Представьте: Ваша компания вышла на рынок и каждый месяц она выставляет в бумажном варианте счета, накладные, подписывает договора и т.п. За полгода работы скапливается много документов, учет производится в разных программах и архивах. И тут приходит проверка и просит, скажем, показать оригинал договора с конкретным контрагентом. Начинается поиск.
В этот момент Ваш менеджер понимает, что они так и не обменялись оригинальными документами с контрагентом, несмотря на то, что отгрузка товара уже произведена. Проверка провалена.
Дело в том, что обмен бумажными документами требует много ресурсов и усилий по отслеживанию. Государство придумало способ, как быстро и удобно обмениваться важными документами в электронном виде по защищенным каналам связи — электронный документооборот (ЭДО).
Т акие документы имеют юридическую силу, если подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) . Без нее обмен документами с контрагентами или госорганами будет носить разве что ознакомительный характер. Государство признает электронные документы оригиналом, а значит не требуется бумажный вариант. И все документы можно отслеживать в едином сервисе ЭДО.
Электронный документооборот: что это и как работает 👀
Сервисов ЭДО, которые обеспечат вашей компании электронный документооборот, много. Как работает ЭДО? Какой сервис выбрать и критерии этого выбора? Расскажу в этой статье.
Кому подходит ЭДО
Для начала определимся, нужно ли Вашей компании переходить на электронный документооборот.
- Крупному и среднему бизнесу с большим внешним документооборотом, чтобы облегчить и упростить делопроизводство;
- Компаниям, которые работают с товарами, подлежащими маркировке, или товарами, подлежащими прослеживаемости;
- Участникам госзакупок;
- Малому бизнесу даже с небольшим документооборотом, чтобы повысить эффективность работы
Использовать ЭДО необходимо почти всем компаниям, чтобы осуществлять отчетность в органы: ФСС, ФНС, Росстат, ПФР, РПН, РАР и ФТС. В зависимости от специфики перевести в ЭДО можно следующие виды документов:
- Производственные (отчеты, наряды);
- Архивные (каталоги);
- Бухгалтерские (счет-фактуры, акты оказания услуг, накладные);
- Кадровые (договора на учебу или работу, личное дело, отпуска);
- Складские (инвентаризация, отчеты);
- Управленческие (приказы, устав);
- Налоговые (налоговая отчетность);
- Технические (инструкции).
Цель сервисов электронного документооборота (СЭД) — обеспечить единую систему хранения, учета и редактирования информации в разных форматах (изображения, текст, аудио- и видеофайлы). Хорошо спроектированный сервис интегрируется с другими приложениями и программами (например: 1С, ERP и CRM).
Сервисы ЭДО
Рассмотрим популярные сервисы ЭДО в России:
Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО
2. Распределение и учет документов
Интерфейс сервиса ЭДО похож на e-mail. Документы распределяются по папкам : «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие. А для работы с важными юридическими оригиналами папки: «Требующие обработки», «Обработанные». Кнопки действия с документами: «Согласовать», «Подписать», «Отказать» и т.д.
От мессенджера здесь похожие функции по отслеживанию сообщения — актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Настраивайте маршрут, по которому будет происходить движение документов. В ыбирайте подразделение или конкретного сотрудника для получения. А в карточке документа Вы узнаете, для каких целей он используется, сможете настроить теги и свойства.
В облаке сервиса будут хранится все документы — и Вы легко сможете осуществить поиск нужного по фильтрам или слову.
3. Работа с контрагентами
Сервис позволит вам обмениваться электронными документами в одной системе или по роумингу с другими сервисами ЭДО, а также с иностранными контрагентами.
В модуле «Взаиморасчеты» можно сопоставить акты сверки и взаиморасчетов, а далее отправить результат сверки контрагенту из сервиса.
4. Кадровая работа
В электронный формат можно перевести все кадровое делопроизводство. Отмечать отпуска и командировки ваших сотрудников.
Создавайте подразделения и заводите карточки сотрудников. Сотрудники организации с паролем Администратор смогут пользоваться сервисом ЭДО — им будут доступны все функции, кроме подписания.
Такая иерархия подразделений позволит упростить документооборот: каждому сотруднику доступны документы одного или нескольких подразделений. При необходимости, документы можно перемещать из папки в папку.
5. Работа с маркированным прослеживаемым товаром
ЭДО обязателен для маркированных товаров (например, для молочной продукции): подавать сведения напрямую в госорганы невозможно.
Как сервис поможет Вашей компании: он передаст коды маркировки в систему «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). А в работе с прослеживаемыми товарами передаст информацию в ФНС и выставит счет-фактуры необходимого образца.
Как выбрать ЭДО
Как у полноценного участника рынка, перед Вами рано или поздно встанет вопрос о переходе на ЭДО и выбор сервиса. Без ЭДО невозможно подавать документы в многие госорганы. При выборе сервиса предлагаю опираться на следующие критерии:
1. Функциональность
У всех операторов ЭДО стандартный набор функций: отправка, получение, подпись, форматирование и хранение документов.
Какой дополнительный функционал может предоставлять сервис ЭДО:
- Роуминг — обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО;
- Интеграция с 1С, Битрикс, Госуслуги, API и другими модулями;
- Возможность работы с маркированным и прослеживаемым товаром в соответствии с законом;
- Мобильное приложение.
2. Надёжность
Так как электронный документооборот имеет юридическую силу и конфиденциальную информацию, коды шифрования и целостность передаваемых данных — приоритетная задача, которая должна гарантироваться любым сервисом ЭДО.
На что Вам следует обратить внимание при проверке сервиса на надежность:
- У сервиса ЭДО должен быть сертификат соответствия отрасли и лицензия;
- Сервис есть в реестре одобренных операторов ЭДО ФНС;
- В протоколе передачи документов происходит фиксация действий;
- Отзывы пользователей.
3. Техподдержка
Непрерывный обмен документов, доступность платформы и техподдержка 24/7, которая отреагирует и решит вашу проблему в любое время — это обязательный уровень сервиса для ЭДО.
Плюсом будет, если сервис ЭДО в договоре готов закрепить уровень предоставления особых услуг — SLA. Если такие вам необходимы.
4. Стоимость
Вы можете подключится к сервису ЭДО на базе web и API бесплатно. Платить нужно за исходящие документы. Средняя цена за один документ примерно 6,5 рубля. Она зависит, как правило, от объема трафика или количества документов в месяц.
Что ещё может быть платным:
- Дополнительный функционал (работа с маркировкой или роуминг);
- Количество пользователей сервиса;
- Аккаунт;
- Объем хранилища документов;
- Подключение к сервису на базе Вашей системы или программы;
- Интеграция с модулями (кроме API).
Остальную информацию Вы можете запросить в коммерческом предложении.
5. Технологичность
Интерфейс сервиса должен быть понятным для сотрудников и не требовать длительного обучения.
Преимуществами сервиса ЭДО также станут:
- Своевременное обновление платформы;
- Отслеживание изменения в приказах, ГОСТ, законодательных и нормативно-правовых актах РФ, связанных с электронными документами;
- Возможность создать документы особого формата под нужды отрасли (например: МХ-1, МХ-3, КС-2, КС-3);
- Хранение документов на нескольких серверах;
- Доступ к архиву документов после окончания оплаченного периода.
Коротко о главном
Почему важно использовать ЭДО? Отлаженный процесс документооборота поможет компании комфортно развиваться и соответствовать рынку. При использовании ЭДО исключается риск ошибки, потери и подлога документов. Информация защищена, юридическую ответственность несет сам сервис ЭДО. Документы передаются в кратчайшие сроки.
Автоматизация позволит эффективно использовать ресурсы, Ваше время и время сотрудников компании.
Кому стоит переходить на ЭДО?
- Компаниям с большим количеством контрагентов и филиалов;
- Развивающемуся бизнесу, контрагенты которого работают по ЭДО;
- Малому и среднему бизнесу, чтобы ускорить расчеты (это уменьшит кассовый разрыв).
Какие преимущества ЭДО даст Вашей компании:
- Сокращение расходов на печать и времени на отправку;
- Удобство поиска документа в системе по заданным параметрам;
- Массовая отправка и подпись документов контрагентам в один клик;
- Возможность работы с документами удаленно за пределами страны;
- Моментальная и надежная отправка, перехватить или подделать документ невозможно;
- Ускоренная передача документов в госорганы;
- Участие в тендерах и госзакупках.
Как выбрать сервис ЭДО? Выбор зависит от размера и задач Вашего бизнеса. Обратите внимание на следующие критерии выбора сервиса: функциональность и надежность сервиса, работа техподдержки, стоимость услуг и технологичность.
Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter
Источник: in-scale.ru
ЭДО: что это такое и как на него перейти
Электронный документооборот упрощает работу с клиентами и поставщиками и избавляет от необходимости хранить бумажные архивы. Рассказываем в статье о том, в чем польза от перехода на электронный документооборот и как это сделать.
Что такое ЭДО
- поиск файлов на сервере;
- информация о деятельности компаний и ИП;
- контроль за статусами продукции, соблюдением сроков, исправлением ошибок;
- контроль сделок.
Схема работы
Для любого бизнеса схема работы с ЭДО будет одинаковой:
Отправитель создает документ, подписывает электронной подписью и отправляет контрагенту. Если получатель не зарегистрирован в системе ЭДО, он получит на почту приглашение присоединиться к системе и начать принимать электронные документы.
Контрагент получает документ и утверждает его или отклоняет. Если документ утвержден, то отправитель получает свою копию подписанного документа. При отклонении отправитель вносит правки в документ или создает новый и снова отправляет его контрагенту.
Оператор является связующим звеном между отправителем и контрагентом. Он проверяет УКЭП участников документооборота, отправляет сообщения о принятии, подписании или отклонении документов, а также гарантирует безопасный обмен файлами через защищенные каналы связи.
Преимущества и недостатки использования ЭДО
Главным преимуществом перехода на электронный документооборот является оптимизация бизнес-процессов в компании. Переход на ЭДО значительно упрощает заключение сделок, приемку и отгрузку товаров, а также расчет налоговой базы.
К тому же система позволяет видеть все этапы обработки документов и отследить, если документ завис на каком-то из них. Компаниям внедрение ЭДО позволит экономить финансы, так как можно сократить затраты на закупку канцелярии, бумаги для принтера и расходников, почтовую пересылку и затраты сотрудникам, обслуживающим архивы.
Обмен электронными файлами экономит время компаниям и ускоряет процесс заключения сделки. Обработка документов занимает от пары минут до нескольких дней и не затягивается на месяцы, если документы необходимо отправить в другой город. Документы точно не потеряются и адресат их получит.
С внедрением ЭДО решается и вопрос с экономией рабочего пространства. Некоторые документы по закону необходимо хранить в течение нескольких лет, а значит нужно покупать стеллажи и оборудовать помещение под архив. Архив занимает много места и это помещение уже никак не используешь. Электронные документы хранятся на сервере оператора, который обеспечивает их безопасность.
ЭДО упрощает контроль за исполнением документов. Это можно делать как в личном кабинете на сайте оператора ЭДО, так и в товароучетной системе, если у вас настроена интеграция.
Еще одно преимущество ЭДО в том, что электронные документы не такие хрупкие, как бумажные, и их сложно испортить, подделать или украсть. Документы могут существовать долгие годы без потребности в их постоянном дублировании, чтобы сохранить их.
Минусы электронного документооборота:
- затраты на переход и обслуживание (получение квалифицированной электронной подписи, обновление оборудования и ПО, если оно не совместимо с ЭДО, оплата доступа к сервисам ЭДО);
- есть риск потерять все данные из-за сбоя на сервере оператора;
- если партнеры компании не работают с ЭДО, необходимо вести смешанный документооборот и не получится отказаться от бумажных документов на 100%.
Как понять, что нужно переходить на ЭДО
О том, что пора переходить на электронный документооборот, многие предприниматели задумываются, когда начинают терять контроль за движением документов. Нужно переходить на ЭДО, если:
- при возникновении спорных ситуаций вам очень сложно найти оригинал документа или его скан;
- вы не понимаете, где завис документ в процессе подписания;
- вы не можете отследить, какие документы уже подписаны, а какие еще нет;
- вы тратите много времени на сбор документов по запросу ФНС.
Кому подойдет работа с ЭДО
Переход на электронный документооборот подойдет любому бизнесу. Крупным компаниям с большим объемом документов в месяц он поможет снизить затраты на ведение и обслуживание документооборота, снизить риск потери документов и избежать штрафов от налоговой за ошибки.
Малый и средний бизнес сможет ускорить процесс согласования сделки и получение контрагентом счета или договора, а значит, сможет быстрее получить оплату за свои услуги. Также некоторые крупные заказчики могут поставить условие работы только по ЭДО, и предпринимателю все равно придется подключаться к системе, чтобы не потерять клиента.
- обувь;
- легкая промышленность;
- шины;
- духи;
фототехника.
Как начать работу с ЭДО
Для того, чтобы начать обмениваться электронными документами, необходимо:
- получить электронную подпись (УКЭП);
- заключить договор с оператором ЭДО;
- внедрить систему электронного документооборота.
Компания ДЕНВИК оказывает услуги по подключению к ЭДО. Настроим подключение к электронному документообороту из учетной системы и научим работать.
Источник: denvic.ru