Электронный документооборот название программ

Бухгалтерские и финансовые документы — это основа всех рабочих процессов предприятия. Первичная документация занимает львиную долю документооборота.

Нет ничего удивительного в том, что компании пытаются совершенствовать, оптимизировать рабочие процессы, связанные с финансовой документацией, сократить материальные и временные затраты на участке документооборота, исключить человеческий фактор. Есть несколько способов добиться нужного результата. Наиболее эффективный — автоматизация работы с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Документооборот в бухгалтерии — это жизненный цикл финансового документа, от момента его создания и до момента окончания его функционального предназначения (отправка в другую организацию или передача на хранение в архив). Помимо бухгалтерского, выделяют также складской, производственный, кадровый, торговый, офисный, коммерческий документооборот.

Проблемы СЭД
Потеря времени	Это основная проблема бухгалтеров в процессе документооборота. На ручную обработку бумажных документов специалисты тратят большую часть своего рабочего дня. Процесс идет медленно. В «горячие» отчетные периоды сотрудники бухгалтерии постоянно перерабатывают и задерживаются на работе. При этом компания несет дополнительные затраты в виде сверхурочных.
Несвоевременная сдача отчетности	Не вовремя сданная отчетность приводит к проблемам при налоговых проверках. Это грозит предприятию штрафами и повторными проверками. Даже небольшой сбой в длинной цепочке бизнес-процессов документооборота может привести к негативным последствиям.
Потеря и отсутствие документов	При ручном документообороте важные документы просто теряются среди нагромождения бумаг. В такой ситуации работникам приходится либо заново печатать объект, либо еще раз запрашивать документы у контрагента. Если сотрудникам нужно одновременно работать с одним и тем же бумажным документом, его приходится множить, а если документ откорректировали, нужно печатать новый. Все это стоит денег, на это тратится время.
Несовершенство бумажных архивов	Крупным холдингам приходится арендовать целые помещения под бумажный архив, что очень дорого. Но главная проблема — это работа с таким бумажным архивом. Управление архивом таких размеров — очень трудоемкий и затратный процесс при низкой эффективности. Поиск документов осуществляется медленно, навигация по архиву сложная, многие документы просто теряются.

Как решить проблемы документооборота

Все пути решения вышеописанных проблем связаны с реорганизацией и реструктуризацией процесса документооборота. Это очень крупное и затратное мероприятие для компаний любого масштаба. Решение этого вопроса требует большого количества времени и ресурсов. Для реорганизации процесса всего предприятия нужны компетентные специалисты, которых необходимо подключить к решению этих задач. Где же их найти?

ЭДО | Электронный документооборот

Электронный документооборот: программы ЭДО Сбис, ЭДО Контур Диадок, ЭДО Такском

Вариант 1. Нанять дополнительных сотрудников

Можно расширить штат и организовать специализированный отдел, который будет заниматься только документооборотом и нести за него ответственность. Конечно, это повысит качество работы, но такой метод больше подходит для решения отдельных проблем, комплексно он не поможет. У этого варианта есть и другие проблемы.

Во-первых, найти компетентных сотрудников — это сама по себе большая проблема. Во-вторых, надо будет вносить изменения в организационную структуру и штатное расписание предприятия. В-третьих, компания понесет дополнительные затраты (рост ФОТ, оборудование новых рабочих мест). А главное — без устранения ручного труда такая реорганизация будет бессмысленна и неэффективна. Человеческий фактор предполагает возникновение каких-то механических ошибок, которые могут повлечь за собой нарушение процесса работы с документами.

Вариант 2. Передать документооборот на аутсорсинг

Можно передать эти функции в стороннюю организацию и возложить на нее ответственность за сбор и полноту информации, ее обработку, правильное архивирование и хранение документов. Но здесь также есть недостатки и узкие места. Стоимость услуг подобных организаций может быть выше себестоимости работ ваших собственных специалистов.

Вы не сможете полноценно контролировать работу аутсорсинговых компаний. Нет 100%-ной гарантии конфиденциальности (того, что не произойдет утечка важной коммерческой информации). И, опять-таки, если из процесса не будет устранен ручной труд, то такая реорганизация бессмысленна. Расходы возросли, а проблемы все те же, плюс добавились новые, которых раньше не было.

Правильный вариант. Автоматизировать систему документооборота

Компромиссное и верное решение — использовать потенциал своих сотрудников и дополнительно нанять стороннего разработчика для внедрения автоматизированной системы электронного документооборота — СЭД. Автоматизация любых рабочих процессов на предприятии всегда оправдывает себя. Не будет исключением и автоматизация учета, обработки, хранения документов. СЭД оптимизирует и совершенствует все рабочие процессы, связанные с бухгалтерскими, финансовыми и прочими документами, делая работу всего предприятия более эффективной.

Этапы внедрения документооборота

Комплексное обследование компании-клиента. Нанятые консультанты и IT-специалисты проводят анализ, изучают все маршруты движения бумаг, все индивидуальные особенности данного процесса, получают представление о специализации и структуре предприятия.

Процесс выявления потребностей заказчика: какие требования клиент предъявляет к функционалу системы, сколько мест он хочет автоматизировать, каких целей хочет добиться и т.д.

Разработка плана действий с учетом выявленной специфики бизнеса и поставленных целей, который позволит усовершенствовать и оптимизировать документооборот в организации. Готовится техническое задание (ТЗ) по данному проекту.

Подбор необходимого программного обеспечения (ПО) для построения корпоративной системы электронного документооборота.

Внедрение системы документооборота, запуск и первоначальное тестирование, настройка. Обучение пользователей работе с новой системой.

После автоматизации документооборота внедряющая компания, как правило, оказывает и дальнейшее сопровождение системы, ее техническую поддержку, а при необходимости — доработку и обновление.

Выгоды от автоматизации документооборота

Описав основные этапы автоматизации процесса, пришло время в полной мере раскрыть понятие СЭД. Система электронного документооборота — это полноценная многопользовательская система управления, которая в физическом представлении является большим архивом бухгалтерских документов. Внедрение системы позволяет оптимизировать процессы работы с документами. Организация электронного архива бухгалтерских документов предприятия позволяет создать большую надежную базу данных, где можно не только хранить финансовые бумаги, но и совершать с ними любые операции, которые необходимы для полноценного функционирования системы управления бухгалтерским учетом.

Задача	Результат
Сокращение времени на обработку документов	Сотрудники тратят на обработку документов до 80% меньше времени, чем в условиях ручной работы с документами.
Поддержка версионности документов	Появляется возможность создавать и хранить несколько версий одного документа, работать с ними, обновлять информацию в режиме online.
Быстрый поиск документа	Поиск необходимого документа занимает 3-5 секунд. Также пропадает проблема отслеживания, в каком месте находится тот или иной экземпляр искомого документа.
Сокращение финансовых затрат	Необходимость печатать множество документов пропадает. Компания сразу же экономит на канцелярских затратах. Экономия произойдет и за счет ускорения процессов автоматического документооборота, повышения его производительности, снижения средней стоимости обработки 1 документа.
Ограничение доступа к некоторым документам	В электронном архиве предприятия можно разграничить права доступа к определенным копиям. Это может уберечь от кражи, утечки информации и утери бухгалтерских документов.
Контроль наличия всех необходимых документов	Постоянный контроль наличия нужного документа на предприятии. Следить, чтобы все необходимые документы были в наличии, стало проще.
Коллективная работа с документами	В СЭД с одним документом могут работать сразу несколько сотрудников, что исключает необходимость множить бумажные копии.
Централизованное хранилище документов	Все документы находятся в одном централизованном электронном хранилище. Это делает работу с СЭД более простой и выгодной, особенно для групп компаний, холдингов, филиальных, дилерских и прочих сетевых структур. Экономятся средства на аренде помещений, где ранее располагались децентрализованные бумажные архивы.
Сокращение налоговых рисков, избежание штрафов	Все документы собраны в одном месте, грамотно обработаны, вовремя переданы в архив, проконтролированы и в любой момент могут быть найдены — любые риски при налоговых проверках сводятся к нулю.

Какую систему лучше выбрать?

СЭД становится все популярнее на российском ИТ-рынке. Зачастую это узкоспециализированное ПО, разработанное под конкретный перечень задач. Приобретая такой продукт, клиент решает лишь типовые задачи, которые так распространены на большинстве предприятий. Индивидуальные задачи остаются неразрешенными, а эффект от внедрения близок к нулю.

Поэтому для полноценной автоматизации процесса стоит приобретать комплексные системы, которые решат все задачи клиента, учтут все индивидуальные особенности заказчика. В программах электронного документооборота обычно используются высокотехнологичные платформы распознавания, сканирования, обработки бумажных документов. Базовый функционал, который заложен в подобное решение, может легко дорабатываться под потребности любого клиента. На практике СЭД можно интегрировать с любой учетной системой (например, с конфигурациями 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и т.д.).

Что вы получите от внедрения СЭД?

Итак, подведем итоги и еще раз выделим основные преимущества автоматизации документооборота и внедрения СЭД:

• Сокращение времени на обработку документов.
• Организация централизованного электронного архива.
• Быстрый поиск, определение точного маршрута движения документов, исключая любые отклонения от него.
• Возможность групповой (коллективной) работы с электронными версиями бухгалтерских, финансовых и прочих бумаг.
• Разграничение прав доступа к документам.
• Полный контроль над процессом.
• Сокращение финансовых расходов на печать бумажных носителей.
• Экономия средств благодаря убыстрению процессов, повышению производительности труда, уменьшению средней стоимости обработки одного объекта.
• Минимизация налоговых рисков и штрафов.
• Эффективный электронный документооборот на базе 1С и других учетных систем.
• Общее повышение результативности всех бизнес-процессов, связанных с документной работой, корректное и грамотное управление.

Самостоятельно внедрить систему электронного документооборота очень трудно. Правильная и качественная автоматизация требует участия целой группы квалифицированных специалистов в данной области: аналитиков, консультантов, программистов, разработчиков. Они смогут провести внедрение с получением максимально выгодного результата. Компания EFSOL готова предоставить таких специалистов.

Система электронного документооборота (СЭД): когда необходима и как выбрать

К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.

К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.

Когда электронный документооборот необходим

Пока электронный документооборот (ЭДО) не является обязательным требованием для всех компаний. Обязательная электронная отчётность 2022 году потребуется, например, при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, в электронном виде сдают бухгалтерскую отчётность компании, которые по законодательству обязаны вести бухучёт, налоговую отчётность по всем налогам — организации с численностью работников свыше 100 человек. Работодатели с численностью работников свыше 10 человек в электронной форме сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС.

Но и в других областях переход на систему электронного документооборота довольно выигрышен. СЭД позволяет редактировать и хранить файлы, контролировать выполненную сотрудниками работу, в том числе и дистанционно — с помощью мобильного устройства.

Информация систематизируется в единый последовательный поток. Оптимизируются многие важные процессы, от заполнения типовых форм и различных отчётов до коммуникации, а количество ошибок сокращается вдвое благодаря функциям автоматизации, сводящих к минимуму человеческий фактор.

8 задач, которые позволяет решить СЭД

У системы электронного документооборота есть минимум восемь важных функций:

1. Работать с любыми видами документации: офисными документами, отчётами, договорами, корреспонденцией, электронными письмами.
2. Выполняет основные функции: регистрацию, учёт, контроль.
3. Упрощает работу с документами. ЭДО содержит готовые шаблоны документов, также в нём можно создавать и свои.
4. Удобно хранить файлы и управлять ими. СЭД — это своеобразный электронный шкаф, где хранятся документы. Бумажные документы можно отсканировать и сохранить в электронном виде. А индексация и фильтры позволяют оперативно найти любую необходимую документацию.
5. Экономит время. ЭДО сокращает время различных рабочих процессов и процессов утверждения.
6. Позволяет планировать бизнес-проекты.
7. Повышается безопасность документооборота в процессах просмотра, утверждения и перемещения.
8. Можно работать удалённо. Благодаря СЭД, сотрудники могут получить доступ к нужной документации из любого места работы.

Когда стоит задуматься о внедрении ЭДО

Как говорилось выше, СЭД обязательна не для всех компаний, однако о её внедрении стоит задуматься, если:

• компания работает с большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации, её обработка занимает очень много времени;
• из-за длительного прохождения документов сильно тормозится процесс принятия решений;
• растёт число отчётных форм;
• у компании есть проблемы с информационной безопасностью.

Как выбрать систему электронного документооборота

СЭД отличаются алгоритмами обработки информации. Одни предполагают чёткую структуру хранения данных, другие заточены под более гибкую работу. В целом, каждая СЭД служит для определённой цели, однако могут быть и схожие элементы. Вот пять наиболее распространённых видов:

• электронный архив — подходит для хранения большого объёма данных, позволяет быстро находить файлы, но функций для полноценного документооборота в такой системе недостаточно.
• workflow — подходит для автоматизации большого количества повторяемых задач, обладает функционалом для обмена документами, позволяет присваивать статусы, создавать рассылки и т.п.
• коллаборативные — поддерживает разные форматы, позволяет гибко настроить рабочий процесс.
• гибридные — совмещают функции нескольких видов систем, организация сама может выбрать алгоритм работы.
• системы с функциями CRM — кроме работы с документами, позволяют храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Критерии выбора СЭД зависят, в первую очередь, от потребности компании. Например:

• Количество сотрудников, которые будут пользоваться ЭДО. Будет ли к нему доступ у всех работников, или нужно ограничиться одним отделом или определённой группой.
• Необходимость организовать доступ к файлам для удалённых сотрудников.
• Нужно упорядочить существующие рабочие процессы и организовать новые.
• Нужно отказаться от бумажных носителей в целях экономии
• На работу с бумажными документами тратится слишком много времени.

В таблице 1 приведены характеристики наиболее известных систем электронного документооборота.

Таблица 1. Характеристики СЭД

Вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. Помогает оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, а руководству позволяет контролировать рабочее время.

Обладает сравнительно невысокой стоимостью и проста в использовании.

Включает полный набор инструментов. Позволяет контролировать оборот документации и справляться с максимальными нагрузками.

Можно работать удалённо посредством мобильного приложения. Создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения.

Всю документацию можно сохранить в архиве.

Позволяет сохранить всю документацию компании, управлять ей, контролировать работу офисных сотрудников

Обеспечивает конфиденциальность информации посредством кодировки и шифрования

Позволяет управлять документами в крупных компаниях. Есть функция корпоративного поиска по реквизитам.

К программе можно подключить сотрудников, работающих в разных филиалах.

Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Обладает настраиваемой панелью инструментов, лентой команд, поисковых шаблонов, можно применять преднастроенные темы.

Можно комментировать ссылки и проектировать карточки задания.

Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева.

Есть полнотекстовый поиск из единой строки.

Обладает интуитивно понятным интерфейсом и удобным поиском. Можно настраивать стили оформления приложения, выводить в опись документы и область просмотра реквизитов и изображений.

При создании поручения можно проектировать карточку задания.

Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства в органах госвласти и других организациях.

Работать можно с документами любого типа. Поддерживается полный «жизненный цикл» документа: создание, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. Для входящих, исходящих и внутренних документов можно сформировать бланки. Позволяет решить вопрос электронного опубликования официальных документов.

Можно работать как локально, так и в корпоративной сети.

Подходит для крупных организаций с миллионным объёмом документов.

Позволяет управлять бизнес-процессами, архивами. Обладает широкими интеграционными возможностями.

Одна из отличительных возможностей — бесшовная интеграция с продуктами SAP.

Одно из старейших решений на отечественном рынке в классе ЕСМ (Enterprise Content Management).

Ориентирована на средний и крупный бизнес, широко используется в государственных и муниципальных структурах.

Позволяет минимизировать однотипные механические операции, связанные с копированием и переносом информации из одних документов в другие, переводить информацию в электронный формат, отслеживать эффективность работы отдельных структурных подразделений.

Обладает лёгким и удобным интерфейсом, высокой безопасностью данных, различными вариациями работы: через клиента Lotus, и через web.

Позволяет создать единый центр администрирования СЭД.

Выбирая конкретную СЭД, нужно точно понимать, для каких именно целей она внедряется. Следует исходя из количества документов и пользователей, возможности масштабирования, требуемого функционала. Убедитесь, что система не будет конфликтовать с другим, используемым в компании ПО. Изучите опции, примеры использования, почитайте отзывы.

Как выбрать конкретную СЭД, подробнее о возможностях, характеристиках, а также обо всех аспектах работы службы документационного обеспечения, расскажем на курсе повышения квалификации: «Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления».

Смотрите также:

• Обучение продажам компании: 9 лучших техник продаж
• Запуск системы прослеживаемости товаров отложили
• Как получить комплексное экологическое разрешение в 2023 году: особенности и изменения

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Источник: www.finkont.ru

Система электронного документооборота — что это и зачем нужно?

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.