Электронный документооборот программы что это

Российское программное обеспечение для электронного документооборота

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для организации работы с цифровыми версиями документов. Она позволяет создавать, хранить, менять, искать документацию, а также выстраивать взаимодействие между пользователями (совместную работу, обмен документами, выполнение других функций). Точный перечень возможностей СЭД зависит от ее типа (подробнее об этом — далее).

Что дает внедрение и использование СЭД?

Организация, внедрившая систему электронного документооборота, получает сразу несколько преимуществ. В их числе:

снижение трудозатрат. Руководители и рядовые сотрудники тратят меньше сил и времени на работу с документами. Это, в свою очередь, увеличивает эффективность компании;

В сумме все перечисленные преимущества позволяют компании выиграть в острой конкурентной борьбе, предлагая лучший сервис для клиентов и цифровую среду для работы сотрудников.

Электронный документооборот: что это и как работает 👀

Существующие типы СЭД

К настоящему моменту сформировалось несколько основных типов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства

Одни из самых простых программных комплексов. Они предназначены для перевода документооборота компании в электронную форму. Движение документов при этом, как правило, организуется по всем существующим стандартам и с сохранением иерархического принципа (от руководителя к подчиненному).

Электронные архивы

Так называют системы электронного делопроизводства, в которых основное внимание уделено надежному хранению документов в цифровой форме и их быстрому и легкому поиску. Последний может осуществляться по разным атрибутам — датам, номерам, фрагментам текста и другим. Системы электронного архива отличаются друг от друга функциональностью поиска, поддержкой тех или иных типов устройств хранения, степенью надежности защиты данных, возможностями масштабирования и т.д.

Workflow-системы

Такое название носят системы, устанавливающие строгий порядок действий при выполнении тех или иных бизнес-процессов. К действиям могут привязываться электронные документы, однако они не являются основными объектами. Частный случай такой связки — реализация в workflow-системе типичного алгоритма обработки документов (прием, регистрация, рассмотрение, исполнение).

ECM-системы

Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, в переводе — «управление корпоративным контентом». Так называют максимально функциональные системы электронного документооборота, в которых реализован большой набор инструментов и технологий создания контента (документов, заданий и многого другого), его хранения, обработки, доставки всем пользователям. Можно утверждать, что ECM-системы объединили в себе черты всех перечисленных выше типов. Так, чтобы ту или иную систему можно было отнести к категории ECM, она должна поддерживать сканирование бумажных документов, как комплекс для делопроизводства, их хранение, как цифровой архив, и постановку задач исполнителям, как workflow-система.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Российское программное обеспечение для электронного документооборота

Интерес руководителей компаний к системам электронного документооборота растет с каждым годом. Закономерно то, что на этом фоне неуклонно увеличивается количество программных решений на рынке. При этом позиция российских разработчиков ECM достаточно сильная: количество наименований отечественного ПО, позволяющего внедрить электронный документооборот, к настоящему времени исчисляется десятками. Мы отобрали несколько наиболее популярных программ, изучили их особенности и отличия.

Система для автоматизации управления компанией, взаимодействия с клиентами и партнерами, работы с документами. Разработана на платформе Windows Workflow Foundation, является полностью Microsoft-ориентированной, по этому критерию соответствует реалиям большинства российских компаний. Благодаря технологии шлюзов допускает интеграцию с модулями сторонних разработчиков — 1С:Предприятие, Microsoft SharePoint и другими.

«Коробочный» программный продукт для создания системы цифрового документооборота. Поддерживает полный жизненный цикл документации — от ее создания или приема до исполнения. Допускает как автоматизацию делопроизводства в его классическом представлении, так и постановку полностью электронного документооборота. Поддерживает интеграцию с программными решениями сторонних разработчиков — «Гарант», «Сигнал-Ком», «Крипто-Про» и другими.

«Коробочное» решение, которое остается бесплатным, пока с ним работают до 50 пользователей, создающих до 5000 документов в год. При превышении любого из этих ограничений требует перехода на платную систему Naumen DMS. Naudoc — решение, оптимальное для компаний малого и среднего бизнеса, а также для отдельных подразделений крупных организаций.

Включает множество модулей для управления бизнес-процессами, движением документов, работой с договорами, решения других задач. Позволяет автоматизировать взаимодействие с клиентами, поддерживает ведение клиентской базы, помогает вести продажи, планировать маркетинговые мероприятия и контролировать их эффективность. Оптимальна для компаний, работающих в сфере торговли и оказания услуг.

Продукты компании «Логика Бизнеса»

«Логика Бизнеса» — один из лидеров ECM-рынка. Мы предлагаем несколько продуктов, внесенных в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД Минцифры России. Они не только отличаются функциональностью и удобством, но и позволяют выполнить требования по импортозамещению зарубежного ПО.

В числе наших разработок — такие решения, как:

• «Логика: СЭД» для управления бизнес-процессами и контентом организации в больших государственных и частных компаниях, автоматизации оборота документов, работы с заявками и поручениями, контроля дисциплины исполнителей;
• «Логика: АРХИВ» для хранения документов в цифровой форме и их удобного поиска в компаниях любого масштаба;

Свяжитесь с нашими специалистами удобным вам способом. Они уточнят ваши потребности, порекомендуют оптимальное программное решение для системы электронного документооборота, помогут оформить заявку на его внедрение.

Источник: blogic.ru

Программы электронного документооборота

Электронный документооборот ― решение для оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей документов внутри компании и между контрагентами. Обмениваться документами быстро, при этом сохраняя их юридическую значимость и безопасность данных, помогают программы или системы электронного документооборота. Рассказываем, какими они бывают и как взаимодействуют друг с другом.

Что такое электронный документооборот

Это управление документами в цифровом виде, то есть без бумажных носителей. Документы создают, редактируют, подписывают, передают другому сотруднику или бухгалтерии партнера в одной программе. Они надежно хранятся на сервере оператора ЭДО или локальном компьютере клиента вместо пыльного архива.

Проанализируем бизнес-процессы вашей компании, разработаем и внедрим схему электронного документооборота Отправить заявку

Цифровые документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую значимость, как бумажные. Это закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Квалифицированная подпись гарантирует неизменность документов с момента подписания. Их можно представлять в контролирующие органы и использовать в суде.

Дублировать на бумаге и ставить печать не нужно. Существует два вида документооборота: внутренний и внешний. Внутренний работает в системе электронного документооборота (СЭД), то есть программном обеспечении, которое установлено в конкретной компании. Внешний предполагает обмен документами с контрагентами. Его принято называть ЭДО или ВЭДО.

ЭДО сегодня позволяет отправлять документы деловым партнерам не только внутри страны, но и за границу. В Диадоке реализован международный электронный документооборот (МЭДО). Компании, ведущие внешнеэкономическую деятельность, могут обмениваться документами с контрагентами из других стран. Расстояние не имеет значения — документ попадет к адресату через несколько секунд. При этом у предприятия нет расходов на международную экспресс-доставку.

Какие документы можно отправлять и получать

Программы электронного документооборота позволяют обмениваться документами с контрагентами. Доступны отправка и получение практически всех видов документов. Сделка от заключения договора до отгрузки товара может быть полностью оформлена электронно. В Диадоке можно обмениваться формализованными, полуформализованными и неформализованными документами.

Налоговая инспекция стремится автоматизировать проверку документов, поэтому для некоторых из них установлены жесткие требования. Это счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный счет-фактура и УКД. Их следует передавать в виде файлов с расширением XML, созданных в утвержденном ФНС формате. Такие документы называют формализованными.

Полуформализованные документы предприятия могут составлять в собственных форматах. Для них нет обязательных требований, но есть рекомендации ФНС. Это акты приемки, документы о передаче товаров, ТОРГ-12. Неформализованные документы допускается оформлять в любом формате. К ним относятся прайсы, ведомости, счета, письма.

В Диадоке доступна отправка документов как в произвольном формате, так и в утвержденном ФНС. Во встроенном редакторе есть функция создания документов в формате XML. С компьютера и из 1С можно загружать файлы с расширениями DOC, XLS, DOCX, XLSX, JPEG, JFIF, JPG, RTF, ODT, PDF, TXT, XML, DBF.

Форматы электронных документов в Контур.Диадоке

Формализованные Полуформализованные Неформализованные

Акт приемки-сдачи работ ТОРГ-12 Счет-фактура Корректировочный счет-фактура Универсальный передаточный документ Универсальный корректировочный документ	Акт приемки-сдачи работ или услуг ТОРГ-12 Акт сверки Договор Внутренняя накладная (ТОРГ-13)	Письмо Договор Реестры расходов, актов Ведомость Отчет агента Товарно-транспортная накладная Прайс-лист Экспедиторская расписка

Список документов в Диадоке расширяется согласно потребностям клиентов.

Как происходит обмен электронными документами между двумя программами (системами)

Пользователи Диадока могут обмениваться документами с контрагентами, которые работают в других системах ЭДО, с помощью роуминга. Он функционирует по открытой технологии ассоциации РОСЭУ, разработанной специально для операторов ЭДО. Два оператора хранят документ и обеспечивают синхронизацию обработки в онлайн-режиме. Для клиентов Диадока настройка роуминга бесплатна.

Способ настройки роуминга зависит от того, с каким оператором сотрудничает контрагент. Для части из них у Диадока есть автороуминг. В этом случае достаточно будет отправить второму участнику документооборота приглашение. Контрагент увидит приглашение в сервисе своего оператора ЭДО.

Дополнительно можно продублировать приглашение по электронной почте. Пока его не примут, организация будет находиться в списке контрагентов на странице «Ожидается ответ». Если с оператором пока нет автоматического роуминга, понадобится подать заявку на его настройку с конкретным контрагентом. Проверить, есть ли автороуминг, можно на странице, нажав на иконку с символом «i».

С Диадоком не придется дублировать часть документов на бумаге, если контрагент пользуется другой программой. В роуминге они передаются так же быстро, как и между клиентами одного оператора. Для этого не нужно докупать и устанавливать дополнительные программы. Подробнее о роуминге в Диадоке читайте в статье.

Начните обмениваться документами с контрагентами быстро и безопасно с Контур.Диадоком Подключиться

Зачем нужна программа электронного документооборота

• Уменьшение затрат. Если поставщики и клиенты компании находятся в разных регионах, переход к электронному документообороту ― единственный способ снизить расходы на услуги почты и курьеров.
• Систематизация. Бумажные документы сложно хранить в идеальном порядке и еще сложнее найти нужный среди сотни папок. Система ЭДО дает возможность поиска по ключевым словам, фильтрации по статусу, типу документа, периодам.
• Освобождение места. Не нужно выделять на предприятии отдельное помещение под архив.
• Уменьшение количества потерянных документов. Электронный документ не затеряется среди бумаг на столе. Если настроить распределение входящих, он автоматически отправится в нужный отдел. Документ в системе ЭДО не пропадет по пути к контрагенту, как случается в службах доставки. Для этого предусмотрен инструмент отслеживания ― протокол передачи. Получение документа автоматически фиксируется оператором.
• Сокращение времени обработки. В программе можно выбрать несколько документов из списка и подписать сразу. Согласование проходит онлайн. Прочитать и подписать документ можно даже в мобильном приложении.
• Контроль. Преимущество электронного документооборота в том, что руководитель видит статус документа: отправлен, подписан, на согласовании. Диадок можно настроить так, чтобы получать уведомления об изменении статуса на электронную почту.
• Снижение количества ошибок. Бухгалтеры вашей компании и контрагента работают с одним и тем же файлом. Значит, расхождений не будет.
• Передача сведений о товарах с маркировкой. С 1 января 2022 года участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения в систему Честный ЗНАК через операторов ЭДО. Это закреплено в Постановлении Правительства № 2464 от 31.12.2020.

Виды программ электронного документооборота

Системы электронного документооборота бывают локальными или облачными.

Локальные системы, которые устанавливаются на компьютеры компании, появились первыми. Их использовали только для передачи документов внутри предприятия. Недостаток таких систем ― необходимость вложений. Нужно покупать программное обеспечение, мощные компьютеры, маршрутизаторы, сетевые хранилища, тратиться на внедрение и техподдержку.

Облачные системы работают по модели SaaS (Software as a Service). Поставщик предоставляет доступ к программному обеспечению через браузер или мобильное приложение. Данные хранятся в дата-центре. Клиентам не нужно устанавливать, обновлять программу, поддерживать работу оборудования. Достаточно вносить платежи по тарифному плану поставщика услуги.

У такой системы нет границ масштабирования. Если у компании появятся новые партнеры, увеличится поток документов, провайдер выделит необходимый объем вычислительных ресурсов. С локальной системой же придется купить и настроить оборудование.

Некоторые системы ЭДО универсальные. Они предусматривают перевод всех документов в электронный вид. Другие поддерживают только конкретные виды документации, например кадровую.

Существует и другая классификация систем ЭДО:

• Готовые решения или коробочные. Стандартизированные системы для базовых функций делопроизводства.
• Индивидуальной разработки. Создаются для удовлетворения потребностей конкретного заказчика.
• Комбинированные. Программные продукты на базе универсальной платформы, адаптированные к бизнес-процессам заказчика.

Выбрать подходящую систему электронного документооборота поможет наша статья.

​Список популярных программ ЭДО, с которыми можно работать в Диадоке

У нас заключены роуминговые соглашения с операторами ЭДО, которые предоставляют свои системы, и список постоянно расширяется. Вы сможете обмениваться документами с компаниями, использующими более 20 систем.

С Диадоком документооборот не ограничен пользователями одной программы. Вы будете одинаково быстро обмениваться электронными документами с большинством контрагентов, даже если они подключены к другим операторам.

ЭДО полностью заменяет бумажный документооборот. Вы можете создавать и редактировать документы, обмениваться ими с партнерами и клиентами. Сервисы ЭДО ― путь к автоматизации бизнес-процессов и снижению непроизводственных расходов. С ними не нужно содержать архив, покупать бумагу, обслуживать копировальную технику. Подключитесь к Диадоку и начните экономить.

Расскажем, как внедрить ЭДО и сократить расходы на документооборот

Источник: www.diadoc.ru

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они.

Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).

СБИС

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Synerdocs

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

E-COM

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

4. Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

СБИС

Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.

Synerdocs

Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Всё, как в Taxcom.

Сфера Курьер

Платная – от 6 000 руб. в год.

E-COM

Платная – от 12 500 в год.

И еще немного об интеграции:

5. Мобильное решение

Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.

6. Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

И немного от себя

Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.

1. Сайт Контур.Диадок
2. Сайт Taxcom/1С: ЭДО
3. Сайт СБИС
4. Сайт Synerdocs
5. Сайт Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
6. Сайт Сфера Курьер
7. Сайт E-COM
8. РОСЭУ
9. Исследование ECM-Journal

• электронный документооборот
• сервисы
• эдо
• автоматизация бизнес-процессов

Источник: habr.com

Что такое ЭДО и как он работает

Рассказываем, что такое электронный документооборот, как он работает, кому необходим и как внедрить его в вашу организацию.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен организации

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Компании переходят с бумажного на электронный оборот из-за полезных функций этой системы:

1. Оптимизация бизнес-процессов. У каждой компании сложились собственные бизнес-процессы с использованием бумажной документации. С переходом на новую систему управлять всеми процессами становится проще. Документация больше не теряется, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти нужную информацию для проверки или копирования.
2. Сокращение денежных затрат. Ведение бумажной документации — это расходы на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, зарплату сотрудников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию, а также на оплату услуг служб доставки. С переходом на ЭДО финансовые расходы сокращаются на 80%.
3. Экономия времени. При бумажном документообороте много времени уходит на распечатку бумаг, передачу их разным руководителям для согласования или подписи. Если бумаги нужно отправить в другой филиал или город, согласование занимает уже не дни, а недели. При использовании ЭДО пересылка занимает несколько секунд.
4. Безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена от перехвата извне.
5. Упрощение коммуникации с органами контроля. Контролирующим органам выгодно пользоваться электронным документооборотом внутри своих организаций, а также принимать такую документацию от подконтрольных организаций. Последним легче отправлять отчёты, потому что любой электронный документ легко найти, проверить, переслать.
6. Улучшение сервиса для клиентов. Если компания внедрила ЭДО, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Организация улучшает свою репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она быстрее получает оплату от клиентов, а значит, укрепляет свою финансовую состоятельность.
7. Обеспечение контроля за движением документации. Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить его перемещение при бумажном документообороте сложно. При использовании системы ЭДО всегда видно, где сейчас нужный файл, когда поступил, в каком статусе находится.

Для индивидуального предпринимателя с несколькими контрактами в год внедрение ЭДО неактуально. А вот для организаций с большим объёмом бумажной документации это имеет смысл.

Основные понятия и принципы работы электронного документооборота

Виды электронного документооборота

В основном электронный оборот делится на внутренний, внешний и документооборот с госорганами.

Внутренний документооборот. Реализуется внутри организации. Слабо регулируется законом, поэтому каждая компания может устанавливать свои правила. Внутренний ЭДО помогает руководству и работникам организации быстро обмениваться информацией, согласовывать её и утверждать. Руководство может контролировать работу сотрудников, оценивая скорость создания, просмотра, отправки документации.

Во внутреннем обороте участвуют личные дела работников, приказы об отпусках и премиях, инструкции, справки, выписки, локальные нормативные акты.

Внешний документооборот. Реализуется между организацией и её контрагентами. Если у компании один оператор, а у контрагента другой, то нужно подключать роуминг (как на телефоне).

Документами, участвующими во внешнем электронном документообороте, могут быть договоры поставки, договоры оказания услуг, инвойсы, счета-фактуры. Такая документация обычно формируется по шаблонам, а маршруты её передвижения подчиняются отлаженным схемам.

Документооборот с госорганами. Реализуется между организацией и государственными структурами: пенсионным фондом, фондом социального страхования, налоговой инспекцией. Осуществлять ЭДО с госорганами помогают специальные сервисы, которые генерируют формы для документов и позволяют быстрее заполнять отчёты.

В основном взаимодействие с госорганами предполагает сдачу отчётности о деятельности организации, уплату налогов, отчисления в фонды.

Основы электронного документооборота

Если в организации внедрена система ЭДО, то документы изначально формируются в электронном виде: сотрудник печатает их на компьютере либо заполняет подготовленные стандартные формы. Если в электронный вид нужно перевести бумажный документ, сотрудник его сканирует. Для заверения используют электронную подпись. Передача внутри или за пределы фирмы происходит через корпоративную локальную сеть или через интернет, например, на email адресата.

Пересылка через email небезопасна. Почту любой из сторон могут взломать злоумышленники, тогда в их руки попадёт важная информация. Налоговая инспекция также не принимает документы через электронную почту — только через спецсервисы. Поэтому для безопасности лучше пользоваться сервисами операторов, которых в России несколько десятков.

Сервис оператора похож на электронную почту с расширенным функционалом. Он открывается в браузере, внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поисковая строка, справочник адресов, редактор текста. Информация передаётся по зашифрованным каналам. Через личный кабинет можно отслеживать, получил ли партнёр или сотрудник документы, подписал ли их, оставил ли комментарии.

Если две организации договорились об обмене стандартными документами, то с помощью сервиса оператора они могут создать шаблоны тех документов, которые используют чаще всего. Если сервис объединён с системой бухучёта или базой данных компании, то такие шаблоны можно заполнять автоматически. Если синхронизации нет, сотрудники заполняют формы вручную. Система ЭДО позволяет распределить документы по разным сотрудникам или отделам, которые будут их создавать и обрабатывать.

Хранение электронных документов можно организовать по-разному:

Электронный архив от компании-оператора — это наиболее защищённый вариант.

Источник: alfabank.ru

Что такое электронный документооборот и как он работает

Артем Пилипко Автор

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи через специального оператора. Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. В настоящей статье специалисты системы электронного документооборота Контур.Диадок расскажут о том, как работает ЭДО, и в чем его выгода для бизнеса.

Про электронный документ и электронную подпись

Сначала поясним понятие «электронный документ». Упрощенно говоря, это файл, который заверен электронной подписью. Такой документ не нужно распечатывать. Он обладает юридической силой. Его можно представлять в ФНС и суды.

Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро». Подписание — это процесс формирования данного файла для конкретного документа. Поэтому, строго говоря, на электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.

Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.

Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

СПРАВКА

Перечень доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, — «Диадок».

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами Входящие бесплатно

Как это работает?

Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.

В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.

Сам процесс происходит следующим образом. Поставщик формирует документы в редакторе «Диадока» или загружает их с ПК. При необходимости документы отправляются на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить».

Далее «Диадок» автоматически проверяет:

• сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
• формат документов;
• соответствие данных в конкретном документе.

Если система находит ошибки, то пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется.

Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО Входящие бесплатно

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан.

Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Отметим, что все эти преимущества давно оценили крупные компании, которые умеют оптимизировать процессы. Поэтому они работают только с теми контрагентами, которые подключены к ЭДО. Так, поставщиком крупной торговой сети вряд ли сможет стать компания, использующая бумажную «первичку».

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

1. Перейти на ЭДО слишком сложно. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Например, веб-сервис «Диадока» не сложнее электронной почты. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами.

Просто вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить «Диадок» в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками.

2. К ЭДО долго подключаться. Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще.

Для подключения к «Диадоку» достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

3. На ЭДО нужно переводить контрагентов. Да, это так. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. «Диадок» решает ее с помощью:

• сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас;
• бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

СПРАВКА

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

5. Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном. Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю.

С электронными файлами этого не произойдет. Достать нужный документ из «Диадока» можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Источник: www.buhonline.ru