Электронный документооборот примеры программ

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

• интеграции процесс повышение информированности руководства и специалистов за счёт увеличения объёмов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчётов и докладов, а также за счёт повышения полноты и достоверности отчётов;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счёт перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счёт получения точной адресации в электронном виде;
• интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

Электронный документооборот в 1С. Практические примеры | Микос Программы 1С

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

• процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
• процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
• управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

• создание документов;
• подготовки, учёта, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчётно-статистических, учётных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учёт, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть , в которую включаются как локальные, так и удалённые пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих её дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности, технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (ёмкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объёмам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив » предназначена для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путём сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

• проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
• потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR ( ICR ) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

• создание электронных документов средствами подсистемы;
• ведение версий (редакций) документов и их авторства;
• защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
• электронное визирование документов ( электронная подпись );
• связывание документов в логические группы;
• организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
• допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
• управление маршрутами движения документов;
• контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
• передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом , а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

• средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• средства для создания электронных документов;
• средства для организации и работы с электронным архивом;
• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом ;
• технологические средства, ориентированные на управление документами;
• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом , должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом .

10.4. Виды систем электронного документооборота

В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом . Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота ( EDMS ) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

• средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
• систем управления особыми видами документов (в частности, PDM -систем);
• специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чём преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом . Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО

Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS -системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они всё равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И всё-таки у EDMS -систем есть ряд серьёзных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространённых в мире EDMS -систем обладает следующими достоинствами:

• практическая неограниченность размера электронного архива;
• встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
• поддержка версий и подверсий документов;
• возможность хранения документов в архиве в исходном формате;
• возможность ведения журналов действий пользователей.

На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS -систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS -системах уже изначально.

Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота ) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS -системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нём почтовые программы.

В свою очередь , специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами.

Подобные системы ещё есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом , такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учёта и т. д. У большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях.

В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы , предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС.

Кроме того, цена западных КИС настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе её внедрение. В большинстве распространённых EDMS -систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS -систем. Благодаря наличию этого свойства EDMS -системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

У EDMS -систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.

Источник: intuit.ru

Примеры реализации систем электронного документооборота

В качестве примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание

Система разработана на базе СЭД LanDocs.

Модуль программного обеспечения Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

1. документирования – процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;
2. организации работы с документами – процедур организации документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи в дело.

• гибкая регистрационная карточка;
• настройка справочников системы на специфику делопроизводственных процессов организации;
• развитые средства разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы.

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документов и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.

Основные функции системы

• регистрации документов;
• ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;
• обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;
• контроля исполнения документов и заданий;
• работы в режиме замещения исполнителя;
• отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;
• навигации и поиска документов;
• архивирования документов, восстановления документов из архива;
• отчетности по документообороту;
• сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;
• интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграции с внешними Windows-приложениями;
• рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применения электронной подписи;
• выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;
• работы через Интернет;
• ведения справочников.

Источник: studfile.net

Системы электронного документооборота: ТОП-5

В данной статье мы расскажем о пяти востребованных системах электронного документооборота. Их особенностях, достоинствах и недостатках.

Системы электронного документооборота (ЭДО) нужны для обеспечения обмена электронной документацией (включая внутрикорпоративную) с контрагентами и органами государственного контроля.

ЭДО — является одним из основных инструментов при работе с алкогольной и маркированной продукцией. Поскольку участникам необходимо обмениваться с контрагентами универсально передаточными документами (УПД) а также представлять отчёты в ЕГАИС и Честный ЗНАК.

Система ЭДО «Контур.Диадок»

«Контур.Диадок» позволяет пересылать цифровые акты, накладные, счета-фактуры, УПД и остальную документацию без необходимости её дублирования в бумажном формате.

Функционал системы ЭДО «Контур.Диадок»:

Работа с документацией

Создание цифровых документов через встроенный редактор либо загрузка готовых с рабочего ПК. Возможность направления документов на согласование одному либо нескольким сотрудникам

Автонастройка разнесения входящих документов по сотрудникам и отделам

Взаимодействие с контрагентами

Внесение реквизитов контрагента в поисковую строку. Возможность выгрузки документа с перечнем контрагенов, сотрудничающих с «Контур.Диадок». Авторассылка приглашений

Возможность обмена документацией с заграничными партнёрами

Взаимодействие с персоналом

Возможность подключения любого количества пользователей

Разграничение прав доступа к функционалу, исходя из должностных обязанностей сотрудников

Возможность заверки документов либо передача их на согласование ответственному лицу

Варианты работы в «Контур.Диадок»:

• Через браузер – без инсталляции вспомогательного ПО.
• Через настройку взаимодействия с учётной системой – предусмотрен готовый модуль для интеграции с 1С. Для обеспечения совместимости с остальными учётными программами применяется API коннектор или комплекс «Контур.ERP» для SAP.
• Через мобильное ПО – бесплатно инсталлируется как на iOS-, так и на Android.

Чтобы приступить к работе, необходимо только выбрать подходящий пакет и произвести его оплату.

• Наличие различных вариантов работы (браузер, мобильное ПО, интеграция с программой учёта).
• Возможность безвозмездного хранения архива сразу на нескольких серверах.
• Расширенная техническая поддержка (чат, электронная почта, call-центр).
• Нет ограничений по количеству пользователей.
• Высокий уровень защиты данных.

Среди недостатков можно отметить то, что участникам, работающим с маркировкой, потребуется инсталляция дополнительного инструмента для пересылки сведений в систему «Честный ЗНАК».

Система ЭДО «Битрикс24»

«Битрикс24» — это ПО, предназначенное для автоматизации бизнес-процессов, сопряжённых с электронным документооборотом. Функционал данной системы напрямую зависит от выбранной тарификации. Так, например, в тестовой версии нет доступа к работе с документами в режиме онлайн.

На тарифных планах «Стандартный» и выше (облако) или «Корпоративный портал» и «Энтерпрайз» (коробочной версии) представлена возможность работы с документами в режиме онлайн. Вносить правки может персонал организации либо сторонние участники (коллеги или партнёры), которые не работают с «Битрикс24». Сохранение корректировок происходит в автоматическом режиме.

Достоинства ЭДО в «Битрикс24»:

• Не обязательна настройка взаимодействия со внешними сервисами.
• В систему «вшит» онлайн-редактор для работы с документацией.
• Допускается применение различных сценариев согласования документации, два этапа подтверждения со статусами, голосованием и т.д.

К недостаткам можно отнести сложный для новых пользователей интерфейс.

ЭДО с «1С-ЭДО»

«1С:ЭДО» — представляет собой решение, разработанное на базе «1С:Предприятие». Софт позволяет обеспечить обмен электронной документацией с контрагентами непосредственно из 1С через одного либо нескольких операторов ЭДО. При этом вся входящая документация проводится бесплатно.

• Регистрация в 1С-ЭДО.
• Рассылка приглашений контрагентам (даже в роуминге).
• Получение входящей документации от контрагентов.
• Отправка до пяти комплектов исходящей документации ежемесячно.
• Возможность обмена документацией в роуминге.
• Получение консультаций от федеральной службы технической поддержки.

Оплаты производятся за пакет документов, совершённых по конкретной сделке, а не за каждый отправленный.

Если имеется договор на «1С:ИТС» (информационно-технологического сопровождения) то пересылка 50 или 100 пакетов документов выполнятся безвозмездно.

• Софт «вшит» в 1С, поэтому не требуется использования стороннего ПО.
• Пользователь может подобрать тариф из учёта конкретных потребностей.

К недостаткам можно отнести то, что подойдёт только пользователям 1С.

Сервис ЭДО от «Такском»

«Такском» предоставляет сразу несколько решений по организации ЭДО:

• «Такском-Файлер» — онлайн-сервис, предназначенный для обеспечения обмена цифровой документацией с контрагентами через мобильное ПО или веб-браузер.
• Решения для 1С — представляются в формате сервиса либо встраиваемого программного модуля.
• ПО для взаимодействия с другими учётными программами через API и SDK.
• Решение для 1С — «Станция сканирования». ПО предназначается для участников, работающих с маркированными товарами.
• Программа предназначена для работы с маркированными товарами. Взаимодействует с системой Честный ЗНАК, национальным каталогом и СУЗ.

Достоинства ЭДО с «Такском»:

• Возможность выбора подходящего именно вам решения.
• Взаимодействие с системой ЧЗ.

К недостаткам можно отнести продолжительное ожидание ответа от службы поддержки.

«Корус Five» — цифровая платформа для электронного документооборота

«Корус Five» — это модульная СЭД/ECM-система, разработанная на платформе Microsoft. Используется через облако либо локальный сервер. Активирует модули, предназначенные для внутрикорпоративного обмена и с контрагентами.

«Корус Five» имеется возможность подключения любого количества пользователей. Подходит для международных организаций: представлен разноязычный интерфейс и автоперевод. Имеется возможность настройки интеграции «Корус Five» с решениями на платформе SAP, Oracle или других иностранных вендоров.

Достоинства «Корус Five»:

• Возможность обработки до 150 000 документов за месяц, объём хранения информации до 15 ТБ.
• Возможность осуществления настроек через встроенные визуальные редакторы.
• Наличие конструкторов для генерирования документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие мобильного приложения. Чтобы войти в программу со смартфона, применяется веб-браузер.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Источник: kkmsale.ru