Эвотор что это за программа и нужна ли она

Что дает автоматизация общепита? 32 функции и фишки

Кофейни, пекарни и точки фаст-фуда в этом году, на постпандемийной волне, растут, как грибы после дождя. Некоторые из них живут, как бабочки-однодневки, сезонно, делая все на коленке. А есть те, кто начинает расширяться и увеличивать как выручку и прибыль, так и количество точек, причем достаточно быстро.

Что отличает первых и вторых? Кто становится успешным и идет расширяться и автоматизироваться, а кто исчезает с улиц через два-три месяца? Первые начинают озадачиваться вопросом автоматизации на самых ранних этапах, когда многие говорят: «Ну и зачем мне это, я и так сам за всем могу следить». Вы можете, конечно. Но насколько это эффективно?

В начале небольшому бизнесу и не нужна полновесная серьезная система автоматизации, вроде r_keeper или iiko. Это и дорого, и сложно в настройке и внедрении. Но у вас точно есть или будут какие-то процессы, которые стоит автоматизировать. И вы, скорее всего, даже и не знаете, что это можно сделать.

Фискальный накопитель. Что за штуковина такая?

Поговорим про это море разных функций, чтобы вы знали, что есть и где это искать. Для этого мы сравнили функционал разных сервисов для общепита в магазине приложений “Эвотор.Маркет” и выделили базовые и специализированные функции, а также интересные “фишки”. Но даже если вы не работаете на «Эвоторе», вы можете использовать наш гайд для подбора ТУ сервисов с учетом нужной вам функциональности.

Обслуживание

Самое популярный и наиболее используемый софт в кафе и ресторанах ― тот, что облегчает обслуживание клиентов.

1. Работа со столиками и на стойке

или одновременно обоими способами, если вы в кафе продаете еще и на вынос. Для этого нужно по-разному организовать работу сотрудников. Вы можете заменить или перенести блюда другому гостю или за другой стол в случае ошибки или изменения посадки гостей.

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus и 1c-Рарус.

2. Оплата чека

Разделение чека между гостями в любой момент, даже если гости не предупредили заранее. Сейчас эта возможность ожидается гостями по умолчанию и вызывает недоумение, если в кафе этого сделать не могут.

Оплата как картой, так и наличными в одном чеке.

Доступно в r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus

Прием безналичных чаевых возможен сейчас при синхронизации с почти любыми сервисами и программами. Скорее всего, отдельно придется платить за сам сервис, но интегрироваться вы точно сможете с r_keeper lite. Например, Cloudtips.

4. Отправка уведомления от официанта на кухню

Процесс, в котором происходит самое большое количество ошибок — это передача официантом заказа на кухню. Передал листочек повару — а тот не разобрал почерк… Есть программы, которые сделают из этого простую историю — официант даже не подходит к кухне, работает за терминалом, а на кухне стоит принтер, где вылезает чек с уже указанным количеством блюд, которые необходимы.

Эвотор: оприходование на склад и инвентаризация

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus.

5. Информирование официанта о готовности заказа

Это удобно, так как официант не тратит время на заглядывание на кухню, а проводит время за стойкой и видит, что готово и идет уже за готовым блюдом.

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus.

6. Контроль персонала

Роли персонала с разным уровнем доступа не позволят сотрудникам самостоятельно изменить цену на товар (например, сделать скидки друзьям или, наоборот, себе в карман класть с цены выше)

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Ireca Solo Plus.

7. Технологические карты

Техкарты вы просто обязаны иметь по закону. Тут никак не отвертеться. Но и вам это удобно будет в работе. Техкарта — это разложение вашего блюда на составляющие — сколько в салате грамм горошка, сколько майонеза и т.п. Это позволяет понимать, как готовить и делать блюда всегда одинаковыми для ваших клиентов и дает четкую инструкцию для ваших сотрудников по готовке.

На старте составление техкарт и удобных отчетов займет какое-то время, но в будущем вы будете тратить на это 2-3 часа в месяц, обладая самой полной и актуальной информацией. Сервисы позволяют загрузить техкарты в xls/csv форматах — например при переходе из других систем автоматизации или если их разрабатывал шеф на заказ в Excel, как часто бывает.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

8. Расчет себестоимости блюд

Калькуляция себестоимости для формирования правильной цены блюда. Именно создание техкарт позволяет четко понять, какой процент фудкоста получается по каждому изделию и адаптировать цены и наценку на разные виды продукции. Можно смотреть отчеты по себестоимости по разным видам продукции за разные периоды и повышать цены в случае, если сырье стало дорожать.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

9. Калькуляция калорийности блюд

Если в техкарте есть КБЖУ ингредиентов, из которых готовят блюдо, его калорийность рассчитается автоматически. Если калорийность или ингредиенты изменятся, то программа сделает перерасчёт автоматически.

Зачем это нужно? По закону вы обязаны указывать калорийность блюд. А еще клиенты могут (и, скорее всего, будут) спрашивать у официанта, если это не отражено в меню. Такое знать не помешает.

Доступно в r_keeper lite

10. Модификаторы блюд

Можно создавать и модификации товаров, к примеру, для блюда разного веса или размера. Это позволяет официантам искать блюда быстрее или добавлять к ним какие-то дополнительные ингредиенты. Например, сиропы к кофе или соусы к картошке. Это увеличивает средний чек, официант не забывает это предложить, и ему не надо искать среди большого меню — все спрашивается и добавляется в систему последовательно.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Складской учет
11. Учет остатков, складской учет

Складской учет в сочетании с техкартами позволяет автоматически списывать количество ингредиентов блюда со склада. Можно отслеживать актуальные остатки и продажи, чтобы вовремя закупать необходимую продукцию у поставщиков и сразу из сервиса отправлять заказ. Сразу видно, когда заканчиваются полуфабрикаты и ингредиенты. Самые ходовые блюда не попадут в стоп-лист и продажи не встанут.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

12. Уведомления о низких остатках

Можете настроить получение уведомлений о низких остатках какого-то продукта через телеграм-бот.

Доступно в r_keeper lite

13. Автоматическое формирование документов реализации в момент продажи

Чтобы не делать много разных действий руками, можно настроить автоматическое формирование документов реализации сразу в момент продажи.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

14. Работа с алкоголем (ЕГАИС)

По закону заведения общепита должны передавать в ЕГАИС информацию о работе с алкоголем. Это документ «Вскрытие тары», в котором должна быть информация об акцизной марке.

Для “Эвоторов” для этого нужен сервис “УТМ Плюс”. Сервис обеспечивает работу по закону, отслеживая все изменения в законодательстве.

В r_keeper lite доступна только реализация пива, Quick Resto работает и с крепким алкоголем.

15. Работа с маркированным товаром

У заведений общепита, которые не продают молочную продукцию в потребительской упаковке через кассу, а используют в производстве, есть отсрочка по внедрению маркировки до 1 декабря 2023 года.

Попросите вашего поставщика выводить товар из оборота за вас. В ручном режиме в личном кабинете в ГИС МТ поставщик можно вывести товар из оборота по причине «Использование для производственных целей». Если совмещаете розничную продажу молока и использование в собственных нуждах/приготовлении блюд, допустим, в кафе стоит холодильник с мороженым, то вам нужно зарегистрироваться в ГИС МТ, начать принимать этот товар по ЭДО и на кассе сканировать код маркировки товара. В этом случае часть продукции вы продаете через кассу, а часть ― вручную выводите из оборота в личном кабинете ГИС МТ с признаком «Использование для производственных целей».

По маркировке упакованной воды ― обязательное ЭДО для розницы с 1 ноября 2022 года; продажа через кассу с обязательным сканированием кодов маркировки с 1 марта 2023 года, передача сведений о выбытии товара для HoReCa c 1 декабря 2023 года.

Для “Эвоторов” для работы с маркированным товаром (приемка по ЭДО, продажа по коду маркировки) нужно купить и установить сервис “Маркировка”, который будет передавать данные в систему маркировки.

Доступно в r_keeper lite, 1с-Рарус:Фастфуд Evo, 1с-Рарус:Ресторан Evo

16. Синхронизация с Mixcart

Mixcart — это самый популярный сервис для автоматизации работы с поставщиками, который позволяет обмениваться документами и отправлять заказы напрямую.

Доступно в r_keeper lite — можно делать все в одном месте.

17. Аналитика продаж и отчеты

Не нужно ничего придумывать — уже есть созданные отчеты, которые позволят вам понять самое главное о вашем заведении.

Можно вести аналитику продаж и вывести топ самых продаваемых товаров в разные часы/дни, чтобы точно понимать, когда их актуально готовить.

Доступна аналитика по смене, по заведению, за определенный период, по самым востребованным блюдам. Отчеты о продажах с данными о выручке, наценке и полученной прибыли по блюдам и группам блюд.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

18. Создание персональных отчетов и дашбордов

Если вам нужны определенные, нестандартные отчеты, то их тоже можно настроить, а дашборды будут визуально и наглядно показывать вам все, что происходит в вашем заведении.

Доступно в r_keeper lite

19. Аналитике в режиме онлайн, до закрытия смены

Можно контролировать все продажи и работу персонала в режиме онлайн удаленно, не дожидаясь закрытия смены, а также вносить актуальные изменения, не дожидаясь конца рабочего дня.

Доступно в r_keeper lite

20. Аналитика по выручке

В любой момент, а не только после закрытия смены, можно посмотреть отчеты по выручке, в том числе и сколько наличных, а сколько транзакций по карте.

Доступно в r_keeper lite

21. Выгрузка отчетов

А может вам нужно, чтобы отчеты можно было выгрузить в Excel для каких-то целей — отчетность перед учредителями или налоговой? Тоже не проблема.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

22. Мобильное приложение

Смотреть на результаты вашего заведения с компьютера — удобно. С кассы — тоже удобно. А еще есть мобильные приложения специально для управляющих и хозяев, которые аккумулируют всю информацию по аналитике и текущим показателям у вас на телефоне. Вы в любой момент, в удобном читабельном формате можете узнать, как дела на какой точке.

Доступно в r_keeper lite

Лояльность

Программы лояльности ― важная и нужная вещь, так как позволяет в среднем увеличить выручку на 20%, а также меньше тратить денег на привлечение новых покупателей.

Позволяет выстроить коммуникацию с постоянными клиентами. По статистике, при наличии системы лояльности в заведении в любом виде, каждый второй клиент приходит второй раз.

В Эвоторе встроенная система лояльности доступна только в r_keeper lite за ту же цену. Со всеми другими системами вам необходимо ее докупать в категории приложений лояльности.

Расскажем о самых популярных направлениях систем лояльности, которые доступны в r_keeper lite (данными системами лояльности пользуются, как крупные заведения, вроде Шоколадницы, так и, например, небольшие кофе-поинты).

23. Бонусная система

Возможность создать бонусную программу лояльности с базовыми функциями: начисление и списание баллов, возможность менять ставку начисления баллов. Это самая популярная механика лояльности и в общепите, и в розничной торговле: у клиента копятся баллы, которые он может потратить на следующую покупку. Это заставляет клиента приходить чаще и совершать покупки.

24. Дисконтная программа лояльности

Скидочная система лояльности — когда клиент, приобретая у вас на определенную сумму, начинает получать стабильную скидку на все последующие покупки и по нарастающей. Такие используют крупные сети.

25. Скидка на N-ную чашку кофе

Это самая популярная акция в кофейнях, но она не обязательно должна быть привязана именно к кофе, вы можете выбрать, например, бизнес-ланч или определенное блюдо.

26. Скидки или дополнительные баллы в день рождения

Мотивирует постоянных покупателей вернутся в ваше заведение.

27. sms-рассылки

Позволяют сообщать клиентам о скидках, акциях, новом меню в определенные дни. В r_keeper lite можно выбрать сегмент пользователей и сделать им рассылку напрямую.

28. Печать кастомизированного чека — акции/реклама

Очень популярная история, которая позволяет сделать из чека средство коммуникации и напечатать скидку на следующее посещение, например.

29.

Только этот ФФД поддерживает продажу маркированных товаров. С 1 февраля 2022 года все предприниматели должны перейти на него.

Настройка маркировки на Эвотор

Важно! Перейдите в профиль администратора, чтобы получить доступ к вкладке «Настройки».

Проверьте версию операционной системы ККТ. Она должна быть не ниже 4.7.2

1. Настройки → Обслуживание кассы → Пункт «Версия ОС»

Если версия ОС ниже 4.7.2 на пару версий, то подключите ККТ к Интернету и не трогайте устройство 10-15 минут. Обычно обновления устанавливаются автоматически.

Если версия ОС сильно устарела или касса не устанавливает обновление сама, необходимо вручную загрузить обновление. Важно сделать это правильно — последовательно устанавливать каждую версию, пока не дойдете до последней. Наши инженеры могут сделать это за вас.

Проверьте версию приложения «EvotorPOS». Она должна быть не ниже 8.4.3-603.

1. Настройки → Приложения → EvotorPOS

Если версия приложения ниже 8.4.3-603 на пару версий, то подключите ККТ к Интернету и не трогайте устройство 10-15 минут. Обычно обновления устанавливаются автоматически.

Если версия приложения сильно устарела или касса не устанавливает обновление сама, необходимо вручную загрузить обновление. Наши инженеры могут сделать это за вас.

Проверьте свой ФФД. Для маркировки подходит только формат ФД 1.2.

1. Настройки → Обслуживание кассы → Дополнительные операции→ Итог регистрации ККТ

ККТ распечатает отчет «Итоги изменения параметров регистрации», вам нужна строка «ФФД ККТ».

Если у вас другой ФФД, то вам нужно купить новый фискальный накопитель.

Подскажем, относится ли ваш товар к маркированным

Оставьте заявку или позвоните сами8 (800) 700 40 85

Проверьте прошивку фискального регистратора. Она должна быть не ниже 5424.

1. Настройки → Обслуживание кассы → Версия ККТ

Если версия ККТ немного ниже, то ничего страшного. Она обновится автоматически после установки приложения «Маркировка».

Если версия сильно устарела, то придется обратиться к специалистам, так как сама касса уже не обновится. Наши инженеры сделают все за вас.

Проверьте версии приложений EvokkmDriver (версия не ниже 3.1.2.-77) и paidUpdates (не ниже 1.7.0)

1. Ищите приложения через Еще → Настройки → Приложения

Если версии приложения ниже на пару версий, то подключите ККТ к Интернету и не трогайте устройство 10-15 минут. Обычно обновления устанавливаются автоматически.

Если версии сильно устарели или касса не устанавливает обновления сама, установить их вручную. Наши инженеры могут сделать это за вас.

Проверьте версии дополнительных приложений, если вы ими пользуетесь. Например, версию приложения «Предоплата» (не ниже 1.5.2) или «Кредит» (не ниже 1.3.1).

Получите УКЭП

Сейчас получить усиленную электронно-цифровую подпись можно бесплатно в каждом отделении налоговой.

Зарегистрируйтесь в ЭДО

Регистрация в электронном документообороте бесплатная. Вы можете выбрать из нескольких операторов:

• TAXCOM
• СБИС
• Астрал
• Платформа ЭДО

На этом моменте вы можете столкнуться с несколькими уведомлениями:

• «Аккаунт в ЭДО не подходит для маркировки» — это значит, что обмен данными между оператором документооборота и ЛК слишком долгая. Попробуйте зарегистрироваться на следующий рабочий день.
• «Пользователь уже зарегистрирован у оператора ЭДО. Зайдите в ЛК оператора ЭДО и привяжите текущий сертификат» — это значит, что у вас уже имеется аккаунт документооборота, к которому привязана другая подпись. Поменяйте подписи и повторите попытку.
• «Сертификат не действителен. Пожалуйста обратитесь в техническую поддержку» — это значит, что ваша подпись не подходит для работы с маркировкой. Например, если у вас просто ЭЦП, а не УКЭП.

Зарегистрируйтесь в «Честном ЗНАКЕ»

После создания личного кабинета ЭДО вам предложат пройти регистрацию в «Честном ЗНАКЕ».

Проверьте готовность браузера → Проверить

Чтобы продолжить регистрацию, она должна быть подтверждена.

Важно! Если вы нашли ошибку, проверьте данные регистрации УКЭП (именно оттуда подтягивается вся информация).

Зарегистрируем в Честном знаке

Оставьте заявку или позвоните сами8 (800) 700 40 85

Установите на Эвотор программу маркировки

Эвотор приложение «Маркировка» как установить:

Активация на Эвотор сервиса маркировки

На этом этапе у вас уже должны быть все учетные записи и подключенный сканер. Без всего этого приложение работать не будет.

Как настроить на Эвотор маркировку: инструкция

1. Обеспечьте стабильное интернет-соединение, иначе касса будет выдавать ошибку «Нет Сети».
2. Откройте приложение → Укажите оператора ЭДО

Важно! Если у вас УКЭП на простой флешке, то перед тем, как подключить ее к ККТ, установите через личный кабинет приложение «КриптоПро», чтобы подпись считалась.

Приложение полностью готово к работе.

Источник: evotor.me