Электронный документооборот виды программ

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Функции электронного документооборота

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

ЭДО | Электронный документооборот

• Осуществлять регистрацию документов.
• Контролировать процессы исполнения по документам.
• Создавать справочники и работать с ними.
• Контролировать движения как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий.
• Создавать и редактировать реквизиты.
• Формировать отчеты по документообороту организации.
• Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
• Создавать новые документы в системе по шаблонам.
• Работать с разными версиями документов.
• Электронно отправлять и получать документы.
• Работать с различными папками.
• Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
• Ограничивать доступ к хранящейся информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) — Елена Пономарева

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды электронного документооборота

Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:

• Производственные
• Управленческие
• Архивные
• Налоговые
• Кадровые
• Бухгалтерские
• Складские
• Технические и т.д.

Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

• Приказы
• Уставы
• Заявления
• Протоколы совещания
• Инструкции
• Регламенты
• Служебные записки и т.д.

Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

• Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
• Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.

Документы внешнего документооборота:

• Бухгалтерская отчётность
• Налоговая отчётность
• Декларации
• Счета-фактуры
• Накладные и т.д.

Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:

• Бизнес – бизнес. Включает в себя документооборот с контрагентами предприятия. Сюда можно отнести всю первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.п. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.
• Бизнес – государство. Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и т.п.

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.

Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом

Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.

Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью

Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.

Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

• Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
• Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
• Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
• Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
• Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
• Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
• Находить документы будет проще и быстрее.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Виды и суть электронного документооборота

Жизнь компании любой формы и масштаба невозможна без документов – входящих, исходящих, внутренних, оформленных по определенным правилам, подкрепленных подписью и печатью. Лет 30-40 назад в ходу были бумажные документы, которые приходилось регистрировать в журнале, нумеровать, отправлять по почте или с курьером, копировать, заверять копии, подшивать в папку, а многочисленные папки хранить в шкафах. На все манипуляции уходило много времени, да и место в архиве заканчивалось очень быстро. С активным внедрением компьютерных технологий и Интернета на смену пыльным тяжелым подшивкам пришел электронный документооборот (ЭДО) – оперативный и практически невесомый.

Что он из себя представляет и в чем его преимущества? Давайте разбираться.

Электронный документооборот: что это и как это работает

Электронный документооборот – это автоматизированная система создания, обработки, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде.

Основной элемент этой системы – файл (или электронный документ), который создается с использованием компьютерной техники, определенных программ и визируется электронной подписью (ЭП). Он оформляется по всем правилам и с юридической точки зрения равносилен своему бумажному аналогу. Только хранятся электронные формы актов, счетов-фактур или договоров не в громоздких папках на пыльных стеллажах, а на винчестерах компьютеров или съемных жестких дисках, CD или флешках, в локальной сети или в облачных хранилищах.

Электронный документооборот может быть организован двумя способами:

• Первый вариант – обмен документов внутри компании или между контрагентами осуществляется посредством электронной почты. Это не требует дополнительного оборудования, серьезных финансовых затрат на специальное программное обеспечение. Однако передача конфиденциальных документов по незащищенным каналам электронной почты может быть небезопасна, а в некоторых случаях и просто невозможна – например, госслужбы не примут документы, присланные по E-mail.
• Второй вариант – подключиться к системе электронного документооборота (СЭД). Это специальная платформа, на которой происходит обмен всеми видами документов – и формализованными, и неформализованными. В рамках такой системы документ проходит путь от момента создания и обработки до передачи на хранение и контроля исполнения. Это позволяет упорядочить и ускорить все процессы, повысить эффективность работы: на подписание пакета документов с использованием СЭД может уйти всего несколько минут, причем сделать все можно, не покидая своего рабочего места. Все манипуляции контрагентов подчиняются регламенту операторов систем электронного документооборота, а документы пересылаются по защищенным каналам связи, что позволяет сохранить конфиденциальность и предотвратить посторонние вмешательства.

Виды электронного документооборота

Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.

Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).

Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:

• Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок.
• Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
• Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
• Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс.
• Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.

Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.

Основные задачи ЭДО и какие функции он выполняет

Ключевая цель введения ЭДО – максимально оптимизировать, упростить и ускорить делопроизводство в компании, исключить лишние расходы.

Электронный документооборот решает сразу несколько задач:

• делает прозрачными все внутренние процессы;
• повышает эффективность управления;
• обеспечивает протоколирование и автоматический контроль всех процессов;
• дает возможность автоматизировать, унифицировать, оптимизировать бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля;
• обеспечивает экономию ресурсов за счет сокращения затрат на оргтехнику и ее обслуживание, на расходные материалы и услуги почты;
• облегчает контроль за передвижением документов, позволяет исключить долгие паузы в процессе их обработки;
• упрощает и делает дешевле ведение архива документов за счет использования их электронных версий.

«Функциональные обязанности» ЭДО определяются спецификой задач в каждой конкретной организации. К основным функциям можно отнести:

• создание электронных вариантов документов и их регистрацию в системе;
• выбор необходимого формата для каждого документа;
• оформление ЭД с использованием унифицированных шаблонов (в том числе на бланке компании);
• согласование и подписание электронных версий;
• рассылка оповещений, отчетов;
• определение маршрута для каждого документа и контроль за его передвижением по внутреннему или внешнему контуру;
• при смешанном документообороте – контроль взаимодействия бумажного и электронного ДО, сохранение истории этого взаимодействия;
• формирование отчетов о передвижении документов, об исполнении задач, которые в них содержатся;
• ограничение прав доступа к определенным категориям документов.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Традиционный бумажный документооборот может показаться более привычным, понятным, надежным – распечатали важный договор или акт, подписали, поставили печать, положили его в папку, убрали папку в архив – и все, документ никуда не денется. Однако у современного электронного варианта есть масса ощутимых преимуществ:

• удобство и быстрота поиска необходимого файла по нескольким параметрам;
• прозрачность всех процессов – можно отследить, кто, когда и где создал документ, когда он был подписан, отправлен, получен, изменен, перемещен и т. д.;
• современное программное обеспечение позволяет сократить время на создание объемных отчетов и сводок до нескольких минут и сделать все нажатием на пару кнопок;
• обмениваться информацией и оперативно решать вопросы (в том числе подписывать документы) можно независимо от того, где в это время находятся сотрудники – в офисе или за тысячи километров друг от друга;
• ЭДО учитывает все без исключения документы, создаваемые в компании;
• на изготовление документа уходит минимальное количество времени, поскольку есть унифицированные шаблоны, бланки и т. д.;
• поскольку все процессы максимально унифицированы и автоматизированы, сокращается количество вынужденных простоев и проволочек, а также уменьшается количество ошибок, которые нередко случаются, когда слишком много рутинных действий;
• применение ЭДО позволяет наблюдать за работой персонала, контролировать ее ход;
• можно ограничивать права доступа сотрудников к корпоративной информации;
• ЭДО позволяет существенно сократить траты на расходные материалы – бумагу, оргтехнику, картриджи для принтеров, скрепки и скобы для степлеров и т. д., на хранение документов, почтовую пересылку и услуги курьеров;
• уменьшить статью расходов можно будет за счет сокращения персонала, работающего с бумажными документами (или перевода людей на другие должности), отказа от аренды площадей, которые занимают архивы;
• применение систем ЭДО в разы сокращает время, которое затрачивается на передачу документов, внесение корректив, согласование и подписание, даже если контрагент находится в другом городе или другой стране;
• работать в системе ЭДО можно на любом устройстве – стационарном компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне, где есть доступ к электронной подписи, причем делать это можно круглосуточно;
• обмен документами идет по защищенным каналам связи, а значит, существенно уменьшается вероятность несанкционированного доступа к информации.

Недостатки у электронного документооборота тоже есть, но их не так много:

• придется потратить время и деньги на приобретение и установку необходимого ПО, оцифровку документов и обучение персонала работе в новых условиях;
• существует определенный риск потерять информацию при неполадках у операторов систем ЭДО, при технических сбоях или в случае хакерской атаки;
• если контрагенты не пользуются ЭДО, придется вести смешанный документооборот – и электронный, и бумажный одновременно, что может усложнить работу;
• для организации ЭДО необходимо будет подключить и оплачивать СЭД, купить и периодически продлевать электронные подписи;
• персоналу придется учиться и привыкать к работе по новым правилам, что может вызвать неприятие у наиболее консервативных сотрудников.

Какие проблемы могут возникать при введении ЭДО?

Когда компания только начинает свой путь, выстроить все этапы взаимодействия с нуля будет проще, чем перестраивать уже отработанные до автоматизма бизнес-процессы. Ломка привычных схем и внедрение новых правил может идти со скрипом и сопровождаться рядом проблем:

1. человеческий фактор: недостаточная компетентность персонала, отсутствие у сотрудников желания обучаться, осваивать что-то новое, непонятное или просто опасения по поводу прозрачности всех процессов;
2. сомнения руководства по поводу эффективности и надежности ЭДО и СЭД;
3. наследие недавнего прошлого – директор, который не желает включаться в работу с документами, все просматривать, собственноручно вносить коррективы;
4. проблемы с формализацией бизнес-процессов, частые изменения в структуре организации;
5. контрагенты, которые еще не перешли на ЭДО и не торопятся перестраиваться;
6. необходимость работать с некоторыми документами только в бумажной форме;
7. повышенные требования к информационной безопасности организации;
8. необходимость дополнительных финансовых и временных затрат на приобретение и внедрение системы ЭДО, на адаптацию персонала к новым алгоритмам работы.

Разобраться в тонкостях электронного документооборота, узнать об основных системах ЭДО, о защите информации и принципах работы с облачными хранилищами вы можете на курсе «Современное делопроизводство и электронный документооборот на предприятии» в нашей Академии.

Типы и виды характера человека

Психологи и психотерапевты прошлого и настоящего давно уже пытаются классифицировать человеческие характеры, это важно для их работы. Человек рождается с определенным темпераментом, который нельзя изменить, а вот характер у него появляется под влиянием воспитания и окружающей его среды. Конечно, в основе всегда будет лежать темперамент, который, как мы уже знаем, изменить нельзя. А вот характер, как раз, можно!

Что такое управление проектами и для чего оно нужно?

Развернутое описание того, что представляет из себя управление проектами, а также какую роль в нем занимает проектный менеджер. Предлагаем ознакомиться со структурой проектной деятельности и методами управления проектами, применяемыми в зависимости от поставленных целей.

Антикризисное управление – методы и цели

Развернутое описание того, что что такое антикризисное управление, а также с какими сложностями оно помогает справиться при управлении организацией. Предлагаем ознакомиться с описанием основных задач и методов антикризисного управления, позволяющих наладить эффективную работу предприятия.

Источник: nadpo.ru

Виды электронного документооборота

В электронных документах могут содержаться конфиденциальные данные, представляющие собой коммерческую тайну. Для обеспечения защиты такой информации от оператора ЭДО требуется наличие лицензии ФСБ на работу с криптографическими средствами и лицензии на оказание услуг телематической связи. “Инфолоджистикс” обладает всеми перечисленными лицензиями, разрешающими разработку ПО для работы с данными, включая персональные.

Значительная часть документов по хозяйственной деятельности уже имеет унифицированный формат для ЭДО, утвержденный ФНС России, и обладает юридической значимостью наравне с бумажными документами при подписании электронной подписью.

Различают следующие типы электронной подписи:

• простая ЭП — представляет собой запись в базе данных о совершенном пользователем событии, отличается низкой стоимостью или может быть даже бесплатной за счет того, что организация сама может выпустить ПЭП — выдать логин и пароль от информационных систем;
• неквалифицированная ЭП — может быть выпущена неаккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), обладающим лицензией ФСБ на работу с криптографией;
• квалифицированная ЭП — отличается высокой стоимостью, выпускается только аккредитованным УЦ в присутствии владельца подписи, на компьютер устанавливается специальный модуль операционной системы.

Процесс обмена электронными документами между подписантами осуществляется через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность информации о каждом из участников процесса, фиксирует все операции и может обеспечивать хранение архива данных в течение установленного действующим законодательством срока.

Автоматизировать работу с различными видами документов позволяет система электронного документооборота.

Внедрение в управленческий процесс ЭДО позволяет:

• обеспечить централизованное хранение данных;
• снизить расходы на печать и почтовую отправку документов;
• отказаться от хранения бумажных документов;
• стандартизировать процесс создания, согласования и утверждения электронных документов;
• сократить общее время обработки документов;
• упростить операции с документами, позволяя осуществлять их из любой точки планеты при наличии интернета;
• ускорить процесс поиска нужных сведений.

Виды электронного документооборота

Хорошо настроенный документооборот в организации предполагает систематизированную работу с большим объемом данных. Все типы ЭДО можно классифицировать по двум параметрам:

1. По сфере правовых отношений между участниками.

Внутренний или внутрикорпоративный документооборот — это комплекс мероприятий с документами, выполняемых между сотрудниками организации. Он обеспечивает быстрый обмен данными между структурными подразделениями и значительно упрощает процесс информирования о приказах, локальных нормативно-правовых актах и т. д. Система уведомлений, алгоритмы движения и возможность отслеживания статусов документов позволяют ускорить бизнес-процессы, найти и исправить “узкие места”, которые задерживают исполнение документов.

Этот вид документооборота предполагает взаимодействие с:

• актами форм МХ-1, МХ-2 и пр.;
• приказами;
• заявлениями;
• протоколами совещаний;
• инструкциями;
• регламентами;
• служебными записками и т. д

Внутренний ЭДО помогает оптимизировать работу персонала, ускорить кадровые, административные и прочие процессы компании.

Этот вид документооборота в организации предполагает обмен документами с контрагентами.

Во внешнем документообороте используются:

• договоры с контрагентами;
• первичная учётная документация;
• платёжные документы и т.п.

Все используемые в рамках внешнего ЭДО документы, также как и документы внутреннего ЭДО обладают правовой силой.

В настоящее время большинство госучреждений перешло или находится в стадии миграции на системы электронного взаимодействия, включая ЭДО. В результате индивидуальные предприниматели и юрлица получили возможность оперативно взаимодействовать с Налоговой службой, Фондом социального страхования, Росстатом, Пенсионным фондом РФ, и т. д.

Внутренний, внешний электронный документооборот, а также ЭДО с госорганами — базовая составляющая делопроизводства предприятия.

2. По типу передаваемых документов.

Бухгалтерский ЭДО Кадровый ЭДО Управленческий ЭДО Складской ЭДО

Система электронного документооборота в бухгалтерии позволяет быстро получать и передавать бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, УПД, товарные накладные и пр.) от контрагентов. Благодаря интеграции сервиса ЭДО с 1С документы формируются прямо на основании данных из системы, и наоборот — данные из ЭДО могут быть интегрированы в 1С, освобождая бухгалтеров от ручного переноса данных.

В рамках электронного документооборота в сфере трудовых отношений возможно перевести в цифровую форму большинство видов документов. Исключение составляют только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.

Приказы, уставы, распоряжения и другие документы, регламентирующие деятельность организации, также переводятся в электронный формат, что облегчает работу с ними.

Складкой ЭДО позволяет оптимизировать процесс обработки накладных и других документов. Система электронного документооборота используется для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета и учетных регистров.

Подведем итог. Внедрение системы электронного документооборота в организации требует времени, однако выгоды такого решения очевидны. Уже в первый месяц использования становятся заметны экономия на расходах, связанных с доставкой документов, закупкой бумаги и материалов для печати, а самое главное — скорость и удобство работы с документами! Грамотно выстроенная система ЭДО позволит:

• сократить время на согласование и подписание документов;
• снизить издержки, связанные с хранением и утилизацией бумаг;
• ускорить бизнес-процессы;
• увеличить скорость получения оплаты от контрагентов и избежать кассовых разрывов.

Чтобы оценить необходимость внедрения СЭД, руководству предприятия следует проанализировать бизнес-процессы и ответить на следующие вопросы:

• Можно ли оперативно найти необходимый документ, например, во время разговора с клиентом?
• Постоянно ли имеются актуальные данные о наличии и статусе документов по сделкам?
• Возможно ли в любое время отследить, где в данный момент находится документ, который отправлен на согласование?
• Способствует ли действующая в настоящее время скорость согласования документов поставленным целям по оптимизации бизнес-процессов компании?
• Обеспечен ли автономный — не требующий специального контроля со стороны сотрудников — бесперебойный процесс документооборота?

Если на 2 и более вопросов дан отрицательный ответ, следует задуматься над внедрением системы ЭДО в бизнес-процессы.

Узнайте больше о системе электронного документооборота от “Инфолоджистикс”

Источник: infologistics.ru