Эдо программа документооборота как работать

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой.

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него.

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа.

Всё происходит так:

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое.

ЭДО, Электронный документооборот, АВР, СЭД, Система электронного документооборота, Обмен документами

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже).

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен).

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали.

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал.

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО.

1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти?
2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?

«Диадок»: что это такое простыми словами и как работает система

«Диадок» — система электронного документооборота (ЭДО), разработанная компанией «СКБ Контур». Позволяет формировать любые типы документов, которые по юридической значимости равносильны бумажным, подписанным собственноручно. Пользователь создает их в своей учетной системе, заверяет электронной подписью и отправляет адресату, который подключен к любой системе ЭДО. Тот получает документы мгновенно.

Расскажем простыми словами, что такое «Диадок» и как работает эта система.

Поможем подключить и настроить «Диадок» под ваш бизнес!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

«Контур.Диадок»: описание системы ЭДО

Через оператора ЭДО «Диадок» можно отправлять акты, накладные, счета-фактуры, УПД — в электронном виде, без дублирования на бумаге. Они гарантированно доходят адресатам.

Электронный документооборот. ЭДО. Контур.Диадок.

Все входящие документы бесплатны. Исходящие оплачиваются согласно подключенному тарифу. Через «Диадок» можно отправлять документы контрагентам, в контролирующие органы, суд.

Так выглядит главная страница сервиса.

Способы работы с «Контур.Диадок»:

• через веб-версию — без установки дополнительных программ;
• путем интеграции с товароучетной системой — для «1С» разработан готовый модуль; в остальные учетные программы «Диадок» встраивается с помощью API, коннектора или комплекса «Контур.ERP» для SAP;
• в мобильном приложении — со смартфона или планшета на базе iOS или Android.

Документы в «Диадоке» находятся в полной безопасности. Они размещены в нескольких экземплярах на разных серверах, благодаря чему информация никогда не теряется. Документы доступны даже по завершении оплаченного периода.

Пользователи с правами администратора могут дополнительно активировать двухфакторную аутентификацию: кроме логина и пароля, при входе в систему нужно вводить код из SMS. Есть круглосуточная техподдержка.

Контур.Диадок электронный документооборот (ЭДО)

/kupit/kontur-diadok-elektronnyj-dokumentooborot-edo/
Есть в наличии

Модуль Диадок для 1С

/kupit/modul-diadok-dlya-1s/
Есть в наличии

Техническое сопровождение

/kupit/tehnicheskoe-soprovozhdenie/
Есть в наличии

Оператор ЭДО «Диадок»: возможности

В таблице представим описание возможностей «Контур.Диадок».

Работа с документами	Получение и распределение. Можно настроить автоматическую сортировку входящих документов по подразделениям и ответственным сотрудникам
	Создание и отправка. Встроенный редактор позволяет готовить акты, счета-фактуры, накладные и УПД. Также документ можно загрузить с компьютера
	Согласование. Можно отправлять документы на согласование ответственным сотрудникам «вручную» или автоматизировать процесс с помощью настройки маршрутов
	Подписание. Для заверки актов, накладных, счетов-фактур, УПД используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
	Поиск документов. Если ввести слово в поисковую строку, система отыщет нужный документ. С помощью фильтров легко отсеять ненужные варианты
	Представление документов в контролирующие органы и суды. Их можно выгружать из «Диадока» и отправлять в ФНС, госучреждения, судебные инстанции
Работа с контрагентами	Поиск и приглашение. Чтобы узнать, кто из контрагентов работает в «Диадоке», достаточно ввести название компании в поисковую строку или загрузить файл со списком ИНН. После этого можно отправить приглашение найденному пользователю. Его реквизиты появятся в списке контрагентов в «Диадоке» после одобрения запроса
	Сверка взаиморасчетов. Сопоставление данных происходит автоматически. Готовые акты сверки и протоколы расхождений можно получить за несколько минут
	Международный ЭДО. Российские компании могут обмениваться электронными документами с иностранными партнерами через «Диадок»
Настройка прав для сотрудников	Предоставление сотрудникам прав и доступа к системе ЭДО. В «Диадоке» может работать неограниченное количество пользователей. Вход в систему доступен по сертификату УКЭП или паролю. На странице добавления сотрудника можно отметить галочками функции, которые он вправе выполнять
	Создание подразделений. Можно выстроить иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. В зависимости от прав доступа, им будут видны документы одного или нескольких отделов компании.

Для обмена электронными «бумагами» с контрагентами, работающими в другой системе ЭДО, нужно настроить роуминг. Это можно сделать через отправку приглашения.

В «Диадоке» доступен роуминг со всеми крупными операторами ЭДО.

Интеграция «1С» с системой «Диадок»

Для интеграции товароучетной программы «1С» с «Диадок» разработан готовый модуль, который можно скачать на официальном сайте оператора ЭДО и установить себе на компьютер (поддерживается устройствами на базе ОС Windows). Он позволяет отправлять любые внешние и внутренние документы контрагентам и удаленным подразделениям прямо из учетной системы. Главное окно выглядит следующим образом:

На фото представлены конфигурации «1С», с которыми совместим модуль «Диадок».

Работа модуля не поддеживается в режиме веб-клиента, он не совместим с «1С:Фреш».

Модуль «Диадок» для «1С» по доступной цене. Купить в 1 клик!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как работает электронный документооборот через «Диадок»

Перед отправкой документов система проверяет их на предмет ошибок. При необходимости можно вывести на печать.

Посмотрим, как работает электронный документооборот через «Диадок». Чтобы создать и отправить документ, нужно:

Перейти в раздел «Новый документ».

Сформировать новый документ в системе с помощью встроенного редактора или загрузить готовый с ПК (перейти по ссылке «Загрузите с компьютера»).

Выбрать тип документа. Заполнить обязательные поля. Подписать УКЭП и отправить получателю.

Отправленные документы хранятся в разделе «Исходящие». Принятые — на вкладке «Входящие». Чтобы выполнять с ними разные действия (подписывать, согласовывать, скачивать, удалять, аннулировать или перемещать в другое подразделение), нужно открыть требуемый документ или отметить галочками сразу несколько. Затем выбрать нужную операцию.

Система ЭДО позволяет настроить маршрутизацию входящих документов. Они могут приходить в подразделение компании:

• указанное отправителем;
• выбранное получателем для отправлений от конкретного контрагента;
• в зависимости от КПП или грузополучателя (перенаправляются автоматически).

При использовании модуля для «1С» работа с входящими документами происходит в товароучетной системе.

В «Диадоке» можно отправлять входящие и исходящие документы на согласование или подпись сотрудникам. Такая функция доступна в веб-версии и модуле для «1С» .

Документы, отправленные на согласование или подписание, переносятся в раздел «Требующие обработки».

Процесс передачи документов на обработку ответственным лицам можно автоматизировать: настроить маршруты согласования. Это отдельная функция, которая подключается по заявке пользователя. Документы будут автоматически перемещаться по указанному маршруту, конкретным специалистам или отделам придет запрос на согласование.

Настройка маршрутов согласования требуется, если:

• обрабатывается большое количество документов;
• в согласовании участвует более трех специалистов;
• ответственные лица работают в разных офисах или филиалах либо часто отсутствуют на рабочем месте (пример — генеральный директор).

В зависимости от тарифа можно подключить модуль для настройки неограниченного количества маршрутов.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Тарифы ЭДО через «Контур.Диадок»

Стоимость «Контур.Диадок» зависит от тарифа: пользователь оплачивает 250, 600, 1 200 или 3 000 исходящих документов. Базовые бесплатные возможности:

• получение, согласование и подписание документов;
• бессрочное хранение данных на серверах «СКБ Контур»;
• подключение неограниченного количества пользователей;
• обмен текстовыми сообщениями в чате;
• круглосуточная техподдержка от экспертов ЭДО;
• мобильное приложение для iOS и Android.

Модуль для настройки маршрутов согласования документов оплачивается отдельно.

Для подключения к системе ЭДО через «Контур.Диадок» выберите подходящий тариф на нашем сайте и укажите номер телефона. Специалисты свяжутся с вами в течение 10 минут.

Подключение к системе «Диадок» по любому тарифу! Выберите пакет исходящих документов и оплатите онлайн.

Источник: online-kassa.ru

Как внедрить электронный документооборот в компании: инструкция для руководителей

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен? Каким компаниям нужно использовать ЭДО уже сейчас? Как быстро и без проблем перейти на ЭДО? Рассказывают эксперты компании «Такском».

✅ Что такое ЭДО

Электронный документооборот – это система для обмена юридически значимыми документами через интернет. ЭДО можно применять как для обмена документами внутри компании, так и для взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.

✅ Кому необходим ЭДО уже сейчас

1. Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
2. Организациям и ИП, работающим с рядом наименований маркированной продукции;
3. Компаниям, работающим с прослеживаемыми товарами.

✅ Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время

Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

✅ Преимущества ЭДО

Создание документов ЭДО – это:

— Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;

— Снижение затрат на распечатку и отправку документов курьерами;

— Ускорение рабочих процессов – создания, редактирования, согласования и подписания документов;

— Электронный архив всех документов с простым поиском по нему;

— Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.

✅ Работа в электронном документообороте: инструкция

Для отправки электронного документа понадобится:

1. Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
2. Квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.

1. Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
2. Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
3. Заверяете файл своей электронной подписью.
4. Отправляете контрагенту.
5. Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
6. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, вам нужно пройти 6 этапов.

✅ Как внедрить ЭДО: пошаговая инструкция для руководителей

Первый этап: выберите оператора ЭДО.

Чтобы выбрать надежного оператора ЭДО, воспользуйтесь списком операторов федерального уровня на сайте ФНС.

Второй этап: приобретите электронную подпись. Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.

Третий этап: внесите изменения в учётную политику компании.

Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.

Четвертый этап: составьте регламент по работе с электронным документооборотом.

В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.

Пятый этап: выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО. Каждый вариант имеет свои плюсы:

— Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.

— Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот:

• организация совместного доступа к документам;
• формирование заданий и планов;
• определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов;
• сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов;
• создание единой базы документов организации;
• делегирование и контроль задач.

Шестой этап: договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.

Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.

Как заполнить электронный документ зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel.

Напоминаем, что для придания юридической значимости электронным документам необходима электронная подпись. Она служит для визирования цифровых файлов и является неотъемлемой составляющей ЭДО. Компания «Такском» – не только оператор и разработчик программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованный удостоверяющий центр оформления электронных подписей.

✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.

Источник: www.audit-it.ru