение
1. Microsoft Word
1.1 Создание документа Microsoft Word
1.2 Использование шаблонов документов
1.3 Использование мастеров Word
1.4 Сохранение документа
1.5 Закрытие открытие документа
1.6 Перемещение по документу
1.7 Ввод текста
1.8 Редактирование документа
1.9 Добавление нового текста
1.10 Выделение текста
1.11 Удаление, копирование, перемещение текста
1.12 Изменение шрифтов
1.13 Выравнивание текста
1.14 Использование стилей
1.15 Проверка документа
1.16 Печать документа
1.17 Создание таблицы
1.18 Дополнительные возможности Word
2. Microsoft Excel
2.1. Microsoft excel, понятия и возможности
2 Simple Ways to Remove Duplicates | Create List of Unique Values in Excel #shorts
2.2 Основные элементы окна Microsoft excel
2.3 Структура электронных таблиц
2.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах
Заключение
Список литературы
Прикрепленные файлы: 1 файл
2.1. Microsoft excel, понятия и возможности
2.2 Основные элементы окна Microsoft excel
2.3 Структура электронных таблиц
2.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах
Список литературы
ВВЕДЕНИЕ
Microsoft Office , самое популярное семейство офисных программных продуктов.
Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access
Программа Microsoft Word – это создание и редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.
Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста.
Программа Microsoft Excel предназначенна для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.
Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках.
В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.
Как бесплатно использовать Word и Excel на Windows 11
Более подробно в этом реферате будет представлено приложение MS Word и Excel, их функции и возможности.
1. MICROSOFT WORD
1.1 Создание документа Word
Чтобы создать новый документ Word, есть три способа.
- Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word.
- Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном.
- Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.
Использование шаблона или мастера, значительно упрощает создание документа. Шаблон — это заготовка документа, которая уже содержит определенные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Шаблон Новый документ не содержат никакого постоянного текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов.
Для создания нового Документа нужно выполнить следующие действия:
1. Выбрать команду Файл → Создать. В правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать определенные группы шаблонов.
2. Выбрать вкладку Общие диалогового окна Шаблоны, после чего щелкнуть на значке Новый документ. В окне Word появится новый документ (так же при создании нового документа можно использовать любой из шаблонов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый способ создания документа — щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов).
1.2 Использование шаблонов документов
Не обязательно основывать документ на шаблоне Новый документ. Вместо этого можно воспользоваться специальными шаблонами Word. Эти шаблоны значительно упрощают создание документов различных типов, от записок до газет. Шаблоны содержат специальные текст и атрибуты документа; таким образом, внешний вид и макет документа уже заранее определены параметрами шаблона. Сюда относятся поля, шрифты, графические изображения и другие атрибуты. Для того чтобы создать документ на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:
1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. 2- выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, например Записки.
Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK (или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона). 3- в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты.
Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и содержит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при использовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте документа и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном. Любой подобный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, который нужен.
1.3 Использование мастеров Word
Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.
Для создания нового документа с помощью мастера нужно выполнить следующие действия:
1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа.
2- в группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. В этом диалоговом окне перейти на вкладку, которая соответствует типу того документа, который нужно создать.
3- для того чтобы приступить к созданию документа с помощью мастера, дважды щелкнуть на значке соответствующего мастера (например, на значке Мастер записок на вкладке Записки). На экране появится диалоговое окно мастера, в котором перечислены все основные действия, которые необходимы для создания документа.
В правой части диалогового окна Мастера располагаются краткие сведения о процессе создания документа. Для перемещения к следующему этапу создания документа нужно щелкнуть на кнопке Далее, расположенной в нижней части окна мастера. После выполнения всех действий щелкнуть на кнопке Готово, чтобы закрыть мастер.
В окне Word появится новый документ, созданный с помощью определенного мастера. Мастера, значительно отличаются между собой, в зависимости от того, документ какого типа нужно создать. Например, Мастер резюме приводит к созданию документа, который совсем не похож на документ, который создается с помощью мастера конвертов. При работе с мастером всегда можно щелкнуть на кнопке Назад, если был выполнен какой-то лишний шаг (также можно вообще закрыть документ и начать все с начала).
1.4 Сохранение документа
Сохранение документа — это один из самых важных аспектов работы с любым приложением. Если документ Word не сохранен, все результаты работы будут потеряны. Для сохранения документа нужно выполнить следующие действия:
1- щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов Word или выберите команду Файл → Сохранить, на экране появится диалоговое окно Сохранение документа.
3- для сохранения документа в другом месте (по умолчанию выбрана папка Мои документы) нужно воспользоваться раскрывающимся списком Папка.
4- дважды щелкнуть на значке нужной папки в списке Папка.
5- указав имя файла и его расположение, щелкнуть на кнопке Сохранить. Word сохранит документ и вернется к окну документа.
Для сохранения изменений, внесенных в документ, просто нужно щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Так же можно воспользоваться функцией автосохранения. В этом случае нужно выбрать команду Сервис → Параметры; перейти на вкладку Сохранение. Флажок Автосохранение каждые должен быть установлен, в соседнем текстовом поле устанавливается количество минут, через которое программа должна выполнять автоматическое сохранение документов. Это средство не заменяет использование команды Файл → Сохранить, а только позволяет восстановить значительную часть документа в случае сбоя.
Если необходимо сохранить резервную копию документа при каждом сохранении внесенных изменений, следует выполнить следующие действия:
1- выбрать команду Сервис → Параметры.
2- в диалоговом окне Параметры перейти на вкладку Сохранение, на которой установить флажок Всегда создавать резервную копию. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу.
3- указать имя файла и сохранить документ в подходящей папке. Теперь после каждого использования команды Сохранить для сохранения изменений, внесенных в документ, резервная копия файла (с расширением .wbk) также будет сохранятся на жестком диске. Эта резервная копия представляет собой предыдущую копию документа еще до внесения изменений. Каждое последующее сохранение приводит к замене резервной копии файла его предыдущей версией. Также возможно сохранить текущую версию Документа под другим именем.
Для этого потребуется команда Сохранить как. Для того чтобы сохранить копию документа под новым именем, нужно выполнить следующие действия:
1- выбрать команду Файл → Сохранить как.
2- в диалоговом окне Сохранение документа указать новое имя файла в текстовом поле Имя файла.
3- щелкнуть на кнопке Сохранить. Файл будет сохранен под новым именем.
1.5 Закрытие и открытие документа
Завершая работу с документом его нужно закрыть. Для того чтобы закрыть документ, следует выбрать команду Файл → Закрыть. Также можно закрыть документ, щелкнув на кнопке Закрыть (со значком ), расположенной в правой части строки заголовка окна документа. Если работа велась с несколькими документами, закрытие одного из них не приведет к закрытию приложения Word.
Если требуется завершить работу с Word, нужно выбрать команду Файл → Выход. Перед тем как закрыть документ, программа проверит, сохранены ли последние внесенные в него изменения. В противном случае программа запросит сохранение изменений. Чтобы сохранить документ нужно щелкнуть на кнопке Да.
Для того чтобы открыть существующий файл Word, нужно выполнить следующие действия:
1- выбрать команду Файл → Открыть, на экране отобразится диалоговое окно Открытие документа.
2- по умолчанию Word отобразит список файлов, сохраненных в папке Мои документы. Если необходимый документ сохранен в другой папке, щелкнуть в раскрывающемся списке Папка и выбрать диск и папку, в которой сохранен документ.
1.6 Перемещения по документу
Word предоставляет несколько приемов для перемещения по документу.
Перемещаться можно по документу с помощью вертикальной и горизонтальной полос прокруток (соответственно, щелчок на кнопке со стрелкой вверх на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к началу документа, щелчок на кнопке со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к концу документа). На вертикальной полосе прокрутки также есть кнопки Предыдущая страница и Следующая страница (кнопки с двойными стрелками, направленными вниз и вверх соответственно).
Эти кнопки позволяют (при помощи мыши) пролистывать документ целыми страницами. Также вращая колесико, расположенное между кнопками мыши, возможна быстрая прокрутка документа (скорость перемещения соответствует скорости вращения колесика). Горизонтальная полоса прокрутки функционирует так же, как и вертикальная, позволяя перемещаться по документу в рамках одной страницы. Полосы прокрутки позволяют просматривать определенную часть страницы или определенную страницу документа, но это не приводит к перемещению точки вставки. Для того чтобы переместить точку вставки (при работе с мышью), нужно перейти к определенному месту в документе, разместить над ним І — образный курсор и щелкнуть мышью (в документе разместится точка вставки).
Источник: www.referat911.ru
История офисных приложений: Часть I
Сейчас кажется само собой разумеющимся, что над таблицей или презентацией можно работать одновременно целой командой, находясь при этом в разных точках планеты за совершенно разными устройствами. Но прежде чем прийти к этому, офисные пакеты развивались на протяжении десятилетий — и в процессе разворачивались такие драмы, что впору их экранизировать. МойОфис вспоминает, что именно происходило.
С какого момента отсчитывать историю офисного софта? Можно с появления первого текстового редактора для микрокомпьютеров: до этого программное обеспечение для работы с текстом уже существовало, но жизнь обычных офисов это радикально не меняло.
1970 — 1980. Начало
Сегодня сложно поверить, что этот текстовый редактор появился почти случайно. Майкл Шрейер, двадцать лет занимавшийся телерекламой и киносъёмками, купил в 1975-м MITS Altair 8800 и начал программировать в качестве хобби, не рассматривая это как источник заработка.
Изначально он не собирался создавать текстовый редактор (более того, даже никогда не слышал о таком понятии) и занимался другим проектом. Но затем ему надоело, что для документации к проекту приходилось использовать печатную машинку: «У меня же компьютер, почему не делать это прямо на нём». Так в 1976-м появился Electric Pencil — и Шрейер оказался поражён спросом на своё «хобби». Впрочем, проект, державшийся на энтузиазме создателя, позже уступил конкурентам попросту из-за того, что энтузиазм ослаб: программировать ему было интересно, а вот возиться с продажей созданного не хотелось. Шрейера можно назвать человеком, добровольно отдавшим лидерскую позицию на растущем рынке офисного софта — впечатляющее отсутствие амбиций покорить мир.
Неудивительно, что лидерство перехватил тот проект, в котором разработка и сбыт оказались разделены. Сеймур Рубинштейн, начинавший как программист, в 1978-м основал компанию MicroPro, нанял программиста Роба Барнаби и поручил ему разработку текстового редактора WordStar, а продажами его не озадачивал. Под его руководством Барнаби в одиночку создал первую версию за четыре месяца, написав 137,000 строк кода — по утверждению Рубинштейна, его знакомые из IBM проделанный объём работы оценили в 42 человеко-года. Барнаби стал одним из самых известных программистов того времени, а WordStar — самым популярным текстовым редактором вплоть до середины 80-х.
В 1979-м революцию произвёл другой продукт: VisiCalc, открывший бизнесу электронные таблицы. В течение первого года существования он был доступен только для Apple II — и вполне возможно, что если бы не это обстоятельство, история всей компании Apple и компьютеров в целом оказалась бы совсем другой. Потому что он стал одним из главных killer app в истории: приложением, притягивающим пользователей на свою платформу. На рынке возник спрос на сочетание «VisiCalc и то, на чём его можно запустить», так что в пару к софту за $100 приобретался компьютер за $2000. Сегодня, когда интернет воспринимается как данность, легко забыть, что до его распространения офисные приложения были почти единственным массовым применением компьютера — неудивительно, что они играли такую гигантскую роль при его выборе.
VisaCalc, source: Wikimedia
Текстовыми редакторами Apple II настолько не прославился, но без них пользователи тоже не остались. В том же 1979-м Apple издали AppleWriter, написанный программистом-одиночкой Полом Лутусом в хижине, которую он сам построил на вершине холма и к которой протянул 370 метров электрического кабеля (сегодняшним фрилансерам, жалующимся на обилие отвлекающих факторов, есть чему поучиться).
1980 — 1990. Становление
Успех Apple II стал одним из факторов, заставивших IBM в 1981-м представить свой персональный компьютер. В Apple пришли к выводу о техническом несовершенстве IBM PC, не усмотрели в нём угрозы и беззаботно опубликовали рекламу «Welcome, IBM. Seriously.». А зря: по собственному опыту могли осознать, что успех платформы зависит не только от её технических характеристик.
На IBM PC тоже был доступен VisiCalc, а в 1983-м появился ещё и Lotus 1-2-3, включавший в себя таблицы, графики и функциональность базы данных («1-2-3» в названии отсылает к этим трём составляющим, а «Lotus» — к увлечению разработчика Митча Кейпора трансцендентальной медитацией). И тут продажи VisiCalc рухнули: оказалось, что его успех был обусловлен не его совершенством, а попросту отсутствием альтернатив, и люди массово переметнулись к более удобному варианту. Теперь уже Lotus 1-2-3 продавал платформу, и показательна опубликованная тогда идея одного журналиста вместо «PC-совместимый» говорить «1-2-3-совместимый»: потребителей при покупке компьютера волновало именно это.
Lotus 1-2-3, source: os2museum
Когда в 1984-м Apple выпустили Macintosh, первое время единственным редактором таблиц для него был Multiplan — от компании Microsoft. Хотя Multiplan был доступен и для других платформ, Билл Гейтс тогда неоднократно заявлял, что продажи на маке идут лучше всего. Когда годом позже на смену Multiplan пришёл Microsoft Excel, первой платформой для него тоже оказался Macintosh. Сегодня такая дружба Apple и Microsoft выглядит непривычно — но стоит помнить, что в те времени Билл Гейтс даже участвовал в рекламе Macintosh, расхваливая его, и в Apple своим главным соперником видели IBM, а не партнёров-разработчиков.
Примерно тогда же произошло ещё одно заметное изменение: популярные офисные приложения стали распространяться пакетами, а не поодиночке. Одним из пакетов стал Lotus Symphony, где к аналогу 1-2-3 были добавлены текстовый редактор и другие сервисы. Другим — AppleWorks: Apple выпустила в 1984-м собственный пакет, но не для нового Macintosh, а для «старичка» Apple II. Третьим — Framework. Наконец, особенно показателен компьютер Commodore Plus/4: само его название отсылает к тому, что он продавался сразу с четырьмя офисными приложениями.
WordPerfect, source: Codinghorror
Во второй половине 80-х рынок текстовых редакторов претерпел большие изменения. У WordStar после расцвета дела пошли гораздо хуже (это связывают с тем, что Рубинштейн, находясь в больнице после сердечного приступа, поддался чужому влиянию и необдуманно подписал бумагу, по которой его акции переставали быть голосующими). На место нового царя горы претендовал целый ряд конкурентов, от полюбившегося журналистам XyWrite до Volkswriter (название неспроста перекликается с Volkswagen — этот редактор упирал на простоту и массовость), но в итоге новым лидером стал WordPerfect.
По крайней мере, в США — в СССР тенденции были другими. В части случаев действовали по принципу «возьмём западный редактор и поменяем ему название на русское» («Фотон» был переименованным UltraEdit), но появились и по-настоящему местные разработки: в конце 80-х по стране победоносно шагал русскоязычный текстовый редактор «Лексикон» (подробнее об его истории можно прочитать, например, здесь), а в начале 90-х часть пользователей предпочла ему «Слово и Дело». Lotus 1-2-3, как и WordPerfect, на советской территории тоже не стал лидером своей категории, уступив в популярности другому западному продукту SuperCalc.
Лексикон, source: Wikimedia
Наконец, в 1989-м Microsoft объединил свои наработки Word, Excel и PowerPoint в пакет Office — и даже тут поначалу выпустил версию для Mac, хотя Windows к тому моменту уже несколько лет как существовала. Впрочем, особой популярностью она тогда ещё не пользовалась, так что решение объяснимое. А вот в 1990-м, когда была выпущена первая массовая востребованная версия Windows (3.0, за первые полгода разошедшаяся двухмиллионным тиражом), появилась и соответствующая версия Office.
Начало 1990-х. Доминирование
Конкуренты далеко не сразу осознали, явлением какого масштаба постепенно становилась операционная система от Microsoft, и одни из них долго не выпускали Windows-версии своих продуктов, а другие не уделяли этим версиям большого внимания. Кроме того, у них происходили свои драмы: у XyWrite неожиданно развалилось масштабное сотрудничество с IBM, а пакет, в который вошел WordPerfect, стал активно менять владельцев (в 1994-м Borland продал его Novell, а уже в 1996-м Novell с убытками перепродал Corel). Microsoft Office же тем временем становился только краше: если поначалу его название было маркетинговым обозначением для продажи вместе трёх приложений, то затем составляющие всё более унифицировались, постепенно становясь единым продуктом, каким мы привыкли видеть офисные пакеты сегодня.
Неудивительно, что Office удалось стать однозначным лидером на родной для него платформе. Сама платформа тем временем оставила остальные далеко позади, так что к рубежу веков Microsoft Office подошёл неоспоримым мировым лидером — казалось, что потеснить его в принципе никому не под силу. Чем можно переманивать людей, если им уже предложили всё, что требуется? Кто игрок, который способен соперничать с таким гигантом — не Apple же, про которую к этому моменту все ждали «когда она обанкротится»?
XXI век показал, что неудовлетворённые потребности остались и соперничать есть кому — но об этом в следующем тексте. А пока что, если вы сами застали описываемые времена и вам есть чем дополнить наш рассказ, смело делайте это в комментариях!
- Блог компании МойОфис
- История IT
Источник: habr.com
Преобразование файлов Microsoft Excel в Word
Бывают случаи, когда файлы Excel требуется преобразовать в формат Word, например, если на основе табличного документа нужно составить письмо. К сожалению, просто конвертировать один документ в другой через пункт меню «Сохранить как…» не получится, поскольку эти файлы обладают совершенно разной структурой. Давайте разберемся, какие существуют способы преобразования формата Excel в Word.
Конвертируем файлы Excel в Word
Есть сразу несколько методов осуществить задуманное. В этом поможет стороннее ПО, но всегда есть возможность ручного переноса данных. Рассмотрим все варианты по порядку.
Способ 1: Ручное копирование
Один из самых простых способов конвертировать содержимое файла Excel в Word – это просто его скопировать и вставить данные.
-
Открываем файл в программе Microsoft Excel и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню и щелкаем в нем по пункту «Копировать». Как вариант, также можно нажать по кнопке на ленте с точно таким же названием или задействовать сочетание клавиш Ctrl + С.
Недостаток этого способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.
Способ 2: Сторонние программы
Существует также вариант преобразования файлов из Эксель в Ворд с помощью специальных программ. В этом случае открывать сами программы вообще не обязательно. Одним из самых известных вариантов для преобразования документов из Excel в Word является приложение Abex Excel to Word Converter.
Оно полностью сохраняет исходное форматирование данных и структуру таблиц при конвертировании, поддерживает пакетную конвертацию. Единственное неудобство в использовании для отечественного пользователя состоит в том, что интерфейс у программы англоязычный, без возможности русификации. Впрочем, его функциональность очень простая и интуитивно понятная, так что в нем без проблем разберется даже пользователь с минимальными знаниями английского языка.
Скачать Abex Excel to Word Converter с официального сайта
- Устанавливаем и запускаем Abex Excel to Word Converter. Жмем на кнопку «Add Files» («Добавить файлы»).
- Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. При необходимости таким образом можно добавлять сразу несколько файлов.
Способ 3: Онлайн-сервисы
Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для осуществления этой процедуры, есть вариант воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Принцип работы всех подобных конвертеров примерно одинаковый, мы опишем его на примере сервиса CoolUtils.
- Используя ссылку выше, откройте страницу сайта, позволяющую выполнить онлайн-конвертирование файлов Excel. В этом разделе имеется возможность преобразовать их в следующие форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC. В блоке «Загрузите файл» жмем на «BROWSE».
- Открывается окно, в котором выберите файл в формате Excel и кликните по кнопке «Открыть».
- На этапе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае это формат DOC.
- В разделе «Получить файл» осталось нажать на «Скачать конвертированный файл».
Документ будет загружен на компьютер стандартным инструментом, который установлен в вашем браузере. DOC-файл можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.
Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из Excel в Word. Первый из них предполагает простой перенос содержимого из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов с помощью сторонней программы или онлайн-сервиса.
Источник: lumpics.ru