Внедрение электронного документооборота упростило работу бизнеса. Все необходимые документы можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту. Разбираем преимущества и недостатки ЭДО, как выстроен процесс и как выбрать оператора.
506 просмотров
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — это аккредитованная государством система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей.Компании, которые предоставляют клиентам сервис, называются операторами ЭДО.
Форматы ЭДО
- Внутренний документооборот внутри компании. Каждая организация может устанавливать свои правила обмена документацией.
- Внешний документооборот — обмен с контрагентами. Документами, участвующими в этом процессе, могут быть договоры поставки или оказания услуг, инвойсы, счета-фактуры.
- Документооборот с госорганами. Например, с пенсионным фондом, ФСС, налоговой инспекцией. В основном взаимодействие с госорганами предполагает сдачу отчетности, уплату налогов, отчисления в фонды.
Для чего нужен электронный документооборот
ЭДО | Электронный документооборот
Главная причина подключения электронного документооборота — автоматизация бизнес-процессов. Она объединяет в себе основные преимущества ЭДО, среди которых:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги — до 80%,
- доступ к архиву в любой момент,
- прозрачность работы сотрудников,
- автоматизация поиска необходимых файлов и классификация документов по разным критериям,
- минимальный риск потери или порчи.
В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчетность юрлица сдают только в электронном виде. Кроме того, электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Без ЭДО не получится участвовать в госзакупках.
Среди минусов ЭДО предприниматели называют затраты на внедрение, а также время на освоение системы сотрудниками.
Как подключить ЭДО
Необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора, настроить процессы внутри компании. Разберем это подробнее.
Применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике. Укажите:
- на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот,
- перечень документов, которые оформляются в электронном виде,
- порядок хранения электронных документов,
- какая электронная подпись применяется: простая или квалифицированная, а также — кому принадлежит право подписи,
- порядок представления документов в налоговый орган.
Кроме того, при внедрении ЭДО нужно определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов.
Это указывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. Скачайте в качестве образца типовой регламент и внесите свои данные.
Принципы электронного документооборота
Как выбрать оператора ЭДО
Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:
- Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
- Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
- Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
- Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
- Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.
Сервис должен давать возможность посылать и получать регламентированные и нерегламентированные документы, автоматически создавать архивы всего пакета документов, в том числе и сопровождающих, аннулировать их или отзывать.
На сайте ФНС есть список аккредитованных операторов ЭДО, который регулярно обновляется.
Как получить электронную подпись
С 1 января 2022 руководители компаний и ИП могут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Чтобы ее получить, обратитесь в налоговую или в удостоверяющие центры. Количество УЦ сократилось в десятки раз, полный список есть на сайте Министерства цифрового развития.
За первой подписью глава компании должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью нельзя. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей ЭЦП или биометрическими данными.
Список документов
- паспорт
- СНИЛС
- защищенный носитель и документация на него. Его можно купить в ФНС, удостоверяющем центре или у производителя. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям налоговой.
В ФНС руководители могут получить только одну подпись на юрлицо. Всем сотрудникам и уполномоченным лицам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица.
Интеграция ЭДО с учетной системой
Один из важных критериев при выборе оператора ЭДО — возможность автоматического обмена данными с учетными системами. Особенно это важно для тех, кто работает с маркированными товарами.
Каждый участник должен заключить договор с оператором электронного документооборота. Это нужно для обмена электронными УПД. При использовании ЭДО продавец подписывает и отправляет покупателю УПД с кодами маркировки.
Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад: у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.
Также у сервиса есть интеграция с ЭДО Лайт, которая позволяет загружать документы с кодами маркировки из Честного Знака.
Источник: vc.ru
lifeip.ru
Жизнь индивидуального предпринимателя – сайт на простом языке об отчетности ИП
Как я подключился к системе ЭДО. Личный опыт
Как я подключился к системе ЭДО. Личный опыт
22.08.2018 admin Comments 2 комментария
Добрый день дорогие друзья! Информатизация не стоит на месте и вот в нашу жизнь плавно входит ЭДО. ЭДО — электронный документооборот. Сегодня я хочу Вам рассказать, как я подключился к системе ЭДО. Поделюсь своим опытом, может и Вам поможет.
Как я подключился к системе ЭДО
Начну по порядку. Мне нужно было получать документы одного из наших партнеров. Партнёром выступал один известный банк. Я запросил у него документы, он выслал мне их почтой России. И так продолжали мы слать друг другу письма в течение года.
И вот в один прекрасный день, мой персональный менеджер сообщает мне, что писем на бумаге больше не будет! На вопрос: а что мне теперь делать? Как получать документы? Мне ответили: Теперь документы будут только через систему ЭДО!
На тот момент я и не знал что это и как. Пришлось разбираться. В итоге оказалось, что это просто нереально удобная и полезная штука, особенно для бухгалтера, у которого не один десяток коробов с бумажными архивами.
Что такое ЭДО и как им пользоваться
Теперь об ЭДО в трёх словах. Если сказать просто, то это обычная электронная почта, только все присланные и отправленные документы подписываются электронной подписью. Это удобно тем, что Вам больше не нужно бегать к директору за каждой его подписью, ставить везде печати, покупать конверты, бегать на почту и прочее.
Тут всё просто, получили документ, подписали подписью за 2 секунды и отправили обратно. Мои знакомые бухгалтера, получают так счета на юр. лиц от провайдеров связи за интернет. А я, как дурак, бегал за бумажными счетами, чтобы оплатить интернет в конторе. В общем стоит только попробовать, потом уже не слезть, на столько все просто и удобно.
Как я выбрал оператора ЭДО
Теперь встал выбор, кто мне подключит эту систему ЭДО. Мой банк работал только с двумя операторами. Оба оператора очень известные. Звоню первому, объясняю ситуацию, что менеджер сказал, банк, документы и так далее. И тут началось! Подключение 10 000р, плюс выезд специалиста, плюс сложная интеграция с 1С и тоже за большие деньги, куча условий, документов и прочее.
В общем я был в замешательстве, как все сложно!
Решил позвонить второму оператору. Позвонил и мне говорят, вот заходите на сайт, заходите по электронной подписи и готово. СТОП! А как же выезды специалистов, бешеные счета, работа программистов? Оказалось у данного оператора это все не нужно.
Я подумал, что это какой-то обман и что настолько просто не бывает! Но решил проверить.
Как я подключился к системе ЭДО. Процесс подключения
Для подключения нужно было иметь электронную подпись. Сейчас она есть у любого бухгалтера, потому что иначе отчет в ФНС, ФСС и прочие наши любимые организации, просто так на бумаге не сдашь. Кстати данный оператор мне и подпись предложил выпустить, у них есть такая услуга, но подпись у меня была. Поэтому идем дальше.
Мальчик по телефону мило объяснил элементарную настройку браузера, которая заняла у меня 5 минут максимум. И вот я нажал на заветную кнопку « З арегистрироваться в системе ЭДО». И начал ждать, что сейчас начнутся какие-нибудь скрытые условия, что сейчас я не смогу ни чего отправить и получить, что нужно будет установить какую-нибудь платную программу и так далее.
Но дорогие друзья, ни чего такого не произошло! Как так? Неужели все честно? Оказалось, что да, все было так, как пообещали.
Условия пользования системой ЭДО
Теперь раскрою все карты. Подключился я к очень известной фирме СКБ Контур. Система ЭДО называется у них «Диадок». Регистрация в системе бесплатная, заполнять форм почти ни каких не нужно. Я полностью зарегистрировался минуты за три.
Плюс, что очень меня порадовало, это то, что техподдержка реально помогает отвечать на любые мои глупые вопросы, без психов и ругательств, как это делают те же интернет провайдеры (наверное многим знакомо).
Цены на отправку по системе ЭДО
Теперь по ценам. Это вообще меня порадовало. Прием всех документов, то есть все входящие письма полностью бесплатные (сам в шоке, что такое бывает). Даже если Вам прислали документ на подпись, например какой-то договор или счёт, Вы его подписали и отправили, то это не считается за отправку документа! То есть, платить за подписанный документ Вы ни чего не будете!
За отправку документов Вами, платить нужно по 9 рублей за документ. Это даже дешевле, чем купить конверт на почте. А если Вы будете отправлять очень много документов, то цена за каждый документ будет становиться все меньше и меньше. Похоже, что они реально делают все для клиента.
Как оплачивать ЭДО
Я думал, что самой главной проблемой, станет оплата за использование системы ЭДО. Но и тут все для людей. Выставляются счета прямо в личном кабинете, ни каких проблем. Причем первые отправки бесплатные, типа пробник. Если за месяц, Вы отправили документов на сумму меньше 100р, то счет вообще Вам не будут выставлять.
Выставят счет в следующем или через пол года, пока минимальная сумма за оправки не превысит 100р. А если Вы документы просто принимаете, то получается система вообще бесплатная.
С ейчас на сайте проходит акция, после того, как Вы подключитесь к системе «Диадок», Вы сможете отправлять любое количество документов в течение 2х месяцев бесплатно.
Б олее подробно прочитать о системе «Диадок», получить консультацию или тех. поддержку, Вы можете вот тут.
На этом всё! Теперь Вы знаете, как я подключился к системе ЭДО, надеюсь, Вам была полезна моя статья.
Если у Вас появятся вопросы задавайте их в комментариях! Всем удачи и добра!
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях, чтобы самыми первыми получать все новости с нашего сайта!
Рекомендую:
- Как быстро подключиться к ЭДО. Личный опыт
- Как быстро настроить свой компьютер под ЭДО. Личный опыт
- Как установить сертификат в реестр
- Ошибка плагина Крипто-Про. PluginObject.CreateObject is not a function
Источник: lifeip.ru