Электронный документооборот обзор программ

Деятельность любого предприятия и любой организации сопровождается документооборотом. Работа с документами по своей природе отличается трудоёмкостью и сложностью — цифровые технологии помогают её существенно упростить и автоматизировать. Чтобы убедиться в этом, достаточно рассмотреть возможности современных систем электронного документооборота (СЭД).

Общий обзор сегодняшних возможностей СЭД

Первые версии программ повторяли основные функции традиционного бумажного делопроизводства. Современные СЭД отличаются многообразием возможностей, выходящими далеко за рамки «простого» документооборота:

• всё делопроизводство в организации, включая создание, перемещение и хранение документов осуществляется в электронном виде;
• весь входящий и исходящий поток документов также обрабатывается СЭД;
• контроль за движением документов упрощается, одновременно становясь точнее и полнее;
• цифровизация документооборота позволяет объединить различные аспекты деятельности организации в одну систему и создать единую информационную среду;
• детальный анализ деятельности организации в реальном времени поднимает оперативность и обоснованность принятия управленческих решений на недоступный для бумажного делопроизводства уровень.

Системы электронного документооборота позволяют обрабатывать не только документы, но и вообще всю информацию в организации, например, техническую и проектно-конструкторскую, включая чертежи.

ЭДО | Электронный документооборот

Достоинства СЭД

Сегодняшние системы электронного документооборота адаптируются к особенностям деятельности конкретной организации. Но при этом каждая из них сполна реализует следующие преимущества:

• все действия с документом контролируются и протоколируются, записывается история изменений;
• СЭД отслеживает результаты деятельности каждого сотрудника организации и помогает оценить эффективность его работы;
• упрощаются и ускоряются рутинные операции с документами начиная с поиска нужного документа и заканчивая автоматической сдачей неактуального документа в архив;
• защищённость и конфиденциальность информации обеспечивается шифрованием данных и разграничением доступа;
• интуитивно понятный интерфейс и встроенная помощь облегчают персоналу организации овладеть функционалом и возможностями ПО.

Использование СЭД повышает эффективность деятельности предприятия и его конкурентоспособность. В ряде случаев использование электронных документов прямо предписывается действующими нормативами и законодательством.

Функциональные возможности СЭД

Каждая система электронного документооборота реализует базовый функционал и различные дополнительные возможности, которые отличаются от системы к системе. Базовые функции предусматривают:

• создание документа или ввод его в систему, регистрацию, передачу внутри организации конкретному сотруднику или нескольким сотрудникам;
• возможность распечатать документ в нужном количестве экземпляров, либо отсканировать и оцифровать бумажный оригинал для дальнейшей работы с ним в электронном виде;
• быстрый поиск необходимого документа по разным критериям: дате, названию, фамилии ответственного лица и т.п., а также поиск по содержанию;
• передачу документа на хранение в архив и поиск в архиве;
• использование электронной цифровой подписи;
• интеграцию документооборота с другим ПО, например, со складскими или бухгалтерскими программами.

Внедрение системы электронного документооборота может осуществляться поэтапно, не нарушая текущую деятельность компании. Поддержка разработчика помогает сделать это безболезненно. Для оценки перспектив перехода на электронный документооборот полезно попробовать выбранную СЭД в тестовом режиме, и уже по его результатам принимать окончательное решение о покупке ПО.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Источник: atlas-soft.ru

Системы КЭДО: сравнение популярных платформ

Разработчики платформ КЭДО утверждают, что на бумажный обмен работодатель тратит в среднем от 2000 руб. в год на одного сотрудника, и обещают уменьшить в разы затраты компании, если она перейдет на электронный документооборот. В конце 2021 года в Трудовом кодексе появились нормы о правилах ведения электронного обмена, в том числе требования к информационным системам. Соответствие законодательству, интересные интерфейсные решения, сервисное обслуживание — это то, на что стоит обратить внимание при выборе системы для КЭДО.

Какие существуют системы электронного документооборота

Информационная система (ИС) кадрового электронного документооборота должна обеспечивать подписание электронного документа сторонами трудовых отношений, фиксацию этого факта и в последующем хранить документ в соответствии с установленными сроками (абз. 2 ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для решения этих задач организации выбирают из трех групп систем:

• государственная платформа;
• коммерческие продукты;
• самостоятельно разработанные программы.

Государственная ИС

Запуск государственной программы КЭДО на портале «Работа с России» произошел 01.09.2022 (п. 5 постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867). Она участвовала в эксперименте электронного документооборота в сфере трудовых отношений, который проводил Минтруд РФ в 2021 году, и теперь дорабатывается в соответствии с требованиями участников эксперимента и нового законодательства. Цифровым документооборотом на портале смогут пользоваться все работодатели, достаточно зарегистрировать себя и своих работников на портале и получить электронные подписи.

Коммерческие ИС

На рынке коммерческих информационных систем уже есть готовые продукты. Мы познакомились с некоторыми из них:

Продукт Разработчик Адрес

Контур	СКБ Контур	https://kontur.ru/diadoc
СБИС	Компания «Тензор»	https://sbis.ru/staff/ekdo
Такском	Такском	https://taxcom.ru/dokumentooborot/kadrovyj-edo/
HR-Link	HRLINK	https://hr-link.ru/
LanDocs	ДСУД ГК ЛАНИТ	https://kedo.landocs.ru/
VK HR TEK	Группа «VK»	https://hrtek.ru/
Jump.Finance	Группа «Тинькофф»	https://jump.finance

Самостоятельно разработанные ИС

При разработке собственной системы КЭДО необходимо реализовать подписание электронными цифровыми подписями в соответствии с требованиями статьи 22.3 Трудового кодекса РФ. Во время подписания программа должна обратиться в удостоверяющий центр, который выпустил сертификат ЭЦП, и получить сертификат о валидности (о том, что сертификат действителен).

К шаблонам цифровых документов необходимо применить единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Их Минтруд РФ разработал в 2023 году.

Также законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 об ЭКДО установлено, что платформа работодателя с 01.09.2022 должна взаимодействовать с Единым порталом госуслуг (п. 3 ст. 2 закона). Правила взаимодействия разработает Правительство РФ (ч. 5 ст.

22.1 ТК РФ).

И конечно, информационная система для КЭДО должна надежно и долгосрочно обеспечивать хранение (до 75 лет).

Впрочем, все вышесказанное применяется не только к самостоятельно разработанным продуктам, но и к готовым.

• что такое КЭДО, и зачем это нужно;
• как перейти на КЭДО;
• зачем нужно положение о КЭДО, и как его составить.

Чем продукты КЭДО отличаются друг от друга

Рынок уже предлагает большое количество систем для КЭДО. Ориентируясь на требования законодательства и запросы клиентов, разработчики стараются максимально реализовать сервисы КЭДО и становятся во многом похожи друг на друга. Для выбора рекомендуем провести сравнение систем КЭДО по критериям:

• сервисное обслуживание;
• наличие различных способов подключения;
• интеграция с учетными системами компании;
• используемые виды подписей;
• возможности интерфейса;
• архивные решения.

Сервисное обслуживание

Техподдержка, помощь во внедрении КЭДО, готовый пакет локальных актов для утверждения (положения об КЭДО, уведомление работников и др.), обучение сотрудников — это то, что предлагают сегодня разработчики электронного документооборота в кадрах. Но кто-то готов оказывать поддержку круглосуточно, а кто-то обещает премиум-сервис за дополнительную плату, без ожидания у телефона.

Вот обзор систем КЭДО в табличном формате:

Не требует дополнительной платы:

• круглосуточная поддержка;
• помощь при внедрении ИС;
• обучение сотрудников;
• комплект локальных актов для запуска.

Не требует дополнительной платы: круглосуточная поддержка.

Актуальные отзывы о КЭДО СБИС подтверждают круглосуточную техподдержку и быстрое решение вопросов.

За дополнительную плату:

• помощь при внедрении ИС;
• отдельно выделенный телефонный номер поддержки гарантирует ответ без ожидания;
• проверка работников (персональные данные, есть ли долги по налогам и присутствие в черных списках).

Не требует дополнительной платы:

• круглосуточная поддержка;
• помощь при внедрении ИС;
• комплект локальных актов для запуска и помощь юриста;
• работа с самозанятыми, в том числе возможность выплат им.

• поддержка в рабочее время (с 9.00 до 19.00);
• комплект локальных актов для запуска.

Способы подключения

Web-версии и мобильные приложения удобны для работников, они смогут подписать документы мгновенно на работе, из любой точки и дома. Все разработчики стремятся иметь оба способа подключения. Хотя кто-то считает наличие мобильного приложения избыточным, достаточно адаптировать WEB-версию под экран смартфонов и планшетов.

Продукт Способы подключения

СБИС, КЭДО контур.ру, Jump.Finance, Такском, VK YR TEK	Web-версия и мобильное приложение
HR-Link, LanDocs	Только WEB-версия

Интеграция с учетными системами компании

Если для работника удобно, чтобы документы обмена были всегда под рукой, то кадровой службе и бухгалтерии важно, чтобы не пришлось делать двойную работу: создавать документы, например в 1С, а потом копировать их в систему кадрового документооборота. Все разработчики имеют удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

Работа с ЭЦП

Возможность работать с разными видами ЭЦП предоставляют все разработчики. Удобно создание облачных НЭП и УНЭП для работников прямо в оболочке ИС. Это реализовано у Контур, СБИС, Jump.Finance, Такском, HR-Link, LanDocs, что позволяет создавать эти подписи мгновенно и тут же начинать обмен. Обновленный личный кабинет КЭДО Контур позволяет работать вдвойне удобнее, так как он является одновременно удостоверяющим центром — не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП. LanDocs также является удостоверяющим центром для неквалифицированных подписей.

Интерфейсные решения

Дружественный интерфейс, с которым разберется каждый, имеют все платформы КЭДО — впрочем, как и разнообразный функционал. Так выглядит личный кабинет от СБИС:

Типовые задачи создания документов, их подписания и отправки решаются просто — с помощью всех просмотренных ИС. Например, во всех системах для КЭДО присутствуют возможность работы с шаблонами. Например, заявление на отпуск работнику не придется писать самому, он воспользуется готовым шаблоном. В «Контуре» это реализовано следующим образом:

Важны маркеры для документов, которые позволяют разобраться, в каком статусе находится документ: подписан или нет, что тоже реализовано у всех. Jump.Finance это видит так:

А вот возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел предоставляют не все. Функция есть у Контур, Сбис, HR-LINK, LanDocs, КЭДО Озон.

Хочется обратить внимание на возможности создания маршрута документа. Эта функция позволяет не просто осуществить подписания, а автоматизировать кадровые процессы. Например, отправляя работника в отпуск, зададим следующий маршрут: работник заполняет заявление об отпуске, после согласования с руководителем оно отправляется в отдел кадров, где формируется приказ, его подписывает директор, работник, а затем приказ уходит в бухгалтерию для работы с выплатами. Функция создания маршрута есть в LanDocs, Контур, СБИС, КЭДО Тинькофф. Это создание маршрута от LanDocs:

Уведомления сотруднику о необходимости поставить подпись реализованы всеми. Уведомления приходят на почту у Jump.Finance, на почту, в смс, в мессенджеры у Контур, СБИС, HR-LINK, LanDocs.

Все представленные системы оставляют впечатление серьезных продуктов, в которых, даже если что-то не реализовано сейчас, стоит в планах на реализацию.

Архивные решения

Все разработчики заявляют о наличии сертификатов, которые позволяют им архивировать документы заказчиков на облачных серверах. Решения оn-premise (на серверах заказчика) решаются индивидуально с каждым клиентом.

Некоторые кадровые документы необходимо хранить до 75 лет: например, личные дела работников (ч. 1 ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Выбирая разработчика систем кадрового документооборота, необходимо убедиться в стабильности компании, ее долгосрочности.

Нужны решения, которые позволят не терять архивы в случае ухода с рынка компании заказчика или разработчика. Скорее всего, по этому вопросу еще предстоит высказаться законодателю, а сейчас рекомендуем вопросы о создании и передаче архивов включать в договоры с поставщиками систем для КЭДО.

Стоимость КЭДО

Цена информационной системы рассчитывается за год и зависит от количества сотрудников с доступом к личным кабинетам (ЛК) и купленных ЭЦП. Иногда цена за ЭЦП встроена в лицензию доступа, иногда стоит отдельной строкой в прейскуранте. Включают в стоимость КЭДО 1С, его внедрение и настройку. У некоторых разработчиков есть ограничение по количеству сотрудников — не менее 100, например. Предлагаем сравнить цены рассматриваемых ИС (все цены указаны на 14.06.2022) со следующим кейсом: в компании 1 руководитель, 10 сотрудников, из них один специалист отдела кадров, учетная программа — 1С:ЗУП, 1 подпись УКЭП для работодателя уже приобретена ранее, необходимы 10 УНЭП — для сотрудников.

Есть ценовые предложения с индивидуальными скидками.

(2000 × 10) + (500 × 10)

Итого: 38 700 руб.

• 15 500 — доступ к порталу КЭДО для 1 компании;
• 6000 — доступ для 10 работников к ЛК;
• 10 000 — модуль, встроенный в 1С;
• 14 000 — внедрение.

15 500 + 6000 + 10 000 + 14 000.

Итого: 45 500 руб.

• 5000 — доступ к ЛК 10 сотрудникам;
• 1500 — подпись НЭП для одного сотрудника (цена зависит от количества покупаемых подписей);
• 20 000 — интеграция с 1С.

5000 + (1500 × 10) + 20 000.

Итого: 40 000 руб.

Лицензия доступа к порталу КЭДО:

• 15 000 — для работодателя-компании;
• 15 000 — для 1 специалиста отдела кадров;
• 1000 — для работника, но не менее 100 000 в год.

Есть скидки для малого бизнеса.

15 000 + (15 000 × 1) + (1000 × 10) = 40 000, но есть ограничения.

Поэтому итого: 100 000 руб.

• 900 — для работника;
• 7000 — для специалиста отдела кадров.

Внедрение под ключ платное, рассчитывается по результатам технического задания, но есть возможность настроить все самим по инструкциям разработчика.

Итого: 16 000 руб.

• до 10 сотрудников — бесплатно;
• от 10 до 100 чел. — 15 000;
• от 100 чел. — 1000 за работника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Есть ли бесплатный КЭДО

Как мы видели выше, разработчик Jump.Finance от группы «Тинькофф» не требует платы за использование системы 10 сотрудниками. Небольшая компания получает возможность работать с КЭДО, а крупная компания с таким предложением реализует бесплатный пилот и протестирует ИС на 10 сотрудниках.

Государственная платформа «Работа в России» тоже предоставляет доступ к своей системе бесплатно (50 пользователей от 1 работодателя). Это большое преимущество портала, как и то, что работнику-участнику обмена документами разрешено подписывать многие кадровые документы простой электронной подписью (ПЭП), оформленной через портал Госуслуг (абз. 3 ч. 7 статьи 22.3 ТК РФ), что тоже позволит сэкономить работодателю. «Работа в России» обещает «вечное» хранение документов.

Как уже говорилось, платформу запустили в 2022 году. Представлены:

• служба техподдержки с 9.30 до 18.30 через почту и чат;
• доступ к ИС не только через сайт, но и в мобильном приложении;
• конструктор документов и загрузка своих шаблонов дополняют обычный функционал «отправка документа — подпись — возврат», который, конечно, тоже будет;
• интеграция с учетной системой работодателя и др.

Если все задуманное реализуется и будет работать, то при сравнении КЭДО портала «Работа в России» с КЭДО коммерческих систем они смогут составить друг другу серьезную конкуренцию.

Информация об ЭКД находится в разделе «Помощь и поддержка» портала «Работа в России», здесь есть возможность скачать руководство пользователя, познакомиться с правилами получения доступа и планами по развитию системы.

• Перевалова Наталья

2022-06-20 08:02:28

Ни у работника, ни у работодателя нет обязанности внедрять кадровый ЭДО. Так говорит Трудовой кодекс, но если работодатель принял решение о внедрении, а работники не хотят, как убедить сотрудников? Недавно читала статью, где говорили, что пандемия помогла. А кто-то приложил много усилий, разъясняя, агитируя, борясь со страхами работников. Если у кого-то есть наработанные методы, поделитесь!

2022-12-01 07:27:48
почему в статье нет кадрового эдо сбер коруса
2023-04-12 16:10:59

Екатерина, Не поверите — я до них не смогла дозвониться)) оставляла свои данные — они не перезвонили.

Источник: ppt.ru

Обзор систем электронного документооборота

В последнее время системы электронного документооборота (СЭД) все больше становятся актуальными, набирают обороты и приобретают заинтересованность среди множества российских компаний. Данный интерес вызван тем, что использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность организационно-распорядительного документооборота и бизнес-процессов в целом. Как показывает практика, около 60% рабочего времени сотрудников компаний тратится на подготовку, заполнение, копирование, сопровождение и передачу документов, а правильно подобранная система электронного документооборота – это залог успеха.

На сегодняшний момент представлено множество решений и продуктов различных разработчиков, внедрение которых позволит упростить доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранение документов в электронном архиве, сократить время доступа к информации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.

Но на ряду с достоинствами внедрения СЭД, есть и недостатки, такие как обучение сотрудников, грамотное введение информации в электронную базу и одно из самых главных – это достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота. Но стоимость системы быстро компенсируется вышеперечисленными преимуществами.

В большинстве случаях современные российские компании при выборе СЭД руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. Важную роль играет возможность удаленной работы в системе, быстрое внедрение продукта, стоимость установки и поддержки СЭД, применяемые меры обеспечения безопасности, которые должны иметь функции настройки доступа к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации. Простота и удобство СЭД в использовании – это автоматическое заполнение типовых форм, возможность взаимодействовать с другими существующими системами, простой и понятный интерфейс.

СЭД можно разделить на 9 классификаций в зависимости от платформ, на которых они производятся:

Рассмотрим вышеупомянутые классификации СЭД.

Отечественные СЭД

Отечественные СЭД − это системы, которые полностью «заточены» для российских организаций. В основном это либо узконаправленные специфические системы, либо слабые бесплатные ПО. Например, «ДЕЛО» разработчик – «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году.

Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. Из плюсов: система проста и интуитивно понятна даже пользователям с базовыми навыками владения компьютером, легкая и быстрая установка, мобильность и удаленная работа, реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, развитая система оповещений, уведомлений и контроля движения документов, для ознакомления предоставляется демо-версия данного продукта. Из минусов: не самый дешевый продукт, на 30 рабочих мест в базовой комплектации придётся заплатить около 90000 рублей, отсутствует функция распознавания документов.

Зарубежные СЭД

Зарубежные СЭД отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой, понятной и легкой установкой, а также есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского. К примеру данной классификации, можно отнести известную систему «Documentum», созданную в 1990 г. Documentum – это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций.

Особенность данной платформы в том, что она предназначена для управления неструктурированной информацией и создания распределенных архивов. Documentum охватывает все информационные ресурсы предприятия: офисные бумажные и отсканированные документы, финансовую информацию и проектно-конструкторскую документацию.

Система обеспечивает качественное управление информацией на всех этапах, осуществляет распространение, доступ, защиту и хранение. В состав данной системы также входит набор инструментальных средств и интерфейсов прикладного программирования (API), позволяющий модифицировать существующие приложения и создавать новые.

К технологическим преимуществам Documentum относятся масштабируемость и высокая степень интеграции с другими приложениями. Одним из минусов Documentum является скорость создания/восстановления базы, на крупных системах это будет занимать часы. Самый главный минус системы в том, что платой за функциональную полноту является достаточно высокая стоимость внедрения. Разработчики изначально ориентировались на крупный бизнес и высокотехнологичные производства, которым необходим самый высокий уровень автоматизации.

СЭД на базе платформы 1С

СЭД на базе платформы 1С – это самая известная, популярная, конструктивная, модульная и достаточно удобная платформа. Все модули 1С являются платными, однако за счет своей платформы они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций.

На данный момент «1С: Документооборот» является одним из самых распространенных СЭД на российском рынке и занимает лидирующие позиции. Данный продукт обладает универсальностью, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, которые полностью соответствуют действующему законодательству. «1С: Документооборот» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента. Есть основные минусы – это скорость работы, проблема с разграничением прав доступа, ввод учета кадровых документов и конечно же стоимость данного продукта.

Система Microsoft SharePoint

Система Microsoft SharePoint очень проста в использовании, кто сталкивался и работал с Office, то быстро сможет обучиться SharePoint, однако данную систему нельзя дорабатывать под свои цели. Функций в данной системе немного, но присутствует русификация и достаточно невысокие затраты на внедрение данного типа системы.

Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач.

СЭД EOS for SharePoint позволяет эффективно автоматизировать процессы управления документами, а также другие бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint. Плюсы: может работать в компаниях от десятка до нескольких тысяч рабочих мест при практически неограниченных объемах базы данных, имеется 8 лицензий ФСБ по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации, криптозащиты, наличие мобильных клиентов для iPAD, iPhone, Windows 7 и Windows 8. Поддержка ЭП, шифрование данных, работа offline, EOS for SharePoint – единственная система электронного документооборота на SharePoint, где реализована юридически значимая электронная подпись на iPAD, обладает максимальной гибкостью, существует бесплатная редакция. Минус этой системы в том, что работает она только под старой версией SharePoint. Следует учесть также, что у продукта нет готового модуля «Корпоративный портал».

Oracle

Oracle – на платформе Oracle, как и у 1С есть приложение Oracle Universal Content Management (UCM). Это достаточно специфическое приложение, и его можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу. Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email, Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами.

Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Oracle Universal Content Management является основным продуктом ассортиментной линейки Oracle по управлению корпоративной информацией. Это единая промышленная платформа для разработки бизнес-приложений по управлению документооборотом, Web-контентом, цифровыми активами и хранением документации. Существует проблема, которая на данный момент еще не решена до конца – это проблема с разграничением прав доступа.

IBM документооборот

IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault. Ярким примером является IBM Lotus Notes – чрезвычайно функциональная система с элегантной архитектурой, реально позволяющей создать общую информационную среду в большой компании, имеющей много офисов в разных городах и странах.

В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Плюсы данной СЭД заключаются в том, что в программе уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать, что значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота.

Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме offline пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером. Обратная сторона медали – это дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами.

In-house документооборот

In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля».

Системы документооборота на платформах open-source

Системы документооборота на платформах open-source – это СЭД, написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco. Данная система одна из самых популярных свободных программ СЭД.

По всему миру множество компаний располагают этим программным обеспечением в целях автоматизации процессов обработки информации. Интерфейс системы выполнен на более чем десяти языках, включая и русский. Сущность главного свойства продукта заключается в условии свободного лицензирования и наличии открытого исходного кода.

Продукт поддерживает платформы Microsoft Windows и Unix и характеризуется высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью. Alfresco Community Edition полностью бесплатная система, может быть скачена и установлена в любой компании и это плюс. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco, что является недостатком СЭД.

Google Apps for Business

Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за небольшие деньги хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке. Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под российскую аудиторию модулей, но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов. Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.

Выбор СЭД – это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. При выборе системы нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет с первоначальным выбором платформы СЭД и самой системы. Но потребуется детальный анализ работы компании и понимание задач, решаемых СЭД. Зачастую неэффективное использование СЭД мешает развитию предприятия, так как вовремя не полученная информация или документ может привести к потере времени, денег или новых возможностей.

Источник: oxpaha.ru