Excel для чего нужна эта программа

6 веских причин отправить сотрудников изучать Excel

Как уверенное использование табличного редактора Excel помогает оптимизировать работу компании.

Часто руководители обращаются ко мне с вопросами, есть ли универсальный инструмент, который поможет эффективно организовать и оптимизировать работу с данными, чтобы быстрее получать отчетность, и наглядно видеть результаты работы в графиках и диаграммах. Я рекомендую использовать Excel, как универсальное программное средство из пакета MS Office, с которым работаю уже много лет.

Если вам нужно увеличить прибыль, оптимизировать издержки, держать под контролем затраты, то без Excel не обойтись. Excel позволяет быстро и эффективно анализировать данные, визуально представлять свою работу, создавать отчеты, на их основе оптимизировать затраты и увеличивать прибыль. Таким образом, время и ресурсы, потраченные на изучение Excel, могут стать самым ценным вложением в сотрудников компании.

Давайте рассмотрим, что может дать уверенное использование программы Excel.

01. Суть Excel и основы — Простой Эксель

1. Экономите средства

Держать руку на пульсе, анализировать бизнес безусловно необходимо, и рынок предлагает нам множество программ для автоматизации бизнес-процессов. Но для их использования нужно потратить ресурсы — денежные и временные:

• предпроектная подготовка;
• покупка ПО;
• внедрение;
• техническая поддержка;
• обновление релизов.

А результат возможно будет не совсем таким, как вы себе представляете.

Excel, в первую очередь, широко распространенная программа, она входит в состав пакета Microsoft Office, и все что нужно – это научится эффективно ее использовать.

Я проводила анализ затрат, необходимых для внедрения автоматизации управленческого учета, и стоимость комплекса услуг по нашему запросу варьировалась от 900 тыс. рублей до 2,5 млн рублей (без учета стоимости ПО). Обучение сотрудников Excel выйдет намного экономичнее, и применять полученные знания они начнут быстрее, чем была бы внедрена автоматизация.

2. Применяете одну программу во многих бизнес-процессах

Excel — универсальный продукт. Программа подходит администраторам баз данных, бухгалтерам, экономистам и финансовым работникам, банковским служащим, менеджерам по продажам/закупкам, маркетологам, логистам, руководителям. Можно создавать и быстро заполнять базы данных; проводить сложные расчеты с применением встроенных функций; проводить анализ данных любой сложности: ABC и XYZ, факторный и дисперсионный анализ, анализ чувствительности инвестиционных проектов; таблицы Excel часто используются в качестве CRM для ведения клиентской базы или базы поставщиков.

• Бухгалтерам советую использовать в своей работе сводные таблицы, тем более, что используя возможности Excel в комплексе с 1C, можно получить более весомый результат, сократить время на обработку бухгалтерской информации для ввода ее программу, а также при последующем ее анализе.
• Для экономистов и управленческого учета Excel вообще незаменим: любые виды анализа финансовых аспектов деятельности и подсчет прибыли и расходов с учетом процентных ставок и инфляции возможны в Excel.
• Менеджеры по продажам могут создавать и хранить в Excel свои клиентские базы со всеми контактными данными и историей покупок, для них также незаменимым инструментом станут сводные таблицы.
• Логистам Excel пригодится благодаря возможности быстро систематизировать погрузку/выгрузку, объемы поставок, затраты и другие важные аспекты работы.

Маркетинг неразрывно связан с планированием бюджета, отслеживанием контент-стратегий, анализом конверсий и контролем задач, с чем великолепно справляется Excel.

8 инструментов в Excel, которыми каждый должен уметь пользоваться

Поэтому я считаю, что обучение программе нельзя недооценивать.

3. Принимаете решения быстрее

Изображения обрабатываются человеческим мозгом в 60 000 раз быстрее, чем текстовый материал.

Изучив возможности Excel, ваши сотрудники научатся наглядно представлять результаты своей работы по поставленным перед ними задачам, а наглядное представление информации существенно увеличивает скорость ее понимания и усвоения. Как известно, деньги заработать можно всегда, а потраченное неэффективно время невосполнимо, и вернуть его невозможно. Визуализация сразу фиксирует внимание на главном, и благодаря своей наглядности может быстро донести основные мысли и идеи.

Умение использовать графики и диаграммы позволяет дополнять аналитические таблицы Excel, отслеживать динамику изменений, оценивать факторы отклонений и значения важных показателей. Выбор типа диаграммы или графика, различные приемы, используемые в Excel для подготовки диаграмм, навыки создания нестандартных диаграмм и интерактивных диаграмм – все это больше не будет проблемой для ваших сотрудников, а результаты работы предприятия перестанут быть просто безликими столбиками цифр.

4. Помогаете сотрудникам работать эффективнее

Стандартно у каждого человека, работающего в Excel, есть множество вопросов и «набитых шишек»: то формула съедет из нужной ячейки, а то появляются различные ошибки, например, #Н/Д, #ДЕЛ/0, то приходится прокручивать большие массивы данных, пока не найдется нужная информация, а данные обрабатываются и вводятся вручную.

Обычно в таких ситуациях оптимальное решение остается для человека неизвестным, потому что он даже не предполагает, что в Excel существуют инструменты решения его проблемы. Удивительно, но часто на занятиях Excel, ученики удивляются, что есть волшебная клавиша F4, которая закрепляет ссылки на ячейки, и решает сразу много проблем с укрощением формул. И ведь это только самое начало, изучение Excel вместе со специалистом, поможет быстро и точечно залечить «набитые шишки».

Сотрудник, обученный эффективной работе в Excel, больше не будет отвлекаться в процессе работы на рутинные задачи, а также на поиск решения своих проблем, не будет отвлекать более подготовленных коллег, а направит всю свою энергию на рабочий процесс. Перед ним можно будет ставить более сложные и амбициозные задачи в работе.

5. Получаете конкурентное преимущество

Высокая отдача от квалифицированных сотрудников организации безусловно даст вам конкурентное преимущество, ведь сократится время на рутинную работу. То, что раньше делали в течение нескольких часов, а то и дней, можно будет сделать практически за пару кликов мыши. Новые направления деятельности и задачи не будут вызывать у ваших сотрудников страха и затруднения, ведь эффективная работа в среде программы Excel может успешно решать множество задач, возникающих в бизнес-процессах компаний.

Обучение сотрудников — это и возможность позитивно влиять на формирование внутреннего микроклимата и комфорта работы. Всегда нужно учитывать, что успешная деятельность компании основывается прежде всего на эффективной работе на всех уровнях компании.

Таким образом, обучение сотрудников Excel позволит вашей организации не только более успешно решать текущие задачи, но и поможет в решении задач, связанных с новыми направлениями деятельности и поддержании необходимого уровня конкурентоспособности.

6. Развиваете свой бизнес

Бизнес не стоит на месте и, конечно же, вы планируете расти и развиваться. Тогда скорее всего, вам захочется чего-то большего, чем Excel. Вы уже более решительно и серьезно станете рассматривать внедрение автоматизации на своем предприятии. И, в этом случае, вы также сможете опереться на данные, подготовленные в Excel. Правильно настроенные отчеты станут отличной базой для внедрения проекта автоматизации любого бизнес-процесса, а это поможет снизить затраты на предпроектную подготовку, у вас фактически будет все готово.

Вы будете знать, что конкретно вам нужно получить в результате автоматизации, так как уже существует работающая модель в Excel. И с большей вероятностью вы получите от автоматизации то, что хотите.

Как получить полный бесплатный доступ к публикации?

1. Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте

Источник: www.e-xecutive.ru

Почему стоит использовать Microsoft Excel?

Все инструменты Excel спроектированы так, чтобы пользоваться ими было максимально удобно. При этом можно достигать целей несколькими различными путями — в зависимости от предпочтений пользователя. Интерфейс Excel можно настраивать по своему вкусу. Он интуитивно понятен, нагляден и не требует специальных технических навыков. С ним просто и легко работать!

Ввод данных осуществляется с клавиатуры и при помощи мыши, а также посредством удобных, простых и понятных элементов управления. Правильность ввода может контролироваться и специальными средствами: проверка данных (Data Validation), автозавершение (AutoComplete), выбор из раскрывающегося списка (Pick From Drop-down List), автозамена (AutoCorrect). Автозаполнение сводит сложный, рутинный, многошаговый процесс к одному движению мыши. Копирование и перетаскивание данных и объектов с помощью мыши — давно утвердившийся и очень легкий способ заполнения и изменения содержимого рабочих книг Microsoft Excel (и не только их).

Контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши при перемещении указателя на любой объект, содержит наиболее употребительные команды, применимые в данном контексте к этому объекту. Пакет Microsoft Office имеет единый для основных приложений интерфейс и общий язык программирования, который доступен пользователям, никогда ранее не писавшим программы. Мастера — специальные средства Excel, которые в диалоговом режиме помогают пользователю шаг за шагом решить интересующую задачу, например задать формулу, выполнить запрос к внешнему источнику данных и т.п.

Коллективная работа и взаимодействие с Интернетом

По-прежнему Excel является глубоко интегрированным приложением Microsoft Office. Данные его таблиц, диаграммы и многие другие элементы могут быть вставлены в другие приложения Microsoft Office. И наоборот, в рабочий лист Excel можно вставить, например, презентацию, выполненную в PowerPoint, документ Word, рисунок, подготовленный в Paint, и т.д.

Не покидая среды Excel, можно отправить документ по электронной почте или по факсу. Использование служб Excel (Excel Services) позволяет организовывать коллективную работу с одновременным доступом к документу нескольких пользователей. Гиперссылки можно вводить в ячейки рабочего листа Excel.

Посредством гиперссылок просматриваются Web-документы Office, материалы корпоративной сети или Интернета. Публикация содержимого документа Excel на Web-странице является встроенной возможностью. Опубликованную страницу можно просматривать в обозревателе сети либо в самом Excel. При просмотре такой Web-страницы в Excel все содержимое, включая символы структуры, элементы управления, графические элементы и т.д. полностью сохраняет свою функциональность.

Оформление рабочего листа и представления данных

Шаблоны Excel — образцы, содержащие текст, формулы, стили ячеек, варианты оформления рабочего листа и процедуры VBA. Документ, созданный по шаблону, содержит все. что задается образцом. Стили позволяют именовать группу команд форматирования, а затем применить сразу вес эти команды для форматирования ячеек.

Для ячеек, имеющих определенный стиль, изменение определения стиля ведет к автоматическому изменению их форматирования. При этом Excel уже содержит огромное количество готовых стилей. При форматировании таблиц, диаграмм, графических объектов можно как использовать предопределенные стили оформления, так и устанавливать параметры каждого составного элемента диаграммы или диапазона таблицы по отдельности.

Средства работы с диаграммами позволяют чрезвычайно легко строить диаграммы любого из встроенных (их более семидесяти) типов. Изменить параметры или тип диаграммы можно так же легко в любой момент. На основании собственных настроек можно создавать свои шаблоны для будущих диаграмм. Графические объекты легко создаются непосредственно в Excel.

При этом поддерживаются различные виды объектов: готовые рисунки в разных форматах (Picture), стандартные фигуры (Shapes), клипы (ClipArt), надписи WordArt и рисунки Smart Art. Представление каждого из графических объектов можно настроить по своему вкусу, используя большой набор стилей.

В процессе настройки диаграмм и графических объектов последствия каждого сделанного выбора интерактивно отображаются на рабочем листе. Предварительный просмотр перед печатью позволит увидеть, как будет выглядеть рабочий лист на печатном листе, и при необходимости настроить различные параметры печати. Работа с рабочей книгой в режимах Разметка страницы (Page Layout) и Страничный режим (Page Break Preview) облегчает подготовку документа к печати. Вы убедитесь — Microsoft Excel по-прежнему является лидером в области средств оформления рабочих листов и представления данных!

Средства анализа данных

Таблицы Excel являются средством для работы с небольшими базами данных, которые могут располагаться прямо на рабочем листе. Для доступа к внешним источникам данных используются такие средства как Microsoft Query, а также прямое подключение (Connection) к внешней базе данных. Можно извлекать данные и по Web-запросу. Встроенные средства Excel позволяют сортировать и фильтровать данные прямо на рабочем листе.

Excel содержит инструменты, облегчающие обычные, часто повторяющиеся процедуры анализа данных. Вместо монотонного выполнения одних и тех же операций воспользуйтесь услугами одного из удобных графических инструментов. Множество встроенных функций Excel помогут пользователю быстрее подготовить глубокий анализ данных. Набор функций и мастеров заметно увеличится, если установить специализированные надстройки Excel. Например, Пакет анализа (Analysis ToolPak) позволяет решить самые сложные финансовые, статистические или инженерные задачи; Поиск решения (Solver) — задачи оптимизации.

Каждый, кому необходимо проанатизировать базу данных, по достоинству оценит возможности сводных таблиц. Их интерфейс позволяет перестраивать анализируемые данные в считанные мгновения. В сводные таблицы можно включать формулы, задаваемые пользователем. И наконец, в Microsoft Excel есть возможность создания сводной таблицы на основе внешней OLAP-базы данных.

Для подготовки сложного отчета используйте возможности структурирования рабочих листов. Структурирование позволяет управлять степенью детализации представляемых данных. Подготовить итоговый отчет для данных, расположенных на многих рабочих листах, поможет средство консолидации данных, которое может работать и с несовпадающими по структуре рабочими листами, что выгодно отличает Excel от других систем электронных таблиц.

Что нового в Microsoft Excel 2010?

Наиболее заметной особенностью Excel версии 2010 (Excel 14.0) (а также других основных программ пакета Microsoft Office 2010) стала возможность удобно управлять структурой команд на ленте. Excel 2010 позволяет создавать собственные вкладки и группы, а также переименовывать и переупорядочивать встроенные.

Еще одна особенность Excel 2010 — представление Backstage, которое пришло на замену кнопке Office, делая доступ к типовой функциональности меню Файл интуитивно более понятным и одновременно более удобным за счет лучшей организации встроенных команд. Особый тип диаграмм — спарклайны (или инфокривые), появившиеся в Excel 2010. Они помещаются в одну ячейку, что позволяет визуально отображать графики небольшого размера непосредственно рядом с данными.

В контексте работы со сводными таблицами заметным нововведением стал более удобный интерфейс настройки и форматирования и повышение производительности при обработке данных. Следует также выделить новую возможность визуальной фильтрации данных в сводных таблицах с помощью срезов. Важной характеристикой новой версии является увеличение точности ряда встроенных функций, а также появление новой функции Агрегат() , возвращающей результат вычислений агрегатной функции по списку или массиву. Полный список новых возможностей Microsoft Excel 2010 можно найти в справочной системе к Microsoft Excel.

Источник: excel2010.ru

Использование Excel в современном мире

У каждой компьютерной программы есть свои основные функции, особенности и границы возможностей. И чтобы полноценно использовать все предлагаемые средства, необходимо знать об их существовании. Excel до сих пор остается одним из самых недооцененных большинством пользователей продуктов компании Microsoft.

Обучение Excel позволяет раскрыть весь потенциал этой удобной офисной программы для бухгалтеров, экономистов, финансистов, секретарей и менеджеров. Обладая практически безграничным функционалом, Excel позволяет работать с данными на разных уровнях. При этом чаще всего пользователей интересует базовая возможность создания таблиц.

Текстовые и числовые данные легко вносятся в поля, что позволяет быстро структурировать имеющуюся информацию и отображать её в понятном виде. Также пользователи используют функцию суммирования данных в ячейках по аналогу с огромным калькулятором. Но на этом возможности Excel не заканчиваются, ведь главная составляющая этой программы — аналитика. Именно способность совершать операции с внесенными данными отличает её от обычного редактора таблиц. Зачастую можно уменьшить количество действий и установленных на компьютере программ, освоив функционал Excel полностью.

Удобство этой практичной программы в том, что она многофункциональна и проста в обращении. Однако многие пользователи не хотят её изучать, поскольку считают слишком сложной и требующей особых навыков. На деле нужно лишь знать, как совершать возможные операции. Многооконный интерфейс позволяет одновременно работать с несколькими разными таблицами, переключаться между ними, переносить данные из одной в другую, сохранять в одном файле связанные между собой таблицы. Курсы Excel в Санкт-Петербурге помогут понять основные принципы программы, узнать функции для работы с данными, а также научиться самостоятельно анализировать информацию и вносить изменения в функционал.

Базовые знания позволят не только вносить информацию в ячейки и формировать строки и столбцы, но и оперировать данными для получения нужных результатов. Самой простой и широко известной является функция СУММ (SUM). Она позволяет быстро просуммировать данные в выделенных ячейках. Но часто требуется отбор данных по какому-то параметру (определенный месяц, диапазон значений, группа товаров и пр.), в этом случае анализ поможет провести функция СУММЕСЛИ (SUMIF). Нужно лишь ввести критерии для отбора нужных данных, а программа выдаст сумму исключительно подходящих под указанные параметры значений. Excel позволяет выполнять совершенно разные по сложности и важности задачи: от статистической выборки и дисперсионного анализа до расчетов процентов по вкладам и кредитам,

Особого внимания заслуживают Excel макросы . Этим словом обозначаются последовательности действий, созданные пользователями. Они позволяют значительно упростить работу с данными за счет автоматизации рутинных процессов. Повторяющиеся действия можно один раз записать, сделав своего рода шаблон для программы.

После этого Excel будет справляться с поставленной задачей самостоятельно после нажатия определенной кнопки. Для записи используется язык Visual Basic for Applications. Научившись самостоятельно программировать, действуя по определенному алгоритму, пользователи избегают монотонных действий и тратят намного меньше времени на работу, создавая возможности под свои запросы и требования.

Людям, совершенно незнакомым с этой программой, лучше начинать изучение Excel с нуля на специальных курсах. Хоть многие возможности и были разработаны так, чтобы было удобно как специалисту, так и начинающему, но разобраться во всех аспектах самостоятельно очень непросто, потребуется время и большое количество профессиональной литературы. Базовые знания можно получить в учебном центре «Амилен». Опытные преподаватели без спешки и с пониманием дела расскажут об интерфейсе программы, о правилах построения таблиц и о том, как нужно вносить в них информацию. Excel для новичков создан специально для тех, кто только начинает работать с программой и хочет быстро и грамотно использовать её возможности.

Многие люди, с успехом закончившие базовый курс, возвращались в центр на индивидуальные занятия, чтобы изучать программу дальше. Они задавали преподавателям вопросы, которые в 80% случаев повторялись. Поэтому было принято решение создать специальный углубленный курс. В него вошли ответы на самые популярные вопросы, а также более сложные темы, требующие наличия навыков и опыта работы с программой.

Источник: amicenter.ru

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

Рано или поздно мы сталкиваемся с задачами, для которых приходится осваивать новые программы, и одна из таких программ, без которых не обойтись, это Microsoft Excel . Если взглянуть на программу глазами начинающего пользователя, то Excel практически ничем от Word не отличается, только внутри, там где должен быть лист документа (рабочее поле), много ячеек. Для чего же Excel ячейки? Помещая туда текст, мы можем форматировать его, придавая различные формы, изменяя направление текста. В ячейки также удобно помещать различные формулы и вести вычисления. Благодаря тому, что размеры ячейки можно изменять, а также объединять ячейки, получается создавать очень сложные таблицы.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПО ИКТ.pptx

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН? ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ В MS EXCEL ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ В MS EXCELMS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

Рано или поздно мы сталкиваемся с задачами, для которых приходится осваивать новые программы, и одна из таких программ, без которых не обойтись, это Microsoft Excel . Если взглянуть на программу глазами начинающего пользователя, то Excel практически ничем от Word не отличается, только внутри, там где должен быть лист документа (рабочее поле), много ячеек. Для чего же Excel ячейки?

Помещая туда текст, мы можем форматировать его, придавая различные формы, изменяя направление текста. В ячейки также удобно помещать различные формулы и вести вычисления. Благодаря тому, что размеры ячейки можно изменять, а также объединять ячейки, получается создавать очень сложные таблицы. Кстати, именно из­за вычислений чаще мы пользуемся именно программой Excel , т.к. достаточно сложной конструкции таблицы можно создавать и в Word.

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

ТОЧНОСТЬ ВЫЧИСЛЕНИЙ В MS Excel • MS Excel оперирует числами в двоичной системе счисления, при этом для хранения каждого двоичного числа используется 8 байт (64 двоичных разряда). Поэтому любое десятичное число в MS Excel может содержать не более 15 значащих цифр.

Если ввести десятичное число, содержащее более 15 значащих цифр, то «лишние» цифры просто отбрасываются или заменяются нулями, но число не округляется. Если во введённом числе целая часть состоит более чем из 15 цифр, то нулями заменяются младшие разряды числа, а само число отображается в экспоненциальном формате. Если вводится дробное число, у которого целая часть имеет менее 15 цифр, то отбрасываются все цифры, начиная с 16­й, которые отсчитываются от старшего разряда числа, при этом число будет отображаться в обычном или экспоненциальном формате (если целая часть состоит из более чем 12 цифр). Если вводится дробное число с нулевой целой частью, то 15 цифр, которые сохраняются в числе, отсчитываются вправо от десятичной запятой, при этом число будет отображаться в экспоненциальном формате.

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В MS Excel • По сути своей Excel — это и есть таблица, состоящая из ячеек. Остается только оформить нужный фрагмент. Активизируем нужные ячейки (выделяем их левой кнопкой мыши при удержании первой ячейки) и применяем к ним форматирование. • Для оформления таблиц будем использовать: • 1. Изменение ширины и высоты ячеек. • Для изменения ширины и высоты ячеек проще всего использовать серые поля по краям ячеек:

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В MS Excel • Поставьте курсор на границу между ячейками на сером поле и удерживая левую кпопку мыши потяните в сторону, после чего отпустите. • Для того, чтобы задать размер сразу нескольким столбцам или строкам, активизируйте нужные строки/столбцы, выделив их по серому полю и произведите выше описанную операцию над любой из выделенных ячеек серого поля.

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

• 2. Окно диалога «Формат ячеек», которое вызывается двуми способами: правой клавишей мыши через меню (что удобнее, т.к. всегда под рукой) или в главном меню через закладку «Формат». При вызове «Формата ячеек» выпадает окно с закладками «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Вид», «Защита». Нам в первую очередь понадобятся закладки «Выравнивание» и «Граница».

Презентация «MS EXCEL – ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?»

• Вкладка «Выравнивание» снабжена основными инструментами для изменения текста внутри ячеек: — выравнивание текста не только по горизонтали (что можно сделать и через основное меню вверху страницы), но и по вертикали внутри ячейки — перенос по словам — объединение ячеек — ориентация текста по вертикали и под углом • • • •

Источник: znanio.ru