Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов.
Сводная таблица- это мощный инструмент для анализа данных.
Сводная таблица — специальный тип таблицы, суммирующий информацию из конкретных полей списка или базы данных, допускающая после построения настройку на различные разрезы данных.
Сводная таблица обобщает сведения в полях базы данных в их связи друг с другом и позволяет получить быстрый ответ на многие вопросы.
Сводная таблица — идеальный источник данных для диаграммы
Сводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.
Для того чтобы создать сводную таблицу и диаграмму, сделайте следующее:
1. Выделите таблицу.
Информатика. Выпуск 9. Электронные таблицы и базы данных.
2. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица, откроется окно Мастер сводных таблиц и диаграмм. Мастер создает сводную таблицу за три шага, после каждого шага нажимайте Далее.
3. Шаг первый. Выберите пункты:
a) создать таблицу в списке или базе данных Microsoft Excel.
b) вид создаваемого отчета выберите Сводная диаграмма (со сводной таблицей).
4. Шаг второй. Укажите диапазон, содержащий исходные данные. Мастер предлагает свой диапазон, при необходимости его можно изменить.
5. Шаг третий. Выберите Поместить таблицу в новый лист и нажмите Готово. На экране появится поле для диаграммы и список полей сводной таблицы.
6. Перетащите мышкой в ячейку для полей категорий поле Спорт. В поля рядов — Год, и в элементы данных — Продажи.
7. Теперь отредактируйте тип диаграммы — сделайте обычную гистограмму.
8. Чтобы можно было изменить размер диаграммы, зайдите в меню файл и выберите пункт Параметры страницы.
a) Выберите вкладку Диаграммы и отметьте Пользовательский размер.
b) Теперь во вкладке Страница выберите ориентацию Книжная.
9. Отформатируйте диаграмму.
Источник: studopedia.su
Назначение и возможности табличных процессоров
В любой сфере деятельности существует множество задач, в которых исходные и результатные данные должны быть представлены в табличной форме. Для автоматизации расчетов в подобных задачах имеется класс программных продуктов, называемых табличными процессорами или электронными таблицами. Технология работы с электронными таблицами, создаваемыми в среде табличного процессора, в настоящее время столь же популярна, как и технология создания текстовых документов.
Назначение и возможности табличных процессоров
Табличный процессор — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами.
Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для создания таблиц и списков, проведения табличных расчетов и наглядного отображения их результатов.
На какую специальность поступать в 2021 / Чем отличаются направления подготовки в IT?
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC.
Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является, появившийся на рубеже 90-х годов, MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.
Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.
Отметим преимущества использования табличной формы представления информации:
потребность предварительного проектирования таблицы (анализ и систематизация всех данных);
табличная или матричная форма записи данных является наиболее плотной, а значит и более обозримой.
Электронная таблица (ЭТ) – это программа, позволяющая организовывать данные в табличную форму и автоматизировать их обработку.
Данные, содержащиеся в ячейках такой таблицы, связаны между собой отношениями, которые описываются формулами. Изменение содержимого одной ячейки приводит к автоматическому пересчету данных, находящихся в связанных с ней ячейках. Поэтому электронные таблицы избавляют от проведения расчетов вручную, позволяют сэкономить массу времени и широко применяются в самых различных сферах человеческой деятельности.
В таблице различают исходную или первичную информацию, а также – производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными.
Понятие и структура таблицы
Таблица — это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца, и графы[1].
1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам;
2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками[2].
На пересечении столбца и строки образуется ячейка, посредством которой устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:
— в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;
— таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии.
Таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.
Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.
Итак, электронная таблица – это:
1) компьютерная программа по созданию таблиц;
2) собственно электронный документ в памяти ПК.
Формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.
Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.
После того как формула введена в ячейку, ее можно перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.
При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4.
Функции Excel
Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.
Аргументы функции Excel — задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы.
Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов. Кроме того, для встроенных функций современных табличных процессоров характерны вложенность (задание одной встроенной функции как аргумента другой) и рекурсивность (задание в качестве аргумента встроенной функции имени такой же функции).
Встроенные функции имеют тот же смысл, чтои в языках программирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встроенных функций:
— функции для работы с базами данных и списками;
— функции для работы с датами и временными значениями;
— функции для инженерных расчетов;
— функции проверки свойств и значений;
— функции для работы со ссылками и массивами;
— функции для статистических расчетов;
Диаграммы в Excel
Диаграмма – графическое изображение зависимости между величинами. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными.
Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели «Диаграммы» ленты «Вставка». Если не устраивает ни один из предложенных вариантов диаграмм, то необходимо воспользоваться кнопкой вызова окна панели «Диаграммы».
После этого надо указать диапазон данных для построения диаграммы. Если данные берутся из всей таблицы, то достаточно указать любую ячейку таблицы. Если надо выбрать лишь определенные данные из таблицы, то надо выделить этот диапазон. Во время выделения можно пользоваться кнопками Shift, Ctrl.
Для взаимной замены данных на осях надо воспользоваться кнопкой «Строка/Столбец».
После вставки диаграммы в окне появляется контекстный инструмент «Работа с диаграммами», содержащий три ленты «Конструктор», «Макет», «Формат».
Заключение
Обобщая материал лекции, следует отметить, что основное достоинство электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных и не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования. Один из наиболее популярных табличных процессоров — Microsoft Excel для Windows, используемый в работе специалистами различного профиля (экономистами, финансистами, бухгалтерами, статистиками, инженерами, аналитиками, юристами и др.)
Информационные технологии Microsoft Excel доступны пользователям различной квалификации – от конечных пользователей до профессиональных программистов.
Контрольные вопросы
1. Область применения электронных таблиц.
2. Абсолютные и относительные адреса.
3. Какие виды функций используются в ЭТ?
4. Что такое сортировка данных?
5. Состав операций редактирования и форматирования данных.
Список литературы
Основная
1. А. С. Давыдов, Т. В. Маслова. Информационные технологии в деятельности органов внутренних дел: учебное пособие. – М.: ЦОКР МВД России, 2010.
2. Информатика и математика для юристов: учебник для студентов вузов, обучающихся по юридическим специальностям / под редакцией С. Я. Казанцева, Н. М. Дубининой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.
3. Информационные технологии в юридической деятельности: учебник для бакалавров / под общей редакцией П. У. Кузнецова. – М.: Издательство Юрайт, 2012.
4. Симонович С. В. Информатика. Базовый курс. – СПб., Питер, 2011.
Дополнительная
1. Орлов С. А., Цилькер Б. Я. Организация ЭВМ и систем. Учебник для вузов. – СПб., Питер, 2011.
2. Бройдо В. Л., Ильина О. П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. Учебник для вузов. – СПб., Питер, 2011.
[1] Словарь-справочник автора / сост. Л. А. Гильберг и Л. И. Фрид. М.: Книга, 1979. С. 188.
[2] Словарь иностранных слов. 19-е изд., стер. М.: Русский язык, 1990. С. 494.
Содержание
1. Назначение и возможности табличных процессоров.
2. Общая характеристика табличных процессоров.
3. Электронная таблица MS Excel.
Введение
В любой сфере деятельности существует множество задач, в которых исходные и результатные данные должны быть представлены в табличной форме. Для автоматизации расчетов в подобных задачах имеется класс программных продуктов, называемых табличными процессорами или электронными таблицами. Технология работы с электронными таблицами, создаваемыми в среде табличного процессора, в настоящее время столь же популярна, как и технология создания текстовых документов.
Назначение и возможности табличных процессоров
Табличный процессор — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами.
Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для создания таблиц и списков, проведения табличных расчетов и наглядного отображения их результатов.
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC.
Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является, появившийся на рубеже 90-х годов, MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.
Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.
Отметим преимущества использования табличной формы представления информации:
потребность предварительного проектирования таблицы (анализ и систематизация всех данных);
табличная или матричная форма записи данных является наиболее плотной, а значит и более обозримой.
Электронная таблица (ЭТ) – это программа, позволяющая организовывать данные в табличную форму и автоматизировать их обработку.
Данные, содержащиеся в ячейках такой таблицы, связаны между собой отношениями, которые описываются формулами. Изменение содержимого одной ячейки приводит к автоматическому пересчету данных, находящихся в связанных с ней ячейках. Поэтому электронные таблицы избавляют от проведения расчетов вручную, позволяют сэкономить массу времени и широко применяются в самых различных сферах человеческой деятельности.
В таблице различают исходную или первичную информацию, а также – производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными.
Источник: cyberpedia.su
Табличные процессоры и электронные таблицы
Электронная таблица (ЭТ) — это своеобразная компьютерная технология организации табличных расчетов. В основе ЭТ лежит несколько главных идей.
Первая идея — рабочее поле структурировано и о образцу шахматной доски. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки. Строки таблицы пронумерованы числами, а столбцам присвоены буквенные имееа (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Среда электронной таблицы
Клетки-ячейки таблицы именуются подобно клеткам шахматной доски: A1, В2 и т, п. Данные имена называют также адресами ячеек в таблице.
Любая прямоугольная область таблицы называется блоком. Блок идентифицируется именами ячеек, расположенных в противоположных углах. Например: A1:F4 — весь фрагмент таблицы, показанный на рис. 2,1.
Вторая идея — в ячейках таблицы» помимо текстов и чисел (как и в реляционных базах данных), могут помещаться вычисляемые формулы. В качестве операндов в этих формулах выступают имена ячеек таблицы. Например, в ячейке ВЗ может находиться формула А1+В1. Сразу после занесения формулы в ячейку табличный процессор ее вычисляет и отражает в ячейке полученное значение. При изменении значений в ячейках-операндах мгновенно происходит пересчет формул
Третья идея — принцип относительной адресации. Адрес ячейки, присутствующий в формуле, обозначает ее расположение относительно ячейки, в которой записана формула. Например, формула А1+В1 в ячейке ВЗ воспринимается так: содержимое ячейки, расположенной на две строки выше и на один столбец левее, сложить с содержимым ячейки, расположенной на две строки выше в этом же столбце. При переносе этой формулы в другие ячейки, напримерр путем копировании, формула преобразуется, сохраняя тот же смысл относительного расположения слагаемых. Например, скопированная из ячейки ВЗ в ячейку С4 эта формула при¬мет вид В2+С2.
Для отмены действия принципа относительной адресации используется символ *$* помощью этого символа можно сделать неизменяемым (абсолютным) как весь адрес, так и отдельную его часть (строку или столбец). Например, если в ячейке ВЗ записана формула $А$1+$В$1, то при копировании в ячейку С4 она не изменится.
Приведем простейший пример решения с помощью ТП задачи экономического содержания. Допустим, что на фирме всего три сотрудника: директор, бухгалтер и юрист. Пусть месячная выплата каждому вычисляется по формуле:
месячная выплата=базовая зарплата+ премия — налог.
(Пример не претендует на реалистичность, на самом деле выплата вычисляется сложнее, да и фирму с тремя сотрудниками встретишь нечасто). Базовая зарплата записана а контракте и неизменна. Налог определен государством в виде фиксированного процента от суммы (базовая зарплата + премия). Директор может манипулировать лишь премией и при этом, располагая ограниченными средствами, должен произвести суммарные выплаты всем сотрудникам.
Для ришения задачи следует подготовить таблицу, показанную на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Пример задачи, решаемой с помощью табличного процессора
В ячейку А1 помещен текст «Расчет месячной заработной платы». Он выходит за ее пределы и путем элементарных манипуляций, имеющихся в каждом ТП, растянут на соседние ячейки. То же сделано с текстом «Примечание: доля начислений на заработную плату», изначально помещенным в ячейку А9. Остальные тексты поместились каждый в одну ячейку. Отметим, что ширина ячейки легко регулируется.
В ячейках C5:D7 и А10 — числа. Число 0,38 в А10 означает, что начисления на совокупную денежную выплату составляют 38%.
Напомним, что ни тексты, ни числа не меняются в ходе работы ТП.
В ячейках E5:F7 и F9 — формулы. Их смысл очевиден. Обратите внимание на использование в формулах в ячейках F5:F7 абсолютного адреса $А$10. С клавиатуры формула была введена лишь в ячейку F5, а в следующие занесена методом копирования. Использование значка позволило сохранить неизменным адрес А10.
На рис. 2.2 электронная таблица изображена в режиме отображения формул. Если теперь перейти в режим отображения значений (это основной режим ЭТ), то мы увидим результаты вычислений (рис. 2.3).
‘
Рис. 2.3. Результаты вычислений
Полученная таблица является программой расчета заработной платы. Если в ней изменить какие-либо исходные числа, то немедленно изменятся значения в ячейках с формулами. Например, при изменении процента начислений на зарплату (число в ячейке А10) все результаты будут пересчитаны.
Многовариантные экономические расчеты — одна из самых массовых областей применения ТП. Однако это не единственное приложение электронных таблиц. Современные ТП оснащены богатым математическим аппаратом, средствами графической обработки данных. Все это делает их достаточно универсальным инструментом для расчетов во многих областях.
Коротко о главном
Электронные таблицы — популярное средство информационных технологии, предназначенное для организации табличных вычислений на компьютере.
Табличный процессор — прикладная программа для работы с электронными таблицами.
В основе технологии электронных таблиц лежат три идеи: «шахматная» структура рабочего поля таблицы, использование формул и механизма их пересчета, принцип относительной адресации.
Современные табличные процессоры ориентированы на выполнение следующих функций: табличные вычисления, деловую графику, возможности работы с таблицей как с базой данных.
Вопросы и задания
1. При решении каких информационных задач используются электронные таблицы?
2. а) Как адресуются данные в электронной таблице?
б) Данные каких типов могут храниться в ячейках ЭТ?
в) Что такое принцип относительной адресаций?
г) Как можно отменить действие относительной адресации?
3. Если бы в ячейке Е5 на рис. 2.2 не сделали абсолютным адрес А10, какой бы вид приобрела формула при копировании ее в ячейки Е6 и Е7?
4. Внесите изменения в таблицу на рис. 3.2, если налог вычисляется по следующему правилу; при суммарном заработке не менее 4200 руб. взимается 33%, при меньшем заработке — 25%.
Источник: assistantstudent.wordpress.com