ЕВФРАТ— Документооборот
Организация работы в системе. Окно просмотра документа. Создание поручений и согласований по документу. Встроенная почта системы «евфрат-документооборот».
ЕВФРАТ— Документооборот
При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.
Реки мира: Евфрат
Организация работы в системе
По своему пользовательскому интерфейсу программа «ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу — текст выбранного сообщения.
В папки «входящие», «исходящие» и «отправленные» поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» — соответственно контролером.
Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину» попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы — все документы в системе «ЕВФРАТ-Документообо-рот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их «поднять» и посмотреть, кто и как по ним работал.
Для авторизации в системе используются пароль и логин, которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя.
Организация электронного документооборота представлена в системе в виде «потоков» — деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока — входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.
Окно просмотра документа
Документ в системе — это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.
Главный Признак Конца — Высохший Евфрат
Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.
Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.
К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.
Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.
При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.
Создание поручений и согласований по документу
После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется к бумажному документу.
В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу.
В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.
Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее).
Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.
Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.
В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.
Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм «пользовательских ролей».
Встроенная почта системы «евфрат-документооборот»
В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью «адресной книги» разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим «ЕВФРАТ-Документооборот», то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.
Модули системы
Модуль «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.
С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.
Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.
Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.
Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».
Установка системы
Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу «ЕВФРАТ-Документооборот», администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.
Опыт внедрения системы
Молодая компания «Плюс Телеком» существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании «Плюс Телеком» Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:
— Решение о внедрении СЭД в «Плюс Телеком» было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.
Компания «Плюс Телеком» использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно «инициатива сверху» дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.
— Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.
Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.
Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании «Плюс Телеком». Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.
Поскольку «Плюс Телеком» имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.
Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.
Источник: geum.ru
Характеристика возможностей и компоненты системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
систему управления информационными потоками и документами организа- ции, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании независимо от численно- сти и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках не- большого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» включает в себя следующие ос- новные компоненты:
«ЕВФРАТ-Документооборот» – основная программа, предназначенная для регистрации документов, контроля исполнения, обмена сообщениями, поиска и других операций, непосредственно связанных с содержательной ра- ботой. Программа «ЕВФРАТ-Документооборот» устанавливается на компью- терах всех сотрудников, работающих с системой.
«Администратор» – программа, при помощи которой администратор на- страивает систему, в частности регистрирует пользователей и задает права дос- тупа, формирует новые потоки документов. Программа «Администратор» обыч- но устанавливается на компьютере администратора или на компьютере-сервере.
«Сервер Документооборота» – программа, обеспечивающая всем поль- зователям доступ к документам, поручениям, сообщениям и другим данным, с которыми работает система. «Сервер Документооборота» устанавливается на компьютере-сервере.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» помогает в решении сле- дующих задач:
· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной дея- тельности;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудни-
ков и издержек на расходные материалы;
· создание единого информационного пространства предприятия;
· обеспечение надежности учета и хранения документации;
· организация эффективной защиты информации.
«ЕВФРАТ -Документооборот » обеспечивает технологию учета, контроля и перемещения документа в соответствии с принятыми в организации стан- дартами делопроизводства и документооборота. При этом на любом этапе
«ЕВФРАТ -Документооборот » позволяет получить информацию о состоянии задания, сформировать типовой отчет о ходе исполнения документов и пору- чений.
Источник: znanio.ru
Е1 Евфрат
Е1 Евфрат — комплексная система электронного документооборота и делопроизводства с возможностью работы с контрагентами, обработки первичной документации, удалённой и совместной деятельности, опциями поиска и фильтрами. Сервис обеспечивает информационную безопасность и позволяет вести архив документов компании. Программное обеспечение входит в Единый реестр российских программ и доступно в вебе, поэтому подразумевает доступ с любого устройства.
Решение создано для компаний среднего и малого бизнеса различных сфер. Особенно оно подойдёт представителям организаций с разветвлённой системой филиалов и широкой базой клиентов и поставщиков. Система призвана оптимизировать работы административных отделов, секретариата, бухгалтерии и кадровых департаментов. С её помощью руководители смогут контролировать работу подчинённых, а сотрудники — быть в курсе бизнес-процессов и вовремя реагировать на поручения и изменения.
Ввод и последующая регистрация документов в Е1 Евфрат производится посредством импорта. Технология Drag Экономный», 5 типовых потоков документов, 9 типовых отчётов, хранение до 10 Гб информации, возможность одновременной работы до 10 пользователей
Цена до 95 000 rub в месяц
SaaS-решение, тариф «Неограниченный», 5 типовых потоков документов, 9 типовых отчётов, хранение до 200 Гб информации, возможность одновременной работы до 100 пользователей, бесплатная техподдержка, бесплатное обучение 1 администратора, 1 технолога и 10 пользователей
Источник: coba.tools
last_bpmn
Ознакомился с системой документооборота и моделирования бизнес-процессов нижнего уровня «Евфрат», компании Cognitive Technologies. Данная система покрывает в базовой части функционал документооборота; возможна комплектация CRM. Сразу отмечу, что использует она собственную СУБД «Ника» о боеспособности которой не могу судить, но факт собственной субд вызывает почтение (рассмотренные ранее системы использовали готовые, здесь тоже возможен вариант MS SQL).
Моделирование бизнес-процессов в Евфрат Документооборот
Также мне импонирует название русскими буквами «Евфрат», только немного евреями попахивает). Что система имеет: дизайнер (форм, бизнес-процессов) и пользовательский интерфейс (толстый и тонкий клиент); дизайнер форм создает шаблоны готовых вордовых документов.
Дизайнер удалось потрогать, визуально похож на инструмент моделирования Доксвижн — пару кнопок и серое поле, собственная нотация.. Главный минус не в интерфейсе (этого хватало и в Business Studio) а отсутствии универсальности: есть общепринятые стандарты описания бизнес-процессов, для чего создавать свой. Ведь в конечном счете предприятие реорганизуется и нельзя делать привязку на отдельных аналитиках «разбирающихся в построенном». Такова специфика рынка — продукт покупают компании с большими планами.
Причины собственной нотации в возрасте продуктов: тогда не было адекватной нотации для исполняемых процессов, но кто мешает сейчас доработать (как bpmn в ELMA например). Однако, Евфрат больше система электронного документооборота делопроизводства.
Интерфейс пользователя в системе Евфрат
В целом программа Евфрат похожа на улучшенный DocsVision. Поддерживает API, функционален по части документооборота и есть модуль CRM (дополнительно). Не понравилось отсутствие демо данных, открытие в отдельных окнах новых операций. При создании документов (и других операциях) половина страницы «убивается» = кушается интерфейсом — смотрите скрины, из-за этого нужно прокручивать скролл. Быстрые сквозные кнопки и меню вовсе отсутствуют.
Из особенностей: при операциях согласования/ознакомления документа права доступа раздаются только на время согласования, т.е. затем придется специально их выставлять для этого же человека. При просрочке задачи-поручения почему-то оповещение о просрочке выполнения не падает. Редактировать поручение может только контролирующий, т.е. не всегда это автор!
На сайте есть хороший график эффективности внедрения систем документооборота, из чего я делаю вывод о понимании сферы деятельности со стороны компании, только они как собаки — «чует и хвостом виляет, а сказть не может». В самой программе не заложена философия удобства и продуманности, она ненамного лучше » стандартных офисных программ и электронной почты «. По мере работы с системой Евфрат периодически выпадает сообщение о состоянии субд.. — может это связано с моей ОС — W-7..
Главная страница системы Евфрат: все в одном месте, но не знаешь на чем сфокусировать взгляд. Цветовое выделение немного спасает.
Что действительно порадовало, так это дополнительные модули по автоматическому формированию рег. карточки на основе электронного документа, что значительно может сэкономить время делопроизводителя. И вообще стремление Евфрата к автоматизации рутины радует. Но интерфейс от этого удобнее не станет.
P.S. Систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Евфрат можете приобрести за 170 000 р. на 25 пользователей, но ввиду особенностей СУБД «Ника» нельзя будет расширять число пользователей на этой же БД, как в DocsVision или ELMA где используется стандартный MS SQL, бесплатная база данных FireBird. Придется новые лицензии субд ника покупать при расширении штата, а к этому можно приплюсовать конвертацию (а можт и нет). потерю времени, поэтому лучше сразу MS SQL. В целом напоминает улучшенный DocsVision — работать удобнее, но есть ключевые моменты, нагружающие работу пользователя, не создающих ему условий найти главное.
Источник: last-bpmn.livejournal.com