Электронный документооборот какая программа

Для кадрового электронного документооборота понадобятся системы КЭДО. Можно использовать собственный информационный сервис или общероссийскую платформу. Программ много, и организация может выбрать любую из них: сделали для вас обзор систем КЭДО.

Платформы для кадрового электронного документооборота

Взаимодействие работодателей и работников через кадровый электронный документооборот — КЭДО — осуществляется при помощи электронной подписи и программы КЭДО (ст. 22.3 ТК РФ). Работодатель и его сотрудники получают электронную подпись и устанавливают одну и ту же информационную систему (ст. 22.1 ТК РФ). Все расходы на внедрение и эксплуатацию электродокументооборота несет работодатель.

Кадровая работа через ЭКДО подразумевает отправку документов, заявлений, уведомлений и сообщений в рамках трудового законодательства. Документацию отправляют через специальные информационные системы для взаимодействия участников электродокументооборота. Документы считают полученными на следующий рабочий день после направления (ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ).

ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)

Работодатель вправе использовать собственную информационную систему. Но при условии, что такая программа обеспечивает подписание электродокумента по нормам Трудового кодекса. Кроме того, для системы обязательны функции хранения и фиксации факта получения документов. Каждый сам определяет, что лучше из КЭДО, в зависимости от того, какой набор функций ему нужен.

С 1 марта 2023 действуют единые требования к составу и форматам электродокументов в рамках ЭКДО. Эти правила утвердил Минтруд Приказом № 578н от 20.09.2022. А Роструд утвердил руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства для работодателей Приказом № 253 от 11.11.2022.

Надо знать: как перейти на КЭДО

Сравнение платформ электронного кадрового документооборота

Информационных сервисов для кадрового электродокументооборота очень много. Разработчики интегрируют программы электронного кадрового документооборота в локальные системы работодателей и предлагают различные функции с учетом индивидуальных потребностей заказчика.

Проведем сравнение систем КЭДО — 1С:Кабинет сотрудника от 1С, Сбер Корус от Сбербанка и Диадок от Контура.

1С

Система 1С — удобное пространство для всех участников ЭКДО. Удаленное взаимодействие проводится в сервисе 1С:Кабинет Сотрудника. Работнику доступна работа с трудовыми документами и актуальная информация:

• о зарплате за отчетный период;
• доступных днях отпуска;
• доходах в формате справок и пр.

Сотрудник сможет работать с КЭДО через мобильное приложение или браузер: функция «Скачать приложение КЭДО» отсутствует. Работодатель подключается к сервису со стационарного компьютера. Программа интегрируется в рабочую информационную систему организации.

Для внутреннего документа работнику понадобится УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Ее оформляют бесплатно в 1С:Кабинет сотрудника. Работодатель подписывает документацию УНЭП, которую тоже сможет оформить через сервисы 1С — 1С:Подпись, 1С — ЭТП. Все процессы автоматизированы: и работники, и работодатели гораздо быстрее формируют, обрабатывают и фиксируют трудовые документы.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Сбер Корус

Еще одна платформа КЭДО — Сбер Корус. Она интегрируется с любой учетной системой, в том числе 1С:ЗУП и Битрикс. Трудовые документы оцифровывают и подписывают онлайн. Подписи (УНЭП) сотрудникам формируют бесплатно — через сервисы Сбербанка.

Вся работа ведется через личные кабинеты. Из бонусов — авторизация работников проводится через СберID, а это очень удобно, если зарплатный проект компании открыт в Сбербанке.

Специалисты Сбера объяснили, есть ли у Корус мобильное приложение, — да, для пользователей разработали мобильное приложение, чтобы они смогли подписывать и отправлять электродокументы с мобильных устройств. Кроме того, Сбер предлагает тренинги для работников при внедрении ЭКДО и консультации для работодателей на всех этапах перехода.

КЭДО Диадок

Контур предлагает собственный модуль — Диадок. Оператором ЭДО выступает СКБ Контур, который одновременно является аккредитованным удостоверяющим центром. Там же оформляют и подписи для сотрудников.

Модуль работает и в веб-версии, и в локальной учетной программе: вход в личный кабинет КЭДО Контур осуществляется по паре почта-пароль, по сертификату ЭП или по номеру телефона. К маршрутам согласования документов работодатель сможет подключить неограниченное количество согласующих лиц.

Доступны создание и поддержка шаблонов основной трудовой документации. А о новых документах и статусах подписания в КЭДО контур.ру сообщают по СМС и электронной почте.

Сколько стоит КЭДО

Тарифы у разных систем различаются в зависимости от предложений разработчиков и функционала сервиса. К примеру, стоимость КЭДО 1С:Кабинет сотрудника (полный доступ) при покупке на год такая:

• на 10 человек — 280 рублей в месяц;
• на 25 человек — 700 рублей в месяц;
• на 50 человек — 1400 рублей в месяц;
• на 100 человек — 2800 рублей в месяц;
• на 200 человек — 5200 рублей в месяц и т. д.

Аналогичные тарифы в Сбер Корус, но на год:

• 10 сотрудников — 15 000 руб.;
• 25 сотрудников — 35 000 руб.;
• 50 сотрудников — 70 000 руб.;
• 100 сотрудников — 130 000 руб.;
• 200 сотрудников — 240 000 руб.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть проблемы при реализации электронного кадрового документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.

Есть ли бесплатные системы

1С, Корус, Диадок — это коммерческие модули. Но всем работодателям доступен бесплатный КЭДО — цифровая платформа «Работа в России» (ПП РФ № 867 от 13.05.2022). К ней подключаются через ЕСИА — Единую систему идентификации и аутентификации (портал Госуслуги).

Положения Трудового кодекса о взаимодействии «Работы в России», информационной системы работодателя и портала Госуслуги применяются с 1 сентября 2022 года. А с 1 марта 2023 года электродокументы надо создавать с учетом единых требований к их составу и форматам, которые установил Минтруд (Приказ № 578н от 20.09.2022).

ЭКДО на платформе «Работа в России» ведут в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Порядок ее функционирования определяют российское правительство и Минтруд. Бесплатная цифровая платформа обеспечивает:

• выгрузку электродокументов;
• фиксацию фактов получения документации и работодателем, и работником;
• взаимодействие с информационной системой работодателя: выгрузку документов из цифровой платформы в систему организации и загрузку документации из ИС компании на цифровую платформу.

Все трудовые электродокументы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Работник заходит в программу через личный кабинет соискателя, ответственный специалист организации — через личный кабинет работодателя.

Может пригодиться: как составить положение о КЭДО

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Источник: gosuchetnik.ru

Платформа ЭДО

Сервис Платформа ЭДО предназначен для осуществления юридически значимого электронного документооборота между юридическими организациями и индивидуальными предпринимателями.
Для интеграции учетных систем с Платформа ЭДО разработан инструмент — API Платформа ЭДО. API позволяет реализовать необходимую функциональность и интегрировать электронный документооборот в привычном интерфейсе собственной учетной системы.
На основе API Платформа ЭДО разработано решение для платформы 1C, которое можно использовать как в готовом виде, так и при разработке собственных решений.

Источник: platformaofd.ru

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – это система процессов по обработке документов в электронном виде. Она позволяет сократить затраты предприятия на бумагу и расходные материалы, упорядочить и ускорить движение документации, исключить их потерю. Процесс внедрения состоит из нескольких этапов, включающих покупку программного обеспечения, обучение персонала и наладку работы программы. На рынке предложены как платные, так и бесплатные СЭД.

Появление доступного высокоскоростного интернета послужило толчком для начала разработок первых систем электронного документооборота (СЭД). Изначально их целью была частичная автоматизация работы с документацией. Доказав свою эффективность, электронный документооборот стал внедряться как в частных организациях, так и в государственных структурах. Сегодня это комплексные решения, максимально автоматизирующие деятельность компании, связанную с документооборотом.

Что такое СЭД и как она работает

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, позволяющая рационально и легко организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов в организации. Составляющими ЭДО являются:

• специализированное программное обеспечение;
• интернет;
• электронная почта ‒ для оперативности связи;
• локальная сеть и др.

СЭД может использоваться как внутри компании, так и между несколькими разными организациями.

[attention type=green]Справка! Для использования СЭД только внутри предприятия необходимо приобретение лишь специального программного обеспечения и сетевого оборудования. Для ведения внешнего документооборота потребуется дополнительный сотрудник – оператор ЭДО.[/attention]

Какие проблемы решает ЭДО

Электронный документооборот решает следующие задачи:

• обеспечение прозрачности работы компании и эффективности управления, за счет автоматизированного контроля исполнения задач;
• оптимизация, автоматизация бизнес-процессов и механизмов исполнения и контроля;
• поддержка требований международных стандартов качества;
• экономия ресурсов, путем сокращения расходов на картриджи, бумагу и прочие материалы;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет хранения истории работы сотрудника в организации;
• облегчение контроля за движением документации;
• осуществление протоколирования деятельности;
• защищает от потери документации;
• упрощение, удешевление хранения документов за счет наличия электронного архива.

Основные требования к электронному документообороту

Система автоматизации документооборота должна соответствовать основным требованиям:

• удобный интерфейс и схема поиска документов;
• грамотный контроль за исполнением документов и наличие системы их маршрутизации;
• надежное хранение;
• возможность создания аналитических отчетов;
• поддержка выполнения канцелярских задач;
• обеспечение полной информационной безопасности.

Современные СЭД снабжены функцией обработки обращений клиентов и прочими полезными инструментами, позволяющими решать задачи, необходимые каждой конкретной организации.

Плюсы и минусы СДО

Электронный документооборот, по сравнению с бумажным, имеет ряд преимуществ:

• упорядочивание делопроизводства – невозможно присвоить одинаковые номера разным документам, т.к. они формируются автоматически;
• наличие фильтров – поиск файлов возможен по множеству параметров;
• отслеживание этапа прохождения документа. В любой момент можно узнать, кто именно работает с документом, на какой стадии он находится;
• документ невозможно потерять. Даже если его удалили, всегда возможно восстановление;
• шаблоны документов унифицированы;
• максимально быстрая обработка документации. Не нужно носить документ из кабинета в кабинет для согласования. Это особенно удобно, если отделы организации расположены в разных зданиях;
• сохраняются все версии документа – всегда можно проследить, кто и когда вносил в него изменения;
• настраиваемые параметры и критерии распределения прав доступа к документам;
• доступность документов круглосуточно, в любой точке мира, при наличии интернета. Работник может работать с документацией, находясь в командировке, отпуске или на больничном;
• возможность планирования работы – после создания документа в программе указывается требуемая дата его исполнения;
• экономия расходных материалов – не требуется распечатка большинства документов.

Из минусов можно выделить:

• дорогостоящее программное обеспечение;
• затраты на обучение сотрудников;
• затраты времени на оцифровку уже имеющихся документов.

Как подключить

Процедура внедрения СЭД должна быть постепенной. Она состоит из нескольких этапов:

1. Приобретение программного обеспечения и в случае необходимости дополнительной техники.
2. Установка программы с последующей настройкой. Распределение прав доступа, маршрутов движения документов и т.д.
3. Обучение сотрудников.
4. Проверка и создание путей электронной связи между сотрудниками.
5. Привлечение сотрудника для координации работы программы и решения технических вопросов или заключение договора с аутсорсинговой компанией.
6. Оцифровка имеющихся бумажных документов.

Есть ли бесплатные сервисы

Программы электронного документооборота в основном платные и стоят достаточно дорого. Однако, существуют бесплатные сервисы, например, Alfresco и NauDoc. В этих системах предусмотрена как бесплатная, так и платная версия с большими функциональными возможностями. Важно, что срок использования бесплатной версии не ограничен.

Alfresco

СЭД Alfresco является лидером рынка систем электронного документооборота для предприятий больших размеров. В Европе, Америке и России ее успешно используют многие корпорации.

[attention type=green]Важная информация! Основное отличие – возможность работы на любых платформах и с базами данных, созданными в любых программах.[/attention]

• возможное количество пользователей превышает несколько десятков тысяч;
• объемы хранимых документов не ограничены;
• установка дополнительного программного обеспечения на все компьютеры фирмы не требуется. Программа работает за счет сети Интернет, т.е. полностью web-доступна;
• лучший, по сравнению с другими сервисами, интерфейс;
• возможность работать с мобильных устройств.

NauDoc

NauDoc – система ЭДО, разработанная компанией NAUMEN. Она дает возможность управлять процедурой обработки документации, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документацию на согласование, а после отправлять уже согласованные документы другим пользователям СЭД. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в программе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголке планеты.

• работает на любой операционной системе;
• бесплатная базовая версия;
• бесплатное обучение;
• полноценный web-интерфейс;
• открытый код.

Информация об основных сервисах

Сегодня на российском рынке представлены программы электронного документооборота между организациями и внутри них. Критерии выбора системы:

• простота освоения;
• функциональность;
• качество учета российского законодательства;
• уровень технической поддержки;
• цена.

Дело

«Дело» – признанный лидер в своем сегменте в России и других русскоязычных государствах. Ее успешно используют для документооборота и делопроизводства как крупнейшие корпорации и холдинги, так и предприятия малого бизнеса.

• отслеживание документации по всем этапам их перемещения;
• шаблоны, простота и удобство в создании проектов;
• функциональность и общая отлаженность системы.

Ознакомиться с работой системы «Дело» можно, посмотрев видео:

Стоимость системы зависит от используемой системы управления базами данных – Microsoft SQL Server или Oracle.

Таблица 1. Стоимость лицензии СЭД «Дело».

Показатель	Количество рабочих мест
	1-5	6-20	21-50	51-100
СУБД Microsoft SQL Server
Цена на 1 рабочее место, руб.	9 500	9 000	8 500	8 000
СУБД Oracle
Цена на 1 рабочее место, руб.	13 400	12 900	12 500	11 900

[attention type=green]Справка! Расчет осуществляется нарастающим итогом. Например, цена продукта с СУБД Oracle для 40 рабочих мест составит: 5*13 400+15*12 900+20*12 500=510 500 руб.[/attention]

Логика

До 2012 года известная сегодня система «Логика» называлась «Босс-Референт». Смена названия не отразилась на качестве сервиса. Он по-прежнему надежен и функционален. Подходит для организаций любого размера.

• возможность конструирования сложных маршрутов движения документов.
• высокий уровень защиты данных;
• легкость освоения системы новичками;
• гибкая и легкая в настройка. Модификация процессов обработки документации.

К минусам программы можно отнести неудобное разграничение прав доступа, в случае высокого уровня текучести кадров.

1С: Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. «1С: Документооборот» обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников.

• четко работающий алгоритм поиска данных;
• оптимальное сочетание цены и функциональных возможностей;
• система хранения документов всех форматов – от графических и текстовых до аудио- и видеофайлов;
• поддержка интеграции с внешними приложениями;
• широкие возможности масштабирования, что позволяет успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.

Минусов только два:

• сложность обучения даже для опытных пользователей;
• высокие системные требования.

Таблица 2. Цены СЭД на 50 рабочих мест

Франшиза	Цена на 1 сотрудника, руб.	Цена за 50 сотрудников, руб.
Alfresco Community Edition
NauDoc
Дело	9 500	437 500
Логика	5 900	260 000
1С: Делопроизводство	4 568	228 400
Евфрат	7 300	295 000
EMC Documentum	Индивидуальна	Индивидуальна
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

[attention type=green]Справка! Цена системы «1С: Документооборот» рассчитана при условии, что компания уже использует программу «1С: Предприятие». В противном случае добавится еще стоимость серверной лицензии.[/attention]

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Напротив, его внедрение может повлечь серьезные расходы и, как следствие, снизить прибыль. Не стоит необдуманно покупать лицензию СЭД. Особенно это касается небольших компаний. Однако, в случае больших организаций, высокой загруженности сотрудников, расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро.

Похожие темы

1. Что такое электронный документооборот (ЭДО) — как работает и как подключить https://onlainkassy.ru/edo/elektronnyj-dokumentooborot.html» target=»_blank»]onlainkassy.ru[/mask_link]