Еседо программа что это

Губернатор Санкт-Петербурга работает с документами в электронном виде

Государственная информационная система «Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга» (ЕСЭДД) создана Консорциумом «Кодекс» на основе системы электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот» и развивается уже более 15 лет.

На сегодняшний день к ЕСЭДД подключены 18 подразделений

Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, 40 отраслевых органов власти и 18 районных администраций. В ЕСЭДД зарегистрировано 7430 активных пользователей, среди которых с августа и Губернатор Санкт-Петербурга Георгий Полтавченко, который рассматривает в Системе документы в электронном виде.

Только за первое полугодие 2016 года в ЕСЭДД зарегистрировано свыше 1 млн. документов. По системе обменов ЕСЭДД передано почти 0,5 млн. документов. Свыше 7,5 тысяч поручений Губернатора СПб стоят на контроле в специализированной подсистеме ЕСЭДД (на 30.06.2016). На официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга за этот период в разделе «Электронное официальное опубликование» опубликовано 1185 нормативно-правовых актов.

ЕСЭДО архив файл

Для обеспечения работы высшего должностного лица города в ЕСЭДД было разработано специализированное рабочее место губернатора (АРМ). Работы по его созданию были проведены в 2015 году. В текущем году осуществлялась тонкая донастройка АРМ, учитывающая нюансы документооборота, а также изменения существующих бизнес-процессов работы с документами.

На сегодняшний день Георгий Полтавченко с помощью специализированного АРМа, представляющего собой мобильное приложение на планшете под управлением iOS, накладывает резолюции на документы, определяет сроки и исполнителей. При этом ему доступны все сопутствующие документы, так или иначе связанные с рассматриваемым, которые подготовлены помощником в личном кабинете ЕСЭДД.

После рассмотрения Губернатором Санкт-Петербурга документы в электронном виде поступают непосредственно исполнителям через подсистему обменов ЕСЭДД с приложением образа резолюции, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью главы Санкт-Петербурга. При этом образ резолюции может содержать его собственноручную подпись, созданную стилусом.

За время своего существования ЕСЭДД из простой учётно-регистрационной системы превратилась в полноценную систему поддержки принятия решений, внедренную во всех исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и выполненную на современных технологиях, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы работы с документами на всех этапах их рассмотрения и, как следствие, повышать эффективность государственного управления в целом.

Источник: kodeksdoc.ru

Сравнение СЭД представленных на рынке Казахстана

Я работаю в крупной национальной компании и занимаюсь вопросами выбора и внедрения информационных систем. Передо мной стояла задача выбора системы электронного документооборота для нашей компании и в результате этой работы хочу поделиться полученным опытом. Какую из систем этого обзора мы выбрали раскрывать не буду, тем более, что у каждой компании свои предпочтения и принятое решение для нашей компании может быть не лучшим применением в другой компании.

Лотус Нотус ЕСЭДО

Классический документооборот в средних и крупных предприятиях не является ключевым процессом производственной деятельности. При этом отсутствие автоматизации документооборота или неэффективная автоматизация съедает много времени у сотрудников на согласование и подписание документов. А вы представьте идеальную картину: сотрудник отправляет документ на согласование, и его руководитель за ноутбуком согласовывает документ находясь на совещании, директор департамента согласовывает на телефоне, находясь на деловой встрече, а директор подписывает документ на планшете в такси по дороге в аэропорт. А теперь задумайтесь, что это уже работает во многих компаниях и как это ускорило их деятельность!

В Казахстане рынок СЭД представлен следующими продуктами (формулировка и пунктуация взята с официальных сайтов продуктов и сохранена):

• 1С: Документооборот (Россия)
• Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
• Е1 Евфрат (Россия)
• Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)
• Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)
• Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)
• Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)
• CЭД Docsvision (Россия)
• Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)
• DIRECTUM (Россия)

1. Юзабилити
2. Функциональность
3. Конфигурируемость
4. Стоимость

Перед тем как начать

Для оценки систем были запрошены демо-версии продуктов, документация, презентации. По результатам были исключены следующие системы в виду невозможности проведения оценки:

• Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
• Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)

Юзабилити

1С: Документооборот (Россия)

Рабочий стол (толстый клиент)

Начальная страница (тонкий клиент)

Впечатление: для меня как дилетанта в 1С интерфейс (программировал в 1С 6 версия около 1 месяца в 2004 году, но ни разу не работал как пользователь) показался очень формализованным и откровенно сложным! При выполнении операций заметны временные задержки. В веб-версии приложенные файлы невозможно просмотреть в браузере – обязательно нужно скачивать. Операции в СЭД сопровождаются открытием множества окон.

Е1 Евфрат (Россия)

Впечатление: продуманная система с классическим подходом к реализации документооборота (навигация по документам и задачам находится слева, отображение журнала и карточек документов – справа). Имеется подсветка документов в зависимости от статуса. Операции выполняются быстро без ощутимых задержек. Дизайнер маршрутов показался простым и есть опасение, что построение сложных маршрутов не представляется возможным.

Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)

Впечатление: для отечественной (казахстанской) разработки хорошее начало. СЭД включает еще и портал (точнее не портал, а фиксированное количество разделов на выбор для публикации новостей, дней рождений и т.д.). Основной фишкой СЭД по заявлению разработчиков является то, что нет необходимости прикреплять документ к карточке, потому что карточка уже содержит поле для ввода содержимого документа (хотя такой же подход есть и в других системах, например, в ряде конфигураций IBM Lotus). К скорости работы СЭД нареканий нет. Графический интерфейс воспринимается сырым – вероятно следует подключить дизайнера, чтобы этот момент не напрягал глаз.

Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)

Впечатление: компания IBM в свое время хорошо поработала в Казахстане и это послужило тому, что по госзаказу разработана СЭД для автоматизации гос органов под брендом «ЕСЭДО». В настоящее время любая негосударственная компания может приобрести ЕСЭДО. Графический интерфейс морально устаревший, крайне формализованный. Инструментов по какому-либо значимому конфигурированию СЭД не обнаружено.

Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)

Впечатление: казахстанский продукт. Графический интерфейс современный, так называемый flat-дизайн. Работать с СЭД приятно и назначение той или иной кнопки вопросов не вызывает. Вместе с СЭД идет портал с коробочной функциональностью (с возможностью кастомизации своими силами). ТЕНГРИДОК позволяет работать с форматом файла Microsoft Word в браузере и поддерживает одновременное редактирование файла несколькими сотрудниками.

Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)

Впечатление: разработчик заявляет, что вы покупаете платформу, которая может все (управление проектами, контентом и т.д.). При работе с платформой не возникает ощущения платформенности, а скорее ощущение наличия нескольких подсистем. Идея заложена хорошая, которая требует значительного наращивания функционала и гибкости. Демо-стенд работает крайне медленно (возможно из-за загрузки канала хостинга ARTA SYNERGY)

CЭД Docsvision (Россия)

Впечатление: данная СЭД – один из лидеров на российском рынке, но на рынке Казахстана представлена слабо. Docsvision – это толстый клиент, который встраивается в веб-браузер. Графический интерфейс современный, удобный в использовании, но с сюрпризами: реквизит выбора сотрудника требует привыкания и в целом нужно смириться, что кликать по несколько раз для выполнения операции – это повседневная реальность. К сожалению, даже на демо-данных все жутко тормозит.

DIRECTUM (Россия)

Впечатление: много кнопочек. Функционал формализован и для выполнения той или иной задачи нужно задуматься где и что нажать, куда перейти. Систему нельзя назвать современной и отзывчивой к пользователю.

Функциональность

Сравнение функциональности каждой СЭД представлена в таблице ниже.

Сравнение функциональности СЭД

В этой таблице могут быть ошибки, т.к. вендеры используют свою терминологию, функциональные возможности при одинаковом наименовании отличаются.

Стоимость

Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки указаны ниже.

Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки, в тенге

Товар/услуга

1С: Доку- менто- оборот, в тенге

Е1 Евфрат, в тенге

Docume- ntolog, в тенге

Источник: habr.com

Documino.СЭДО

Мобильная версия системы электронного документооборота «Documino.СЭДО», содержащая в себе следующие функции:

— Отображение списка заданий, фильтрация заданий по типам и срокам, поиск по ключевым словам;
— Отображение отдельного списка выданных резолюций с разделением по срокам исполнения;
— Отображение основного и дополнительного контента документа;
— Просмотр контента напрямую в приложении;
— Просмотр основных реквизитов документов, листа согласования, резолюций и комментариев;
— Согласование/отклонение документов;
— Рассылка документов на дополнительное согласование, рассмотрение и исполнение;
— Исполнение/отклонение резолюций с возможностью приложить отчёт в виде файла;

Последнее обновление
19 нояб. 2022 г.

Безопасность данных

arrow_forward

Чтобы контролировать безопасность, нужно знать, как разработчики собирают ваши данные и передают их третьим лицам. Методы обеспечения безопасности и конфиденциальности могут зависеть от того, как вы используете приложение, а также от вашего региона и возраста. Информация ниже предоставлена разработчиком и в будущем может измениться.

Источник: play.google.com

Система электронного документооборота (СЭД ): что такое, особенности и рекомендации

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше — 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Делопроизводство и документооборот

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство — это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего — с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается «справкой». Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Функции и задачи СЭД

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

• систематизации работы с документами.
• созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
• автоматизации учёта;
• классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

• создания карточек.
• формирования текста документа;
• сохранения данных в формате pdf или ms word;
• управления правами доступа пользователей;
• создание маршрутов;
• управления движением документов;
• рассылки уведомлений, напоминаний;
• ведения журналов, справочников, классификаторов;
• формирования поручений;
• поиска и подписание документов;
• формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

• удалённую работу с документами;
• использование СУБД для хранения данных;
• одновременную работу с СЭД;
• обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

• централизованное структурированное хранение информации;
• одинаковый подход к формированию и обработке документов;
• использование шаблонов;
• поиск;
• аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

• условия переходов между этапами;
• разделения маршрута;
• циклы обработки;
• запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
• задаются роли пользователей.

• Создание документа.
• Редактирование.
• Переименование.
• Перемещение.
• Сохранение.
• Индексирование.
• Удаление.

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

• создание рабочей группы, определение руководителя;
• определение целей и задач;
• проверка существующих документационных процессов;
• разработка технического задания;
• выбор СЭД;
• заключение договора на внедрение СЭД;
• разработка и утверждение регламента работы;
• проверка первоначального наполнения справочников;
• предварительное испытание СЭД;
• обучение персонала работе;
• тестовое внедрение СЭД;
• анализ результатов тестовой работы;
• исправление ошибок;
• полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка — это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования.

Вторая ошибка — неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него — в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа — сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии.

Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий «Контрагент» обеспечивает поиск данных в поле «Получатель» или «Отправитель». При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

Источник: fb.ru