Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:
ü автоматизации обработки и передачи документов;
ü хранения документации в памяти систем;
ü интеграции всех процессов документооборота;
ü повышения информированности руководства;
ü уменьшения стоимости документального обеспечения;
ü сокращения времени поиска документов;
ü создания качественно новой информационной базы документации.
В результате использования информационных систем и сетей электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:
Видеоинструкция по работе с Приказами и распоряжениями в рамках решения «Электронный офис»
ü учет и анализ корреспонденции;
ü учет кадров и ведение бухгалтерии;
ü составление договоров;
ü обслуживание производства заказов, сбыта продукции;
ü выполнение экспертиз и проведение консультаций;
ü анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;
ü проведение баланса и оценок работы;
ü ревизия отчетности;
ü ведение электронных картотек.
Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль над деятельностью (ревизию отчетности, баланса, оценку работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.
Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.
В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных.
Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.
Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработку корреспонденции, подготовку отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.
Word и Excel больше не нужны, если у вас есть это приложение. Обзор Р7-Офис.
Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное ПО, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:
ü использование текстового и графического редактора;
ü работа с электронными таблицами;
ü применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;
ü использование программ подготовки презентаций.
Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц.
Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает рассматриваемая система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная же обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Основными функциями системы являются:
ü прием, регистрация и учет документов;
ü упорядочение и классификация документов:
ü обработка документов;
ü дописывание комментариев к документам;
ü поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;
ü создание личных библиотек документов;
ü изменение конфигурации документов;
ü контроль версий документов при их модификации;
ü предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;
ü управление информацией;
ü обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
ü пересылка и рассылка документов;
ü администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них видеофильмов, звука, неподвижных изображений и текстов.
Рассылка созданных документов должна осуществляться в порядке, определенном на предприятии (в организации). Нередко в систему встраивают средства обработки изображений, получаемых на основе сканирования. Ценные бумаги, страховые полисы хранятся в виде изображений и могут также комментироваться звуковыми и текстовыми примечаниями. Система обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Ранние версии документов хранятся в архивных файлах.
Поиск документов осуществляется в соответствии с разнообразными их характеристиками: датой создания, авторами, организацией, рассматриваемой темой, типом документа. В помощь поиску осуществляется индексирование документов. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия.
Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.
Технология обработки документов в электронном офисе дополняется удобными формами выполнения необходимых работ. Например, на экране компьютера показывается поверхность «рабочего стола», на котором расположены пиктограммы, представляющие документы. Каждую пиктограмму, показав на нее курсором и нажав на клавишу, можно превратить в изображение документа, прочесть его либо отредактировать. И, наоборот, документ так же просто превращается в представляющую его пиктограмму. С документами-пиктограммами, расположенными на экране, можно выполнять разнообразные операции:
ü перемещать пиктограмму (документ) из одной «папки» в другую;
ü помещать пиктограмму в «корзину» (ликвидировать документ);
ü создавать новый документ и превращать его в пиктограмму;
ü передвигать на экране пиктограмму на изображение принтера (печатать документ).
На экране также изображаются условные обозначения запоминающих устройств. Передвижение пиктограммы с изображения одного из них на изображение другого, запускает процесс пересылки документа между этими устройствами.
Технология обработки документов вначале осуществлялась только с помощью одной информационной системы. Сложность этой работы и развитие сетей привели к созданию технологий распределенной обработки, осуществляемой большим числом систем сети предприятия, взаимодействующих друг с другом. Для обеспечения этих технологий были созданы электронные каталоги, являющиеся упорядоченными списками объектов, составленных в порядке, облегчающем их нахождение. Объектами, отображенными в каталогах, являются: документы, базы данных и знаний, пользователи, серверы, клиенты, программы и т.д. База данных каждого каталога содержит сведения об определенных группах объектов.
Необходимость работать с документами, прикладными программами и базами данных учреждения (предприятия) дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов – электронных офисов, оборудование которых располагается в разных местах, городах, странах. При этом создается виртуальная сеть предприятия, предоставляющая свои ресурсы так, как будто это физическая локальная сеть. Виртуальный офис, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опирается на локальные сети, соединенные с региональными. Благодаря этому абонентские системы сотрудников предприятия (учреждения) не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть.
В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора: прежде всего, это электронная почта и речевая почта: во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.
Создание виртуального офиса позволяет:
ü способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;
ü формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;
ü сокращать штат учреждения (предприятия) и уменьшать стоимость недвижимости:
ü поддерживать телеработу;
ü выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток.
Четкая граница между работой в учреждении и домом стала стираться.
Тенденция развития виртуальных офисов стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате, быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома.
Добавление к технологиям электронного офиса услуг Internet привело к появлению понятия «Internet-офиса». В нем кроме обычных выполняются задачи работы с банками, биржами, получение информации о состоянии банковских счетов, курсах валют и т.д.
Источник: libraryno.ru
Информационные технологии электронного офиса
Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
– автоматизация рутинных работ с документами;
– организация электронного документооборота.
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.
В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:
Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы:
1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.
2. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
– Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
– Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
– формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
– ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
– обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
– автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
– работа с электронной почтой и факсом и т. д.
3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
– обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
– исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных Они подразделяются на основные и дополнительные:
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Электронный офис
Электронный офис — это комплект программных и аппаратных средств, который предназначен для обработки документации и автоматизации деятельности специалистов в системах управления.
Сущность и структура электронного офиса
Электронный офис является полноценным информационным предприятием, которое преобразует начальные данные при помощи присутствующего информационного обеспечения в конечный информационный продукт. Обобщённая структура электронного офиса представлена на рисунке ниже:
Рисунок 1. Обобщённая структура электронного офиса. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
К задачам, решаемым в офисе, может быть отнесён следующий комплекс задач:
- Управление делопроизводством.
- Осуществление контроля управления.
- Формирование отчётной документации.
- Обновление базы информационных данных.
- Формирование расписаний.
- Организация необходимого информационного обмена между внутренними подразделениями организации и между организациями.
При реализации решения данных задач осуществляются следующие стандартные операции информационных технологий:
- Осуществление обработки входных и выходных данных, таких как, ответные сообщения на письма, формирование отчётов, состоящих из таблиц, графиков, изображений и так далее.
- Выполнение сбора и затем анализа информации за некоторый отчётный период.
- Сохранение поступающих данных для их дальнейшего использования.
Функции электронного офиса
Под электронным офисом понимается организованный для решения единой задачи коллектив работников разных специальностей, набор компьютерного, коммуникационного и организационного оборудования, методов математического моделирования, набор интеллектуального обеспечения, а также методов взаимодействия вышеназванных элементов. К главным функциям электронного офиса следует отнести:
«Электронный офис»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
- Выполнение общей обработки управляющей документации, определение её подлинности и реализация оформления.
- Сохранение документации локального масштаба.
- Сквозной доступ к документации без её бумажных копий.
- Организация совместной дистанционной работы специалистов над документом.
- Организация общения сотрудников без необходимости покидать своё рабочее место.
- Обеспечение работы электронной почты.
- Организация персональной обработки данных.
- Формирование, воспроизводство и копирование документации.
- Организация информационного обмена среди баз данных. Занесение информации или форм и ведение персональных информационных баз.
- Генерирование отчётов, связанных с обработкой данных.
- Организация управления ресурсными возможностями.
- Организация контроля выполнения.
При помощи системы автоматизированной информационной технологии может быть организована реализация по крайней мере трёх этапов обработки и применения офисных данных, а именно, реализация учёта, анализа и выработки решения. Сегодня у локальных и глобальной сети Интернет есть огромные возможности по созданию и применению отдельного типа электронного офиса, а именно, виртуального офиса. Весь требуемый набор функций по информационному обслуживанию работы специалистов и необходимые ресурсы распределяются в обширном пространстве разных сетевых компьютерных узлах. Это позволяет абонентам системы находиться в сети, независимо от их реального местоположения.
Принцип электронного офиса даёт возможность существенного повышения эффективности деятельности специалистов творческой сферы, которая требует постоянной работы с большими информационными объёмами, обладающими достаточно сложной структурной организацией. Основным звеном управления электронного офиса считаются специалисты, которые способны оптимально применять возможности современных информационных технологий.
Автоматизированное рабочее место (АРМ)
Основным инструментарием, позволяющим специалисту взаимодействовать с компьютерным оснащением, является профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ). На рисунке ниже приведена структура интеграции информации на АРМ в офисе:
Рисунок 2. Структура интеграции информации на АРМ в офисе. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
АРМ может выступать как автономное рабочее место, как рабочая станция локальных сетей, а также может быть интеллектуальным терминалом, имеющим удалённый доступ к ресурсам сервера или внешних сетей. Определение конфигурации автоматизированного рабочего места и вспомогательных устройств для конкретных форм деятельности по управлению и экономическим функциям, имеет конкретику, которая диктуется предметной сферой, целевыми установками, предполагаемым объёмом работ.
Базовые процедуры по сбору, сохранению и информационной обработке при реализации АРМ, возложены на компьютерное оборудование, а специалист осуществляет некоторые ручные операции и операции, которые требуют творческий подход при разрешении насущных проблем, аналитике управленческих функций и выработке решений по управлению.
АРМ менеджера, занимающегося финансами, рассчитано, главным образом, на человека, несведущего в программировании, и служит для решения текущих проблем финансового менеджмента. А именно, это следующие проблемы:
- Создание отчётов с проверкой их полноты, правильности и достоверности.
- Выполнение анализа финансовых показателей организации.
- Выполнение анализа рентабельности и других финансовых показателей.
- Выполнение динамического анализа базовых показателей, определение главных тенденций и прогноз финансового положения организации.
- Выполнение сравнительного анализа экономических показателей организации с экономическими показателями конкурирующих организаций или со средними по отрасли показателями.
Аппаратное оснащение электронного офиса в сфере финансового менеджмента определяется на основании объёмности и сложности решаемых в организации проблем финансового менеджмента, степени продвинутости информационных технологий в конкретном рассматриваемом предметном участке.
На сегодняшний день электронные офисы оснащаются следующим техническим оборудованием:
- Компьютерные устройства.
- Оборудование для организации сети.
- Коммуникационное оборудование.
- Оборудование для ввода и вывода информационных данных.
Источник: spravochnick.ru