Выбор оператора электронного документооборота зависит от предпочтений компании, удобства расположения офисов подключения и обслуживания, ценовых предложений и т. д. Цены и тарифы зависят от количества отправляемых документов.
Операторы ЭДО: кто это такие
Операторы электронного документооборота, или ЭДО, — это лицензированные организации, которые помогают осуществить электронный документооборот между компаниями.
Вот список операторов электронного документооборота:
- Контур.Диадок;
- Такском;
- СБИС;
- Калуга астрал;
- ЭДО.Сбербизнес и т. д.
Например, вы подписали договор с вашим поставщиком или покупателем об обмене ЭДО (универсальные передаточные документы, счет-фактуры, договоры и т. д.). Документ загружается в систему оператора, на нем проставляется подпись организации-отправителя, и он передается, например, клиенту. Получив его, клиент проставляет свою подпись и направляет вам. Преимущества сервиса электронного документооборота очевидны: документы «летают» в системе, что позволяет в кратчайшие сроки получить оригиналы, снижаются затраты на почтовые услуги.
Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО
В чем заключаются функции оператора ЭДО
На платформах электронного документооборота осуществляется следующий функционал:
Крупные компании давно перешли на ЭДО, например, электронный документооборот Яндекс.Маркет осуществляет через Диадок и СБИС.
Удобным является взаимодействие по прямым выплатам ФСС. Больничные приходят в систему без участия работника, не нужно следить, принес бумажный вариант в отдел кадров или нет. Данные подгружаются автоматически с уже заполненными реквизитами, не нужно заполнять бланки в бумажном виде.
Это значительно экономит рабочее время бухгалтера по заработной плате и сотрудника отдела персонала. Не нужно занимать место для хранения больничных листов. Заполнив данные со своей стороны, компании в 1 клик отправляют их в ФСС.
Удобен и календарь, который поможет не забыть и не перепутать сроки сдачи отчетности в налоговую, Пенсионный фонд, статистику и Фонд социального страхования. В перечне отчетов показаны те, которые уже сданы, а также те, которые необходимо сдать. Например, в СБИС они отмечены бледно-серым цветом. А то, что уже сдано, — черным. Визуально сразу оценивается объем предстоящей работы.
Как выбрать и подключиться
Перечень функций у всех почти одинаковый, поэтому в вопросах подключения к электронному документообороту опирайтесь и на более выгодные ценовые предложения.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сдать отчетность через ТКС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Тарифы операторов ЭДО
При выборе тарифов необходимо ориентироваться на документооборот вашей компании: оцените примерное количество накладных, планируемых к отправке клиентам.
Принципы электронного документооборота
Например, оператор электронного документооборота Диадок предлагает следующий порядок подключения:
- Оплатить пакет услуг.
- Войти в сервис по сертификату подписи (ЭП).
- Принять условия лицензионного договора (в случае отсутствия подписи предоставляют услуги по оформлению).
- Начать работу (добавить бизнес-партнеров, начать отправку документов).
Например, цена электронного документооборота для юридических лиц составляет 1900 рублей за 250 исходящих документов. За входящие платить не нужно, достаточно наличие ЭЦП. Если ваш контрагент обслуживается у другого оператора, подключите роуминг, цена исходящих документов не изменится.
Среди услуг по документообороту — получение документов, их хранение, техподдержка 24/7, использование в мобильных приложениях и т. д. Для старта использования достаточно зарегистрироваться по ЭЦП, на бумаге договор не заключается, а само подключение к Диадоку бесплатно.
Сравним ценообразование различных операторов.
Оператор электронного документооборота Контур.Диадок
Предоплатная система расчетов Контур.Диадок:
Тарифы на организацию рабочего места Контур.Диадок:
Дополнительные услуги Контур.Диадок:
СБИС
Например, базовый пакет СБИС предполагает сдачу отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и органы статистики. Для ООО будет стоить 12 000 рублей. Если вы не предоставляете отчетность в Росстат, то выбирайте тариф «Легкий», стоимость составит 7900.
Выбирая внешний документооборот с контрагентами, обратите внимание на пакетные тарифы. Например, по Московской области отправка 1000 документов стоит 5000 рублей, поэтому перед выбором тарифа проанализируйте количество отправляемых УПД, договоров и другой документации клиентам.
ЭДО от Сбербанка
На первый взгляд, самым выгодным тарифом станет ЭДО от Сбербанка. Самый дорогой тариф стоит 595 рублей в месяц (в год 7140). Он предполагает получение и отправку документов контрагентам, обмен с ПАО Сбербанк, отправку отчетности в госорганы и т. д. Но огромным минусом является отсутствие подключения роуминга для обмена с другими операторами ЭДО.
Отправлять и получать счета-фактуры, договоры и т. д. вы сможете только от клиентов Сбербанка. В настоящее время Сбер активно переводит клиентов на свой ЭДО для обмена с клиентскими менеджерами и специалистами кредитного мониторинга. Компаний, у которых открыт счет в Сбербанке, миллионы, но, исходя из практики, в качестве ЭДО они выбирают других операторов.
Астрал
На сайте компании размещен приказ об установлении рекомендованных розничных цен. Например, стоимость тарифа за 1500 отправлений составит 5000 рублей.
Стоимость тарифа для сдачи отчетности для юридических лиц в 4 контролирующих органа на год составит 6900 руб. (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС). На 2 года — 11 050.
Об авторе статьи
Фатахова Наталья
Главный бухгалтер
Закончила Пензенский государственный университет по специальности «Налоги и налогообложение». Член ИПБ России. Работаю главным бухгалтером в производственной компании.
Источник: gosuchetnik.ru
Платформа ЭДО
Электронный документ – полный аналог бумажного, однако сам документ и подписи на нем электронные.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) через оператора ЭДО, полностью заменяет бумажный документ.
Как начать пользоваться «Платформа ЭДО»
Нажать Присоединиться к ЭДО и подписать Оферту
Зарегистрироваться
Начать пользоваться «Платформа ЭДО»
Тарифы за лицензию Платформа ЭДО
Работа с входящими документами бесплатна
Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа
Срок действия лицензии после активации 1 год
Для подписания документов требуется квалифицированная электронная подпись
50 документов
10 ₽ / документ
200 документов
7 ₽ / документ
500 документов
4,8 ₽ / документ
1000 документов
3,6 ₽ / документ
2500 документов
2,7 ₽ / документ
Подключиться к Платформа ЭДО
Преимущества
Web – сервис
Настройка рабочего места в несколько кликов, минимальные требования к рабочему месту, всегда актуальная версия сервиса.
Безопасность и экономия
Быстрее и надежнее, чем отправка почтой или курьером. Экономия на расходных материалах.
Облачное хранение документов
Документы хранятся в защищенном облачном архиве и доступны с любого компьютера без привязки к рабочему месту.
Любые сертификаты
В сервисе можно работать с сертификатами всех аккредитованных удостоверяющих центров.
Проверка документов перед отправкой
Обязательная проверка формализованных документов перед отправкой на соответствие законодательной базе.
Бесплатная обработка для популярных типовых конфигураций 1С
Возможность работать с «Платформа ЭДО» в привычном интерфейсе 1С.
Работа с любым контрагентом
В сервисе реализована возможность обмена документами с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО.
Интеграция с системой Честный ЗНАК
Работа с маркировкой согласно законодательству.
Какими документами можно обмениваться?
- Акты выполненных работ и оказанных услуг
- Соглашения
- Приказы
- Универсальный передаточный/корректировочный документы
- Уведомления
- Накладные
- Счета-фактуры
- Договоры
- Другие форматы документов
Роуминг Платформа ЭДО
Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота. Благодаря этому сервису, можно обмениваться документами с теми контрагентами, которые не подключены к нашему ЭДО.
| Docrobot (Э-КОМ) | 2LD | + | + | + | — |
| СберКорус | 2BK | + | + | + | — |
| Тензор (СБИС) | 2BE | + | + | + | + |
| Такском | 2AL | + | + | + | + |
| Контур | 2BM | + | + | + | + |
| Калуга-Астрал | 2AE | + | + | + | + |
| Такснет | 2AK | + | + | + | + |
| ЭДО-Лайт | 2LT | + | + | + | + |
| ИнфоТэКС (TrustDoc) | 2AH | + | + | + | + |
| Электронный Экспресс | 2EE | + | + | + | — |
| Финтендер-крипто | 2LJ | + | + | + | + |
| Bifit | 2LG | + | + | + | + |
| Cislink | 2JM | + | + | + | + |
| Cryptex (Signatura) | 2HX | + | + | + | + |
| Русь-Телеком | 2AD | + | + | + | + |
Подключить роуминг
Для работы в Роуминге необходим активный тариф
API Платформа ЭДО
Сервис Платформа ЭДО предназначен для осуществления юридически значимого электронного документооборота между юридическими организациями и индивидуальными предпринимателями.
Для интеграции учетных систем с Платформа ЭДО разработан инструмент — API Платформа ЭДО. API позволяет реализовать необходимую функциональность и интегрировать электронный документооборот в привычном интерфейсе собственной учетной системы.
На основе API Платформа ЭДО разработано решение для платформы 1C, которое можно использовать как в готовом виде, так и при разработке собственных решений.
Источник: platformaofd.ru
Электронный документооборот
Неважно, какой системой ЭДО пользуется ваш контрагент. Мы одинаково быстро и надежно
обмениваемся документами со всеми системами.
Почему клиенты выбирают ЭДО с Такском
Федеральный оператор ЭДО в России
Провайдер сервисов электронного документооборота
Более 1000 специалистов
Наши сотрудники и партнеры помогают клиентам по всей стране
Более 20 лет в области ЭДО
С 2000 года наработан колоссальный опыт в сфере электронного документооборота
Сервис ЭДО Такском в партнёрских решениях
Специальные решения для бизнеса
Маркировка товаров
Отправляйте, получайте и подписывайте электронные УПД, а система автоматически отправит данные о смене прав собственности в систему маркировки
Прослеживаемость
Получайте электронные документы от поставщиков, сохраняйте номера партий (РНПТ) в своей учетной системе и легко отчитывайтесь в ФНС об операциях с товарами
Электронная транспортная накладная
Переведите свои бизнес-процессы в электронный вид, моментально обмениваясь электронными транспортными накладными с партнерами
Кадровый документооборот
Быстрый юридически значимый обмен электронными документами между сотрудниками и работодателем при_помощи Файлера.
Без бумаги. Без дополнительных временных и финансовых затрат
Источник: taxcom.ru
Бумага, прощай: зачем нужен электронный документооборот (ЭДО) и как на него перейти
.jpeg)
Многие предприниматели по старинке обмениваются бумажными счетами и актами, хотя давно есть альтернатива — электронный документооборот. Не понимают, как это работает, экономят, боятся нового — причин много, но последствия предсказуемы: письма теряются, сотрудники ленятся, в конце квартала все нервничают.
У нашего партнера Николая, руководителя контент-маркетингового агентства, проблема — консервативные клиенты. Они пересылают бумажные документы по почте и требуют того же в ответ: однажды письмо вернулось отправителю, его повторно послали с курьером, но и он не смог вручить акты. Выяснилось, что адрес не тот, но на какой надо было отправлять — никто внятно ответить не мог. «На тот, который в договоре указан» — ок, но так и делали! И все бы ничего, но в декабре товарищи появятся на горизонте с требованием «передать хотя бы скан», что тоже давно выполнено. Кто-то потерял, подумаешь…
Особенно часто такие сложности случаются в компаниях, представительства которых разбросаны по стране, у каждого свои подрядчики и клиенты. В итоге отчеты и счета пересылают из офиса в офис, и, когда документы попадают в центральный, собрать их воедино и систематизировать крайне сложно.
Узнали себя в одной из сторон конфликта? Пора отказаться от привычного в пользу новых технологий и показать пример контрагентам. Эта статья поможет вам разобраться в том,
- что такое электронный документооборот и когда его можно применять
- как он ускоряет и упрощает работу компании
- что мешает вам перейти на ЭДО
- какие программы можно использовать и сколько это стоит
- зачем нужна электронная подпись, какой она бывает и как ее получить
- как документально оформить ЭДО с государственными органами
- как документально оформить ЭДО с контрагентами
Что такое электронный документооборот и когда его можно применять
Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.
Его можно использовать для:
- сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
- отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.
Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.
Как электронный документооборот упрощает работу компании
- электронный документ быстрее заполнить и отправить, чем бумажный, при необходимости его можно продублировать или откорректировать;
- документы хранятся в электронном архиве, с которым можно работать, находясь за пределами офиса. К тому же, риск их случайного повреждения или уничтожения ниже, чем при традиционном способе ведения документооборота;
- электронные документы проще защитить: ограничить доступ для конкретных пользователей, создать резервные копии;
- расходы на обеспечение документооборота ниже: не придется регулярно закупать бумагу, обслуживать принтеры и тратиться на услуги курьеров. По данным Диадок за 2016 год российский бизнес сэкономил 14 250 000 рублей, используя ЭДО.
Что мешает вам перейти на ЭДО
Затраты на внедрение. Кажется, если документов немного, проще подготовить бумажные варианты и передать их контрагенту. Давайте прикинем: 5 клиентов, по 2 документа на каждого — только на пересылку почтой уходит около 1 000 в месяц. В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудников, которые могли бы потратить время на что-то более важное. При использовании ЭДО на те же 10 документов в месяц в среднем уходит 250 рублей.
Необходимость обучения сотрудников. Современные системы похожи на почтовые сервисы и просты в освоении, в них реально разобраться за несколько часов. Чтобы подстраховаться, можно составить чек-лист по использованию программы.
Электронная подпись. Её вам выдадут в течение трех дней за 1 000 рублей, срок действия — год. Чтобы подписывать документы, нужна специальная программа ( КриптоПРО CSP , ViPNet CSP ), работающая на Windows и Mac OS. Альтернативный вариант — веб-сервисы, например, «Контур.Крипто», в котором можно бесплатно создать и проверить ЭП, подписать пакет документов и зашифровать их.
Контрагенты не используют ЭДО. Все больше бизнесменов осознают удобство электронного документооборота — вы можете помочь партнерам и клиентам сделать этот шаг быстрее, рассказав о преимуществах такого способа. Использовать один сервис не обязательно — в системах ЭДО доступен роуминг, работающий по тому же принципу, что и у мобильных операторов. Многие не догадываются об этой особенности.
Есть опасения по поводу того, что документ будет принят. Статья 6 закона N 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 гласит, что все заинтересованные лица, в том числе — контролирующие органы, обязаны принимать документы с электронной подписью. Печатный вариант документа с электронной подписью имеет уникальный идентификатор.
Невозможно обменяться документами на месте. Например, привезли товар на склад — нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор груз передал, а заказчик получил. У крупных компаний есть опыт применения ЭДО экспедиторами, но для большинства пока удобнее традиционный документооборот.
Какие программы можно использовать и сколько это стоит
Выбирая оператора ЭДО, сравнивайте варианты по базовым критериям: стоимость, простота интерфейса, оперативность реакции техподдержки и оператора, набор функций, возможность обмениваться с пользователями других систем (роуминг), совместимость с вашей бухгалтерской программой. Читайте отзывы и тестируйте сервисы (многие предлагают такую возможность).
Чтобы помочь вам с выбором, мы сравнили пять популярных операторов.
Если вы пользуетесь системой интернет-отчетности Контур.Экстерн, то у вас уже есть доступ в Диадок. Чтобы начать им пользоваться, откройте вкладку «Первичка» и выберите пункт «Все документы».
Когда выбрали программу, важно отладить процессы:
- Утвердить порядок электронного документооборота.
- Назначить ответственного за его ведение.
- Организовать электронный архив.
- Обеспечить электронной подписью сотрудника, который будет подписывать документы.
Мы в Фингуру считаем, что за ЭДО будущее, поэтому дарим каждому клиенту, заказавшему бухгалтерский учет, программу 1С:УНФ со встроенным документооборотом.
Зачем нужна электронная подпись для ЭДО, какой она бывает и как ее получить
Согласно закону №63-ФЗ «Об электронной подписи» она бывает простой, усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной. Выбор зависит от ваших задач.
Простая подпись — это коды доступа из SMS, логин и пароль от почты. Ее используют на сайтах госслужб или для внутреннего документооборота, в некоторых случаях нужно будет подтвердить личность, предоставив копию паспорта.
Усиленной неквалифицированной ЭЦП можно подписывать документы с компанией-контрагентом, которая использует ЭДО.
Усиленная квалифицированная подпись используется для работы с ФНС, ПФР и участия в торгах.
Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как бумажный с собственноручной подписью (ст. 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи»). Именно усиленную квалифицированную подпись в первую очередь проверяют в государственных органах.
Чтобы получить сертификат на электронную подпись для ЭДО, нужно обратиться в один из аккредитованных центров. Стоимость зависит от типа и сертификата, в среднем квалифицированная ЭЦП обходится порядка 2 000 рублей.
На изготовление ЭЦП уходит около трех суток с момента подачи заявления. Срок ее действия — один год.
Как документально оформить ЭДО с государственными органами
Большинство госорганов перешли на электронный документооборот: ИП и юрлица могут оперативно взаимодействовать с налоговой службой, пенсионным фондом и фондом социального страхования.
Чтобы отправлять электронные документы в Фонд социального страхования, нужно заключить договор с оператором электронного документооборота, установить ПО, совместимое с ПО ФСС, получить ключ электронной подписи и заключить договор с ФСС о подключении к электронной системе. После этого страхователь считается участником системы ЭДО с ФСС и может подавать отчетность в электронном виде
Обмениваться документами с ФНС можно через любого оператора ЭДО. Каждый документ нужно подписывать квалифицированной электронной подписью.
Чтобы отправлять электронные документы в ПФР, сначала нужно заполнить заявление, в котором указано, что отчетность будет приходить в электронной форме, затем подписать соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Без этого соглашения ПФР электронные отчеты не принимает (бывают исключения, но они связаны с несовершенством программы в ПФР). На текущий момент в ПФР большинством организаций подается всего один вид отчета — СЗВ-М. В планах у государства, чтобы этот отчет начала принимать ИФНС вместо ПФР. В этом случае с ПФР не нужно будет заключать соглашение, так как сдавать им ничего не придется.
Все бланки можно скачать с сайта ведомства . Соглашение в двух экземплярах и заявление в трех экземплярах нужно подписать и подать в отделение Пенсионного фонда, рассматривать обращение могут от двух недель до месяца. О принятом решении ведомство сообщит в письменном виде.
Образец заявления о подключении к ЭДО. Источник: clubtk.ru
В Фингуру есть отдел, сотрудники которого оформляют электронные подписи и подключают компании к контролирующим органам. Клиенту остается только подписать документы.
Как документально оформить ЭДО с контрагентами
Нужно подписать соглашение об обмене электронными документами, в котором указать:
- вид электронной подписи
- порядок подписания электронных документов
- действия сторон, если контрагент откажется принимать документ.
А также зафиксировать, что электронные документы приравниваются к подписанным собственноручно.
Кроме того, в сервисе ЭДО нужно указать, какой платформой пользуется контрагент, выслать ему приглашение и написать оператору, чтобы он настроил обмен друг с другом.
Форма соглашения есть у провайдеров, но можно оформить его самостоятельно в произвольной форме.
Пример заполнения соглашения об обмене электронными документами. Источник: nalog-nalog.ru
Подведем итоги
Электронный документооборот помогает:
- сократить время, затрачиваемое на подготовку, обработку и сбор первичных документов, повысить производительность труда сотрудников;
- снизить затраты на бумагу, канцелярию, почтовые и курьерские услуги;
- хранить документы в единой базе, доступной в любой момент;
- минимизировать риск повреждения или уничтожения документов.
Мы в Фингуру считаем, что за ЭДО будущее, поэтому дарим каждому клиенту, заказавшему бухгалтерский учет, программу 1С:УНФ со встроенным документооборотом.
.jpeg)
Хочу все знать!
Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса
В некоторых сферах недостаточно просто зарегистрировать ИП или ООО, чтобы начать работать — нужна лицензия. Если будете вести деятельность без нее, вас оштрафуют: ИП на 4-5 тысяч рублей, юрлицо — на 40-50 тысяч. Могут еще и продукцию, технику и сырье конфисковать. За производство алкоголя или торговлю им без лицензии штрафы выше — от 200 до 300 тысяч рублей с возможностью конфискации продукции, сырья, полуфабрикатов и даже задействованного транспорта.
Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, с 2021 увеличился. В него включили, например, одежду, но не всю — в некоторых категориях женская подлежит обязательной маркировке, а мужская — нет. А еще там есть замечательные термины. Вот вы, например, знаете, что такое «туалетное белье»? И мы не знали, пришлось гуглить.
Вы оплачиваете бизнес-картой покупки для бизнеса, а банк возвращает определенный процент от потраченной суммы — так можно коротко описать принцип кэшбэк-программ. Выглядит привлекательно, но есть нюансы. Во-первых, существуют лимиты: больше максимальной установленной банком суммы вы не получите. Во-вторых, если бонус выражен в баллах, обменять их можно, только накопив за месяц минимальную сумму, иначе сгорят. В-третьих,нужно платить налог с кэшбека (но не всем).
3 Сентября 2021
- Бухгалтерское сопровождение
- Аутсорсинг бухгалтерии
- Бухгалтерские консультации
- Регистрация ООО
- Регистрация ИП
- Бухгалтерское сопровождение ООО
- Бухгалтерское сопровождение ИП
- Расчет заработной платы
- Чат Бухгалтер
- Мой Фингуру
- Рекомендуй и зарабатывай
Источник: fingu.ru