Диадок — вся правда о сервисе электронного документооборота или как выбрать программу для ЭДО
Все большее число предприятий и Индивидуальных предпринимателей начинает использовать электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами для подписания счетов, договоров, УПД, актов сдачи-приемки и прочих юридически значимых документов.
Для одних это решение добровольное, ведь стоимость отправки одного исходящего документа через ЭДО существенно ниже затрат на его печать на принтере и пересылку почтой или доставку курьером. А подписание входящих документов, полученных от контрагентов полностью бесплатное.
Для других вынужденное — все большее число крупных заказчиков, маркетплейсов, торговых точек и участников закупок в обязательном порядке требуют перехода на электронный документооборот от своих контрагентов.
Вот и Вы, уважаемый посетитель нашего канала, столкнулись с такой необходимостью, раз проявили интерес к этому материалу.
Что нужно учесть при выборе сервиса ЭДО, как правильно выбрать тариф и минимизировать затраты на подключение, какие дополнительные выгоды электронный документооборот предоставляет. Расскажем подробней.
Электронный документооборот: что это и как работает 👀
ЭДО — электронный документооборот с контрагентами
Что нужно учесть при выборе сервиса ЭДО
1. Наличие веб-интерфейса и мобильного приложения
Работа с электронным документооборотом в веб-интерфейсе или мобильном приложении не требует от пользователя выполнения каких-либо действий для регулярного обновления сервиса и резервного копирования данных. Это выполняется автоматически силами спецоператора.
Такой функционал позволяет пользоваться ЭДО в любом месте, где есть интернет с любого мобильного устройства.
2. Простота установки
Установка сервиса на компьютер или приложения на мобильное устройство должно выполняться автоматически при минимальном участии пользователя.
3. Простые и понятные тарифы
Принцип ценообразования должен быть прост и понятен, чтобы четко знать, сколько и за что Вы платите.
4. Доступная и качественная техническая поддержка
Возможность круглосуточно обратиться за консультацией по максимально возможному количеству каналов связи: телефон, чат, электронная почта. Наличие бесплатного номера телефона 8-800 для телефонных консультаций.
Это позволит исключить затраты на связь и избежать срывов сроков отправки документов при появлении технических затруднений.
5. Простой и удобный интерфейс
Работа в сервисе должна быть легкой и интуитивно понятной, не требующих получения специальных дополнительных знаний.
Принципы тарификации
Стоимость использования сервиса электронного документооборота, как правило, складывается из трех составляющих:
1. Выпуск электронной подписи
Для работы в ЭДО используются два типа электронной подписи: усиленная квалифицированная электронная подпись и DSS-сертификат.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) выпускается на физическом носителе (защищенный носитель РуТокен Лайт, флэшка, Смарт-карта и т.п.) или записывается в системный реестр компьютера.
Диадок. Сервис электронного документооборота
Срок действия УКЭП составляет 12 месяцев. Область применения позволяет пользоваться сертификатом в сервисах Электронного документооборота , Онлайн отчетности , Онлайн бухгалтерии , ОФД и на некоторых государственных порталах.
В большинстве случаев при наличии действующей УКЭП, даже выпущенной Удостоверяющим центром другого спецоператора, выпускать новую УКЭП для работы с сервисом ЭДО не нужно. Но о наличии такой возможности лучше узнать при подключении дополнительно.
DSS-сертификат выпускается и хранится в специальном хранилище на сервере Удостоверяющего центра.
Срок действия DSS-сертификата – 12 месяцев. Его использование возможно только в сервисах спецоператора, выпустившего сертификат.
Подписание документов DSS-сертификатом выполняется в приложении myDSS, которое устанавливается на мобильное устройство пользователя. Доступ к сертификату можно защитить паролем или распознаванием по отпечатку пальца.
2. Отправка исходящих документов.
Получение и подписание входящих документов предоставляется бесплатно.
Оплачивать необходимо только исходящий трафик. Стоимость тарифного плана определяется количеством документов, входящих в предоплаченный пакет. Срок действия любого тарифа составляет 12 месяцев, по истечении которых неиспользованное количество документов сгорает.
При отправке исходящих документов каждый документ оплачивается отдельно. Например, при одновременной отправке Акта и Счета-фактуры, имеющих отношение к одной и той же отгрузке, из предоплаченного пакета спишется два документа.
Списание документов происходит в момент завершения документооборота. Аннулированные документы, по которым контрагент отказал в подписи, не тарифицируются.
3. Дополнительный функционал и индивидуальные настройки (оплачивается только при необходимости)
Роуминг – электронный документооборот с контрагентами, работающими в других сервисах ЭДО. Предоставляется бесплатно. Роуминг между большинством крупных спецоператоров настроен по умолчанию.
При отсутствии роуминга по умолчанию его настройка выполняется в ручном режиме бесплатно на основании заявки, отправленной своему спецоператору.
Интеграция с учетной программой клиента.
Позволяет выполнять работу с электронным документооборотом и проведение документов, подписанных в ЭДО, непосредственно в интерфейсе учетной программы клиента.
Бесплатная интеграция реализована с Онлайн Сервисом Контур.Бухгалтерия .
Платная интеграция представлена:
— готовыми типовыми интеграционными модулями для наиболее распространенных программ учета 1С и SAP.
— готовыми интеграционными модулями для обмена данными с другой учетной программой
— наборами готовых API-методов для разработки собственного интеграционного решения для нестандартных учетных программ.
Передача данных оператору системы маркировки – автоматическая передача информации о переходе права собственности на товар, подлежащий обязательной маркировке, в ГИС “Честный знак”.
Документооборот с ЭТП – обмен документами с электронными торговыми площадками.
Трехсторонняя подпись – возможность подписания одного документа тремя разными контрагентами.
Дополнительная подпись – возможность последовательного подписания документа двумя подписантами со стороны отправителя.
Маршруты согласования – автоматизирование перемещение документов, требующих предварительного согласования, между подразделениями или сотрудниками организации.
Кастомные печатные формы – настройка печатных форм документов с нетиповыми реквизитами, логотипами или дизайном.
Англоязычный интерфейс – возможность использования интерфейса на английском языке для определенного количества пользователей организации.
При чем здесь Диадок?
Описание критериев подхода к выбору сервиса электронного документооборота выполнено на основе функциональных возможностей и принципов тарификации сервиса Диадок , являющегося безусловным лидером рынка.
Большинство крупных компаний, среди которых может оказаться и Ваш контрагент, работают в этом продукте.
Поэтому характеристики Диадока приняты в качестве эталонных.
Где подключиться к ЭДО
Итак, выбор сделан. Независимо от того, на каком продукте Вы остановились, имеет смысл внимательно подойти к выбору Компании, в которой Вы оставите заявку на подключение .
Сотрудники Компании должны быстро и квалифицировано отвечать на все задаваемые в ходе предварительных переговоров вопросы, демонстрировать понимание реальных потребностей клиента, способны предложить только необходимые тарифный план и набор дополнительных услуг, не пытясь продать лишнего.
Источник: dzen.ru
Возможности
В Диадоке легко согласовывать как входящие, так и исходящие документы. Маршруты согласования позволяют автоматизировать процесс при большом объеме документов и количестве согласующих сотрудников. Подробнее
Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в интернет-отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами. Подробнее
Поиск документов
Фильтры позволяют строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде XLS-файла. С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление в госорганы и суды
Выгружайте электронные документы из Диадока и отправляйте в ИФНС через любую систему интернет-отчетности. Электронные документы — юридически значимые оригиналы, поэтому их можно представлять в госорганы и суды.
Обязательный ЭДО
ЭДО в маркировке
Участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения о переходе права собственности на товар через оператора ЭДО. Подключите специальный сервис в Диадоке и отправляйте данные автоматически при подписании УПД.
Прослеживаемость
С 8 июля 2021 года все организации передают в ФНС информацию о прослеживаемых товарах. Появилась новая отчетность, стало обязательным выставлять электронные счета-фактуры. Диадок поддерживает отправку и прием этих документов.
Контрагенты
Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке, легко. Введите название компании в строку поиска или загрузите файл со списком ИНН. Отправьте приглашение. Когда организация одобрит запрос, она появится в вашем списке контрагентов. Подробнее
В 2018 году Диадок первым в России запустил проект международного юридически значимого электронного документооборота. Теперь российские компании, у которых есть иностранные контрагенты, могут обмениваться с ними электронными документами через Диадок. Подробнее
Сопоставляйте данные автоматически. Получайте готовые акты сверки и протоколы расхождений за несколько минут. С модулем Взаиморасчёты вы сможете сопоставлять акты сверки и выявлять расхождения в веб-версии или интеграционном решении для 1С. Подробнее
Роуминг
Когда возникает необходимость обмениваться документами с контрагентами, которые работают в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг. В Диадоке доступен роуминг со всеми популярными операторами ЭДО.
Источник: www.diadoc.ru
Контур.Диадок — сервис для обмена электронными документами
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами.
Контур.Диадок — это сервис позволяющий обмениваться электронными документами.
Обмен документами стал еще удобнее
Компания СКБ Контур предлагает Вам воспользоваться новым сервисом Диадок для юридически значимого обмена электронными документами через Интернет. Благодаря ему, Вы сможете обмениваться с любыми Вашими партнерами, контрагентами, филиалами документами в электронном виде.
Электронные документы обладают юридической значимостью, мгновенно доставляются адресатам на любые расстояния, не занимают места и доступны по первому запросу.
Сервис Диадок
Контур.Диадок это онлайн сервис, благодаря которому Вы сможете получать, отправлять и подписывать электронные документы. Сервис можно легко адаптировать под структуру организации, а также в уже имеющуюся учетную систему, например 1С. Входящие документы бесплатные. Количество исходящих, определяется тарифными планами.
Все документы подписываются электронной подписью (ЭП), это придаёт документам юридическую значимость.
Тарифы
250 исходящих документов
По 7.6 руб. за документ
600 исходящих документов
По 7 руб. за документ
1 200 исходящих документов
По 6.5 руб. за документ
3 000 исходящих документов
По 6.2 руб. за документ
6 000 исходящих документов
По 6 руб. за документ
12 000 исходящих документов
По 5.7 руб. за документ
12 000+ исходящих документов
Обращайтесь и мы рассчитаем идеальные условия
Входящие документы бесплатны.
Сейчас действуют: «Плюс 25% в подарок», «Бонусы OZON» и другие интересные акции.
Способы работы
Удобная и простая веб-версия
Интеграционный модуль для 1С
Интеграция через API
Как работает сервис?
Юридическая значимость ЭДО
Юридическая значимость электронных документов, передаваемых через Контур.Диадок, означает, что они могут быть использованы вместо соответствующих бумажных документов в суде или при разрешении спорных ситуаций. Это позволяет отказаться от бумажного документооборота с контрагентами и филиалами, переведя его в электронный вид.
Система Контур.Диадок работает в соответствии с федеральными законами: «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002, об информатизации, информационных технологиях и о защите информации №149-ФЗ, о бухгалтерском учете №129-ФЗ, а также другими нормативными правовыми актами РФ.
При подключении организации к Контур.Диадок руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает заявление о присоединении к регламенту применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в Системе электронного документооборота.
Таким образом, договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в своей повседневной практике, могут передаваться и храниться в электронном виде.
Важные моменты, обеспечивающие юридическую значимость документов:
- Все передаваемые документы подписываются электронной цифровой подписью отправителя;
- Для генерации ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты информации КриптоПро CSP.;
- Сертификаты ключей подписи, принимаемые в системе, выдаются только определенными регламентом удостоверяющими центрами;
- Список видов электронных документов, ЭЦП под которыми признаются юридически значимыми, также определен регламентом. Список пополняемый, зависит от потребностей участников системы.
Важно знать, что согласно действующему законодательству некоторые виды документов должны храниться в бумажной форме. Например, налоговые органы требуют наличия бумажных счетов-фактур для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.
Источник: pro-kontur.ru
Контур.Диадок
Контур.Диадок — это система юридически значимого электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать или загружать электронные документы, подписывать их электронной подписью и отправлять вашим контрагентам, а также получать документы от них. Он помогает ускорить бизнес‑процессы, сократить дебиторскую задолженность и сделать документооборот прозрачным для вас. Вы увидите, как в офисе становится все меньше бумаги, а затраты на канцтовары, почту и курьеров сокращаются
Возможности сервиса Контур.Диадок
Получение и подписание документов
Просто зарегистрируйтесь на сайте с помощью любой квалифицированной электронной подписи и получайте все входящие документы бесплатно. Установка и сложная настройка не требуется
Создание и отправка документов
Быстро создавайте или импортируйте любой документ и отправляйте его в электронном юридически значимом виде. Документы проходят форматный контроль, что исключает ошибки
Распределение входящих документов
Настраивайте как вам удобно: отправитель сам выбирает ваше подраздление-получатель, самостоятельно распределите контрагентов по подразделениям или делите их по КПП и грузополучателю
Внутреннее согласование документов
Легко согласовывайте любые документы внутри компании. Направляйте их как одному сотруднику так и целому подразделению. Получателям приходит уведомление на электронную почту
Полноценная работа
везде и всегда
С облачной подписью можно работать даже на планшете или смартфоне. Облачную программу не нужно устанавливать или обновлять. Работайте на любом устройстве и в любое время
Массовое приглашение контрагентов
Легко проверьте сразу всех ваших контрагентов на их готовность обмениваться юридически значимыми электронными документами в Диадоке и массово разошлите им официальные приглашения
Надежное хранение документов
Ваш электронный архив документов, хранящийся на наших защищенных серверах, никогда случайно не потеряется, не удалится, не подвергнется атакам вирусов и всегда будет доступен только вам
Быстрый поиск
и фильтрация
Находите любые документы за пару секунд. Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки. Поиск по словам отыщет из тысячи документов нужный. Массового обрабатывайте найденные документы
Представление документов в госорганы
Передавайте в суды и контролирующие органы оригиналы или бумажные копии электронных документов со штампом ЭДО. Налоговая рекомендует отправлять документы в электронном виде
Подразделения
и сотрудники
Создавайте структуру подразделений и распределяйте по ним сотрудников. Организуйте поток входящих документов и ограничивайте «области видимости» по каждому сотруднику
Бесплатный
межоператорный роуминг
Обменивайтесь документами с контрагентами, которые работают в других системах ЭДО. СКБ Контур (разработчик Диадока) — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений
Безопасность
и защита
Передача документов по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Дополнительную защиту может обеспечивать двухфакторная аутентификация (коды в СМС)
Высокий уровень
доступности
Имейте доступ к своим документам в любой момент времени. Диадок гарантирует высокий уровень доступности к сервису. Документы будут всегда вам доступны даже без оплаты сервиса
Протоколы передачи документов
Передача документов фиксируется в протоколах. В них видно кем и когда согласован, подписан, отправлен и получен документ. Это неоспоримое доказательство перед контрагентом
Маркетинговые
материалы
Мы поможем вам в продвижении ЭДО среди ваших контрагентов. Можно сделать для вас посадочную интернет‑страничку, презентации, баннеры и видеоматериалы. Поможем с обзвоном ваших контрагентов
Обмен текстовыми сообщениями
Деловая онлайн‑переписка с вашими контрагентами прямо в сервисе. Диалоги можно привязывать к конкретном документам, а также оставлять комментарии при отказе в подписи документа
Круглосуточная
техподдержка
Звоните по бесплатному телефону, пишите сообщения специалистам поддержки — мы быстро отреагируем и решим вашу проблему. Мы готовы зафиксировать уровень сервиса в договоре
Прозрачная
тарификация
Оплата производится только за документы, по которым завершен документооборот. Вы всегда видите сколько оплаченных документов осталось и какие документы тарифицировались
Источник: pro126.ru