Системы управления бизнес процессам пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.
Система управления бизнес процессами организации основана на простой идее: идет моделирование бизнес процессов вашей организации с помощью наглядных диаграмм, загружаете эти описания в компьютерную систему, и программа позволяет отследить исполнение процессов в реальной практике работы предприятия.
Несомненным преимуществом подхода является то, что вы гарантированно получаете систему, на 100% удовлетворяющую ВАШИМ нуждам и способную изменяться с ростом потребностей бизнеса.
Любая BPM-система (ELMA полностью соответствует данной концепции) содержит ряд стандартных компонентов, которые соответствуют стадиям жизненного цикла (Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act):
- Проектирование (моделирование)
- Исполнение
- Контроль и Мониторинг
- Улучшение процессов
Проектирование (моделирование бизнес процессов)
Проектирование – это построение модели бизнес процессов. Для этого предусмотрена программа Дизайнер, где моделируются бизнес процессы. Результат в простой и наглядной форме. Используется новейший мировой стандарт для их описания – язык BPMN.
Моделирование бизнес-процесса тестирования ПО в ELMA
Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм, привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.
Моделирование бизнес процессов предполагает определение участников процесса, набора их действий и назначение исполнителей. Кроме того, нужно указать, какие информационные поля (атрибуты) обязательны к заполнению при выполнении каждой операции.
Исполнение
Модель бизнес-процесса загружается на сервер ELMA, после чего он становится доступным для исполнения. Ключевой элемент системы — это список задач, которые должен выполнить сотрудник.
Сервер автоматически формирует этот список для каждого работника в соответствии с моделями процессов, где он задействован.
В тот момент, когда процесс дойдет до шага «Согласовать заявку», сформируется задание для Директора на согласование заявки.
Щелкнув на задании, Директор получает всю необходимую информацию для принятия решения и выполнения поставленной задачи.
Зачем нужны информационные системы управления бизнес процессами? Набор доступных действий не ограничивается только операциями, требующими ручного ввода информации. В системе ELMA предусмотрены различные операции, например: Сценарий, Оповещение, Генерация электронного документа, Создание документа в 1С. Кроме того, система позволяет создавать собственные операции, что расширяет возможность моделирования процессов, наиболее точно отражающие специфику бизнеса.
Благодаря такой функции сотрудники не должны задумываться или догадываться, какие задания они должны выполнять — сотрудник явно видит перечень назначенных ему заданий.
Контроль и мониторинг
Контроль за исполнение бизнес процессов осуществляется через стандартные инструменты:
Мои процессы — здесь собраны все процессы, которые относятся к Вам. На портлете отображается список всех запущенных экземплятов процессов, в которых пользователь является инициатором или исполнителем. В портлете показаны те задачи и исполнители, на которых находится процесс в текущий момент.
Монитор процессов — в данном подразделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Этот раздел предназначен для анализа работы по процессам.
Более того любой сотрудник может отследить стадию процесса с помощью наглядной схемы Карты процесса. Текущие шаги процесса показаны на рисунке зеленым цветом.
Контроль ключевых показателей
Дизайнер ELMA позволяет задать метрики и ключевые показатели (KPI) бизнес-процессов.
В ходе работы накапливается статистическая информация, которая позволяет контролировать процесс в целом, используя семафоры и механизм карт Шухарта.
Оптимизация процессов
В процессе работы у Вас и Ваших сотрудников скопится больше количество рациональных предложений по улучшению бизнес-процесса. Так улучшайте их ! Для этого не надо останавливать работу — вносите изменения и применяйте их «на ходу».
Одной из ключевых особенностей управления бизнес-процессами в BPM-системе является возможность быстро внести коррективы в структуру процесса и мгновенно проверить эффективность таких изменений на практике.
Допустим, руководитель решил что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). ELMA позволяет изменить (перерисовать) процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно.
После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, вы можете оценить эффективность внесенных корректив благодаря статистической информации, которую собирает программа, на основе значений метрик и показателей KPI.
Консультация по услугам
BPM-система ELMA365
BPMS (business process management system) — это класс корпоративных информационных систем
для оцифровки бизнес-процессов. Они позволяют компании быть гибкой и быстро реагировать
на изменения рынка. С помощью BPM-системы можно моделировать бизнес-процессы,
осуществлять их мониторинг, выявлять узкие места и точки улучшения.
Идея, лежащая в основе любой BPM-системы, очень проста: внедряя управление бизнес-процессами в своей компании, вы описываете их с помощью понятных схем без привлечения ИТ-экспертов. Настройки выполняются при помощи мыши и не требуют навыков программирования.
На следующем шаге схемы становятся исполняемыми. Это значит, что все участники бизнес-процесса получают задачи в системе в заданной последовательности. При этом BPM-система позволяет отслеживать и контролировать ход работы в реальном времени.
На основе данных мониторинга выявляются потенциальные возможности для оптимизации. Улучшение процессов осуществляется в понятной визуальной среде без участия программистов. Это позволяет быстро реагировать на новые тренды рынка и формировать конкурентное преимущество.
Моделирование бизнес-процессов
в интуитивном дизайнере
Оцифровка процесса начинается с составления его схемы в графическом дизайнере. Для этого
не нужно привлекать ИТ-отдел. Схема создается из готовых блоков, как в конструкторе. Располагайте
их в нужном порядке, назначайте ответственных и устанавливайте сроки.
Для моделирования используется современная международная нотация BPMN 2.0. Она позволяет составлять схемы даже очень сложных бизнес-процессов в понятной форме. Законченная схема демонстрирует логику процесса, его участников и последовательность их работы.
Как только схема будет готова, определяются данные, с которыми будут работать участники процесса. Указывается, откуда и как эти данные попадут в процесс. Эта информация потребуется исполнителям для выполнения задач и принятия мотивированных решений.
Стандартные элементы BPMN 2.0
Бизнес-процессы в ELMA365 описываются при помощи стандартных графических элементов нотации BPMN 2.0. На схеме исполнители представлены в виде зон ответственности, а их действия — в виде последовательно расположенных задач. Точки принятия решения обозначаются шлюзами, ожидание — таймерами. Есть специальные блоки для уведомлений, запуска подпроцессов. Такой подход делает схему понятной широкой аудитории: от технических специалистов до бизнес-пользователей.
Расширенная нотация
Наряду со стандартными элементами BPMN вы можете использовать специальные блоки, разработанные нами для упрощения моделирования. Например, готовые активности ECM помогают интерпретировать такие действия, как подписание и согласование документов, генерация по шаблону. Вебхуки позволяют настраивать интеграции, отправка sms или email — своевременно информировать клиентов и сотрудников, статусы — отслеживать ход процесса. Если доступных элементов недостаточно, вы всегда можете реализовать необходимую бизнес-логику с помощью сценариев.
Гибкая настройка формы задачи
Все формы создаются в графическом редакторе и настраиваются в соответствии со спецификой данных в бизнес-процессе. Добавляйте собственные поля и располагайте их на форме в нужном порядке. Группируйте информацию, используя вкладки, или разделите форму на логические сегменты при помощи панелей. Скрывайте или отображайте поля в зависимости от того, какие данные исполнитель вносит в форму. Благодаря этому сотрудникам проще ориентироваться в задаче и выполнять работу.
Сценарии
На этапе моделирования в процесс можно добавить сценарии. Они позволяют аналитикам расширять функционал системы и действия, которые ранее сотрудники выполняли вручную. Например, с помощью сценариев можно автоматически заполнять формы, вычислять значения полей или определять, по какой ветке будет развиваться процесс.
Сценарии пишутся на языке TypeScript и работают внутри форм и отдельных операций. Среда разработки максимально адаптирована под пользователей без специальных технических навыков. Подсказки, подсветка синтаксиса и автодополнение позволяют быстро реализовывать идеи и вносить изменения.
Отладка (эмуляция) процессов
Отладка – это этап разработки бизнес-процесса, который позволит делать ваши бизнес-процессы быстрее. В режиме реального времени проверяйте логику операций, оценивайте удобство и понятность настроек форм, верность прописанных сценариев. В случае ошибки при откладке, система выделит красным название некорректно работающей операции и даст подробную информацию о неточности.
Разница понятий BPM и BPMS
BPMS — технология с методологией. Это не просто инструмент автоматизации: правильное внедрение BPMS радикально меняет организацию, делает ее более гибкой и динамичной. Наши эксперты более десяти лет занимаются популяризацией процессного управления в доступных видеоматериалах, статьях и тематических конференциях.
Посмотреть видео
Исполнение процессов
Процессный движок в основе BPM-системы автоматизирует постановку задач, направляет процесс
по нужной ветке, а также собирает и передает данные, предоставляет доступ к ним в рамках
исполняемого процесса.
После запуска процесса все задачи и уведомления автоматически приходят его участникам на нужном этапе. При этом соблюдается последовательность, заданная на схеме во время моделирования. Исполнителю не нужно думать, куда дальше направить результат его работы. ELMA365 сама знает, на какого сотрудника поставить следующую задачу, после того как завершится текущий этап.
Источник: elma365.com
Управление бизнес-процессами с помощью приложения ELMA
BPM-системы, которые предназначены для эффективного управления бизнес-процессами, впервые были использованы на западе, но сейчас они стали достаточно популярными и в России.
Главным их предназначением является выполнение управления различными компаниями с помощью специальных программ. Для успешного управления любыми бизнес-процессами при внедрении описываемых систем производится моделирование (проектирование) данных процессов. Для этого применяются специальные диаграммы, т.е. фактически схема всех этапов бизнес-процесса в графическом виде.
Такой класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.
Чтобы при функционировании организации программа могла полноценно контролировать бизнес-процесс, диаграммы должны быть загружены в компьютер и приведены в исполнение. Таким образом, достигается максимальное соответствие между разработанной моделью и реально протекающим процессом.
Для успешной реализации принципа ВРМ используется приложение ELMA, оно дает возможность создавать такие информационные системы, которые способны гибко корректировать свои параметры в соответствии с теми изменениями, которые происходят в бизнес-процессах организации. Такой подход обеспечивает точное выполнение процессов той или иной компании и наводит в них порядок.
Функции приложения ELMA достаточно разнообразны, но все они могут быть отнесены к одной из четырех групп, которые соответствуют этапам жизненного цикла PDCA.
Видео — Cистема управления бизнесом — ELMA ECM
Это моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация процессов.
Эту последовательность (цикл) описал известный гуру – Эдвард Деминг, поэтому его часто называют циклом Деминга.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование (проектирование) является первым этапом работы с приложением ELMA. Оно реализовывается в программе, которая имеет название «Дизайнер ELMA». Эта программа отличается простым интерфейсом и входит в стандартный комплект ELMA .
Стоит обратить внимание, что моделирование может производиться бизнес-аналитиком, так как оно не требует обязательного участия программиста. Процесс описывается с помощью наглядных диаграмм, которые будут понятны не только аналитикам, но и начальству компании. Диаграмма отображает стадии процесса, последовательность их исполнения и конкретный набор мероприятий. Построение графической модели производится путем выбора требуемых блоков и их перемещения с помощью мыши. После этого между блоками операций делаются переходы.
В работе приложения ELMA применяется стандартная для бизнес-процессов ВРМN нотация. Самый новый вариант нотации, из существующих сегодня, обозначается номером 2.0.
Когда диаграмма бизнес-процесса готова, начинают применяться те данные, которые предназначены для работы в пределах процесса и выполняется настройка всех операций. К примеру, для задач пользовательского типа определяются исходные данные, с которыми предполагается работать исполнителю, данные, которые ему следует предоставить в конце и действия для исполнения.
После окончания этапа моделирования бизнес-процесс должен быть опубликован. Это означает, что он компилируется, а затем становится пригодным для запуска в интерфейсе ELMA.
Выполнение бизнес-процессов
Выполнение (исполнение) бизнес-процесса начинается тогда, когда готовая модель появляется на сервере приложения. Функционирование системы устроено так, что в один и тот же момент можно запускать большое количество экземпляров того или иного процесса. Выполняются они параллельно, для чего применяется одна модель.
Начиная с первого события и заканчивая последним, бизнес-процесс реализуется на основе его графической модели. Списки тех работ, которые должны производиться сотрудниками компания при этом формируются в автоматическом режиме. Задача назначается тому или иному пользователю только тогда, когда пришло время исполнения соответствующего этапа.
Все исполнители получают информацию только о тех работах, которые им предназначены и ничего не знают о других задачах. Каждый пользователь должен делать только то, что ему поручено и не должен отслеживать другие шаги бизнес-процесса. Задачи определяются системой автоматически.
Все задачи, которые ставятся перед пользователями, оформляются как страницы, содержащие всю информацию, нужную для выполнения работы и для принятия решений.
В том случае, если исполнитель должен вводить какие-либо данные, страница будет иметь специальные поля, которые следует заполнить. Получается, что пользователь получает все требуемые ресурсы и выполняет поставленные задачи в одном месте.
От пользователя не требуется внимания к тому, какую работу будет делать следующий исполнитель, за это отвечает приложение ELMA. Если есть задачи, для исполнения которых не нужны реальные действия сотрудников компании, ELMA их выполняет в автоматическом режиме с очень большой скоростью. Это может быть определение конкретного хода процесса, исполнение сценариев, посылка сообщений и многое другое.
Мониторинг и контроль бизнес-процессов
Запущенный процесс имеет определенное количество экземпляров, и на каждый из них заводится своя карточка (страница). Любая из них имеет все необходимую информацию по конкретному экземпляру, это – текущие показатели, исполняемые в данный момент задачи, статусы задач, их исполнители и т. д.
С помощью карточки процесса производится управление его ходом, которое может выполнять пользователь, имеющий требуемые для этого права. При этом можно изменить характеристики процесса или прервать его исполнение.
Контроль исполнения поставленных задач и общего хода процесса производится с помощью удобных и простых инструментов приложения ELMA. Пользователи имеют для этого все необходимые средства. На странице под названием «Мои процессы» есть список экземпляров, относящихся к данному пользователю, в которых он выполняет роль инициатора, исполнителя или ответственного. Для того чтобы найти требуемый процесс применяется специальный фильтр страницы.
Те процессы, в которых пользователь исполняет роль куратора, владельца или информируемого, отображаются на странице под названием «Мониторинг процессов». Конкретный пользователь может не быть участником тех или иных процессов, имеющихся на странице, но с информацией о них он имеет возможность ознакомиться. При необходимости получения подробностей о процессе, с данной страницы можно перейти на его карточку.
Среди средств, использующихся при контроле процессов, есть еще одно – ознакомление с его картой. В веб-интерфейсе описываемого приложения она имеет такой же вид, как и графическая модель в дизайнере. Отличием являются пометки, так как на карте отражен запущенный процесс.
Мониторинг процессов
Операции, выполнение которых уже закончено, находятся в синей рамке, сделанные переходы обрамлены жирной линией, а операция, которая сейчас выполняется, находится в зеленой рамке.
Это позволяет ознакомиться не только с выполняемыми сейчас задачами, но и с прошлым этапом процесса. Карта процесса доступна всегда с карточки экземпляра.
У руководителя нет необходимости вручную прослеживать все шаги процесса. Например, при задержке выполнения задач тем или иным исполнителем, руководитель сразу будет об этом осведомлен.
Пример бизнес-процесса компании — заявка на приобретение офисной техники
К тому же с помощью обычных средств наблюдения руководители имеют возможность отслеживать те или иные задачи. Как и все другие задачи, задачи процессов отражены на страницах.
Графическое отображение бизнес-процесса компании — заявка на приобретение офисной техники
Указаны зоны ответственности и этапы исполнения. Таким образом настраивается и отображается в Дизайнер ELMA любой процесс.
Видео: Дизайнер бизнес процессов ELMA
Оптимизация бизнес-процессов
Во многих случаях при исполнении бизнес-процесса, у сотрудников компании появляются различные идеи и предложения, касающиеся усовершенствования процесса. Часто подобные предложения приносят большую пользу, а доработка процесса позволяет сделать работу компании более успешной. Коррективы могут быть внесены в процесс без его остановки. Быстрое внесение изменений и проверка их уместности являются преимуществом управления с помощью приложения ELMA.
Для примера можно рассмотреть случай, когда руководитель принимает решение о том, что задача о составлении сметы будет исполняться не менеджером, который занимается продажами, а коммерческим директором.
С помощью ELMA корректировка процесса и его применение в новом состоянии может быть сделано немедленно. Для этого не потребуется ни остановка системы, ни участие программиста. Уместность изменений может быть оценена сразу же после исполнения процесса с их учетом.
Рассмотрим некоторые модели бизнес-процессов.
Заявление на получение командировки
Вначале запрос регистрируется из нескольких источников в процессе под названием «Служба поддержки». Для того чтобы время сотрудников применялось эффективно, все запросы типизируются. Например, в IT-компании в роли адресатов могут выступить разработчик и тестировщик.
После этого в процессе, который называется «Согласование бюджета» происходит реализация нескольких шлюзов между бухгалтерией и разнообразными подразделениями. Департаменты локального типа должны показать свои потребности на следующий год, при этом они действуют независимо друг от друга.
Интеграция ELMA BPM с 1С с помощью готового модуля
Работа приложения ELMA может производиться как совместно с другими системами, выполняющими свои задачи в компании, так и независимо от них. Несмотря на то, что ELMA способна успешно функционировать со многими приложениями, которые имеют архитектуру SOA, работа с «1С Предприятие» особенно важна. Для того чтобы совместная работа была простой и эффективной применяется специальный модуль под названием «Интеграция с 1С».
Важно: Возможна интеграция с несколькими 1С конфигурациями одновременно.