Хозяйствующий субъект взаимодействует с широким кругом лиц, как физических, так и юридических. При этом все они могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Обменивать документами на бумагах при этом достаточно проблематично и требует наличия определенного времени. В настоящее время на помощь бизнесу приходит система электронного документооборота, которая значительно ускоряет все бизнес-процессы.
Что такое система электронного документооборота (ЭДО)
Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.
Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.
ЭДО | Электронный документооборот
Система электронного документооборота включает в себя два уровня — он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.
Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).
10 причин, почему ЭДО нужен именно вам
Электронный документооборот (ЭДО) уверенно вытесняет бумажный. Постепенно ЭДО становится обязательным и безальтернативным. Проверяющие госорганы требуют сдавать отчётность только в электронном виде. Все, кто работает с маркированными товарами, кроме лекарств, должны иметь ЭДО.
Увеличивается скорость работы
В условиях удалённой работы движение бумажных документов усложняется. Курьерские службы и почтовые службы медленнее доставляют письма из-за ограничений в связи с режимом самоизоляции. Затруднена доступность подписантов-руководителей.
Электронные документы за несколько секунд доходят от отправителя к получателю – от компании к контрагенту, от коммерческой организации в госучреждение. Кратно увеличивается скорость платежей и бизнес-процессов в целом.
Подготовка, обработка, согласование, доставка и подписание перестают быть раздражительно медленными – это сберегает не только время, но и нервы.
При переходе на ЭДО снижаются затраты на обработку бумажных документов, их печать, хранение и пересылку, на офисную технику и расходные материалы.
Экономия достигает 80 %.
Сокращается дебиторская задолженность
Предприятия со множеством контрагентов скорее обрабатывают платежи в ЭДО. Счета и акты сразу видны региональным клиентам. Они оплачивают их без задержек. Кассовый разрыв сокращается.
Снижается человеческий фактор
«Договор потерялся! Беда!», – восклицание, знакомое и бюджетникам, и предпринимателям. Затем следует лихорадочный поиск виновных. С ЭДО утеря документов исключена. Статус получения файлов отображается автоматически.
Бухгалтеры сразу видят каждую сделку и вовремя включают её в отчёт. Снижается риск штрафа и прочих неурядиц с налоговой.
Вдобавок в большинстве ЭДО-программ есть функции подсказок заполнения документов, автоматические и настраиваемые напоминания о приближающихся сроках той или иной отчётности.
Руководитель предприятия или отдела всегда может проверить движение документов, увидеть ошибки персонала. Минимизируется перекладывание ответственности. Растёт дисциплина в коллективе.
Необходимость для работы с госорганами и на площадках электронных торгов
С каждым годом госучреждения расширяют список отчётностей, доступных для сдачи в электронке. В частности, сейчас внедряются цифровые больничные и трудовые книжки. А контролирующие госорганы, ещё вчера работавшие с бумагой, сами активно переходят на электронный документооборот.
Без ЭДО и электронной подписи нельзя заказать или предложить товар или услугу на площадках электронных торгов и онлайн-аукционах.
Электронная подпись надёжней рукописной
В электронном обороте документы подписываются электронной же подписью – уникальным цифровым кодом (статья 6 закона № 63-ФЗ «Об электронных подписях»). Юридическая сила документов остаётся прежней, как при работе с бумагой, а безопасность повышается.
ЭДО – главный инструмент деятельности с маркированными товарами
Поступление и возврат маркированных товаров следует оформлять только в электронном виде. Бумажные накладные и счёт-фактуры уходят в прошлое. Подготовиться и подключить ЭДО лучше заранее, чтобы избежать штрафов.
Внутренний ЭДО упорядочивает и облегчает работу
Порядок и простота электронного документооборота заметно превосходят по эффективности кипу бумаг. Внутри предприятия ЭДО полезен всем семи основным отделам большинства компаний: производственному, управленческому, коммерческому, финансовому, складскому, кадровому и архивному.
Сохраняются данные при чрезвычайных ситуациях
Делать резервные копии электронного документооборота легко и просто. Цифровой архив можно хранить в облаке или на удалённом сервере. При пожаре жёсткие диски сгорят, как и бумажные документы. А регулярно дублируемые файлы сохранятся.
Источник: taxcom.ru
Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы
Безусловно, документы можно составлять на бумаге. Однако этот процесс является достаточно долгим и неудобным. Бумаги занимают много места. К тому же их сложно искать. В такой ситуации стоит переходить на современные технологии.
При этом многих не знают, что это – электронный документооборот, и как он работает. Этот процесс упрощает и ускоряет использование информации внутри компании и ее передачу клиентам, государственным органам и поставщикам.
Где применяется ЭДО
Использование системы электронного документооборота означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей. Это происходит только в цифровом виде.
При этом отправитель формирует документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). После чего бумага отправляется по защищенным каналам связи. Для этого используется особое программное обеспечение. Получатель принимает документ и тоже подписывает его ЭП. При этом отправитель получает об этом уведомление.
ЭП представляет собой замену подписи от руки. Она служит подтверждением авторства электронных документов. Чтобы цифровой документ имел ту же юридическую силу, что и бумажный, его непременно требуется подписывать электронной подписью.
Электронный документооборот могут использовать и индивидуальные предприниматели, и большие компании. Это делает обмен документами проще и быстрее. К тому же такая технология ускоряет проведение расчетов с контрагентами. Для обмена допустимо использовать любые первичные бухгалтерские документы. Это касается счетов, договоров, актов выполненных работ и много другого.
ЭДО бывает внутренним и внешним. В первом случае документы передаются внутри одной компании, во втором – обмен осуществляется между организациями и с государственными учреждениями.
Стоит ли компании переходить на ЭДО
В первую очередь, важно узнать, пользуются ли партнеры компании ЭДО. Для этого стоит обратиться к оператору или отправить партнерам письма с запросом. После получения сведений требуется определить объем документов с контрагентами, которые уже пользуются этой системой.
Даже если перечень контрагентов, которые технически готовы получать и отправлять документы в электронном виде, еще небольшой, но объем корреспонденции с этими партнерами велик, уже целесообразно переходить на новую технологию. Это даст возможность не только быстрее получать и отправлять бумаги, но и своевременно корректировать их при выявлении ошибок. Чтобы система нормально работала, важно узнать у оператора, есть ли возможность интеграции с учетной системой. Это поможет уменьшить затраты труда на загрузку и выгрузку документации.
Как работает технология
- Отправитель формирует документы, подписывает ЭП и направляет данные контрагенту. Если получатель не использует ЭДО, ему придет приглашение на регистрацию на электронный адрес.
- Контрагент получает документ. Он может утвердить его или отклонить. Во втором случае требуется указать причины.
- Отправитель получает экземпляр, подписанный контрагентом. При наличии замечаний он вносит коррективы в бумагу и отправляет новый вариант. Также возможна генерация нового электронного документа.
Преимущества ЭДО
Для этой системы характерны следующие плюсы:
- Работа с электронными документами отличается прозрачностью. Человек видит стадии обработки и понимает, на каком этапе зависла бумага.
- Уменьшается количество рутинных задач. Использование цифровых технологий сокращает число ошибок и временных затрат на оформление документации.
- Нет риска потерять важные данные. Их не придется выставлять заново.
- Сохраняется полная конфиденциальность информации. Для ее передачи применяются защищенные каналы связи.
- Удается сократить затраты. При использовании цифровых технологий не требуется тратить деньги на печать, бумагу, канцелярию.
Можно ли совмещать с бумажным документооборотом
Сразу перейти полностью на электронные документы не удастся. К тому же не все контрагенты будут пользоваться такой системой. Потому многим фирмам приходится хранить бумажные оригиналы и их отсканированные копии. Это требуется делать в отдельном архиве или в учетной системе.
В некоторых приложениях к архиву электронной документации допустимо добавлять отсканированные бумажные оригиналы. Это даст возможность находить их по первому требованию, не прикладывая особых усилий. Система напечатает на оригинале QR-код. Это даст возможность связать его с электронным документом.
Начало работы с ЭДО
При выборе оператора ЭДО удастся получить техническую возможность для защищенного обмена. Созданная для этих целей программа позволяет добиться таких результатов:
- Пригласить партнеров к обмену или принять их предложение.
- Формировать, подписывать и отправлять партнерам исходящую документацию.
- Получать электронные документы от партнеров. Также есть возможность проверять, отклонять и подписывать их.
- Хранить электронную документацию. Согласно нормативно-правовым актам, первичные бумаги требуется хранить минимум 4 года. Это означает, что переход на ЭДО подразумевает создание цифрового архива.
- Приобретать электронную подпись. Это удастся сделать у оператора или воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра, имеющего нужную аккредитацию. Если до этого была куплена ЭП для сдачи отчета, он вполне подойдет для ЭДО. Этот нюанс рекомендуется уточнять у оператора. Любой работник компании, которые имеет полномочия подписывать электронные документы, должен обладать ЭП.
- После регистрации в системе направить приглашения к обмену контрагентами.
- Использовать интеграционное решение, которое предлагает оператор.
Выбор электронной подписи
Для использования цифровых технологий стоит применять квалифицированную подпись – КЭП. Она же требуется для сдачи отчетов в государственные органы, участия в закупках и прочих видах торгов. При помощи КЭП допустимо подать в суд, зарегистрировать онлайн-кассу или заключить договор с сотрудником, работающим удаленно.
Неквалифицированной подписи хватит для внутреннего документооборота. Ее допустимо использовать для подписания инструкций, приказов, справок, заявлений. Также этого варианта хватит для обмена бумагами с зарубежными контрагентами.
Фирмы редко пользуются простой подписью. Она преимущественно требуется физическим лицам. Этот вариант подходит для оплаты штрафов ГИБДД, получения отдельных возможностей на сайте Государственных услуг, совершения покупок в интернете.
Электронный документооборот – это удобная форма организации работы. Он помогает сократить затраты и сделать обмен информацией быстрее. При этом важно учитывать ряд особенностей и нюансов.
Источник: it-tehnik.ru